Der Fachkräftemangel ist drastischer denn je: Erst Mitte April hat das Kompetenzzentrum Fachkräftesicherung neue Zahlen veröffentlicht, die belegen, dass 2022 rund 30% mehr Stellen unbesetzt blieben als noch im Jahr davor.

Mit der „Post-and-Pray”-Strategie kommst du nicht weit. Diese Erfahrung hat auch Sven gemacht. Er ist Teil des Talent Acquisition Teams von Workwise und konzentriert sich in erster Linie darauf, Bewerber:innen für unsere Stellen im IT-Bereich zu gewinnen.

Svens Devise? Active Sourcing, beziehungsweise die aktive Suche nach und Ansprache von passenden Kandidat:innen.

„Sourcing ist einfach super wichtig, weil viel zu wenige passive Bewerbungen reinkommen”, meint er. „Sowohl quantitativ als auch qualitativ. Bei uns ist es so, dass wir 90% bis 95% der passiven Bewerbungen direkt ablehnen müssen, weil es von den Anforderungen oder den Rahmenbedingungen nicht passt.”

Bleibt die Frage: Wie funktioniert erfolgreiches Active Sourcing?

Denn wie auch beim Dating, erfordert Sourcing Fingerspitzengefühl, wenn aus einer ersten Chatnachricht ein langfristiges (Beschäftigungs-)Verhältnis werden soll.

Ein Interview von Lisa Schlegel <hr class="blog_horizontal-ruler"/>

Der Status Quo: Active Sourcing nebenbei

Active Sourcing gewinnt als Recruiting-Maßnahme immer mehr an Bedeutung: 2022 hat das HR-Magazin Wollmilchsau 1.373 Personen befragt, die im HR- und Recruiting-Bereich arbeiten. Über 66% von ihnen gaben an, dass in ihrem Unternehmen regelmäßig Active Sourcing betrieben wird.

Das spiegelt sich allerdings nicht in der Zusammensetzung des Recruiting-Teams wider. Die große Mehrheit der Befragten – über 43% – arbeitet in Unternehmen, die keine Mitarbeiter:innen explizit für Active Sourcing beschäftigen.

Bei weiteren knapp 39% ist lediglich bis zu einer Vollzeitstelle für diese Aufgabe vorgesehen.

Wir haben auf LinkedIn eine Umfrage dazu gestartet und können die Ergebnisse von Wollmilchsau bestätigen:

Wer übernimmt also das Sourcing?

Im Fall von Workwise nicht nur Sven, sondern zum Beispiel auch Stefan. Und das, obwohl er noch nicht einmal im internen Recruiting-Bereich arbeitet.

Stefan ist Account Manager. Eigentlich besteht seine Aufgabe darin, die Kund:innen von Workwise dabei zu unterstützen, passende Bewerber:innen für ihre Stellen zu finden.

Doch ab und zu schlüpft er auch in die Rolle des Active Sourcers, um potenzielle neue Kolleg:innen für sein eigenes Team ausfindig zu machen. Im Interview teilen Stefan und Sven ihre Tipps, wie du durch Sourcing erfolgreich neue Mitarbeiter finden kannst – sogar neben deinen anderen Aufgaben!

<div class="blog_primary-box"><p><strong>Das Wichtigste vorab:</strong> Wenn du Active Sourcing effizient in deinen Tages- oder Wochenplan integrieren willst, ist kluges Zeitmanagement ein Muss.</p><p>Sven und Stefan raten: <strong>Lege feste Zeiten fest</strong>, in denen du die Plattformen nach passenden Profilen durchsuchst und auf Nachrichten antwortest.</p></div>

Active-Sourcing-Plattformen: Hier wird gematcht!

Ob Dating-App oder Karrierenetzwerk – um miteinander in Kontakt zu treten, gibt es mehr digitale Plattformen, als du nutzen kannst. Vor allem, wenn du deine Zeit nicht ausschließlich mit dem Sichten von Profilen verbringen möchtest.

Das wichtigste Kriterium für die Auswahl der Plattform ist die Zielgruppe, die für deine Stelle infrage kommt.

„Ich würde empfehlen, eine möglichst fachspezifische Plattform zu wählen”, sagt Sven. „Ich bin ja im IT-Recruiting tätig und da ist es teilweise sehr anstrengend, auf einer allgemeinen Plattform wie LinkedIn zu sourcen.”

<div class="blog_primary-box"><p><strong>Svens Lieblingsplattformen für IT-Recruiting: </strong></p><ul> <li>Get in IT</li> <li>Honeypot</li> <li>FiveTeams</li> <li>Die Candidate Search der Workwise-Plattform</li></ul><p><a href="https://hire.workwise.io/hr-praxis/personalsuche/jobboersen-vergleich" target="_blank">Vergleiche jetzt fachspezifische Job-Portale!</a></p></div>

Bei den Profilen, die Stefan für das Account Management sucht, sind die Anforderungen weniger genau umrissen.

Sie lassen sich nicht auf bestimmte Hardskills wie eine bestimmte Programmiersprache herunterbrechen. Deswegen bieten sich hier allgemeine Plattformen eher an.

Erfolgskritisch beim Active Sourcing: kluges Filtern.

„Bei Sourcing-Plattformen solltest du grundsätzlich darauf achten, dass es gute Filtermöglichkeiten gibt”, sagt Sven. „Ich möchte zum Beispiel nach den passenden Technologie-Kenntnissen filtern oder einfach nach Rahmenbedingungen wie dem Standort oder der Berufserfahrung.”

Durch das Setzen der Filter sparst du dir Zeit.

„Ich glaube, jede:r Sourcer:in hat eine eigene Vorstellung davon, wie das perfekte Profil aussieht”, meint Stefan. „Beginnen solltest du mit sehr eindeutigen Kriterien wie dem Standort. Und dann kannst du dir überlegen, welche Fähigkeiten die Kandidat:innen mitbringen sollten.”

„Wenn ich jemanden für eine Senior-Position suche, kann ich so zum Beispiel Absolvent:innen, die gerade erst von der Uni kommen, ausschließen”, erzählt Sven.

Du kannst natürlich nach Profilen suchen, die Erfahrungen in genau dem Bereich mitbringen, für den du suchst. Doch, wenn es dir wie Stefan geht, wirst du auf diesem Weg lange nicht alle Personen finden, die infrage kommen.

„Für unser Account-Management-Team habe ich natürlich nach verwandten Berufen wie Account Management und Sales gesucht”, sagt Stefan. „Aber da wir ja eine Recruiting-Plattform sind, habe ich mich zum Beispiel auch nach Personen mit Erfahrungen im HR- und Recruiting-Bereich umgeschaut.”

<div class="blog_primary-box"><p>Nutze die <strong>Candidate Search der Workwise-Plattform</strong>, um gezielt passende Kandidat:innen zu kontaktieren.</p><p><strong>Du kannst nach diese Kriterien filtern:</strong></p><ul> <li>angegebene Kenntnisse</li> <li>Standort</li> <li>Tätigkeitsbereiche</li> <li>Jobtitel</li> <li>Sprachkenntnisse</li> <li>Gehalt</li> <li>Ausbildung</li> <li>Praxiserfahrung</li> <li>EU-Arbeitserlaubnis</li> <li>gesuchte Anstellungsart und Wochenstunden</li> <li>Verfügbarkeit</li></ul></div>

„Das Wichtige beim Filtern ist, auch ein bisschen über den eigenen Tellerrand hinauszuschauen”, rät Stefan. „Klar ist es toll, jemanden zu finden, der gleich perfekt ins Team passt, aber jemand, der andere Erfahrungen und frischen Wind mitbringt, kann auch bereichernd sein.”

Achtung: Das eigene Team wird schnell zum „Diversity-Killer” – das haben wir auf der ZP Nord 2023 gelernt:

Das ist noch lange nicht alles: Jetzt alle Learnings von der ZP Nord 2023 durchlesen.

Voreingestellte Filter sind zwar praktisch, aber du solltest deine Suche auch regelmäßig reflektieren und bei Bedarf anpassen.

„Am Anfang war es für mich gar nicht so einfach, die Filter passend einzustellen”, meint Stefan. „Ich musste erst ein bisschen herumprobieren, um herauszufinden, wie detailliert meine Suchkriterien sein sollten.”

Sven geht beim Active Sourcing nach einem ähnlichen Muster vor. Er sagt: „Ich starte mit eher streng eingestellten Filtern. Doch gerade bei Plattformen, auf denen nicht so viele Nutzer:innen registriert sind, lockere ich die Filter dann immer weiter. So stoße ich auf interessante Personen, die vielleicht nicht zu 100% passen oder einfach ihre Attribute nicht richtig angegeben haben.”

Hier haben wir zum Beispiel über die Candidate Search von Workwise nach einem neuen Teammitglied im Marketing gesucht.

Anfangs wurden uns nur 9 passende Profile angezeigt:

strenge Filtereinstellung Kandidatensuche

Wir haben die Filter gelockert und eine der Anforderungen aus den Filtereinstellungen entfernt. Wir haben in der Stellenausschreibung HTML-Kenntnisse angegeben, aber notwendig ist dies nicht.

Das Wissen, das für den Job erforderlich ist, könnte der Kandidat oder die Kandidatin sich auch schnell im Job aneignen.

Filtereinstellung lockern Kandidatensuche

Anschließend erhalten wir schon wesentlich mehr Vorschläge:

lockere Filtereinstellung Kandidatensuche

Der Moment der Wahrheit: Die erste Nachricht muss sitzen.

Du hast …

herausgefunden, wo sich deine Zielgruppe aufhält und
interessante Profile gefunden, die gut in dein Unternehmen passen würden?

Dann kommt früher oder später der Moment:

Super spannende:r Kandidat:in, hat schon Erfahrungen in einer vergleichbaren Position gesammelt, das Skill-Set passt und die Person bringt sogar Kenntnisse mit, die dem Team ganz neue Impulse geben können. Das Beste: Er oder sie ist gerade auf Jobsuche.

Jetzt heißt es Ruhe bewahren und einen überzeugenden Gesprächseinstieg finden.

Denn – auch hier greift die Online-Dating-Analogie – wenn du nicht den richtigen Ton triffst, hast du deine Chance auf ein Treffen verspielt.

Stefan und Sven sind sich einig:

Es gibt kein Patentrezept für die Kontaktaufnahme. Die erste Nachricht sollte vor allen Dingen individuell sein. Sie sollte auf die oder den Kandidat:in eingehen und auch zur Kultur deines Unternehmens passen.

Dennoch gibt es einige Punkte, an denen du dich orientieren kannst:

1. Mach’s persönlich

„Der Tipp ist schon ziemlich abgedroschen, aber es ist eben unheimlich wichtig: Gehe in der ersten Nachricht auf dein Gegenüber ein.”, sagt Sven.

Du solltest zeigen, dass du dich wirklich mit den Profilen der Kandidat:innen beschäftigt hast.

„Man merkt es sofort, wenn du dir als Sourcer:in keine Mühe gegeben hast und du an alle potenziellen Bewerber:innen die gleiche generische Nachricht schickst”, sagt Sven.

Das absolute No-Go: Lust auf eine neue Herausforderung?

Dieser Betreff sagt weder etwas über deine freie Stelle noch über die Kandidat:innen aus.

„Deshalb versuche ich immer, mich schon im Betreff auf das jeweilige Profil zu beziehen”, erzählt er. „Das kann eine Anspielung auf den Profiltext oder eine Lebenslaufstation sein, die ich besonders spannend fand.”

Du musst hier gar nicht besonders kreativ werden.

Warum findest du die Kandidatin oder den Kandidaten denn so passend für deine freie Stelle? Da hast du deinen Einstieg.

2. Auf die Länge kommt es an

Es ist ein schmaler Grat zwischen einer Nachricht, die alle relevanten Informationen beinhaltet, und einer, die so ausufert, dass sie gar nicht erst durchgelesen wird.

Deine Active-Sourcing-Nachricht ist keine Stellenanzeige – sie kann und sollte also nicht so umfassend sein, dass alle Details der Jobausschreibung direkt untergebracht sind.

Wie schaffst du es, die Unternehmenskultur und Arbeitsatmosphäre, den Aufgabenbereich der freien Position und das jeweilige Team trotzdem zu präsentieren?

Sven handhabt den Spagat, indem er so konkret wie möglich formuliert.

„Du solltest dich nicht mit leeren Worthülsen aufhalten. Was gar nicht geht, ist zum Beispiel die Formulierung: leistungsgerechtes Gehalt. Damit kann niemand etwas anfangen. Wenn du das Gehalt in deine Nachricht aufnehmen willst, solltest du eine konkrete Gehaltsspanne oder gleich das genaue Gehalt angeben”, sagt Sven.

Die Gehaltsangabe in der Stellenanzeige ist ein echter Wettbewerbsvorteil – und bringt dir 60% mehr Bewerbungen.

3. Verstelle dich nicht

Wenn du deine Online-Bekanntschaft beim ersten Date in der analogen Welt nicht wiedererkennst, verbessert das nicht unbedingt die Chancen auf eine Beziehung, oder?

So ist es beim Active Sourcing auch: Zeige dich und dein Unternehmen auf jeden Fall authentisch!

Das kommt vielleicht nicht bei allen Kandidat:innen gut an, aber dafür gibt es beim Probearbeiten vor Ort auch keine bösen Überraschungen.

„Früher oder später kommt der Reality-Check”, weiß Sven. „Wenn Bewerber:innen zu uns ins Büro kommen, merken sie gleich, dass der Umgangston bei uns ziemlich locker ist. Deswegen würde es nur ein falsches Bild vermitteln, wenn ich mich in meinen Sourcing-Nachrichten zu förmlich gebe.”

4. Svens Spezial-Tipp: Nimm’s mit Humor

Wenn du gut ankommen möchtest, solltest du deinen Sinn für Humor unter Beweis stellen.

So sehen es über 80% der Personen, die die Partnervermittlung ElitePartner nach ihren Dating-Präferenzen befragt hat.

Im Active Sourcing ist das natürlich kein Muss – deine Nachricht sollte schließlich in erster Linie authentisch sein. Wenn Wortwitz nicht zu deinem Schreibstil passt, solltest du auch nicht auf Biegen und Brechen versuchen, lustig zu sein.

Svens Erfahrung nach, kann dir ein Witz allerdings dabei helfen, bei deinen potenziellen Bewerber:innen das Interesse zu wecken.

„Ich versuche immer, mich schon im Betreff der ersten Nachricht individuell auf die jeweiligen Profile einzugehen”, erzählt Sven. „Das mache ich auch gerne mal mit einem Wortwitz, der sich auf den Namen oder den Arbeitgeber der Person bezieht.”

Wenn dir ein kleiner Witz leicht über die Lippen geht, kannst du dieses Talent durchaus im Active Sourcing anwenden. So lässt sich schneller ein Gespräch einfädeln und deine Nachricht bleibt eher in Erinnerung – probiere es doch mal aus!

Probiere Svens Tipps gleich aus und kontaktiere spannende Kandidat:innen aus dem Pool von Workwise.

Hast du über die Candidate Search ein passendes Profil gefunden, kannst du sie oder ihn mit einer persönlichen Nachricht einladen, sich zu bewerben:

Active Sourcing Nachricht Kandidatensuche

Punktlandung: Durch Prozesssteuerung erfolgreich sourcen

Wenn du mit Active Sourcing erfolgreich sein willst, ist eine schnelle Rückmeldung der Schlüssel. Wenn sich die kontaktierten Kandidat:innen bei dir melden, solltest du so schnell wie möglich antworten.

„Es ist einfach kein guter erster Eindruck, wenn ein Kandidat oder eine Kandidatin zu lange auf eine Rückmeldung warten muss”, sagt Sven. Um zu vermeiden, dass sich der Austausch über Chatnachrichten zu lange zieht, solltest du den Prozess aktiv steuern.

„Ich versuche immer, mit den Kandidat:innen so schnell wie möglich einen persönlichen Termin auszumachen”, sagt Sven. „Du solltest direkt proaktiv in die Terminfindung gehen und ein paar Terminvorschläge machen.”

Merksatz: Gestalte den Bewerbungsprozess für die Kandidat:innen so einfach wie möglich.

Schaffe Klarheit über die nächsten Schritte und sorge dafür, dass es schnell vorangeht – gerade beim Sourcen passiver Kandidat:innen ist die Candidate Experience sehr wichtig. Immerhin möchtest du etwas von ihnen, nicht andersherum.

Fazit: Ist der Prozess gut strukturiert, funktioniert Sourcing auch nebenbei.

Unter den Recruiting-Maßnahmen ist Active Sourcing eine der aufwändigsten. Die aktive Suche nach einzelnen, passenden Profilen und das Formulieren individueller Nachrichten erfordert viel Zeit.

Active Sourcing eignet sich besonders, wenn du nach Profilen suchst, die sehr gefragt sind. Denn durch Sourcing erreichst du auch wechselwillige Personen, die sich aktuell in einem Beschäftigungsverhältnis befinden.

Wenn du aber über andere Recruiting-Kanäle ebenfalls gute Ergebnisse erzielst und genügend qualifizierte Bewerbungen erhältst, lohnt sich Sourcing in der Regel nicht.

Schon allein weil sich der Arbeitsmarkt immer mehr zu einem Arbeitnehmermarkt entwickelt, solltest du dennoch nicht komplett darauf verzichten.

Aber wenn du dich ...

gut vorbereitest,
deine Zeit gut einteilst
und mit passenden Filtereinstellungen arbeitest,

... muss Active Sourcing auch kein Zeit- und Budgetfresser sein.

Johanna Geisler, Head of Talent Acquisition beim Hamburger Startup YOYABA und Podcast-Gast, ist sich sicher: „Im Startup läuft alles über Active Sourcing."

Und mit kreativem Active Sourcing kennt sie sich aus:

Du siehst in Bumble eine Dating-App? Johanna sieht eine „super gute, kostenlose Landingpage”.

Deine Sprachnachrichten sind deinen Freund:innen vorbehalten? Johanna lässt sich die Chance auf einen 30-sekündigen Elevator Pitch bei potenziellen Bewerber:innen nicht entgehen.

Johannas Recruiting ist anders, digital, ultimativ persönlich. Und: erfolgreich.

Im Podcast Recruiting Talk erzählt sie, wie du durch kreatives Sourcing deine Stellen schneller und besser bestzt:

<a class="blog_button-primary" href="https://hire.workwise.io/podcast">Entdecke Workwise Recruiting-Talk</a>