Exporte zu Jobs mit Bewerberfragen ermöglichen
Wenn du Bewerbungen aus Workwise in dein Bewerbermanagementsystem exportieren möchtest, musst du je nach System einige Grundlagen bedenken, damit der Export reibungslos funktioniert. Solltest du Bewerberfragen bei den Jobangeboten in deinem eigenen System haben, erlauben manche Systeme das automatische Erstellen von Bewerbungen nicht, wenn diese Fragen nicht ausgefüllt sind. Aktuell betrifft dies die Systeme Softgarden, rexx systems und HRworks. Zudem gibt es einen gesonderten Prozess für Successfactors-Integrationen. Was du tun musst, um trotzdem den Export einrichten zu können, erfährst du in diesem Artikel.
Softgarden
Wie funktionieren Bewerberfragen in Softgarden?
Bei Softgarden müssen alle Fragen, die an Kandidat:innen gestellt werden, verpflichtend ausgefüllt werden. Diese können auch nicht auf optional gestellt werden. Es gibt einige Frage-Typen, die beim Export jedoch automatisch ausgefüllt werden können.
Welche Fragen können exportiert werden?
Es gibt verschiedene Frage-Typen in Softgarden (beispielsweise "Ja/Nein", "Dropdown" oder "Freitext"). Die folgenden können beim Export automatisch ausgefüllt werden:
- "Ja/Nein" → hier wird immer automatisch "Ja" ausgefüllt, egal was der/die Bewerber:in angibt.
- "Freitext" → hier wird immer automatisch "n.a." ausgefüllt, egal was der/die Bewerber:in angibt.
Was muss ich anpassen?
Bitte hinterlege nur die oben genannten Frage-Typen bei den Jobs, für die du einen Export einrichten möchtest. Viele Fragen kannst du einfach in eine Freitext-Frage umformulieren. Für Jobs mit anderen Fragen kann kein Export eingerichtet werden!
Wie kann ich trotzdem die Antworten auf die Bewerberfragen erhalten?
Wenn die Kandidat:innen die gleichen Fragen beantworten sollen, kannst du diese Fragen in Workwise ebenfalls als Bewerberfragen anlegen. Wie das geht, erfährst du in diesem Artikel. Die Antworten auf diese Fragen werden automatisch in der PDF des Workwise-Profils mit exportiert.
rexx systems
Wie funktionieren Bewerberfragen in rexx systems?
Bei rexx systems können Fragen entweder verpflichtend oder optional sein. Optionale Fragen werden beim Export nicht ausgefüllt. Für Pflicht-Fragen gilt:
- Bestimmte Standard-Fragen können basierend auf den Daten in Workwise exportiert werden.
- Bei allen anderen Pflicht-Fragen werden Default-Werte automatisch ausgefüllt, damit der Export funktioniert.
In beiden Fällen sind keine weiteren Schritte notwendig - bei Pflicht-Fragen sollte jedoch nachvollzogen werden, welche Werte automatisch übertragen wurden und damit keine originalen Angaben der Bewerber:innen sind.
Welche Fragen können exportiert werden?
Die folgenden Standard-Fragen können beim Export ausgefüllt werden, wenn sie verpflichtend sind:
- Angaben wie Name, Adresse, Telefon oder Mail.
- "Quelle" → hier wird automatisch "Workwise" ausgefüllt (dies sollte beim Einrichten der Integration bereits hinterlegt worden sein) oder alternativ eine generische Angabe wie "anderes", egal was der/die Bewerber:in angibt.
- "Gehalt" und "Startdatum" → hier wird automatisch die Angabe ausgefüllt, die der Kandidat in Workwise bei der Bewerbung angegeben hat.
Alle anderen Pflicht-Fragen werden mit Default-Werten ausgefüllt. Dabei gilt:
- bei Dropdowns wird der erste Wert genommen
- bei Daten-Angaben wird der nächste Tage genommen
- bei Freitext wird "n/a" ausgefüllt
Was muss ich anpassen?
Wenn du keine Default-Werte exportiert haben möchtest, musst du die Fragen auf optional stellen. Alternativ kannst du jedoch alle Pflicht-Fragen belassen.
Hinterlege bei Bedarf die Pflicht-Fragen zusätzlich bei den Jobs in Workwise, für die du den Export nutzen möchtest. Wie das geht, erfährst du in diesem Artikel. Die Antworten auf diese Fragen werden automatisch in der PDF des Workwise-Profils mit exportiert.
HRworks
Wie funktionieren Bewerberfragen in HRworks?
Bei HRworks können Fragen entweder verpflichtend oder optional sein. Pflicht-Fragen können aktuell leider nicht exportiert werden.
Welche Fragen können exportiert werden?
Aktuell können nur Bewerbungen auf Jobs mit optionalen Fragen exportiert werden, daher müssen alle Fragen als optionale Fragen angelegt werden. Wir arbeiten hier bereits an einer Lösung, damit in Zukunft auch der Export für Pflicht-Fragen ermöglicht werden kann.
Was muss ich anpassen?
Bitte stelle deine Fragen auf optional. Für Jobs mit Pflicht-Fragen kann kein Export eingerichtet werden!
Wie kann ich trotzdem die Antworten auf die Bewerberfragen erhalten?
Wenn die Kandidat:innen die gleichen Fragen beantworten sollen, kannst du diese Fragen in Workwise ebenfalls als Bewerberfragen anlegen. Wie das geht, erfährst du in diesem Artikel. Die Antworten auf diese Fragen werden automatisch in der PDF des Workwise-Profils mit exportiert.
SAP Success Factors
Bitte befolge hierzu die Anleitung in Einrichten der Bewerbungs-Exporte von Workwise zu SAP Successfactors.
