Datenschutz bei beendeten Bewerbungen

In diesem Artikel wird dir erklärt, wie die Daten von beendeten Bewerbungen bei Workwise geschützt werden.

Die datenschutzrechtlichen Grundlagen kannst du in unserer Datenschutzerklärung einsehen.

Welche Auswirkungen auf beendete Bewerbungen gibt es?

Dein Unternehmen bekommt von Workwise den Zugriff auf die Bewerbungsdaten spätestens 6 Monate nach Abschluss des Bewerbungsprozesses entzogen. Das bedeutet konkret, dass du die Daten danach nicht mehr über die Plattform von Workwise einsehen kannst.

Wie kommt der Zeitraum von 6 Monaten zustande?

Bisher sind die 6 Monate nicht gesetzlich festgeschrieben, haben sich aber als Standard vor allem in der Recruiting-Branche etabliert. Workwise hält sich für die Zukunft offen, diesen Zeitrahmen bei Bedarf anzupassen.

Was passiert mit Kandidat:innen in Talent Pools?

Es kann sein, dass eine Einwilligung durch den/die Kandidat:in und eine permanente Speicherung (z.B. im Zuge eines Talent Pools) vorliegt. Bewerbungsdaten sind dann auch länger als 6 Monate verfügbar.

Welche Regelungen gelten für Direktkandidaten:innen?

Dieser Absatz ist wichtig, falls dein Unternehmen z.B. die Karriereseite von Workwise oder andere Kanäle nutzt, die Direktkandidat:innen liefern. Was genau Direktkandidat:innen sind, kann in unseren AGB unter § 6 Stellenverwaltungs- und Bewerbungsmanagementsystem in 6.5 nachgelesen werden.

Für Kandidat:innen, die sich direkt bei deinem Unternehmen bewerben, gilt entsprechend der Datenschutzerklärung eine Frist von 6 Monaten zur Löschung der Daten. Weitere Informationen zum Datenschutz bei der Nutzung des Bewerbermanagementsystems von Workwise kannst du hier finden.

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Welche Regelungen gelten für Workwise Kandidat:innen?

Wurde ein:e Kandidat:in durch Workwise bereitgestellt, sind bis 30 Monate nach Ende des Bewerbungsprozesses der vollständige Name sowie das Datum des Bewerbungseingangs noch auf der Workwise Plattform sichtbar, damit Workwise seine Geschäftspflicht erfüllen kann. Die weiteren Bewerbungsdaten können auch bei diesen Bewerbungen 6 Monate nach Ende des Bewerbungsprozesses nicht mehr eingesehen werden. Workwise benötigt diesen Prozess um zum Beispiel die “Upgraderegelung” zu prüfen. Genaueres zu Upgrades kann in den AGB unter § 8 Konditionen, Provision & Zahlungsbedingungen Absatz 8.12 nachgelesen werden.

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Wann gilt eine Bewerbung als beendet?

Eine Bewerbung wird als beendet betrachtet, wenn der/die Kandidat:in erfolgreich eingestellt wurde oder eine Absage stattgefunden hat. Dabei gelten sowohl eine Absage durch den/die Kandidat:in als auch durch dein Unternehmen als Ende eines Bewerbungsprozesses. Workwise verwendet hierfür die Zeitpunkte, an denen wir die Informationen zum Ende des Bewerbungsprozesses über die Workwise Plattform erhalten haben. Wenn dein Unternehmen zum Beispiel einem/einer Kandidat:in offiziell am Montag den 01.01.2022 eine Absage erteilt, diese Absage aber erst Freitags am 05.01.2022 auf der Workwise Plattform angegeben wird, verwenden wir den 05.01.2022 als offizielles Ende des Bewerbunsgprozesses.

Was passiert wenn sich ein:e Kandidat:in löscht?

Kandidat:innen haben jederzeit die Möglichkeit ihren Account auf der Workwise Plattform zu löschen. Dabei werden auch alle ihre offenen Bewerbungen abgesagt. Löscht sich ein:e Kandidat:in, der/die aktuell bei dir im Prozess ist, hat dein Unternehmen ab dem Zeitpunkt der Löschung keinen Zugriff mehr auf die Bewerbungsdaten. Das ist unabhängig davon, zu welchem konkreten Zeitpunkt sich ein:e Kandidat:in löscht.

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Was muss ich für heruntergeladene Dokumente und Bewerbungsdaten beachten?

Für die Löschung jeglicher Unterlagen der Kandidat:innen, die während des Bewerbungsprozesses außerhalb der Workwise Plattform gespeichert wurden, trägt dein Unternehmen die Verantwortung.

Was muss ich beachten, wenn ich Bewerbungen in ein anderes System exportiere?

Für die Löschung jeglicher Unterlagen der Kandidat:innen, die während des Bewerbungsprozesses außerhalb der Workwise Plattform gespeichert wurden, trägt dein Unternehmen die Verantwortung.