Success Story: Recruiting-Service für die passenden Mitarbeiter:innen bei PROMATIS

„Momentan boomt die Auftragslage. Wir haben fast schon zu viele Aufträge, aber immer noch zu wenig Mitarbeiter:innen”, beschreibt Nadine die derzeitige Situation zu Beginn unseres Interviews.

Das kann als Deutschlands digitaler Vorreiter in der Kategorie IT-Dienstleister 2022, verliehen vom F.A.Z.-Institut, schon mal passieren.

Seit der Gründung des Unternehmens im Jahre 1994 hat die PROMATIS software GmbH auf diese Auszeichnung hingearbeitet. Der Digitalisierungsschub im Rahmen der Corona-Pandemie sorgte für einen derartigen Aufschwung, dass PROMATIS dieses Ziel erreichen konnte.

Das Produktportfolio der PROMATIS software GmbH beinhaltet verschiedene Softwarelösungen, welche intelligente Geschäftsprozesse realisieren und skalierbare Oracle-Lösungen ermöglichen.

Unsere Interviewpartner:innen Nadine und Sarah kümmern sich sowohl um das Recruiting als auch darum, die neuen Mitarbeiter:innen im Daily Business zu integrieren. Nadine leitet das Human Capital Management von PROMATIS und Sarah kümmert sich als People and Culture Managerin um das Onboarding der neuen Mitarbeiter:innen. Sarah ist schon seit fast 12 Jahren bei PROMATIS, Nadine kam 8 Jahre später dazu.

Das Produktangebot der PROMATIS software GmbH ist sehr umfangreich und komplex. Daher müssen alle neuen Mitarbeiter:innen sorgfältig eingearbeitet werden. Der Fokus des Human Capital Management liegt also auf dem Onboarding, nicht auf der Suche nach weiteren Bewerber:innen.

Damit Nadine und Sarah dennoch passende Kandidat:innen für ihre freien Positionen finden, nehmen sie den Recruiting-Service von Workwise in Anspruch.

Herausforderung: Zu viele Aufträge und zu wenig Mitarbeiter:innen

Die Auszeichnung durch das F.A.Z.-Institut hat der Auftragslage von PROMATIS einen enormen Schub verliehen. Doch um den Wünschen der wachsenden Zahl an Kund:innen gerecht zu werden, muss sich auch das Team von PROMATIS weiter vergrößern.

PROMATIS setzt auf eine Kombination verschiedener Recruiting-Kanäle, um die passenden Bewerber:innen zu erreichen: „Wir schalten Stellenanzeigen auf unterschiedlichen Jobbörsen, sind aber auch zum Beispiel auf Messen sowie in Form von Webinaren und Events präsent”, beschreiben Sarah und Nadine ihre Recruiting-Maßnahmen.

Doch trotz allem kann PROMATIS das Problem, was zurzeit jede Branche trifft, nicht vollständig umgehen: Der Bewerber:innen-Markt ist leergefegt.

Das heißt zwar nicht, dass es keine Bewerber:innen mehr gibt, sondern eher, dass sich der Markt extrem gewandelt hat. Die Zeiten, in denen eine einfache Stellenausschreibung ausgereicht hat, um eine freie Position passend zu besetzen, sind vorbei – der War for Talents in vollem Gange.

Die Unternehmen konkurrieren miteinander um die wenigen Fachkräfte und überbieten sich gegenseitig mit Benefits, Urlaubs- und Gehaltsangeboten.

Selbst nach der Einstellung einer qualifizierten Fachkraft ist der War for Talents nicht vorbei – durch gezieltes Headhunting oder Active Sourcing werben sich die Unternehmen gegenseitig die Mitarbeiter:innen ab.

PROMATIS hat sich bewusst gegen diese aggressive Form des Recruitings entschieden. Nadine beschreibt es ganz umgangssprachlich: „Was du nicht willst, was man dir tu´, das füg auch keinem anderen zu."

Neue Mitarbeiter:innen bei PROMATIS müssen erst umfangreich eingearbeitet werden, da sie sich mit der Produktpalette genau auskennen müssen, bevor sie diese sicher bedienen und nach außen kommunizieren können.

Daher wäre es für PROMATIS ein großer Verlust, wenn bereits erfolgreich integrierte Mitarbeiter:innen von der Konkurrenz abgeworben werden würden. Diese Situation will PROMATIS auch anderen Unternehmen nicht zumuten.

Damit es trotzdem nicht zu personellen Engpässen kommt, unterstützt Workwise die PROMATIS software GmbH bei ihrem Recruiting.

Lösung: Recruiting-Service von Workwise

PROMATIS möchte die Fluktuation im Unternehmen so gering wie möglich halten. Um dies zu erreichen, verfolgen Sarah und Nadine die Strategie, Student:innen, Praktikant:innen und Auszubildende früh in ihrer beruflichen Laufbahn an PROMATIS zu binden und sie dann in Festanstellung zu übernehmen.

„Wir bieten unseren Mitarbeiter:innen gerne langfristige Perspektiven”, sagt Sarah. Wenn man länger zusammen in einem Unternehmen arbeitet, sind die Möglichkeiten zur Weiterbildung, die Pflege eines loyalen Verhältnisses und der internen Weiterbildung viel größer, als bei einem kurzen Arbeitsverhältnis", so Sarah.

Nicht nur mit passenden Mitarbeiter:innen arbeitet PROMATIS gerne langfristig zusammen, auch die Zusammenarbeit mit Workwise besteht nun schon seit 8 Jahren.

PROMATIS verwendet den Recruiting-Service von Workwise. Das bedeutet, ihnen steht eine persönliche Ansprechperson zur Seite, welche bei der Formulierung von Stellenanzeigen, Auswahl der Bewerber:innen bis hin zu Einstellung der besten Kandidat:innen. Nora ist die Ansprechpartnerin für PROMATIS und steht mit Sarah und Nadine im ständigen Austausch. Alle 5 Wochen findet ein Jour fixe statt, wo alles besprochen wird, was gerade ansteht.

„Die Erreichbarkeit von Workwise ist super. Ich musste noch nie lange auf Feedback warten und ich habe jederzeit jemanden, mit dem ich sprechen kann, sollten Fragen aufkommen”, sagt Nadine zur Zusammenarbeit mit Nora.

Sarah und Nadine sind sehr zufrieden, was die Qualität der zugesendeten Bewerber:innen von Workwise angeht.

„Aufgrund unserer langen Zusammenarbeit, wisst ihr richtig gut Bescheid, worauf wir als Unternehmen Wert legen und welche Kandidat:innen wir suchen. Ihr habt dann schon im Vorfeld die Talente herausgefiltert, bei denen ihr euch sicher seid, dass sie nicht zu PROMATIS passen”, sagt Nadine. „Es geht ja nicht um Quantität, sondern um Qualität. Die Vorauswahl durch Workwise verringert den Arbeitsaufwand für uns deutlich, das ist eine große Entlastung.”

Sarah und Nadine schätzen aber nicht nur die gute Erreichbarkeit und die Profile von Workwise, sondern auch die Kapazitäten, welche sie dadurch frei haben.

„Das ist der große Vorteil, dass wir nicht alles selber suchen müssen, sondern passende Profile zugeschickt bekommen. Somit können wir uns auf die Betreuung der neuen Mitarbeiter:innen konzentrieren – genau das brauchen wir!” – Sarah Schäfer, People and Culture Managerin bei PROMATIS

PROMATIS möchte in Zukunft auch mehr den Kandidatenpool von Workwise nutzen.

<div class="blog_primary-box"><p>Im Kandidaten Pool von Workwise kannst du passende Kandidat:innen für deine Jobanzeigen finden. Benutze dazu das Feature „Kandidatensuche“, welches du auf der Seite des jeweiligen Jobangebots findest. Mithilfe von Filtern kannst du dir Kandidat:innen anzeigen lassen, die deinen individuellen Anforderungen entsprechen. Mehr Infos zum Kandidatenpool findest du hier.</p></div>

Ergebnis: 20% Werkstudenten und alle von Workwise

Durch den Recruiting-Service bekommt PROMATIS genau die Bewerber:innen zugesendet, welche am besten zu ihrem Unternehmen passen. Durch die Suche von passenden Kandidat:innen mit Workwise hat PROMATIS mehr Kapazitäten für das Daily Business sowie das Onboarding von neuen Mitarbeiter:innen.

Inzwischen arbeiten mehr als 150 Mitarbeiter:innen bei PROMATIS. Neben Berater:innen und Vertriebler:innen, sind 20% des gesamten Teams, ganz nach ihrer Recruiting-Strategie von PROMATIS, Werkstudent:innen und wurden durch Workwise vermittelt.

„Wir haben wirklich sehr gute Berater:innen von Workwise erhalten, aber die meisten Vermittlungen waren tatsächlich Werkstudent:innen, welche natürlich hoffentlich lange bei uns bleiben. Aber da machen wir uns keine Sorgen”, erklärt Sarah mit einem Augenzwinkern.

Ausblick und Frage aus der Workwise-Community

Am Ende des letzten Interviews mit Danny Fandrich, CEO der UpReach GmbH, wollte er von der Workwise-Community wissen, ob ein schmaler Recruiting-Prozess sinnvoll ist und wenn ja, warum? Diese Frage geben wir gerne an Nadine und Sarah weiter.

„Generell sind wir schon ein Fan eines schmalen Recruiting-Prozesses, allerdings ist es unrealistisch alles innerhalb einer Woche abzuwickeln. Viele unserer Bewerber:innen haben bereits Jobs oder sind gerade mitten im Studium”, führt Nadine aus.

„Auf der anderen Seite wäre ein schnellerer Prozess auch von Vorteil, da bei einer schnellen Zusage und Vertragsunterschrift die Last, sich um einen Job kümmern zu müssen, von den Schultern genommen ist. Man kann sich also voll auf das Studium konzentrieren und sich bereits auf den kommenden Job freuen”, beendet Nadine ihre Antwort auf Dannys Frage.

Die Time-to-Hire niedrig zu halten ist für viele Unternehmen sehr wichtig, da meistens die erste Zusage von Kandidat:innen angenommen wird. Dies kann aber auch zu Problemen oder Fehleinschätzungen führen.

„Wir sehen allerdings auch einen Vorteil in mehreren Gesprächen, da hierbei Personen besser einzuschätzen sind, als wenn man nur ein einziges Gespräch führt. Es ist somit leichter, sich ein richtiges Bild von der Person zu machen. Wie authentisch ist die Bewerber:in, wie freundlich, welche Gehaltsvorstellung und alles in diesem Rahmen ist für uns in mehreren Gesprächen besser zu beurteilen, als in einem. Dass zieht den Einstellungsprozess aber natürlich in die Länge”, fügt Sarah hinzu.

Wir bedanken uns bei Sarah und Nadine für die Einblicke und das interessante Interview sowie ihr Lob.

Zusätzlich freuen wir uns, die PROMATIS software GmbH weiter bei ihrem Recruiting-Prozess unterstützen zu können.

In enger Zusammenarbeit mit PROMATIS verbessern wir unsere Services und Funktionen weiter, sodass ein effizientes, digitales Bewerbermanagement möglich ist.

<a class="blog_button-primary" href="https://hire.workwise.io/recruiting-service">Zum Recruiting-Service von Workwise</a>