Mit einem Bewerbermanagementsystem organisierst du Bewerbungen zentral, behältst den Überblick über alle laufenden Prozesse, koordinierst die Kommunikation mit Bewerber:innen und stimmst dich mit Kolleg:innen ab.

Durch die Digitalisierung und die zentrale Organisation von Prozessen kannst du bei deinem Bewerbermanagement nicht nur Kosten sparen. Ein Bewerbermanagementsystem sorgt außerdem dafür, dass du Bewerbungen besser miteinander vergleichen und Abläufe schneller und effizienter gestalten kannst.

In diesem Artikel verschaffen wir dir einen Überblick darüber, was genau ein Bewerbermanagementsystem ist und welche Funktionen und Vorteile es dir bietet.

Definition: Was ist ein Bewerbermanagementsystem?

Mit einem Bewerbermanagementsystem (BMS) kannst du alle Informationen zu Bewerbungen an einem Ort sammeln und verwalten und so Entscheidungsprozesse vereinfachen.

Konkret bedeutet das, dass du mit einem Bewerbermanagementsystem ...

... sämtliche Bewerbungen zentral organisieren,
den gesamten Bewerbungsprozess und Status einzelner Bewerber:innen überblicken,
mit den Bewerber:innen und deinen Kolleg:innen schnell und einfach kommunizieren und
Bewerber:innen zu- oder absagen kannst.

Typischerweise kannst du mit einem Bewerbermanagementsystem zusätzlich deine Prozesse mithilfe von Reportings und Kennzahlen analysieren und weitere Potenziale aufdecken.

<div class="blog_primary-box"><p><strong>Übrigens</strong>: Bewerbermanagementsysteme werden auch als Applicant Tracking System (ATS), Applicant Management Software, Bewerbungsmanagementsystem und selten auch mal als Bewerber Tracking Software bezeichnet. Meist meinen die Begriffe alle das Gleiche und sind abhängig vom Hersteller.</p></div>

Bewerbungsmanagementsystem: Vorteile und Nachteile

Insgesamt sollen mithilfe eines Bewerbermanagementsystems effizientere und effektivere Bewerbungsprozesse sowie angenehme Prozesse für Bewerber:innen erzielt werden.

Die einzelnen Vorteile eines Bewerbermanagementsystems, mit denen diese Ziele erreicht werden, sind:

Zentrale Organisation

Du benötigst nicht mehr viele verschiedene Tools, um deine eingehenden Bewerbungen zu verwalten, Termine zu vereinbaren und dich später mit Kollegen darüber auszutauschen. Mit einem Bewerbermanagementsystem hast du alles an einem Ort und weißt genau, in welchem Status sich welche Bewerbung befindet und kannst diese mit ein paar Klicks bearbeiten.

Kollaboration

Alle Kolleg:innen, die am Recruiting beteiligt sind, können von dir eingeladen werden, um Bewerbungen gemeinsam zu bearbeiten. Dadurch könnt ihr zentral kommunizieren und kommt schneller zu Entscheidungen. Meist lassen sich verschiedene Rollen definieren, durch die Zugriff- und Bearbeitungsrechte für spezifische Bewerbungen möglich sind. Oft muss – oder soll – nicht jeder Beteiligte alle Funktionen nutzen oder alle Daten einsehen können.

Automatisierung

Viele Bewerbungsmanagementsysteme bieten automatische Benachrichtigungen an. Willst du Bewerber:innen beispielsweise zu einem Gespräch einladen oder ihnen zusagen, reichen wenige Klicks und das System verschickt automatisch eine passende Nachricht an die Bewerber:innen.

Vergleichbarkeit der Bewerbungen

Durch CV Parsing und Application Scores können Bewerbungen besser miteinander verglichen und gefiltert werden. So kannst du relevante Bewerbungen priorisieren und schaffst es, schneller die Passung der Kandidat:innen zu überprüfen.

Zeit- und Kostenersparnis

Durch die bisher genannten Vorteile sparst du nicht nur Zeit, sondern auch Kosten. Du benötigst insgesamt weniger Tools, kannst Prozesse schneller abschließen und sparst damit auch an Arbeitszeit und Personal.

Geringere Abbruchquote

Laut einer Studie von Softgarden haben schon 58 Prozent der Bewerber:innen trotz Interesse an der Stelle den Bewerbungsprozess abgebrochen. Einfache, transparente Prozesse und eine gute Kommunikation führen zu einer guten Candidate Experience und weniger Abbrüchen.

Employer Branding

Zufriedene Bewerber:innen teilen ihre Erfahrungen oft auf Bewertungsportalen wie Kununu. Das verbessert das Employer Branding und führt langfristig zu mehr Bewerbungen.

Das Bild zeigt die Ergebnisse des Bewerbungsreport von spftgarden.

Bild: obs/softgarden

Nachteile von Bewerbermanagementsystemen

Möchtest du ein ATS einführen, ist eine Neueinführung oder eine Migration von einem bestehenden System notwendig. Historische Daten können eventuell nicht in das neue System importiert werden oder müssen manuell übertragen werden – das kann erstmal aufwendig sein.
Außerdem können die Kosten je nach Bewerbermanagementsystem und nach den Funktionen sehr hoch sein. Vor allem bei Startups oder kleinere Unternehmen stehen Kosten und Nutzen eventuell nicht im Verhältnis.

Da verschiedene Bewerbungsmanagementsysteme unterschiedliche Funktionen anbieten, muss gut überlegt werden, welche Funktionen benötigt werden – und ob es sich lohnt, dafür zu zahlen.

Es lohnt sich daher oft, zuerst eine kostenlose Lösung auszuprobieren. So kannst du herausfinden, was für dich am besten passt: Welche Funktionen soll das ATS auf jeden Fall haben und welche sind eher optional? Müssen Prozesse individualisierbar sein oder sollten sie lieber vorgegeben sein?

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Was kostet ein Bewerbermanagementsystem?

Bewerbermanagementsysteme können verschiedene Preismodelle haben:

Bezahlung nach Zahl der Mitarbeitenden
Bezahlung nach Zahl der offenen Stellen
Bezahlung nach Anzahl der Recruiter
Bezahlung nach Features
Monats- oder Jahrespauschalen

Die Kosten von Bewerbermanagementsystemen können demnach stark variieren.

Vergleichst du verschiedene Angebote, ist es zu empfehlen, dass du dir die einzelnen Abrechnungsmodelle anschaust und evaluierst. Befindet sich dein Unternehmen in einer starken Wachstumsphase, ist es weniger sinnvoll, ein Angebot zu wählen, bei dem Kosten aufgrund des Wachstums schnell steigen.

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Bewerbermanagementsystem: Funktionen und Beispiele

Die Kernfunktionen, um Bewerbungen zu managen, sind bei allen Bewerbermanagementsystemen vorhanden. Es gibt allerdings Zusatzfunktionen, die sich von Tool zu Tool unterscheiden.

Daher ist es wichtig, dass du dir überlegst, welche Funktionen benötigt werden und durch das System abgedeckt werden sollen.

Folgende Fragen unterstützen dich dabei, herauszufinden, welche Anforderungen dein Bewerbermanagementsystem erfüllen sollte:

Wie viel Budget steht zur Verfügung?
Wo mangelt es bisher im Recruiting?
Wo gibt es Verbesserungspotenzial im Recruiting-Prozess?
Welche Vorgänge können automatisiert werden?

Im Folgenden stellen wir dir einige Funktionen vor, die ein ATS bieten kann. Beachte: Dies ist keine vollständige Liste, sondern eine Übersicht über mögliche Funktionen.

Funktionen fürs Bewerbermanagement

One-Click Bewerbungen oder Bewerbungsformulare: Das beschleunigt die Bewerbung enorm und verringert die Absprungrate der Kandidat:innen. Im Bewerbermanagementsystem sind dann alle Bewerber:innen direkt nach Kategorien filterbar, zum Beispiel Qualifikation, Name und vorherigen Arbeitgeber:innen.

CV Parsing: Wurde bei einer Bewerbung ein Lebenslauf zum Beispiel als PDF-Datei hochgeladen, können alle Daten aus dem Lebenslauf automatisch analysiert und herausgefiltert werden. Im System sind sie dann importiert und ebenfalls gesammelt filterbar.

Matching und Application Scores: Passende Kandidat:innen für eine Stelle werden vorgefiltert. Die Auswahlsysteme prüfen die eingehenden Bewerbungen (teil-)automatisiert auf ihren Fit zum Stellenprofil. Ein Bewerbermanagementsystem kann die eingegangenen Bewerbungen nach festgelegten Kriterien überprüfen und so einen Score oder ein automatisches Ranking der Bewerber:innen erstellen.

Kontaktaufnahme und Kommunikation: Sowohl interne Kommunikation als auch die mit Bewerber:innen wird in das Bewerbermanagementsystem eingebunden. Automatische Status-Updates, wie die Bestätigung zum Eingang der Bewerbung, gehen an Bewerber:innen. Du solltest allerdings darauf achten, dass die Möglichkeit besteht, personalisierte E-Mails zu senden. Auch eine integrierte Chat- und/oder Videofunktion ist nützlich, um mit Bewerber:innen in Kontakt zu bleiben.

Terminkoordination: Einige Tools ermöglichen die Integration des Kalenders von dir und deinem Team. So kannst du Bewerber:innen geeignete Terminvorschläge schicken und bei Zusage wird das Vorstellungsgespräch automatisch bei allen eingetragen.

Kollaboration mit Kolleg:innen: Mit deinem Team kannst du über das Tool Informationen und Notizen zu Kandidat:innen austauschen. Durch die Vergabe von verschiedenen Zugriffsebenen, kannst du verschiedenen Nutzer:innen unterschiedlich viele Rechte geben. Das kann hilfreich hinsichtlich des Datenschutzes sein. Außerdem kann eine Ansprechperson aus einer anderen Abteilung Bewerber:innen und ihre Daten anschauen, nicht aber verändern oder im Bewerbungsprozess verschieben.

Schnittstelle mit dem HR-System: Über Verknüpfung des Bewerbermanagementsystems mit der Personalverwaltungssoftware durch eine Schnittstelle werden die ersten relevanten Daten für den Personalfragebogen direkt übernommen.

Datenschutz: Wichtig ist, dass die Speicherung der Daten von Jobsuchenden nach der gesetzlichen Grundlage erfolgt. Besonders bei Bewerbermanagementsystemen aus anderen Ländern solltest du prüfen, inwieweit diese sich an die DSGVO halten. Mehr zum Datenschutz findest du weiter unten.

Funktionen fürs Recruiting

Karriereseite: Du kannst die erstellte Stellenanzeige direkt auf deiner Karriereseite veröffentlichen und Bewerber:innen können anhand von Filtern und Kategorien durch offene Positionen browsen. Hier ist es wichtig, daran zu denken, dass die Seite auch für mobile Endgeräte optimiert sein sollte – das verbessert die User-Experience der Nutzer:innen.

Suchmaschinenoptimierung (SEO) für Stellenanzeigen: Bereits wenn du die Stellenanzeige erstellst, können dir Verbesserungen angezeigt werden, die zu einer besseren Auffindbarkeit der Anzeige für Suchmaschinen führen. Das kann beispielsweise durch die Eingabe eines SEO-Titels und der Meta-Beschreibung sein oder der Vorschlag passender Keywords.

Multiposting: Neben dem Einstellen auf der Karriereseite, wird deine veröffentlichte Stellenanzeige zeitgleich in einer Vielzahl von Recruiting-Kanälen geschaltet. Diese musst du nicht einzeln verwalten und kontrollieren. Das Ganze findet automatisiert statt und kann von dir – durch Auswahl bestimmter Kriterien – auf die jeweilige Zielgruppe angepasst werden.

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Funktionen zur Analyse

Analyse wichtiger Kennzahlen: Durch das Erfassen von verschiedenen Daten der Bewerber:innen kann zum Beispiel bestimmt werden, welche Kanäle am häufigsten zu Einstellungen führen. So können Recruiting-Kanäle gezielter bespielt werden und ohne Mehraufwand die Reichweite von Stellenanzeigen erhöht werden.

Reporting: Durch fortgeschrittene Reporting-Module kannst du Auswertungen durchführen und den Recruiting-Prozess optimieren.

Allgemeine Funktionen

Support: Je nach Angebot wird ein unterschiedliches Support-Level geboten. Wird dabei auf individuelle Anforderungen eingegangen? Gibt es Schulungen, Einweisungen und regelmäßige Updates für das Tool?

Sprachen: Besonders in internationalen Unternehmen solltest du darauf achten, dass das Bewerbermanagementsystem mehrere Sprachen unterstützt.

Technisches Setup: Derzeit liegen Dienstleistende mit Software-as-a-Service (SaaS) stark im Trend. Dabei handelt es sich um Bewerbermanagementsysteme als Cloud-Lösungen, die nicht bei dir installiert werden müssen. Die Anwendung wird von den Anbietenden betrieben und du greifst über das Internet darauf zu.

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Einführung eines Bewerbermanagementsystems

So kann der Einführungsprozess deines Bewerbermanagementsystems aussehen:

Ausgangsanalyse, Ziel- und Anforderungsdefinition: Bevor du ein System implementierst, solltest du analysieren, welche Prozesse optimiert werden sollen und welche Funktionen dein Bewerbermanagementsystem deshalb bieten sollte.

Auswahl des Bewerbermanagementsystems: Vergleiche verschiedene Systeme und teste diese, wenn möglich. So kannst du am besten herausfinden, welches zu deinen Anforderungen passt. Spreche dich dabei auch mit anderen Abteilungen und deinen Führungskräften ab. (Einen Vergleich verschiedener Systeme findest du im nächsten Abschnitt.)

Datenübertragung: Hast du bereits Daten von Bewerber:innen und andere relevante Informationen gesammelt, musst du diese im nächsten Schritt in dein neues System übertragen. Dabei ist es besonders wichtig, dass keine Daten verloren gehen und dass auf den Datenschutz geachtet wird. Was du dazu wissen musst, erklären wir dir weiter unten.

Zugriffsrechte und Rollen definieren und Prozesse einrichten: Damit dein Team das Bewerbermanagementsystem so effizient wie möglich nutzen kann muss auch eine reibungslose Zusammenarbeit sichergestellt werden. Lege dazu fest, wer welche Einsichtsrechte hat und wer Bearbeitungen vornehmen darf. Auch bestimmte Prozesse, wie der automatischer Versand von E-Mails kann in diesem Schritt eingerichtet werden.

Testlauf und Inbetriebnahme: Bevor du das Bewerbermanagementsystem nutzen kannst, solltest du wichtige Prozesse und Abläufe testen, sodass du Fehler erkennen und beheben kannst. Wenn alles funktioniert, musst du nur noch deine Mitarbeiter:innen informieren und ihnen das neue System erklären. Tipp: Frage nach der Inbetriebnahme nach Feedback von deinen Mitarbeiter:innen. Da diese täglich mit dem System arbeiten, können diese dir am besten sagen, ob weitere wichtige Funktionen fehlen.

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Bewerbermanagementsystem: Vergleich verschiedener Tools

Durch die große Auswahl an Applicant Tracking Systemen, hast du bei der Entscheidung die Qual der Wahl.

Um dir die Entscheidung noch einfacher zu machen, haben wir bereits einige Bewerbermanagementsysteme miteinander verglichen und in einem Whitepaper einen umfangreichen Guide zur Auswahl des passenden Anbieters zusammengestellt.

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Bewerbermanagementsystem: Datenschutz

Der Datenschutz ist ein sehr wichtiges Thema – gerade wenn du mit persönlichen Informationen von Bewerber:innen zu tun hast und diese vielleicht sogar speichern möchtest.

Die EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) enthält alle Regeln, die die Verarbeitung personenbezogener Daten betreffen. Die wichtigsten Punkte, auf die du achten musst, sind:

Verschlüsselung der Daten
Transparenz und Informationspflicht
Einwilligung der Datenspeicherung
Zweckbindung der Datenspeicherung
Datenminimierung
Vertraulichkeit
Löschung der Daten
Auskunftsrecht
Dokumentation

Auch bei der Auswahl des Bewerbermanagementsystems musst du darauf achten, dass die Verarbeitung der Daten korrekt abläuft. Frage im Zweifelsfall beim jeweiligen Anbieter nach, ob oben genannte Kriterien durch das System abgedeckt werden und für ausreichend Datenschutz gesorgt ist.

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<strong>Übrigens:</strong> Bei Workwise musst du dir darüber keine Gedanken machen: Wir verwenden Server in Deutschland und Rechenzentren mit ISO/IEC 27001 Zertifizierung. So kannst du deinen Bewerber:innen den Schutz ihrer Daten garantieren.
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Finde jetzt heraus, was du bei DSGVO-konformem Bewerbermanagement beachten musst.

Fazit – Brauchst du ein Bewerbermanagementsystem?

Um im „War for Talents“ erfolgreich zu sein, müssen Unternehmen gewillt sein, ihren Bewerbungsprozess zu verbessern.

Es gilt, die Time-to-hire zu minimieren und den Bewerbungsprozess möglichst unkompliziert und angenehm zu gestalten, sodass Kandidat:innen sich gerne bewerben und sich während des Bewerbungsprozess – beispielsweise durch Schnelligkeit und Transparenz – wertgeschätzt fühlen.

Ein Bewerbermanagementsystem kann dich genau dabei unterstützen.

Lass uns dabei helfen, diesen Schritt so einfach wie möglich für dich zu machen!

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