Einrichten der Bewerbungs-Exporte von Workwise zu SAP Successfactors

Mit diesem Artikel erhältst du eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie du SAP Successfactors an Workwise anbinden und dadurch automatisch Bewerbungen aus Workwise dorthin exportieren kannst.

Wichtig: Für die Einrichtung des Exportes sind bei SAP Successfactors in den meisten Fällen einige Extra-Schritte notwendig bzw. nicht in jedes SAP Successfactors können Bewerbungen exportiert werden. Bitte lies diesen Artikel daher genau durch.

Schritt 1: Berechtigungen prüfen

Bitte prüfe vorab, dass du oder eine andere Ansprechperson aus deinem Unternehmen die Berechtigung zum Ändern der folgenden Inhalte bei SAP Successfactors besitzt:

• Job Templates
• Oauth2 Clients
• Nutzerverwaltung (Einrichten eines neuen Nutzers und einer neuen Rolle)
• (optional) Picklist-Center

Diese Berechtigungen sind zwingend notwendig, um die Integration abzuschließen.

Schritt 2: Pflichtangaben in den Templates prüfen

• Im nächsten Schritt musst du prüfen, ob Pflichtangaben für deine Jobangebote existieren. Öffne dazu deine Templates und prüfe, welche Angaben dort hinterlegt sind. Wie dieser Prozess im Detail abläuft, kannst du hier nachlesen.
• Falls du unterschiedliche Templates für deine Jobangebote hast, musst du alle Templates prüfen.
• Du hast keine verpflichtenden Angaben für Bewerber:innen? Dann kannst du direkt mit Schritt 4 weitermachen.
• Du hast verpflichtende Angaben für Bewerber:innen? Bitte folge der Anleitung in Schritt 3

Schritt 3: Pflichtangaben an Workwise weiterleiten

• Bitte schreibe eine E-Mail an alessa.fleischer@workwise.io und leite alle deine Pflichtangaben an uns weiter.
• Wir werden dann intern prüfen, ob der Export für dein System umgesetzt werden kann, und uns schnellstmöglich bei dir melden.
• Wenn du dir nicht sicher bist, kannst du auch einfach direkt einen Termin mit uns vereinbaren, um offene Fragen zu besprechen.

Schritt 4: Konfiguration an Workwise weiterleiten

• Wenn die Umsetzung des Exportes möglich ist, werden wir uns mit genauen Schritten bei dir melden.
• Wir benötigen nun die Konfiguration der Pflichtangaben in SAP Successfactors (z.B. die ID für bestimmte Einträge in einem Dropdown) sowie einige Fallback-Angaben (z.B. "Sonstiges"), falls wir bestimmte Werte bei Workwise nicht automatisch erfassen.
• Wichtig: Um diese Informationen einzuholen, solltest du Admin-Rechte haben oder deine/n Ansprechpartner:in bei SAP hinzuziehen.Wenn du dir nicht sicher bist, kannst du auch einfach direkt einen Termin mit uns vereinbaren, um offene Fragen zu besprechen.

Schritt 5: SAP Successfactors verknüpfen

• Solltest du alle Schritte erledigt oder keine Pflichtangaben in deinen Jobangeboten haben, kannst du den Export einrichten. Für die Einrichtung solltest du einen Einrichtungs-Link von deiner Ansprechperson erhalten haben. Wenn dies nicht der Fall ist, informiere sie/ihn bitte, damit du schnellstmöglich einen Link erhältst.
• Bitte folge den Schritten, die in dem Link angegeben sind.
• Falls du nicht weiterkommst, kannst du zudem hier eine detaillierte Dokumentation zu allen Einrichtungs-Schritten einsehen.

Schritt 6: Jobangebote verknüpfen

• Im letzten Schritt müssen die Jobangebote aus Workwise mit SAP Successfactors verknüpft werden. Dies übernimmt aktuell deine Ansprechperson aus Workwise für dich. Danach kann der Export von Bewerbungen starten.
• Bei Rückfragen oder weiteren Problemen, kannst du einfach direkt einen Termin mit uns vereinbaren.