Rechte- und Rollenmanagement

Du möchtest die Rollen deiner Teammitglieder anpassen und einzelnen Nutzenden Rechte erteilen oder entziehen? Wie das funktioniert, erfährst du in diesem Artikel.

<div class="blog_primary-box"><p><strong>Das Wichtigste zusammenfasst</strong></p><p>In den Einstellungen unter <b id="docs-internal-guid-8ee99c46-7fff-939e-f5df-ced9cf42ddcd">„</b><strong>Team</strong><b id="docs-internal-guid-0400b567-7fff-b8f9-b963-7ba0108a20eb">“</b> kannst du die Rollen deiner Kolleg:innen anpassen, um ihnen bestimmte Rechte zu geben.</p></div>

Wozu werden Rollen benötigt?

Durch die verschiedenen Rollen können den Nutzenden jeweils unterschiedliche Rechte zugewiesen werden, um einen verantwortungsbewussten Umgang mit den internen, sowie den Daten der Bewerber:innen zu gewährleisten.

Welche Rollen gibt es?

<ul><li>Der <strong>Administrator</strong> … <ul><li>kann alle Seiten sehen und alles bearbeiten.</li><li>kann alle Jobs inklusive aller Bewerbungen sehen und bearbeiten.</li><li>eignet sich für systemverantwortliche Personen, die Personalleitung und die Geschäftsführung, die einen Überblick über das gesamte Recruiting haben sollten.</li></ul></li><li>Der <strong>Manager</strong> … <ul><li>kann alle Seiten sehen.</li><li>kann nur Jobs und deren Bewerbungen sehen und bearbeiten, die er oder sie erstellt hat und für die er oder sie freigegeben ist.</li><li>kann Jobs erstellen und diese für andere freigeben.</li><li>eignet sich für die Team-/Bereichsleitung, die Personalverantwortung für Mitarbeiter:innen übernehmen und mitverantwortlich für die Besetzung offener Stellen sind.</li></ul></li><li>Der <strong>Nutzer</strong> … <ul><li>kann nicht alle Seiten sehen.</li><li>kann keine Jobs erstellen.</li><li>kann nur die Jobs und deren Bewerbungen sehen und bearbeiten, für die er oder sie freigegeben ist.</li><li>eignet sich für Mitarbeiter:innen, die am Recruiting-Prozess teilnehmen (Vorstellungsgespräch, Feedback zu Bewerbungen), aber nicht verantwortlich für die Besetzung offener Stellen sind.</li></ul></li></ul>

Welche Rechte haben die jeweiligen Rollen?

Je nach Rolle kann ein Account bei Workwise eine Seite gar nicht, vollständig oder nur eingeschränkt ansehen. Einige Seiten (z.B. die Übersicht) setzen sich individuell pro Account zusammen und werden je nach Rolle eingeschränkt nur mit den Daten gefüllt, für die der Account Zugriff hat.

Beispiel
Bei der Bewerberliste, die eine Übersicht über alle Bewerbungen darstellt, sind für einen Account mit der Rolle Nutzer nur die Bewerbungen der Jobs sichtbar, für die er/sie freigegeben ist. Ein Administrator kann in dieser Liste alle Bewerbungen finden.

<div class="blog_table-wrapper">
 <table class="blog_table">
   <thead>
     <tr>
       <td width=31%></td>
       <td width=23%>
         <strong>Administrator</strong>
       </td>
       <td width=23%>
         <strong>Manager</strong>
       </td>
       <td width=23%>
         <strong>Nutzer</strong>
       </td>
   </thead>
   <tbody>
     </tr>
     <tr>
       <td class="tg-031e" colspan="4">
         <strong>Zugriff auf Hauptseiten der Workwise Plattform</strong>
       </td>
     </tr>
     <tr>
       <td class="tg-031e">Übersicht</td>
       <td class="tg-031e">uneingeschränkt</td>
       <td class="tg-031e">eingeschränkt, auf freigegebene Inhalte</td>
       <td class="tg-031e">eingeschränkt, auf freigegebene Inhalte</td>
     </tr>
     <tr>
       <td class="tg-031e">Bewerbungen</td>
       <td class="tg-031e">uneingeschränkt</td>
       <td class="tg-031e">eingeschränkt, auf freigegebene Inhalte</td>
       <td class="tg-031e">eingeschränkt, auf freigegebene Inhalte</td>
     </tr>
     <tr>
       <td class="tg-031e">Unternehmen</td>
       <td class="tg-031e">uneingeschränkt</td>
       <td class="tg-031e">uneingeschränkt</td>
       <td class="tg-031e">kein Zugriff</td>
     </tr>
     <tr>
       <td class="tg-031e">Analysen</td>
       <td class="tg-031e">uneingeschränkt</td>
       <td class="tg-031e">uneingeschränkt</td>
       <td class="tg-031e">kein Zugriff</td>
     </tr>
     <tr>
       <td class="tg-031e">Bewerbungen (Übersicht aller Bewerbungen)</td>
       <td class="tg-031e">uneingeschränkt</td>
       <td class="tg-031e">eingeschränkt, auf freigegebene Inhalte</td>
       <td class="tg-031e">eingeschränkt, auf freigegebene Inhalte</td>
     </tr>
     <tr>
       <td class="tg-031e">Jobs (Übersicht aller Jobs)</td>
       <td class="tg-031e">uneingeschränkt</td>
       <td class="tg-031e">uneingeschränkt</td>
       <td class="tg-031e">uneingeschränkt</td>
     </tr>
     <tr>
       <td class="tg-031e">Talent Pools</td>
       <td class="tg-031e">uneingeschränkt</td>
       <td class="tg-031e">eingeschränkt auf freigegebene Objekte</td>
       <td class="tg-031e">eingeschränkt auf freigegebene Objekte</td>
     </tr>
     <tr>
       <td class="tg-031e" colspan="4">
         <strong>Aktionen & Berechtigungen bei einzelnen Jobs</strong>
       </td>
     </tr>
     <tr>
       <td class="tg-031e">neue Jobs erstellen</td>
       <td class="tg-031e">ja</td>
       <td class="tg-031e">ja</td>
       <td class="tg-031e">nein</td>
     </tr>
     <tr>
       <td class="tg-031e">Jobs bearbeiten</td>
       <td class="tg-031e">ja</td>
       <td class="tg-031e">nur bei freigegebenen Jobs</td>
       <td class="tg-031e">nein</td>
     </tr>
     <tr>
       <td class="tg-031e">Jobs kopieren</td>
       <td class="tg-031e">ja</td>
       <td class="tg-031e">ja</td>
       <td class="tg-031e">nein</td>
     </tr>
     <tr>
       <td class="tg-031e">Jobs pausieren</td>
       <td class="tg-031e">ja</td>
       <td class="tg-031e">nur bei freigegebenen Jobs</td>
       <td class="tg-031e">nein</td>
     </tr>
     <tr>
       <td class="tg-031e">Jobs deaktivieren</td>
       <td class="tg-031e">ja</td>
       <td class="tg-031e">nur bei freigegebenen Jobs</td>
       <td class="tg-031e">nein</td>
     </tr>
     <tr>
       <td class="tg-031e">Bewerbungen eines Jobangebots sehen</td>
       <td class="tg-031e">ja</td>
       <td class="tg-031e">nur bei freigegebenen Jobs</td>
       <td class="tg-031e">nur bei freigegebenen Jobs</td>
     </tr>
     <tr>
       <td class="tg-031e">frühere Bewerbungen ansehen</td>
       <td class="tg-031e">ja</td>
       <td class="tg-031e">nur bei freigegebenen Jobs</td>
       <td class="tg-031e">nur bei freigegebenen Jobs</td>
     </tr>
     <tr>
       <td class="tg-031e">Details eines Jobs einsehen</td>
       <td class="tg-031e">ja</td>
       <td class="tg-031e">ja</td>
       <td class="tg-031e">ja</td>
     </tr>
     <tr>
       <td class="tg-031e">Berechtigungen ansehen & bearbeiten</td>
       <td class="tg-031e">ja</td>
       <td class="tg-031e">ja</td>
       <td class="tg-031e">nein</td>
     </tr>
     <tr>
       <td class="tg-031e">Recruiting-Kanäle einsehen</td>
       <td class="tg-031e">ja</td>
       <td class="tg-031e">ja</td>
       <td class="tg-031e">nein</td>
     </tr>
     <tr>
       <td class="tg-031e">Recruiting-Kanäle bearbeiten</td>
       <td class="tg-031e">ja</td>
       <td class="tg-031e">nur bei freigegebenen Jobs</td>
       <td class="tg-031e">nein</td>
     </tr>
     <tr>
       <td class="tg-031e">Inhaber eines Jobs sein</td>
       <td class="tg-031e">ja</td>
       <td class="tg-031e">nur bei freigegebenen Jobs</td>
       <td class="tg-031e">nein</td>
     </tr>
     <tr>
       <td class="tg-031e" colspan="4">
         <strong>Aktionen & Berechtigungen bei einzelnen Bewerbungen</strong>
       </td>
     </tr>
     <tr>
       <td class="tg-031e">Bewerbungen ansehen</td>
       <td class="tg-031e">uneingeschränkt</td>
       <td class="tg-031e">nur Bewerbungen von freigegebenen Jobs</td>
       <td class="tg-031e">nur Bewerbungen von freigegebenen Jobs</td>
     </tr>
     <tr>
       <td class="tg-031e">
         <p>Bewerbung bearbeiten (umfasst alle Aktionen wie z.B. Termine vereinbaren, kommentieren, …)</p>
       </td>
       <td class="tg-031e">uneingeschränkt</td>
       <td class="tg-031e">nur Bewerbungen von freigegebenen Jobs</td>
       <td class="tg-031e">nur Bewerbungen von freigegebenen Jobs</td>
     </tr>
     <tr>
       <td class="tg-031e">Kandidat:innen einstellen</td>
       <td class="tg-031e">uneingeschränkt</td>
       <td class="tg-031e">nur Bewerbungen von freigegebenen Jobs</td>
       <td class="tg-031e">nein</td>
     </tr>
     <tr>
       <td class="tg-031e" colspan="4">
         <strong>Aktionen & Berechtigungen bei der Candidate Search</strong>
       </td>
     </tr>
     <tr>
       <td class="tg-031e">neue Suche erstellen</td>
       <td class="tg-031e">ja</td>
       <td class="tg-031e">ja</td>
       <td class="tg-031e">nein</td>
     </tr>
     <tr>
       <td class="tg-031e">Kandidat:innen auf Jobs einladen</td>
       <td class="tg-031e">uneingeschränkt</td>
       <td class="tg-031e">nur bei freigegebenen Jobs</td>
       <td class="tg-031e">nein</td>
     </tr>
     <tr>
       <td class="tg-031e">Einladungen ansehen</td>
       <td class="tg-031e">uneingeschränkt</td>
       <td class="tg-031e">nur bei freigegebenen Jobs</td>
       <td class="tg-031e">nur bei freigegebenen Jobs</td>
     </tr>
     <tr>
       <td class="tg-031e" colspan="4">
         <strong>Sonstiges</strong>
       </td>
     </tr>
     <tr>
       <td class="tg-031e">Rollen ändern</td>
       <td class="tg-031e">uneingeschränkt</td>
       <td class="tg-031e">nur Rollen von Accounts, die Manager oder Nutzer sind</td>
       <td class="tg-031e">nein</td>
     </tr>
     <tr>
       <td class="tg-031e" colspan="4">
         <strong>Talent Pools</strong>
       </td>
     </tr>
     <tr>
       <td class="tg-031e">Liste aller Talent Pools ansehen</td>
       <td class="tg-031e">ja</td>
       <td class="tg-031e">ja</td>
       <td class="tg-031e">ja</td>
     </tr>
     <tr>
       <td class="tg-031e">Details ansehen</td>
       <td class="tg-031e">ja</td>
       <td class="tg-031e">ja</td>
       <td class="tg-031e">ja</td>
     </tr>
     <tr>
       <td class="tg-031e">Talent Pools bearbeiten / archivieren (inkl. Zugriff geben und Inhaber wechseln)</td>
       <td class="tg-031e">ja, alle</td>
       <td class="tg-031e">eingeschränkt auf freigegebene Objekte</td>
       <td class="tg-031e" colspan="4">eingeschränkt auf freigegebene Objekte</td>
     </tr>
     <tr>
       <td class="tg-031e">neuen Talent Pool hinzufügen</td>
       <td class="tg-031e">ja, alle</td>
       <td class="tg-031e">ja</td>
       <td class="tg-031e" colspan="4">nein</td>
     </tr>
     <tr>
       <td class="tg-031e">Kandidat:innen in Talentpools verwalten</td>
       <td class="tg-031e">ja, alle</td>
       <td class="tg-031e">eingeschränkt auf freigegebene Objekte</td>
       <td class="tg-031e" colspan="4">eingeschränkt auf freigegebene Objekte</td>
     </tr>
     <tr>
       <td class="tg-031e">Kandidat:innen aus Talentpools auf Stellen einladen</td>
       <td class="tg-031e">ja, alle</td>
       <td class="tg-031e">eingeschränkt auf freigegebene Objekte*</td>
       <td class="tg-031e" colspan="4">nein</td>
     </tr>
     <tr>
       <td class="tg-031e" colspan="4">
         <b>Integrationen</b>
       </td>
     </tr>
     <tr>
       <td class="tg-031e">Integrationen einrichten und bearbeiten</td>
       <td class="tg-031e">ja</td>
       <td class="tg-031e">ja</td>
       <td class="tg-031e" colspan="4">nein</td>
     </tr>
     <tr>
       <td class="tg-031e">Jobs verbinden und konfigurieren</td>
       <td class="tg-031e">ja</td>
       <td class="tg-031e">nur bei freigegebenen Jobs</td>
       <td class="tg-031e" colspan="4">nein</td>
     </tr>
   </tbody>
 </table>
</div>

Wo und wie können Rollen vergeben werden?

Gehe links ganz unten auf „Einstellungen“ und wähle im Reiter oben „Team“. Dort sind deine Teammitglieder aufgelistet. In der Zeile neben dem jeweiligen Namen kannst du die Rolle anpassen. Diese Änderungen können nur Accounts mit der Rolle Administrator oder Manager vornehmen (siehe Wer kann Rollen vergeben?).

Können Rollen nachträglich verändert werden?

Ja, das ist jederzeit möglich (siehe Wo und wie können Rollen vergeben werden?).

Wer kann Rollen vergeben?

<ul><li>Der <strong>Administrator</strong> kann die Rollen aller Kolleg:innen  bearbeiten.</li><li>Der <strong>Manager</strong> kann die Rollen der Nutzer und anderer Manager bearbeiten.</li><li>Der <strong>Nutzer</strong> kann keine Rollen bearbeiten.</li></ul>

Wie können einzelne Jobs freigegeben werden?

In dem Artikel Mitglieder und Benachrichtigungen für Jobs einstellen erfährst du mehr dazu.