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Bewerbermanagement Software einführen: Projektplan & Tipps

Die Digitalisierung macht vor keinem Bereich eines Unternehmens mehr halt – erst recht nicht vor der Personalabteilung. Mit dem Einführen einer Bewerbermanagement Software können die zentralen Vorgänge der Mitarbeitersuche digital verwaltet und gesteuert werden. Der gesamte Ablauf des Bewerbermanagements wird somit deutlich effizienter und die Qualität des Bewerbungsprozesses steigt an.

Damit die Software einwandfrei funktioniert und einem die Arbeit erleichtert, müssen jedoch erst einige Schritte beachtet werden. 

Inhalt

Bewerbermanagementsystem einführen – lohnt sich das überhaupt für mich?

Damit du im Wettbewerb um neue Mitarbeiter mithalten kannst, ist eine professionelle Kommunikation zwischen dem Unternehmen und Jobsuchenden sowie ein unkomplizierter Bewerbungsprozess von hoher Bedeutung. 

Ein zentral zusammengefasstes Bewerbermanagement durch eine Software erleichtert dir nicht nur den Prozess der Personalbeschaffung, sondern du sparst dadurch auch viel Zeit, Kosten und administrative Arbeit. 

Mithilfe des Tools gehen Routinearbeiten und Verwaltungsaufgaben deutlich schneller von der Hand. Durch automatisierte Prozesse, wie beispielsweise dem automatischen Verschicken von E-Mails mit der Eingangsbestätigung, optimierst du den Recruiting-Prozess und sparst dir so Aufwand und Personal – was wiederum mehr Ressourcen für neue Ideen und gestaltende HR-Arbeit bedeutet.

Auch die Kommunikation zwischen den Mitarbeitern untereinander wird erleichtert, denn in einem Bewerbermanagementsystem sind alle Infos gesammelt an einem Ort zu finden und für alle einsehbar. Mitarbeiter können durch Notizen und Kommentare schnell und unkompliziert Absprachen halten.

Für Bewerber wird der Bewerbungsprozess durch eine Software transparenter und leichter. Über Bewerbungsformulare können sie sich einfach und unkompliziert bewerben. So liegen im Anschluss strukturierte Daten vor, mit denen es dir leichter fällt, qualifizierte Mitarbeiter für dein Unternehmen zu rekrutieren.

Mehr Infos und Vorteile von Bewerbermanagementsystemen findest du hier.

Ein schneller und unkomplizierter Bewerbermanagementprozess klingt toll – doch du hast keine Ahnung, wie du das richtige Tool für deine Zwecke findest?

In unserem Artikel Bewerbermanagement Software Anbietervergleich haben wir für dich die wichtigsten Anbieter und ihre Tools verglichen. So findest du schnell die Software, die zu dir und deinem Unternehmen passt.

Angst vor der Umstellung ins Digitale: Deshalb ist sie unbegründet

Verunsicherung kommt häufig dann auf, wenn es darum geht, einen altbekannten Prozess “aus der Hand” zu geben und zu digitalisieren. Oftmals heißt es, der Aufwand für die Einführung der neuen Software sei zu groß für den erwarteten Nutzen. 

Die Implementierung einer neuen Software kann zunächst mit Arbeit verbunden sein, wenn beispielsweise viele Daten vorliegen, passende Schnittstellen erst gebaut oder Workflows angelegt werden müssen. Mithilfe einer durchdachten Auswahl des passenden Systems und einer frühzeitigen Planung ist die eigentliche Umsetzung kein Problem. 

Eine weitere Sorge: Was, wenn ich einen Fehler mache, Funktionen falsch nutze oder Daten verloren gehen?

Auch das ist meist unbegründet, denn die Handhabung eines Bewerbermanagementsystems ist oft intuitiv und viele Anbieter stellen dir zusätzliche Unterstützung bei der Implementierung und ersten Anwendung zur Verfügung. 

Schwierigkeiten entstehen höchstens dann, wenn die Ausgangslage des bisherigen Bewerbermanagements chaotisch und unübersichtlich ist – aber auch diese Problematik lässt sich mithilfe einer Software in den Griff kriegen.

Die Datenübertragung: Ein Grund zur Sorge?

Fest steht: Jedes Unternehmen hat auch die nötigen Daten, um ein Bewerbermanagementsystem einzurichten. Egal ob sie vorher auf anderen Tools, in Excel-Tabellen oder sogar analog in Aktenordnern gesammelt wurden.

Auch wenn die Dateneinpflegung in das neue System am Anfang Zeit in Anspruch nimmt, so wird sich die zu Beginn investierte Zeit in jedem Fall lohnen. Denn: Die Zeit, die ein Personaler oder Recruiter langfristig durch ein Bewerbermanagementsystem einspart, wird diese Zeit aufwiegen.

Wichtig: Datenschutz sollte beim Einführen der neuen Software oberste Priorität haben. Laut dem deutschen Bundesdatenschutzgesetz ist die Erhebung, Nutzung und Verarbeitung personenbezogener Daten nur mit Einwilligung des Mitarbeiters oder des Bewerbers erlaubt. Über bestimmte Betriebsvereinbarungen können Unternehmen jedoch auch berechtigt sein, Bewerber- und Mitarbeiterdaten zu erheben und zu verarbeiten.

Der Betriebsrat hat nur dann ein Mitbestimmungsrecht, sofern es um die Überwachung der Leistung und des Verhaltens der Beschäftigten geht. Bei der Einführung und Anwendung technischer Tools zur Datenverarbeitung muss er also nicht eingebunden werden, auch wenn es empfohlen wird.

Zu beachten sind folgende Punkte:

  • Die Daten sollten selbstverständlich rechtssicher und verschlüsselt abgelegt werden.
  • Die Zugriffsrechte sollten sorgfältig geprüft werden: Durch Rechte- und Rollenmanagement sollte genau festgelegt werden, welcher Mitarbeiter auf welche Daten Einsicht erhält.
  • Ob Daten besser in eine Cloud ausgelagert werden oder mit eigenen Mitteln gespeichert werden, hängt von den Möglichkeiten, Vorgaben und IT-Organisationsstruktur des Unternehmens ab.

Meistens ist das alles jedoch kein Grund zur Sorge: Bei einem zuverlässigen Bewerbermanagementsystem sind Anforderungen des Datenschutzgesetzes beachtet. 

Mehr Infos über Datenschutz im Bewerbermanagementsystem findest du in unserem Blogartikel DSGVO-konformes Bewerbermanagement

Vorbereitung auf die Einführung eines Bewerbermanagementsystems

Bevor die eigentliche Einführung der Software erfolgt, sollten einige Vorbereitungen getroffen werden. Damit beugst du Schwierigkeiten bei der Implementierung vor und sorgst für einen reibungslosen Übergang.

Rahmenbedingungen klären: Am besten eignet es sich, ein Projektteam zu gründen, welches gemeinsam Rahmenbedingungen wie Budget, Personalressourcen, Softwareanbieter und Zugriffsrechte definiert. Bist vor allem du für die Einführung und Suche verantwortlich, sprich dennoch die relevanten Stakeholder an, um mit ihnen die Details abzusprechen.

Ressourcen einplanen: Ein Mitarbeiter, zum Beispiel jemand aus der Personalabteilung oder ein Werkstudent, sollte sich ausreichend dafür Zeit nehmen, das Tool zu implementieren und alles einzurichten.

Auswahl der Software: Welche Bewerbermanagement Software für dein Unternehmen am besten geeignet ist, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Hier haben wir für dich die wichtigsten Anbieter verglichen.

Da eine Software Auswirkungen auf Prozesse und Arbeitsweisen verschiedenster Mitarbeiter und Bereiche hat, sollten die konkreten Wünsche und Vorstellungen dieser in die Wahl mit einfließen und abgesprochen werden. 

Kommunikation: Es ist immer sinnvoll, die anstehende Umstellung im Unternehmen anzukündigen. Begründe und erkläre ausführlich, warum du die Software einführen willst und welche Vorteile es für alle bringt. Andere Abteilungen wie Finance für die Lohnbuchhaltung, IT oder das Office Management für das Onboarding werden durch die Einführung der Software einige veränderte Arbeitsprozesse haben und sollten im Vorhinein darüber Bescheid wissen. 

Am besten kommunizierst du erst mit den Führungskräften und anderen wichtigen Entscheidern und sprichst anschließend mit der Belegschaft. 

Das garantiert dir schlussendlich, dass alle an einem Strang ziehen, eventuelle Fragen und Bedenken geklärt werden können und niemand die Einführung der Software erschweren wird. Es gilt: Je mehr Infos du im Vorhinein anbietest, desto leichter fällt die eigentliche Umstellung.

Tipps zur Einführung des Systems: So klappt es schnell und unkompliziert

Bevor wir zum eigentlichen Ablauf der Implementierung kommen, haben wir einige Tipps für dich gesammelt, welche im Verlauf des Einführungsprozesses hilfreich sein können:

  • Praxistest durchführen: Ob eine Software wirklich zu deinem Unternehmen passt und deine Kriterien erfüllt, findest du am besten bei einem Praxistest heraus. HR- oder Recruiting-Mitarbeiter und andere Kollegen sollten sich deshalb ausreichend Zeit zum Testen nehmen – jeder Anbieter sollte bereit sein, einen Testlauf zu ermöglichen.
  • Employee Self Service für die Datenübertragung: Datenmigration in das neue System fällt leichter mit hilfe eines Employee Self Service. Dadurch können Mitarbeiter ihre Daten selbst in das neue Tool einpflegen und Bearbeitungen vornehmen. Das sorgt zusätzlich für Transparenz und Eigenverantwortlichkeit.
  • Genauen Ablaufplan mit Deadlines erstellen: Durch einen Projektplan kann die Einführung der neuen Software besser organisiert und geplant werden. Dieser kann mit Kollegen geteilt werden und so sicherstellen, dass alle über den Ablauf Bescheid wissen.

Projektplan zur Einführung des Bewerbermanagementsystems

Damit der Ablauf der Implementierung reibungslos vonstatten geht, gibt es so einige Dinge zu beachten. Damit du den Überblick behältst, haben wir dir alle wichtigen Schritte aufgelistet. 

Setze die Deadline für die einzelnen Aufgaben am besten so, dass der Einführungsprozess nicht länger als sechs Wochen dauert. So stellst du sicher, dass die Thematik für (betroffene) Mitarbeiter aktuell bleibt und trotzdem alle Fragen geklärt werden können. 

  1. Ausgangsanalyse und Zieldefinition
    • Erfassung aller Prozesse der Personalbeschaffung: Schwachpunkte und Optimierungsbedarf ermitteln
    • Ziele definieren: Welche Abläufe sollen wie optimiert werden?
  2. Anforderungen definieren 
    • Welche Möglichkeiten und Ausstattung soll die Bewerbermanagement Software bieten?
    • Entscheidung über benötigtes technisches Setup
  3. Software auswählen
    • Software Anbieter recherchieren und vergleichen
    • System testen, um die Software in der Praxis kennenzulernen
  4. Kommunikation 
    • Zustimmung der Führungskräfte und Abteilungen einholen
    • Fragen und Zweifel klären
  5. Datenübertragung
    • Eventuelle Hilfe der Anbieter beim Datentransfer nutzen
    • Klare Struktur festlegen
    • Daten bereinigen: Nur relevante Informationen sollen übertragen werden
    • Standards definieren für eine einheitliche Datenpflege
    • Papierdokumente digitalisieren (Achtung: Mitarbeiterdatenschutz muss garantiert werden)
    • Eventuell Employee Self Service nutzen
  6. Zugriffsrechte und Rollen definieren
    • Festlegen, wer welche Einsichtsrechte hat und Bearbeitungen vornehmen kann
    • Datenschutz beachten
  7. Automatisierte Prozesse einrichten
    • Vorselektion von Bewerbern, Versand von E-Mails und weitere Prozesse personalisieren und einrichten
  8. Testlauf 
    • Wichtige Prozesse und Abläufe testen
    • Fehler erkennen und korrigieren
  9. Mitarbeiter informieren und einlernen
    • Neue Abläufe und Prozesse erklären
  10. Feedback einholen

Fazit: So profitiert dein Unternehmen von der Umstellung

Ist die Implementierung erfolgreich abgeschlossen, kannst du durchstarten – es ist geschafft. Dennoch solltest du anschließend überprüfen, ob der erwartete Nutzen der Software auch eintritt und Mitarbeiter mit dem neuen System zufrieden sind. Plane am besten direkt im Vorhinein Feedbackgespräche ein, welche dir ein paar Wochen nach der Einführung Aufschluss darüber geben können, ob die Software die Arbeit wie gewünscht erleichtert und das Ergebnis mit deinen Zielen übereinstimmt.

Im besten Falle stellst du dann fest, dass…

  • mehr Übersichtlichkeit
  • vereinfachte Datensicherung
  • höhere Prozessqualität

und viele weitere Vorteile des neuen Systems deine Arbeitsprozesse erleichtern und du mehr Zeit hast, dich den wichtigen Aufgaben zu widmen.

Übrigens: Mit der Suche von neuen Mitarbeitern über Workwise hast du ähnliche Benefits wie mit einer Bewerbermanagement Software – mit dem Unterschied, dass wir uns dabei um dich kümmern und passende Kandidaten finden.

In deinem Workwise-Account sind alle Bewerbungen zentral an einem Ort organisiert. Wir übernehmen administrative Prozesse für dich und du kannst ganz unkompliziert mit den Bewerbern kommunizieren und mit nur einem Klick Kandidaten einladen oder weitere Dokumente anfordern. 

Der Vorteil: Für dich fallen erst Kosten an, wenn wir den passenden Mitarbeiter für dich gefunden haben. Und falls es einmal nicht funktionieren sollte, gibt es sogar eine Geld-zurück-Garantie. 

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Veröffentlicht am 04.02.2021, aktualisiert am 26.04.2021

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