Candidate Pool: So findest du passende Kandidat:innen im Workwise Candidate Pool

Du willst nicht nur darauf warten und hoffen, dass sich die richtigen Kandidat:innen bei dir bewerben? Oder du hast festgestellt, dass du für einen bestimmten Job, der schnell besetzt werden soll, zu wenige passende Bewerbungen erhältst?
Mit dem Workwise Candidate Pool hast du die Möglichkeiten, passende Talente aus dem Workwise Talent Pool aktiv anzusprechen.

<div class="blog_primary-box"><p><strong>Das Wichtigste zusammengefasst</strong></p><p>In unserem stetig wachsenden Pool kannst du durch den Workwise Candidate Pool mit geringem Aufwand passende Kandidat:innen für deine Jobs finden. Du findest diese Funktion im seitlichen Menü unter „Candidate Pool”.</p><p><br />Mithilfe von Filtern kannst du dir Kandidat:innen anzeigen lassen, die deinen Anforderungen entsprechen und sie direkt ansprechen.</p></div>

Was bringt mir der Workwise Candidate Pool?

✔ Active Sourcing: Mit dem Candidate Pool kannst du mit wenig Aufwand eigenverantwortlich Active Sourcing auf der Workwise Plattform betreiben. Falls sich noch nicht die passenden Kandidat:innen bei dir beworben haben, kannst du so dein Recruiting ausweiten und selbst Kandidat:innen kontaktieren, die jetzt auf der Suche sind. Auch für Jobs, die derzeit deaktiviert sind, kannst du den Candidate Pool nutzen.

✔ Jobs besetzen: Dir werden Kandidat:innen vorgeschlagen, die deinen Filtern entsprechen. An diese kannst du anschließend herantreten, um sie von deinem Unternehmen zu begeistern und so offene Jobs zu besetzen.

✔ Kosten einsparen: Der Candidate Pool ist bei Workwise erfolgsbasiert. Das heißt: Erst bei einer Vermittlung wird eine Provision fällig. Die reine Nutzung der Funktion ist kostenlos.

✔ Job-Markt-Abgleich: Über den Workwise Candidate Pool kannst du dir einen sehr guten Überblick verschaffen, wie viele potentielle Kandidat:innen es auf dem Arbeitsmarkt gibt, die deine Anforderungen erfüllen.

Wo finde ich den Candidate Pool?

Um den Workwise Candidate Pool zu nutzen, klicke links im seitlichen Menü auf Candidate Pool und oben auf das "+", um eine neue Suche zu starten. Du kannst explorativ den gesamten Workwise Pool mit von dir eingestellten Filtern durchsuchen (links) oder für einen bestimmten Job suchen und die Filter direkt aus diesem übernehmen (rechts).

Was kostet der Workwise Candidate Pool?

Der Candidate Pool ist erfolgsbasiert. Das heißt, die Nutzung des Candidate Pools ist bis zu einer Vermittlung kostenlos. Erst wenn eine Vermittlung zustande kommt, wird eine Provision fällig. Die Preisstruktur für alle Anstellungsarten findest du hier: Preise im Überblick. Wende dich gerne direkt an deinen Ansprechperson bei Workwise oder schaue in unsere AGBs bei weiteren Fragen.

Welche Filter gibt es und wie funktionieren sie?

Mithilfe verschiedener Filter kannst du dir die Kandidat:innen anzeigen lassen, welche die jeweiligen Kriterien erfüllen.

Um deine Suche kontinuierlich zu verbessern, ist es empfehlenswert, die Filtereinstellungen immer mal wieder anzupassen, um für dich bessere Ergebnisse zu erhalten. Beachte, dass jeder Filter eine Funktionsweise mit unterschiedlichen Boolschen Operatoren (damit gemeint sind UND / ODER Verknüpfungen) aufweist. Welche Operatoren (Verknüpfungen) in den einzelnen Filtern verwendet werden, siehst du weiter unten bei Filtertypen.

Filter können entweder einzeln oder im Gesamten zurückgesetzt werden. Einzelne Filter kannst du in dem jeweiligen Filterfenster zurücksetzen. Siehe dazu das Bild weiter unten bei Filtertypen. Alle Filter kannst du rechts neben der Filterbar mittels eines Dropdowns auf die Voreinstellungen des Jobs oder im Gesamten zurücksetzen.

Wie “Matches” zustande kommen

Die Suche gleicht die eingestellten Filter mit den Profilen der Kandidat:innen ab. Sofern ein gesuchtes Merkmal mit dem Merkmal innerhalb eines Profils übereinstimmt, kommt ein Match zustande und der/die Kanditat:in wird in der Liste angezeigt. Sofern mehr als ein Filter angewendet wird, müssen für ein Match alle gesuchten Merkmale mit den Merkmalen des Profils übereinstimmen. Dabei werden Kandidat:innen mit der höchsten Übereinstimmung von oben nach unten sortiert.

<div class="blog_primary-box">Es ist empfehlenswert, anfangs wenige Filter zu verwenden, ein erstes Screening durchzuführen und anschließend weitere Filter hinzuzufügen, um die Suche zu verfeinern. Gleiches gilt für Suchen ohne Suchergebnisse. Entferne ein paar zweitrangige Filter, um deine Suchmenge zu erweitern.</div>

Filtertypen

Jobtitel (ODER-Verknüpfung)
Dir werden Kandidat:innen angezeigt, die bereits Praxiserfahrung mit mindestens einem der gesuchten Jobtitel haben.

Arbeitsort (ODER-Verknüpfung)
Dir werden Kandidat:innen angezeigt, die nach einer Anstellung an einem der ausgewählten Standorte suchen.

Sprachkenntnisse (UND-Verknüpfung)
Dir werden Kandidat:innen angezeigt, die alle im Filter ausgewählten Sprachen beherrschen.

Kenntnisse (UND-Verknüpfung)
Dir werden Kandidat:innen angezeigt, die alle im Filter ausgewählten Kenntnisse beherrschen. Diese Kenntnisse können sowohl Fach-, Methoden- und Sozialkompetenzen, als auch Personale Kompetenzen umfassen.

Interessensbereiche (ODER-Verknüpfung)
Dir werden Kandidat:innen angezeigt, die nach einer Anstellung in einem der ausgewählten Bereiche suchen. Diese Interessensbereiche können sowohl fachliche Bereiche als auch Branchen umfassen.

Ausbildung (ODER-Verknüpfung)
Dir werden Kandidat:innen angezeigt, deren Ausbildung mindestens einen der gesuchten Begriffe enthält.

Praxiserfahrung (Single-Choice)
Dir werden Kandidat:innen angezeigt, welche Praxiserfahrungen für die eingestellte Anzahl an Jahren mitbringen. Praktika und Werkstudententätigkeiten werden mit eingeschlossen.

Aktivität (Single-Choice)
Dir werden Kandidat:innen angezeigt, die innerhalb dieser Zeitspanne aktiv auf der Workwise Plattform waren.

Anstellungsart (ODER-Verknüpfung)
Dir werden Kandidat:innen angezeigt, die nach mindestens einer der ausgewählten Anstellungsarten suchen.

EU-Arbeitserlaubnis (Single-Choice)
Dir werden Kandidat:innen angezeigt, die deine EU-Arbeitserlaubnis Vorgabe erfüllen.

Verfügbarkeit (Single-Choice)
Dir werden Kandidat:innen angezeigt, die nach einer Anstellung im ausgewählten Zeitraum suchen.

Wöchentliche Stunden (Single-Choice)
Dir werden Kandidat:innen angezeigt, die mit deinen Vorgaben der wöchentlichen Arbeitszeit übereinstimmen.

Jobtitel (ODER-Verknüpfung)
Dir werden Kandidat:innen angezeigt, die bereits Praxiserfahrung mit mindestens einem der gesuchten Jobtitel haben.

Ausbildung (ODER-Verknüpfung)
Dir werden Kandidat:innen angezeigt, welche mit mindestens einer der gesuchten Ausbildungen übereinstimmen. Dazu zählen berufliche Ausbildungen sowie alle Formen von akademischen Ausbildungen.

Gehaltswunsch (Single-Choice) Beta
Dir werden Kandidat:innen angezeigt, die deinem Gehaltswunsch entsprechen. Profile ohne Gehaltsangabe werden nicht aus den Ergebnissen ausgeschlossen, sondern weiter nach unten sortiert.

<div class="blog_primary-box"><b>Beispiel</b><br />Wenn du zwei Kenntnisse (CSS, Python), drei Standorte (Köln, Bonn, Düsselorf) und zwei Sprachkenntnisse (Deutsch, Englisch) auswählst, werden nur Kandidat:innen angezeigt, die CSS <b>und</b> Python in ihrem Profil haben, zumindest <b>an einem</b> der drei Standorte leben, sowie Deutsch <b>und</b> Englisch beherrschen.<br /><br /><b>1. Empfehlung</b><br />Je mehr Filter mit <b>UND-Verknüpfungen</b> eingestellt sind, desto geringer fällt die Zahl der Suchergebnisse aus. Das kann hilfreich sein bei Jobs, für die es einen großen Kandidat:innen Pool gibt. <br /><b>2. Empfehlung</b><br />Mit dem <b>Kenntnisse</b> Filter können für einzelne Kenntnisse Skill-Level eingestellt werden. Über welches Skill-Level eine Person verfügt, oder wie hoch die Voraussetzung für den jeweiligen Job ist, wird von Personen individuell bewertet. Deshalb ist es empfehlenswert bei einer geringen Anzahl an Suchergebnissen, die Skill-Level der einzelnen Kenntnisse herabzusetzen. Folglich kann es gut möglich sein, dass die angegeben Fähigkeiten des jeweiligen Kandidat:innen mit den Anforderungen übereinstimmen.</div>

Wie kontaktiere ich die Kandidat:innen?

Sobald du die Filter nach deinen jeweiligen Anforderungen und Interessen eingestellt hast, werden dir passende Kandidat:innen vorgeschlagen. Du kannst dir dann weitere Infos zu den Kandidat:innen durchlesen und siehst, welche deiner Anforderungen jeweils erfüllt werden. Kandidat:innen, die vielversprechend sind, kannst du zum Bewerben oder direkt zum Austausch einladen. Klicke Dazu den Button “Einladung schreiben”, mit dem du im nächsten und abschließenden Schritt noch den Job auswählen kannst.

Zusätzlich kannst du der automatischen Mail eine persönliche Nachricht hinzufügen. Im unten stehenden Bild ist ein Beispiel der automatischen Mail dargestellt.
Mit der Einladung verschwindet der/die Kandidat:in aus den Suchergebnissen, sodass ein neuer Kandidat/eine neue Kandidatin in der Liste erscheint.

<div class="blog_primary-box"><b>1. Empfehlung</b><br />Um sich von anderen interessierten Unternehmen abzuheben, ist es empfehlenswert, dem Kandidaten oder der Kandidatin eine persönliche Nachricht mitzuschicken. Das zeigt ehrliches Interesse und erhöht die Erfolgswahrscheinlichkeit Kandidat:innen von dir und deinem Unternehmen zu überzeugen. Laut der Studie <a href="https://www.uni-bamberg.de/fileadmin/uni/fakultaeten/wiai_lehrstuehle/isdl/Recruiting_Trends_2020/Studien_2020_01_Social_Recruiting_Web.pdf">Recruiting Trends 2020</a> der Universität Bamberg werden 50 % der 3.500 befragten Kandidat:innen, lieber von Unternehmen direkt angesprochen, als sich selbst aktiv zu bewerben. Wichtig dabei ist der persönliche Bezug in der Erstansprache. Wie du diesen persönlichen Bezug herstellst, erfährst du in unseren <a href="https://hire.workwise.io/hr-praxis/personalsuche/active-sourcing">Artikel</a> im Kapitel „4 Tipps für ein erfolgreiches Active Sourcing”.<br /><b>2. Empfehlung</b><br />Um für beide Seiten einen möglichst angenehmen und schnellen Prozess zu gestalten, solltest du nur Kandidat:innen einladen, die wirklich zu euch und dem Job passen. Es ist dennoch empfehlenswert den Candidate Pool so intensiv zu nutzen, dass du mehr als eine Einladung verschickst, um deine Erfolgswahrscheinlichkeit zur Besetzung des Jobs zu erhöhen. Laut unseren eigenen Zahlen bewerben sich im Schnitt 20 % der eingeladenen Kandidat:innen - also jede fünfte Einladung konvertiert zu einer Bewerbung.</div>

Wie sieht meine Nachricht für Kandidat:innen aus?

Durch das Versenden deiner Einladung wird eine E-Mail an den/die Kandidat:in verschickt. Diese sieht wie folgt aus:

Klickt der/die Empfänger:in der Einladung auf „Job ansehen", sieht das für ihn/sie wie folgt aus:

In der Job-Ansicht hat der/die Kandidat:in dann die Möglichkeit, zwischen „Einladung annehmen" oder „kein Interesse" zu entscheiden.

Tipps für das Anschreiben von Kandidaten:innen

1. Mach’s persönlich

Zeige, dass du dich wirklich mit den Kandidat:innen beschäftigt hast. Auf je mehr Profilangaben du Bezug nimmst, desto besser.

2. Auf die Länge kommt es an

So lang wie nötig, so konkret wie möglich. Erfolgreiche Nachrichten, woraufhin sich der/die Kandidat:in bewirbt, sind im Schnitt 10 Wörter länger als die Nachrichten, auf die keine Antwort erfolgt.

3. Verstelle dich nicht

Zeige dich und dein Unternehmen authentisch. Das sorgt für eine richtige Erwartungshaltung bei dem/der Kandidat:in und spart euch beiden im Laufe des Bewerbungsprozesses Zeit.

Wir haben über 1.400 erfolgreiche Einladungen analysiert und geben dir die besten Vorlagen an die Hand: 7 überzeugende Vorlagen für den Candidate Pool.

Mehr Tipps und Tricks zum Active Sourcing findest du hier im Workwise Blog.

Wo werden mir die Kandidat:innen im laufenden Einladungsprozess angezeigt?

Nach erfolgreich verschickter Einladung werden dir die Kandidat:innen nun auf der Jobseite im Reiter “Einladungen” in der Sektion “Offene Einladungen” angezeigt. Sofern Kandidat:innen die Einladung annehmen oder ablehnen, wechseln sie in die Sektion „Akzeptierte Einladungen” oder Abgelehnte Einladungen”.

Zusätzlich kannst du in den Kurzprofilen sehen, wo der Kandidat oder die Kandidatin sich gerade im Einladungsprozess befindet. In jeder Einladung kannst du außerdem sehen, wer den/die Kandidat:in auf welchen Job eingeladen hat und auch die Einladungsnachricht erneut ansehen. So lassen sich Kandidat:innen in einer Übersicht ganz einfach im Zeitverlauf und gemeinsam als Team organisieren.

Beim Klick auf angenommene Einladungen landest du direkt in der Bewerbung der Kandidat:innen.

Wie sortiere ich Kandidat:innen aus oder speichere sie für später?

Du kannst Kandidat:innen entweder aussortieren, sodass dir pro aussortiertem Kandidaten/aussortierter Kandidatin ein neues Profil angezeigt wird, oder sie zu deinem Talent Pool hinzufügen, um sie zu einem späteren Zeitpunkt einzuladen. Alle Infos zum Talent Pool. Für die erste Option gibt es den Button „Aussortieren”. Beim Klick auf den Button hast du die Möglichkeit, einen Grund zum Aussortieren anzugeben. Aussortierte Kandidat:innen werden nicht mehr in den Suchergebnissen angezeigt. Deine Ablehnungsgründe helfen uns, deine Suchergebnisse zu verbessern.
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Funktionen in der Profilansicht

Funktionen im Kurzprofil

Automatisch generierte Suche

Für neue Jobs wird dir automatisch eine neue Suche im Candidate Pool angelegt. Diese erkennst du am Namen „Suche für Jobtitel (Automatisch generierte Suche)". Die Filter basieren auf den Angaben im Job und können von dir jederzeit angepasst werden. Die Benachrichtigung (Matching Mail) ist auf eine wöchentliche Frequenz eingestellt, sodass du einmal pro Woche per Mail eine Zusammenfassung der neuen Profile erhältst. Mehr Informationen unter Benachrichtigung im Candidate Pool (Matching Mail).

Wie buche ich den Workwise Candidate Pool für meinen Job?

Um Kandidat:innen einzuladen, brauchst du einen Job mit gebuchtem Candidate Pool (= Recruiting-Kanal). Wenn du einen neuen Job erstellst, ist die Auswahl der Recruiting-Kanäle der letzte Schritt.

Bei einem bestehenden Job kommst du zu den Recruiting-Kanälen, indem du im Drop-Down rechts neben dem Jobtitel „Recruiting-Kanäle" auswählst.

Wie kann ich den Candidate Pool noch schneller nutzen?

Sobald alle Filter richtig eingestellt sind und du gerade am Screening der Ergebnisse bist, kannst du die Quick-Action-Buttons auf den jeweiligen Profilkarten verwenden, um schnell eine Aktion auszuführen. Auf den Profilkarten befinden sich bereits wichtige Eckdaten der Kandidat:innen, die Aufschluss darüber geben, ob ein/eine Kandidat:in passt oder nicht.

<div class="blog_primary-box"><b>Empfehlung</b><br />Beachte, dass Kandidat:innen, die auf den ersten Blick nicht passen, bei einem detaillierten Blick ins Profil manchmal doch sehr gut passen können. Verwende deshalb nur bei eindeutigem Informationsgehalt die Quick-Action-Buttons.<br /><br /><strong>Benachrichtigung im Candidate Pool (Matching Mail)</strong><br />Mit der Benachrichtigung zu neuen Profilen im Candidate Pool, bekommst du automatisch per Mail Bescheid, sobald es neue Ergebnisse im Candidate Pool gibt. Siehe <a href="https://hire.workwise.io/hilfe/recruiting-kanaele/candidate-search/benachrichtigung">Benachrichtigung im Candidate Pool (Matching Mail)</a>.</div>