Fragen Vorstellungsgespräch Arbeitgeber

Fragen Vorstellungsgespräch Sekretärin – Die Fragen solltest du stellen

Aktualisiert am 
8.12.2023
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Lea Pietsch
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Du bereitest dich als Arbeitgeber:in auf ein Vorstellungsgespräch mit einer oder einem vielversprechenden Bewerber:in vor und bist auf der Suche nach aussagekräftigen Interviewfragen? Dann bist du bei uns genau richtig!

In diesem Artikel findest du Fragen für ein Vorstellungsgespräch als Sekretär:in, die du deinem oder deiner Bewerber:in stellen solltest, um herauszufinden, ob sie oder er über die notwendigen fachlichen Qualifikationen verfügt und zu deinem Team passt.

Welche Kompetenzen und Fertigkeiten braucht ein:e Sekretär:in?

Dein:e Sekretär:in benötigt neben den Qualifikationen, die du im Vorfeld aus dem Lebenslauf erfahren kannst, auch bestimmte Fertigkeiten (sogenannte Soft-Skills), um den Job kompetent ausüben zu können. Als Sekretär:in gehören dazu:

  • Schnelle Auffassungsgabe und Zuverlässigkeit
  • Organisierte und strukturierte Arbeitsweise
  • Freundliches und kompetentes Auftreten
  • Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit
  • Motivation und Teamgeist
  • Sorgfältigkeit und Detailgenauigkeit
  • Die Fähigkeit, Arbeitsschritte exzellent zu priorisieren

Im Vorfeld solltest du dir außerdem Gedanken darüber machen, welche individuellen Kompetenzen du bei deinen Bewerber:innen suchst, damit sie optimal zu deinem Team passen. Wie ist deine Unternehmenskultur und was muss dein Bewerber bzw. deine Bewerberin mitbringen, um gut zu deinem Unternehmen zu passen? Wenn du im Vorfeld deine Unternehmenswerte definiert hast, dann fällt dir dieser Schritt umso leichter.

Du möchtest wissen, welche Fähigkeiten und Qualifikationen ein:e Sekretär:in braucht? In der Stellenbeschreibung Sekretärin kannst du es herausfinden.

Fragen Vorstellungsgespräch Sekretärin

Nun geht es ans Eingemachte – die Fragen, die du spezifisch im Vorstellungsgespräch mit Bewerber:innen für eine Stelle als Sekretär:in stellen kannst. Kopiere dir am besten die Fragen, die für dich interessant sind, in dein Dokument für das Vorstellungsgespräch oder notiere sie dir und ergänze sie anhand der Inspiration hier:

<div class="blog_primary-box"><h3>Fragen zur Person</h3><ul><li>Beschreibe deinen <strong>beruflichen Werdegang</strong> bisher. Welche Erfahrungen haben dich besonders geprägt?</li><li>Wie reagierst du auf <strong>Termindruck und Stress</strong>?</li><li><strong>Wie organisierst du</strong> eine typische Arbeitswoche?</li><li>Wie gehst du mit <strong>überdurchschnittlicher Arbeitsbelastung</strong> um?</li><li>Welchen Wert legst du auf die <strong>Zusammenarbeit im Team</strong>?</li><li>Warum hast du dich für eine Bewerbung <strong>in unserem Unternehmen</strong> entschieden?</li><li>Wie würdest du deine <strong>Menschenkenntnis</strong> einschätzen?</li><li>Wie wichtig ist dir <strong>Pünktlichkeit und Zuverlässigkeit</strong>?</li></ul><h3>Fachliche Fragen</h3><ul><li>Wie priorisierst du deine Arbeit, wenn dir <strong>mehrere Aufgaben mit ähnlichen Fristen</strong> zugewiesen werden?</li><li>Was wird für dich als Sekretärin die <strong>größte Herausforderung bei uns</strong> sein?</li><li>Wie <strong>planst du komplexe Aufgaben</strong> und führst sie durch?</li><li>Was ist bei der <strong>Führung eines Sekretariats</strong> deiner Meinung nach das Wichtigste?</li><li><strong>Welche Programme</strong> beherrscht du gut?</li><li>Stell dir vor: Du bist gerade mit einer kniffligen Verwaltungsaufgabe beschäftigt, plötzlich bekommst du ein wichtiges Telefonat und zur gleichen Zeit tritt ein Gast durch die Tür. <strong>Wie gehst du damit um und welche Aufgabe priorisierst du?</strong></li><li>Worauf achtest du, wenn du eine <strong>Veranstaltung oder Dienstreise organisierst</strong>?</li></ul></div>

Diese Fragen kannst du natürlich auch in der höflichen Sie-Form stellen. Orientiere dich dabei an der Umgangsweise im Unternehmen – verwendet ihr grundsätzlich das Du? Dann verwende es auch im Vorstellungsgespräch. Wird im Unternehmen eher das Sie verwendet? Dann solltest du auch im Vorstellungsgespräch siezen. Die Reaktion der Bewerberin oder des Bewerbers auf das duzen oder siezen kann bereits ein erster Hinweis darauf sein, ob er oder sie zu deiner Unternehmenskultur passt.

Du möchtest dir neben den spezifischen auch allgemeine Fragen für ein Vorstellungsgespräch durchlesen, um das Jobinterview so gut wie möglich auf die Stelle und dein Unternehmen zuschneiden zu können? Dann lade dir unseren Fragenkatalog für ein Bewerbungsgespräch herunter und nutze die 50 verschiedenen Fragen zu Qualifikationen oder Kompetenzen der Person:

<iframe allowfullscreen="" frameborder="0" height="900" scrolling="auto" src="https://ec9eaaf3.sibforms.com/serve/MUIFAMmxmd-_JrBmCT6Bqcw9HorQAf5yZGQBVEPd7ONiKCxwxu5ILM6phT8lyajP1S_gdZ8LBRVPUL-IUdx6Xh-D3P8Ua028YX5hAq1iiwwwLIwtb0XfAP_lb263Hn-kt671lEO759K_o_UfydkQjdqGpbtPkZNkp71PmlRjThBooJSs1C9RTFAhMiDP3E_qfmgleHIlrgA5jrRM" style="display: block;margin-left: auto;margin-right: auto;max-width: 100%;" width="540"></iframe>

So führst du ein Vorstellungsgespräch

Du hast alle Fragen gesammelt, die du deinen Bewerber:innen stellen möchtest? Dann geht es jetzt nur noch darum, das Bewerbungsgespräch zu führen und den Ablauf festzulegen. Der Ablauf ist dabei sehr wichtig, denn in meist nur einer knappen Stunde musst du entscheiden, ob der oder die Bewerber:in langfristig zu deinem Unternehmen passt und die Stelle bekommt. Das ist manchmal gar nicht so leicht.

Mithilfe unseres Leitfadens kannst du deine Bewerbungsgespräche individuell und strukturiert aufbauen und bekommst hilfreiche Tipps an die Hand, die dir im Vorstellungsgespräch sicher helfen werden. So kannst du als Arbeitgeber das Bewerbungsgespräch richtig führen.

<a class="blog_button-primary" href="https://hire.workwise.io/hr-praxis/personalauswahl/bewerbungsgespraech-fuehren">Finde heraus, wie du ein Bewerbungsgespräch führst</a>

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