Stellenbeschreibung Teamassistenz Muster (m/w/d)

Du suchst eine Teamassistenz für dein Unternehmen? Damit sich viele und möglichst vielversprechende Kandidat:innen melden, muss die Stellenanzeige informativ und attraktiv gestaltet sein. Hier gibst du Kandidat:innen realistische Einblicke in die verschiedenen Aufgaben sowie den Arbeitsalltag einer Teamassistenz und legst offen, welche Erwartungen und Ansprüche du an die neuen Mitarbeiter:innen hast.

Klingt leichter als es ist – deswegen erfährst du bei uns alle wichtigen Informationen, auf die du achten musst. Unsere Stellenbeschreibung Teamassistenz kannst du dir als Muster am Ende des Artikels einfach kostenlos herunterladen – sowohl als PDF als auch als Word-Dokument. Unsere Muster kannst du im Handumdrehen an deine Bedürfnisse anpassen und so deinen Rekrutierungsprozess entlasten, indem du Zeit und Aufwand sparst.

Stellenbeschreibung Teamassistenz – Einleitungstext

Statt in deiner Stellenbeschreibung direkt zum Eingemachten zu kommen, ist ein einleitender Text sinnvoll, damit potenzielle Bewerber:innen wissen, worum es überhaupt geht und wo sie sich bewerben. Bei diesem Textabschnitt stellst du dein Unternehmen vor, welche Produkte oder Dienstleistungen du anbietest, für welche Werte du stehst und listest kurz die wichtigsten Anforderungen zur ausgeschriebenen Stelle auf – in diesem Fall einer Teamassistenz. Hast du einen eigenen Slogan? Dieser passt perfekt in den Einleitungstext.

Auch bei der direkten Überleitung zum Titel der Stelle gibt es sowohl klassische als auch lockere Formulierungen. Hier sind mögliche Beispiele für die Einleitung einer Stellenbeschreibung als Teamassistenz:

• Der Klassiker: Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir für unseren Hauptstandort in Mannheim in Festanstellung eine Teamassistenz (m/w/d)
• Persönliches Du: Du bist ein Organisationstalent und arbeitest exzellent im Team? Dann bist du bei uns richtig! Für unseren Standort in Mannheim suchen wir ab sofort eine Teamassistenz (m/w/d)
• Höfliches Sie: Sie sind verantwortungsbewusst, organisiert und im Umgang mit EDV-Systemen sicher? Dann machen Sie mit uns einen Karriereschritt und unterstützen Sie unser Team als Teamassistenz (m/w/d)

Du/Sie Formen

Duzt man sich oder ist eher das Sie üblich? Je nachdem welche Zielgruppe du ansprechen möchtest oder wie der Umgang im eigenen Unternehmen ist, eignet sich das Du oder das Sie besser. Wenn du ein junges Startup mit einem Altersdurchschnitt der Mitarbeiter:innen von Mitte 20 hast, kannst du ruhig auch in deiner Stellenbeschreibung duzen.

In manchen Branchen und je nach Unternehmenskultur solltest du jedoch die Höflichkeitsform in der Stellenbeschreibung verwenden – beispielsweise, wenn in deinem Unternehmen selbst nicht geduzt wird. Achte darauf, die Ansprache in der Stellenbeschreibung deiner Zielgruppe anzupassen, denn so sprichst du mit einer größeren Wahrscheinlichkeit die Menschen an, die sich in deine Unternehmenskultur gut einfügen.

Allgemein lässt sich allerdings ein Trend zum „Du" erkennen. Da es aber auch noch immer Situationen gibt, in denen die Bewerber:innen oder Arbeitgeber:innen die Höflichkeitsform bevorzugen, findest du bei uns alle Stellenbeschreibung Muster in Sie- und in Du-Form. Die Muster gibt es sowohl als PDF als auch als Word-Datei zum Download weiter unten.

Das Muster der Stellenbeschreibung Teamassistenz in der Vorschau

<div class="blog_primary-box"><p>Wir suchen eine Teamassistenz (m/w/d), die sowohl die direkten Vorgesetzten als auch das ihm oder ihr zugeordnete Team in allen Belangen des Tagesgeschäfts aktiv unterstützt. Du bist mit allen Aufgaben des Bürowesens bestens vertraut und in der Lage, eigenverantwortlich Aufgaben im administrativen Bereich abzuwickeln.</p><p>Als Teamassistenz (m/w/d) nimmst du telefonische Anfragen entgegen, wickelst den Schriftverkehr souverän ab und hilfst bei der Planung, Organisation und Durchführung von Team- und Kundenmeetings. Mit deinem freundlichen Wesen bist du die gute Seele der Abteilung und des Unternehmens.</p><p>Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir für unseren Standort in STADT eine</p><p style="text-align: center;"><strong><span style="font-size:20px;">Teamassistenz (m/w/d) </span></strong></p><p style="text-align: center;"><span style="font-size:20px;">Ort: STADT</span></p><p style="text-align: center;"></p><p><strong>Was erwartet dich?</strong></p><ul><li>Du koordinierst und managest den gesamten Büroalltag und sorgst für einen reibungslosen Ablauf</li><li>Du unterstützt den Vertrieb und die zuständigen Vorgesetzten bei allen anfallenden Aufgaben</li><li>Du wickelst administrative Aufgaben verantwortungsbewusst in Eigenregie ab</li><li>Du nimmst telefonische Anfragen von Kund:innen entgegen und kümmerst dich um den Schriftverkehr</li><li>Du digitalisierst Daten und Dokumente und sorgst für deren sinnvoll strukturierte Ablage</li><li>Du bist für die Rechnungsstellungen, Rechnungsprüfungen und Reisekostenabrechnungen zuständig</li><li>Du organisierst Geschäftsreisen, Messen, Firmenveranstaltungen und Marketing-Events und nimmst bei Bedarf selbst daran teil</li></ul><p><strong>Was bieten wir dir?</strong></p><ul><li>Interessante und eigenverantwortliche Aufgaben in einem erfolgreichen und wachsenden Unternehmen</li><li>Eine gründliche und individuelle Einarbeitung im Team</li><li>Langfristige Karrierechancen durch unser gezieltes Personalentwicklungsprogramm</li><li>Vermögenswirksame Leistungen, betriebliche Altersvorsorge, Urlaubsanspruch von 30 Tagen</li><li>Attraktive und leistungsgerechte Vergütung</li><li>Flexible Arbeitszeiten und ein unbefristetes Arbeitsverhältnis</li><li>Kollegiales Betriebsklima mit vielen Team-Events und gemeinsamen Aktivitäten</li></ul><p><strong>Was solltest du mitbringen?</strong></p><ul><li>Du hast eine abgeschlossene Ausbildung in einem kaufmännischen Beruf, vorzugsweise als Bürokaufmann/-frau (m/w/d) oder Einzelhandelskaufmann/-frau (m/w/d) oder eine alternative Qualifikation</li><li>Du beherrschst die deutsche Sprache perfekt in Wort und Schrift, eine weitere Sprache ist von Vorteil</li><li>Du bist sicher im Umgang mit EDV-Systeme, Warenwirtschaftssystemen und MS-Office</li><li>Du verfügst über ausgeprägte kommunikative Fähigkeiten und findest in allen Hierarchien die richtigen Worte</li><li>Du bist ein Organisationstalent und denkst lösungs-, ziel- und unternehmensorientiert</li><li>Du beweist Teamfähigkeit sowie Stressresistenz und übernimmst gerne Verantwortung</li></ul><p></p><p><strong>Haben wir Dein Interesse geweckt?</strong></p><p>Dann freuen wir uns, dich bald kennen zu lernen. Bitte sende deine vollständigen Bewerbungsunterlagen unter Angabe des Referenzcodes: xxxx xxxxxx an Frau Lisa Musterfrau.</p><p>Sollten weiterführende Fragen zu den Aufgaben, den Benefits oder dem Bewerbungsprozess aufkommen, melde dich bitte bei Lisa Musterfrau unter +49 222 22222.</p><p></p><p><strong>Wir freuen uns auf deine Bewerbung!</strong></p></div>

Wer im Unternehmen siezt und dies auch in der Stellenanzeige beibehalten möchte, sollte allerdings besser bei der Höflichkeitsform bleiben. Aus diesem Grund steht dir das Muster der Stellenbeschreibung Teamassistenz weiter unten auch in der Sie-Form zur Verfügung.

Der optimale Aufbau einer Stellenanzeige

Das Kernstück einer Stellenanzeige ist mit den wichtigsten Daten, dem Anforderungsprofil, den Benefits und der Kontaktmöglichkeit abgedeckt. Jetzt müssen diese Inhalte auch noch den richtigen Leuten, also potenziellen Bewerber:innen auffallen und diese am Ende überzeugen, sich bei dir zu bewerben.

Um die Aufmerksamkeit von Leser:innen auf sich zu ziehen und festzuhalten, setzen Expert:innen auf das AIDA-Konzept. Das Akronym steht für:

• Attention (Aufmerksamkeit)
• Interesse (Interesse)
• Desire (Verlangen)
• Action (Handlung)

In unserem Artikel zum Schreiben der perfekten Stellenanzeige siehst du, wie du das AIDA-Konzept anhand einer unserer Stellenanzeigen umsetzten kannst, und erfährst jeden relevanten Aspekt zum Schreiben der perfekten Stellenanzeige – denn neben Design-Elementen musst du auch rechtliche Grundlagen bedenken. Du findest dort außerdem Tipps, wie du dafür sorgen kannst, dass deine Stellenanzeige besser gefunden wird.

<a class="blog_button-secondary" href="https://hire.workwise.io/hr-praxis/personalsuche/stellenanzeige-schreiben" target="_blank">Jetzt mehr über die perfekte Stellenanzeige erfahren</a>

Checkliste zur erfolgreichen Stellenanzeige

Wenn du dir alles aufmerksam durchgelesen hast und unsere Stellenbeschreibung Muster verwendest, bist du schon mal einen Schritt näher zur perfekten Stellenanzeige. Wir haben nochmal die wichtigsten Punkte in unserer Checkliste für die perfekte Stellenbeschreibung zusammengefasst:

Du solltest zusätzlich darauf achten, dass dein Firmenlogo sowie der Banner oder das Bild deines Unternehmens prägnant am Anfang deiner Stellenanzeige ist. Oft sehen Bewerber:innen es auch gerne, wenn du den Einleitungstext zu deinem Unternehmen originell gestaltest und deine Zielgruppe individuell ansprichst.

Auch Videos, die allgemein dein Unternehmen präsentieren oder die zu besetzende Stelle vorstellen, kommen gut an. Zum Beispiel könntest du einen typischen Arbeitstag einer Teamassistenz in deinem Unternehmen zeigen und dein eigenes Personal zu Wort kommen lassen. Auch hier gibt es Design- und Platzierungsregeln zu beachten, die du hier nachlesen kannst.

Du möchtest mehr Bewerbungen auf deine Stellenangebote bekommen? In diesem kostenlosen E-Book erfährst du, wie du 5 mal mehr Bewerber:innen generieren kannst.

Download Muster Stellenbeschreibung – Teamassistenz (m/w/d)

Jetzt hast du alle relevanten Informationen, um eine aussagekräftige Stellenbeschreibung für eine Teamassistenz zu schreiben. Unser Muster der Stellenbeschreibung Teamassistenz kannst du dir hier kostenlos herunterladen – zur Vorlage als PDF- und Word-Datei.

Natürlich dienen die Muster für dich nur als Vorlage und Orientierung – welche Benefits du bietest oder welche Anforderungen du an eine Teamassistenz hast, weißt du am besten.

Außerdem solltest du darauf achten, das Muster insbesondere an deine individuelle Unternehmenskultur anzupassen – du kannst etwa die Kurzbeschreibung deines Unternehmens persönlich gestalten, um den Mehrwert, den die Bewerber:innen haben werden, sowie die Einzigartigkeit der Organisation herauszuarbeiten. Auch den Titel kannst du individuell gestalten, indem du beispielsweise relevante Keywords hinzufügst, um die Reichweite der Stellenanzeigen zu erhöhen und die ausgeschriebene Stelle weiter zu spezifizieren. So erhältst du mehr qualifizierte Bewerber:innen.

Hier kannst du dir das Muster für die Stellenbeschreibung Teamassistenz im persönlichen Du oder höflichen Sie herunterladen:

<div class="blog_table-wrapper"><table class="blog_table"><thead><tr><th>Du-Form</th><th>Sie-Form</th></tr></thead><tbody><tr><td><a href="https://s3.eu-west-1.amazonaws.com/static.campusjaeger.de/marketing/downloads/stellenbeschreibung-muster/Workwise-Muster-Teamassistenz-Du.pdf" target="_blank">PDF Datei</a></td><td><a href="https://s3.eu-west-1.amazonaws.com/static.campusjaeger.de/marketing/downloads/stellenbeschreibung-muster/Workwise-Muster-Teamassistenz-Sie.pdf" target="_blank">PDF Datei</a></td></tr><tr><td><a href="https://s3.eu-west-1.amazonaws.com/static.campusjaeger.de/marketing/downloads/stellenbeschreibung-muster/Workwise-Muster-Teamassistenz-Du.docx" target="_blank">Word-Datei</a></td><td><a href="https://s3.eu-west-1.amazonaws.com/static.campusjaeger.de/marketing/downloads/stellenbeschreibung-muster/Workwise-Muster-Teamassistenz-Sie.docx" target="_blank">Word-Datei</a></td></tr></tbody></table></div>

Du willst weitere Stellen besetzen? Hier findest du die Stellenbeschreibung Assistenz der Geschäftsführung, die Stellenbeschreibung Vertriebsassistent und die Stellenbeschreibung Sekretärin.

Multiposting mit Workwise

Du fragst dich, was Multiposting überhaupt ist und was es dir bringt? Ganz einfach! Mit Multiposting kannst du nicht nur die Reichweite deiner Stellenanzeigen deutlich erhöhen, sondern deine Jobangebote auch schneller verbreiten – so bekommst du schneller mehr qualifizierte Bewerber:innen.

Multiposting funktioniert so: Du veröffentlichst deine Stellenanzeigen oft mit nur einem Klick auf mehreren, von dir im Voraus ausgewählten Jobbörsen und Kanälen gleichzeitig. So kannst du Zeit und Kosten sparen, denn Jobbörsen können im Rahmen von Multiposting-Tools oft günstiger genutzt werden. Du möchtest mehr über die Funktionen und Vorteile von Multiposting erfahren? In unserem Artikel Multiposting: Funktionen, Vorteile & Anbieter bekommst du alle Informationen, die du für einen erfolgreichen Start im Multiposting brauchst!

Mit der Multiposting-Funktion von Workwise kannst du aus mehreren hundert Kanälen genau die Jobbörsen wählen, die sich für deine Zielgruppe eigenen – und deine Stellenanzeige dann dort posten. Deine Ansprechperson steht dir dabei gerne zur Seite und hilft dabei, deinen Bedarf genauer zu analysieren und anschließend erste Schritte im Multiposting zu gehen. So kannst du ganz einfach mit Multiposting starten und eine höhere Anzahl an Bewerber:innen für deine Stellenanzeigen generieren!

<a class="blog_button-primary" href="https://hire.workwise.io/lp/stellenanzeigen-schalten">Poste jetzt deine Stellenanzeige auf hunderten Kanälen</a>