Bewerbermanagementsystem Integrationen - FAQ
Du kannst Bewerbungen aus Workwise schnell und einfach in dein Bewerbermanagementsystem importieren. Dieser Artikel soll dir dabei helfen, alle offenen Fragen zu klären. Wenn deine Frage nicht beantwortet wurde, kannst du sie einfach hier einreichen - wir melden uns dann schnellstmöglich bei dir.
Überblick
In welche Bewerbermanangementsysteme können Bewerbungen exportiert werden?
Im Artikel Übersicht aller Bewerbermanagementsysteme für den Export findest du eine Übersicht über alle externen Bewerbermanagementsysteme, für die bereits ein Export möglich ist. Zudem kannst du einsehen, welche Daten benötigt werden, um den Export einzurichten.
Ablauf und Umfang
Wie funktioniert der Export?
Grundsätzlich wird für den Export die Schnittstelle des externen Bewerbermanagementsystems genutzt (der Export ist also nur möglich, wenn das System über eine Schnittstelle verfügt) und über diese Bewerbungen im System erstellt. Da die Pflege der diversen Schnittstellen komplex ist, arbeitet Workwise dafür mit dem Anbieter Kombo zusammen, der diese Aufgabe übernimmt. Die Bewerbungsdaten sind dabei natürlich zu dem Zeitpunkt des Exports geschützt. Mehr Informationen hierzu erhältst du unter Datenschutz.
Für das Aufsetzen des Exports sind diese Aktionen einmalig notwendig:
<ol><li>Der Authentifzierungsdaten für die Schnittstelle werden bei Kombo hinterlegt</li><li>Die Jobs in Workwise werden mit den Jobs im externen Bewerbermanagementsystem über eine ID verknüpft</li></ol>
Der Prozess des Exports funktioniert dann folgendermaßen:
<ol><li>Die Bewerbung geht bei Workwise ein</li><li>Die Bewerbungsdaten werden von Workwise zu Kombo exportiert und in Kombo zwischengespeichert</li><li>Der Bewerbungsdaten von Kombo in das externe Bewerbermanagementsystem exportieren und dort eine Bewerbung mit den relevanten Dokumenten angelegt</li></ol>
Welche Daten werden exportiert?
Beim Export der Bewerbungen werden alle Daten übermittelt, die in Workwise zu einer Bewerbung zu diesem Zeitpunkt vorliegen. Darunter fallen:
- Rahmendaten der Kandidat:innen: Name und E-Mail-Adresse sowie die Quelle ‘Workwise’ (je nach System)
- Alle hochgeladenen Dokumente (Lebenslauf, Anschreiben etc.)
- PDF die aus dem Profil in Workwise generiert wird (umfasst auch Daten wie Gehaltswunsch, Antwort auf Fragen etc.)
- Zusätzliche PDF zum Thema Datenschutz und wann die Daten gelöscht werden sollen
Wie sehen die exportierten Bewerbungen aus und wer hat Zugriff darauf?
Die Darstellung der exportierten Bewerbungen unterscheidet sich je nach Zielsystem. Wichtig ist, dass meist nur die Rahmendaten strukturiert dargestellt werden und sich die restlichen Informationen aus den angehängten Dokumenten erkennen lassen.
Je nach Funktionsumfang des externen Bewerbermanagementsystems sind weitere Informationen (wie beispielsweise die Angabe “Workwise” als Quelle) vorhanden.
Es können alle Nutzer:innen auf die Bewerbungen zugreifen, die im externen Bewerbermanagementsystem auch Zugriff auf den Job haben (der Zugriff wird also durch die Einstellung im externen Bewerbermanagementsystem bestimmt).
Können die Daten in Workwise zurück synchronisiert werden?
Grundsätzlich ermöglichen es bereits einige externe Bewerbermanagementsysteme, dass die Status-Daten der Bewerbungen anschließend wieder abgerufen und somit in Workwise zurück synchronisiert werden können.
Dieses Feature ist aktuell allerdings noch in der Beta-Phase (und umfasst den Status “Einstellung” sowie “Ablehnung”) und kann nicht für jedes System bereitgestellt werden. Bitte wende dich an deine Ansprechperson bei Workwise, um mehr zu erfahren.
Datenschutz
Wie ist der Datenschutz sichergestellt?
Alle Daten im Export-Prozess werden jederzeit DSGVO-konform verarbeitet. Um dies sicherzustellen, haben wir mit Kombo eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung abgeschlossen.
Durch die Einwilligung der Nutzungsbedingungen durch Kandidat:innen darf Workwise die Bewerbungsdaten sowohl erfassen als auch durch die Exporte eine Zugriffsmöglichkeit auf diese Daten ermöglichen.
In Bezug auf die Verarbeitung der Daten im externen Bewerbermanagementsystem gilt eine getrennte Verantwortung. Dies bedeutet, dass die datenschutzkonforme Verarbeitung im externen System durch den Kunden/die Kundin selbst sichergestellt sein muss. Jeder exportierten Bewerbung wird zusätzlich ein Dokument angehängt, das auf die notwendigen Schritte für eine konforme Verarbeitung hinweist.
Alle Daten werden von Kombo nur temporär gespeichert und nach zwei Wochen gelöscht, sofern sie nicht mehr für den Export, Import oder andere Dienstleistungen zwischen Workwise und dem Kunden genutzt werden.
Alle personenbezogenen Daten, die zwischen Workwise und Kunden von Workwise ausgetauscht und über Kombo zwischengespeichert werden, werden auf Servern innerhalb der EU gespeichert.
Mehr Details findest du:
- in den Nutzungsbedingungen für Kandidaten von Workwise (speziell in 5.3)
- in der Datenschutzerklärung von Workwise (speziell unter IV.23. Datenverarbeitung durch die Kombo Technologies GmbH)
- in den Allgemeine Geschäftsbedingungen für Auftraggeber von Workwise (speziell in 17.5)
- in den Datenschutzbestimmungen von Kombo
Auf welche Daten im externen Bewerbermanagementsystem bekommen Workwise sowie Kombo Zugriff?
Workwise kann nach Authentifizierung grundsätzlich (über Kombo) auf die folgenden Daten im externen Bewerbermanagementsystem zugreifen:
<div class="blog_table-wrapper">
<table class="blog_table">
<tbody>
<tr>
<td width=28%>
<strong>Daten</strong>
</td>
<td>
<strong>Hintergrund</strong>
</td>
<td>
<strong>Einschränkungen</strong>
</td>
</tr>
<tr>
<td>Die im externen System vorhandenen Jobs</td>
<td>Dies wird benötigt, um die Jobs in Workwise den Jobs im externen System zuzuordnen und Bewerbungen zu zum richtigen Job zu exportieren.</td>
<td></td>
</tr>
<tr>
<td>
<i>je nach System</i>: die zu den Jobs vorhandenen Status
</td>
<td>Dies wird benötigt, um in Zukunft einen Status festlegen zu können, in welchen die Bewerbungen exportiert werden sollen.</td>
<td>Nicht bei allen Systemen möglich.</td>
</tr>
<tr>
<td>Die (durch Workwise exportierten) Bewerbungen</td>
<td>Dies wird benötigt, um die exportierten Bewerbungen korrekt zu tracken, bei Fehlern weiterzuhelfen sowie als Basis, um in Zukunft Rück-Sync der Status-Informationen zu Workwise zu ermöglichen.</td>
<td>Siehe dazu auch <a href="https://hire.workwise.io/hilfe/profile-einstellungen/integrationen-faq#konnen-workwise-sowie-kombo-alle-bewerbungen-im-externen-bewerbermanagementsystem-einsehen">Können Workwise sowie Kombo alle Bewerbungen im externen Bewerbermanagementsystem einsehen?</a>
</td>
</tr>
<tr>
<td>
<i>je nach System</i>: den aktuellen Status der exportierten Bewerbungen
</td>
<td>Dies wird benötigt, um in Zukunft den Rück-Sync der Status-Informationen zu Workwise zu ermöglichen.</td>
<td>Nicht bei allen Systemen möglich.</td>
</tr>
<tr>
<td>
<i>je nach System</i>: die Nutzer-Profile
</td>
<td>Nutzer bezieht sich in diesem Falle auf die Kandidat:innen als Nutzer der Plattform. Dies wird in manchen Fällen benötigt, um zuerst Nutzer und für diese dann Bewerbungen anzulegen.</td>
<td>Nicht bei allen Systemen möglich bzw. nötig.</td>
</tr>
<tr>
<td>
<i>je nach System</i>: die Tags der Bewerbungen
</td>
<td>Dies wird benötigt, um bei Bewerbungen konkrete Tags anzulegen.</td>
<td>Nicht bei allen Systemen möglich.</td>
</tr>
</tbody>
</table>
</div>
Bei Bedarf kann der Umfang der Daten durch Workwise für einzelne Exporte eingeschränkt werden. Dies ist jedoch nur nach Absprache möglich und kann dazu führen, dass die Exporte nur eingeschränkt funktionieren.
Können Workwise sowie Kombo alle Bewerbungen im externen Bewerbermanagementsystem einsehen?
Generell wird nur auf die Bewerbungen zugegriffen, die auch zuvor aus Workwise exportiert wurden. Diese Bewerbungen werden über eine ID eindeutig identifiziert. Andere Bewerbungen werden nicht abgerufen und daher auch nicht in Kombo synchronisiert beziehungsweise zwischengespeichert.
