Success Story: Zukunft Digitale Bildung setzt auf das BMS von Workwise

Die Digitalisierung des Bildungswesens ist mehr als überfällig. Daher braucht es Organisationen wie Zukunft Digitale Bildung gGmbH, die diesen Wandel aktiv voranbringen. Dabei konzentriert sich das gemeinnützige Unternehmen auf diejenigen, die den Alltag an deutschen Schulen jeden Tag hautnah miterleben und gestalten: die Lehrkräfte.

Durch Fortbildungen, die Bereitstellung transparenter Informationen und die Auszeichnung von Best Practice Projekten unterstützt Zukunft Digitale Bildung Lehrkräfte dabei, veraltete Strukturen an den Schulen und in Bildungseinrichtungen selbstständig aufzubrechen und digitale Projekte anzustoßen.

Wir sind davon überzeugt, dass Workwise als Organisation Verantwortung für unsere Gesellschaft übernehmen muss. Wir wollen uns aktiv für soziale Projekte engagieren und mit anderen Organisationen zusammenarbeiten, die unsere Ziele teilen. Daher haben wir uns dazu entschlossen, Zukunft Digitale Bildung im Rahmen unserer Möglichkeiten zu unterstützen. Neben unserem kostenlosen Bewerbermanagementsystem stellen wir Zukunft Digitale Bildung auch unseren Recruiting-Service kostenfrei zur Verfügung. Denn gemeinsam erreichen wir mehr!

Als dynamisches Unternehmen benötigt Zukunft Digitale Bildung flexible Recruiting-Prozesse

Um die Bildungslandschaft in Deutschland zu digitalisieren, ist Zukunft Digitale Bildung auf das Engagement motivierter Praktikant:innen angewiesen. Diese zu finden und ins Unternehmen zu integrieren, ist Josephine Voigts Aufgabe. Die Masterstudentin der Sozialwissenschaften ist bei Zukunft Digitale Bildung für den HR-Bereich des Unternehmens verantwortlich.

Josephine hat sich nicht zuletzt wegen dem gemeinnützigen Charakter der Organisation für Zukunft Digitale Bildung entschieden. „Vor meiner jetzigen Tätigkeit habe ich auch schon in größeren Unternehmen Erfahrungen im Bereich Customer Service gesammelt”, erzählt Josephine. „Im Vergleich zu meiner Arbeit hier war das schon ein großer Kontrast.”

Zukunft Digitale Bildung wurde erst 2020 ins Leben gerufen und befindet sich noch im Aufbau. „Zukunft Digitale Bildung hat Startup-Charakter”, sagt Josephine. „Ich finde das toll.”

„Dadurch, dass sich viele Strukturen noch herausbilden müssen, ist viel Kreativität und Spontaneität gefragt – ich kann mich und meine eigenen Ideen sehr gut einbringen." – Josephine Voigt, HR-Managerin bei Zukunft Digitale Bildung

Dementsprechend weit ist Josephines Aufgabenbereich: Neben der Betreuung der offenen Stellenausschreibungen, dem Screening der Bewerbungen und der Kommunikation mit den Kandidat:innen kümmert sie sich auch um das On- und Offboarding. „Zukunft Digitale Bildung bietet viel Freiraum für neue Ideen. Ich beschäftige mich also auch mit der Frage, was können wir zum Beispiel beim Onboarding noch besser machen?”, berichtet Josephine.

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Als sehr junge und gemeinnützige Organisation baut Zukunft Digitale Bildung stark auf die Unterstützung von Praktikant:innen. „Dadurch, dass wir seit zwei Jahren rasant wachsen, benötigen wir konstant helfende Hände, die dann ongeboarded und integriert werden müssen”, erklärt Josephine. „Ich muss also immer im Blick haben, wo akuter Bedarf besteht. Aber eigentlich wird in jedem Bereich permanent gesucht, da wir weiter wachsen wollen.”

Um diesen speziellen Anforderungen an das Recruiting gerecht zu werden, setzt Zukunft Digitale Bildung auf das Bewerbermanagementsystem von Workwise. Mithilfe unseres Tools kann Josephine schnell und spontan auf die aktuelle Situation reagieren und behält den Überblick über alle freien Positionen.”

Die Lösung: Mit dem BMS von Workwise hat Josephine alle Bewerbungen im Blick

„Bevor Zukunft Digitale Bildung 2021 zu Workwise gewechselt ist, waren alle Ausschreibungen auf verschiedenen Universitätsportalen verteilt”, erzählt Josephine. „Das war alles sehr dezentral und auch die Handhabung hat sich teilweise von Plattform zu Plattform sehr stark unterschieden.”

Mithilfe des Bewerbermanagementsystems von Workwise kann Josephine die laufenden Ausschreibungen an einem Ort bündeln und braucht nicht eine Vielzahl unterschiedlicher Portale zu bedienen. „Das hat die Abläufe im Recruiting sehr vereinfacht”, meint sie. „Gerade, wenn nur eine Person für den gesamten HR-Bereich verantwortlich ist, ist es eine große Erleichterung, dass ich alles über das BMS von Workwise koordinieren kann.”

„Über das BMS von Workwise kann ich flexibel auf die wachsende Personalsituation reagieren.” – Josephine Voigt, HR-Managerin bei Zukunft Digitale Bildung

Um mit dem Ausbau der Mitarbeitenden-Struktur umgehen zu können, zählt für Josephine Schnelligkeit und Flexibilität. Sie sagt: „Über das Bewerbermanagementsystem von Workwise kann ich jede Ausschreibung je nach Bedarf aktivieren und wieder deaktivieren. So kann ich sofort auf Veränderungen reagieren.”

Damit der gesamte Recruiting-Prozess reibungslos abläuft und alle freien Stellen mit Personen besetzt werden können, die die Organisation nach vorne bringen, kommt es neben Schnelligkeit auch auf Josephines Auswahl der Bewerber:innen an. „Bei Workwise wird bei jeder eingehenden Bewerbung ein Scoring vergeben, das anzeigt, wie gut die oder der Kandidat:in zu den Anforderungen passt”, sagt sie. „Das hilft mir sehr, einen ersten Eindruck von der Bewerbung zu gewinnen.”

„Was ich an Workwise sehr cool finde ist, dass die Plattform so intuitiv zu bedienen ist”, sagt Josephine. Da auch im HR-Bereich ein steter Wechsel herrscht, war die Usability ein ausschlaggebender Faktor bei der Auswahl des Tools. „Workwise ist sehr Einsteiger:innen-freundlich”, meint sie.

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Josephine ist erst seit zwei Monaten bei Zukunft Digitale Bildung und ihre Startbedingungen waren nicht ideal: Ihr:e Vorgänger:in in der Position ist sehr kurzfristig krankheitsbedingt ausgeschieden und es blieb keine Zeit für ein umfangreiches Onboarding. Doch auch unter den erschwerten Bedingungen hat Josephines Start bei Zukunft Digitale Bildung problemlos funktioniert.

„Unser Geschäftsführer Nicolas Colsman hat mich dann eingearbeitet und mich an die Prozesse herangeführt und auch Yannis, unser persönlicher Ansprechpartner bei Workwise, hat alle etwaigen Fragen meinerseits sehr schnell beantwortet und mir sehr geholfen”, sagt sie. „Ich weiß das es Nico sehr wichtig ist einen starken Recruiting Partner zu haben, da die Menschen in unserem Team das A und O sind. Daher war es so wichtig einen starken Partner wie Workwise zu finden."

Der Ausblick: Weiterentwicklung durch Kooperation

Sowohl bei der bisherigen Entwicklung von Zukunft Digitale Bildung als auch bei den Zielen, die sich die Organisation gesteckt hat, steht der Kooperationsgedanke im Mittelpunkt. „Gerade im gemeinnützigen Bereich hängt der Erfolg oft von der Zusammenarbeit und dem Austausch mit Partner:innen ab”, meint Josephine. „Auch Workwise unterstützt uns sehr stark.”

<div class="blog_primary-box"><p><strong>Josephines Tipp:</strong> „Als Arbeitgeber:in muss man seinen Mitarbeitenden einerseits ermöglichen, flexibel und selbstbestimmt zu arbeiten, aber auch das Team zusammenhalten. Wenn alle darüber im Bilde sind, was im Unternehmen passiert, und das Gefühl haben, an einem gemeinsamen Ziel zu arbeiten, steigert das die <a href="https://hire.workwise.io/hr-praxis/mitarbeiterfuehrung/mitarbeitermotivation" target="_blank">Motivation</a>. Hier die Balance zu halten, macht eine:n gute:n Arbeitgeber:in aus.”</p></div>

In Zukunft will die Organisation eine festere Mitarbeitendenstruktur aufbauen und auch Festanstellungen über Workwise ausschreiben. „Wenn es erst einmal eine oder einen Head of HR gibt und dann zusätzlich Praktikant:innen die Leitung des Bereichs unterstützen, können wir besser an verschiedenen Projekten parallel arbeiten”, denkt Josephine.

„Momentan bin ich die Einzige im Unternehmen, die das BMS von Workwise aktiv nutzt”, erzählt Josephine. „Es gibt aber auch schon Pläne die HR weiter auszubauen und mehrere Personen gleichzeitig mit Workwise arbeiten zu lassen. Die Plattform bietet ja auch die Möglichkeit, sich direkt in dem Tool auszutauschen und abzustimmen. Das wollen wir stärker nutzen.”

Wir bedanken uns bei Josephine Voigt für das interessante Gespräch und freuen uns, Zukunft Digitale Bildung gGmbH bei ihrer Entwicklung begleiten und unterstützen zu dürfen.

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