Jobs verbinden (Part 2)

Exportiere Bewerbungen automatisch aus Workwise in dein Bewerbermanagementsystem und spare wertvolle Zeit bei deinen Recruiting-Prozessen. Dieser Artikel beschreibt, wie du nach der Einrichtung der Integration deine einzelnen Jobs verbinden und konfigurieren kannst.

Wichtig: Jeder Job in Workwise, für den du Bewerbungen exportieren möchtest, muss mit einem Job in deinem System verbunden werden. Ansonsten wird kein Export gestartet.

Falls du dein System noch nicht verbunden hast, folge zuerst den Schritten im Artikel Bewerbermanagementsystem verbinden (Integration erstellen).

Job verbinden

Schritt 1: Job suchen und Integrationen öffnen

Öffne zuerst den Job, den du verbinden möchtest. Hierfür kannst du beispielsweise den Shortcut über die Favoriten in der Sidebar nutzen oder die Jobs-Liste öffnen und dort den Job suchen. Sobald du den Job gefunden hast, öffne dort den Tab “Integrationen”.

Tipp: In der Job-Liste kannst du bereits nach Jobs filtern, die noch nicht verbunden (oder zwischenzeitlich pausiert) wurden. Öffne dafür einfach die Option “Weitere Filter” und wähle im Integrationen-Filter die Einstellung “Nicht verbundene oder pausierte Jobs” aus.

Schritt 2: Job verbinden

Du musst den Job zuerst verbinden, um weitere Einstellungen vorzunehmen.

<ol><li>Klicke auf das Dropdown der Option “In welchen Job sollen Bewerbungen exportiert werden?“.</li><li>Wähle den Job in deinem System aus, in den die eingehenden Bewerbungen aus diesem Job exportiert werden sollen. <ul><li>Dir werden im Dropdown der Titel deines Jobs soweit der Status und die ID des Jobs in deinem System angezeigt.</li><li>Wichtig: Stelle sicher, dass der Job, den du auswählst, den Status “OPEN” hat.</li></ul></li><li>Sobald du den Job ausgewählt hast, wird der Export automatisch aktiviert. Alle neu eingehenden Bewerbungen werden ab jetzt exportiert. Alte bestehende Bewerbungen werden nicht nachträglich exportiert.</li></ol>

Wichtig: Es kann sein, dass dir nicht alle Jobs aus deinem System vorgeschlagen werden. Dies kann daran liegen, dass die Jobs noch nicht synchronisiert wurden (gerade wenn sie neu eingetragen wurden). Bitte warte in diesem Falle und prüfe es später erneut. Sollten die Jobs noch immer nicht angezeigt werden, wende dich bitte an deine Ansprechperson bei Workwise.
‍Wichtig: Jede Änderung in deinem System bezüglich eines verbundenen Jobs hat Auswirkungen. Wenn du beispielsweise einen Job in deinem System archivierst, funktioniert der Export (in den meisten Fällen) nicht mehr. Auch wenn du einen verbundenen Job in deinem System löscht und einen neuen erstellst, muss dieser mit der neuen Job ID ausgewählt werden.

Weitere Konfigurationsmöglichkeiten nutzen

Diese Schritte sind optional und je nachdem, ob du weitere Einstellungen vornehmen möchtest.

Export pausieren oder aktivieren

<ul><li>Der Export wird für jeden verbundenen Job automatisch aktiviert.</li><li>Wenn du ihn zeitweise pausieren möchtest, nutze die Pausierungs-Option.</li><li>Wenn du den Export für alle Jobs pausieren möchtest, siehe <a href="https://hire.workwise.io/hilfe/profile-einstellungen/einstellungen/integrationen/integrationen-erstellen#einrichten">Integration pausieren, neu verbinden oder löschen</a>.</li></ul>

Status für den Export aus Workwise festlegen

<ul><li>Hier kannst du auswählen, aus welchem Status in Workwise die Bewerbungen exportiert werden sollen.</li><li>Bewerbungen, die nicht in diesen Status kommen, werden nicht exportiert.</li><li>Standardmäßig ist der Status “Offene Bewerbungen” hinterlegt, in dem alle eingehenden Bewerbungen sind.</li></ul>

Status für den Export in diesem System festlegen

<ul><li>Hier kannst auswählen, in welchen Status die Bewerbungen in deinem System exportiert werden sollen.</li><li>Dir werden die Status vorgeschlagen, die zu diesem Job in deinem System gefunden wurden.</li><li>Diese Funktion kann nur dann genutzt werden, wenn dein System das Erstellen und Abrufen von Status auch erlaubt.</li><li>Wenn die Funktion nicht genutzt wird, wird automatisch immer der erste Status in deinem Job genutzt, der gefunden wird.</li></ul>