Recruiting ist teuer, bindet Ressourcen und stellt viele Unternehmen vor umfangreiche Herausforderungen. Es ist nicht einfach, einen effizienten Recruiting-Prozess aufzubauen und passende Bewerber:innen zu generieren.

Um diese Probleme zu bewältigen und die eigenen Ziele zu erreichen, lagern einige Unternehmen ihren Recruiting-Prozess an einen spezialisierten Dienstleister aus.

Ob eine Auslagerung für dein Unternehmen Sinn macht, welches Modell für dich in Frage kommt und wie du RPO erfolgreich umsetzt, zeigen wir dir jetzt.

Was ist Recruitment Process Outsourcing? Definition und Ziele

Unter RPO wird die ganzheitliche oder teilweise Auslagerung von Prozessen der Personalabteilung an einen externen Dienstleister verstanden. Hierbei handelt es sich jedoch nicht um einen Personaldienstleister im klassischen Sinn, der sich um die kurzfristige Besetzung offener Stellen kümmert, sondern im Regelfall um einen langfristigen Partner.

Ziel ist es, den Recruiting-Prozess strategisch aufzubauen und zu optimieren. Je nach Leistungsumfang des Dienstleisters wird zwischen Full-Service-RPO, selektivem RPO und Project-RPO unterschieden.

Gründe für RPO – Für wen eignet sich der Ansatz?

RPO ist grundsätzlich für jedes Unternehmen eine Option, jedoch bietet sich der Ansatz insbesondere für große Unternehmen an. Die Vielzahl an zu besetzenden Stellen bedeutet für das Recruiting einen erheblichen Aufwand und bringt hohe Kosten mit sich.

Trotzdem können auch kleinere Unternehmen von der Auslagerung bestimmter Prozesse profitieren. Startups und kleineren Unternehmen fehlt es oft an Knowhow und vorhandenen Ressourcen, um ihr Recruiting effizient zu gestalten – hier kann ein externer Anbieter Abhilfe schaffen. Bei wenigen Angestellten solltest du dir aber vorab überlegen, ob du den kompletten Recruiting-Prozess nicht lieber selbst bearbeitest. Gegebenenfalls möchtest du in diesem Fall von Anfang bis Ende in direktem Kontakt zu den Bewerber:innen stehen und diese persönlich kennenlernen.

5 Gründe für Recruitment Process Outsourcing

Recruiting professionalisieren: Um möglichst alle Kandidaten im Blick zu haben und den Bewerbermarkt vollständig und effizient zu durchleuchten, kann RPO hilfreich sein. Spezialisierte Dienstleister nutzen meist modernste Technologien und Verfahren, um den Recruiting-Prozess so produktiv wie möglich zu gestalten. Die umfassende Erfahrung der HR-Spezialisten kann zu einem Anstieg der Qualität des Recruitings und zu einer Optimierung der damit verbundenen Prozesse führen.
Kosten senken und Transparenz schaffen: Gehälter für Mitarbeiter:innen der Personalabteilung müssen ganzjährig gezahlt werden. Bei einer Auslagerung des Recruiting-Prozesses an einen Dienstleister hingegen wird je nach Leistungsumfang nur bezahlt, wenn eine Stelle tatsächlich besetzt werden soll. Zudem entfallen Kosten für nicht vorhergesehene Investitionen, wie beispielsweise für Kündigungen. In dem vorab geschlossenen Vertrag werden alle auszulagernden (Teil-)Prozesse und die damit verbunden Kosten transparent dokumentiert.
Zeit sparen: Nicht nur Kosten können gesenkt werden, sondern auch Zeit gespart werden. RPO-Anbieter befassen sich täglich mit HR-Prozessen und HR-Systemen. Bei richtiger Umsetzung führt das zu einem deutlich schnelleren Ablauf des gesamten Recruiting-Prozesses. Das Ergebnis ist eine zügige Besetzung von offenen Stellen.
Auf Kernkompetenzen konzentrieren: Um wettbewerbsfähig zu sein und sich Marktvorteile zu sichern, sollten unternehmenseigene Ressourcen weitestgehend für das eigene Kerngeschäft genutzt werden. Dreht sich dein Geschäft beispielsweise um Softwareentwicklung, sollte der Fokus auch auf der Entwicklung von Software liegen und nicht auf dem Recruiting, für welches ebenfalls Mitarbeiter:innen benötigt werden. Lagerst du deinen Recruiting-Prozess an einen spezialisierten Dienstleister aus, schaffst du Kapazitäten für dein Kerngeschäft. Deine HR-Abteilung fungiert in diesem Fall als Schnittstelle zwischen dem externen Dienstleister und deinem eigenen Unternehmen.
Employer Branding: Eine starke Arbeitgebermarke ist oft ein Schlüssel, um vielversprechende Talente für das eigene Unternehmen zu gewinnen. RPO kann erheblich dazu beitragen das Unternehmensimage zu verbessern. Voraussetzung ist eine genaue Abstimmung mit dem Anbieter und sinnvolle Umsetzung. Ein von Bewerber:innen positiv wahrgenommener Recruiting-Prozess kann ausschlaggebend dafür sein, dass sich ein Bewerber oder eine Bewerberin für dein Unternehmen entscheidet.

Bei all den guten Gründen, die für RPO sprechen, gibt es dennoch einige Herausforderungen, auf die du achten solltest. Deinen Recruiting-Prozess erfolgreich auszulagern benötigt eine enge Zusammenarbeit mit deinem Partner, um qualitativ hochwertige und auf die eigenen individuellen Bedürfnisse abgestimmte Bewerber:innen zu erhalten.

Das kann insbesondere zu Beginn viel Zeit in Anspruch nehmen, ist jedoch von entscheidender Bedeutung. Zudem besteht die Gefahr einer Abhängigkeit gegenüber dem Dienstleister, was bei weiteren Verhandlungen Folgen haben kann.

Lagerst du deinen Recruiting-Prozess aus, kann das zu einem Stellenabbau innerhalb der eigenen Personalabteilung führen. Das ist auf Kostenseite erst einmal positiv zu bewerten, kann jedoch von deinen Mitarbeiter:innen negativ wahrgenommen werden.

Active Sourcing ist ebenfalls eine Möglichkeit, um Ressourcen effizient einzusetzen und Talente für dein Unternehmen zu finden. Hier findest du raus, wie es klappt.

RPO – Modelle und Services

Hast du dich für RPO entschieden, stellt sich die Frage, welches Modell am besten für dich geeignet ist. Hierbei ist entscheidend, ob du auf bestehende Probleme innerhalb des Recruiting-Prozesses reagierst oder aktiv die Qualität deines Recruitings langfristig verbessern möchtest.

Hierzu können bei der Analyse deines vorhandenen Recruiting-Prozesses einige Kennzahlen hilfreich sein, um Schwachstellen zu identifizieren und diese anzugehen.

Beispiele hierfür sind: Time-to-Hire, Cost-per-Candidate, Cost-per-Hire, Time-to-Performance, oder die Pass-through Rate.

Wir haben dir eine Auflistung relevanter Kennzahlen zusammengestellt.

RPO-Provider bieten ein breites Spektrum an Leistungen an, die sie für dich übernehmen. Diese reichen von einzelnen Prozessen (bspw. die Schaltung von Stellenanzeigen) bis hin zur Auslagerung des kompletten Recruitings.

Welcher Ansatz am besten für dein Unternehmen geeignet ist, hängt maßgeblich von deinen individuellen Anforderungen und Bedürfnissen ab.

End-to-End RPO

Hierbei handelt sich um ein Komplettpaket, bei dem der gesamte Recruitingprozess ausgelagert wird.

Über Beratung der einstellenden Vorgesetzten, Schaltung von Stellenanzeigen, Beschaffung und Vorauswahl der Kandidat:innen, zeitliche Planung der Vorstellungsgespräche, bis hin zum Onboarding werden hier alle Schritte abgedeckt.

Selektives RPO

Nur einige Teilprozesse des internen Recruitings werden bei diesem Ansatz outgesourct. Es wird individuell mit dem Dienstleister vereinbart, welche Schritte zukünftig vom RPO-Provider durchgeführt werden.

Project RPO

In diesem Fall handelt es sich ebenfalls um einen End-to-End Ansatz, der sich jedoch nur auf ein spezielles Projekt bezieht.

Es besteht die Möglichkeit, laufende Mitarbeitereinstellung weiterhin intern zu handhaben und zeitgleich von den Vorteilen eines End-to-End Ansatzes für das Projekt zu profitieren.

Planung und Umsetzung von RPO

Hier haben wir dir einen Überblick zusammengestellt, wie du bei der Planung und Umsetzung von RPO vorgehen kannst und auf was du dabei achten solltest.

Projektvorbereitung/Situationsanalyse: Du solltest dir erst einmal bewusst werden, warum du einen externen Dienstleister hinzuziehen möchtest. Hierzu bietet sich eine Analyse deiner aktuellen Ausgangssituation an, um Handlungsbedarfe zu identifizieren und erste Überlegungen bezüglich Umfang und Struktur des RPO anzustellen.
Ziele definieren: Darauf aufbauend ist es sinnvoll, frühzeitig konkrete Ziele zu definieren: Was will ich erreichen? Sind meine Zielsetzungen realistisch und umsetzbar? Hier bietet es sich ebenfalls an, KPIs auszuwerten und Zielwerte zu definieren.
Bestimmen und Standardisieren der relevanten Prozesse: Ein aufwendiger, jedoch absolut notwendiger Schritt, ist das Bestimmen der auszulagernden Prozesse. Es ist zwar hilfreich zu wissen, wie lange es beispielsweise dauert, bis ein Bewerber oder eine Bewerberin endgültig eingestellt ist, jedoch müssen auch die damit verbundenen Teilprozesse analysiert und verstanden werden. Bist du dir bewusst, wie der gesamte Prozess abläuft, solltest du versuchen, diesen weitestgehend zu standardisieren. Das hilft enorm bei der späteren Abstimmung mit dem Dienstleister.
Anbahnungsphase: Unumgänglich ist die Erstellung eines umfangreichen Pflichtenheftes. Hier wird der aktuelle Recruiting-Prozess so detailliert wie möglich dargestellt und in Teilprozesse aufgesplittet. Zusätzlich wird das eigene Unternehmen, Zielkunden, Stakeholder und die Unternehmensphilosophie und -strategie beschrieben. Das Pflichtenheft bildet die Basis für die Zusammenarbeit und Verhandlung mit dem Provider.
Auswahl des externen Dienstleisters: Nun geht es daran, den richtigen Dienstleister zu finden. Da es sich beim angehenden RPO-Anbieter im Regelfall um einen strategischen und langfristigen Geschäftspartner oder Geschäftspartnerin handelt, solltest du hierbei sorgfältig vorgehen. Zunächst ist es sinnvoll, eine Marktrecherche durchzuführen, um potenziell geeignete Provider ausfindig zu machen und sich Informationen (Request for Information) über diese zukommen zu lassen. Im Anschluss solltest du den potenziellen Anbieter:innen das angefertigte Pflichtenheft schicken, auf dessen Grundlage die Dienstleister ihre Angebote erstellen.
Vertragsgestaltung: Es ist zu empfehlen, einen Rahmenvertrag zu schließen, der die grundlegende Zusammenarbeit regelt und Spielraum für Einzelfälle lässt. Da die angestrebte Geschäftsbeziehung meist auf mehrere Jahre ausgelegt ist, hat ein Rahmenvertrag den Vorteil, dass über Einzelverträge auch weitere zukünftige Leistungen dem Vertrag hinzugefügt werden können, ohne dass du dabei das gesamte Vertragswerk neu aufsetzen musst.
Projektplanung und -umsetzung: In der konkreten Planungsphase wird ausgearbeitet, wie genau der Provider die Prozesse umsetzt. Zusätzlich werden Kommunikationskanäle, Organisationsstruktur und die konkrete Aufgabenverteilung definiert. Sind alle Verantwortlichkeiten und Abläufe geklärt, beginnt die tatsächliche Implementierung und Umsetzung des RPO-Projektes.

Tipps, um Fehler zu vermeiden

Bei der Wahl des Anbieters sollte dein Augenmerk nicht nur auf dem Preis liegen. Dieser ist zwar ein ausschlaggebender Punkt, jedoch spielen Qualität und Erfahrung des Partners eine ebenso wichtige Rolle.

Es empfiehlt sich zudem, einige Klauseln in den Vertrag einzubauen. Um beispielsweise zu verhindern, dass kritisches Know-How über den Anbieter an Wettbewerber abfließt, besteht die Möglichkeit, dem Dienstleister zu verbieten mit Konkurrenten zusammenzuarbeiten. Lass dich zudem auf keinen Fall auf ein Konzept ein, dem du nicht vollständig zustimmst.

Auch wir bei Workwise können dich dabei unterstützen, deinen Recruiting-Prozess effizienter zu gestalten und passende Bewerber:innen zu finden. Du erhältst eine persönlichen Ansprechperson und zusammen entwickeln wir ein auf deine individuellen Bedürfnisse abgestimmtes Konzept für dein Recruiting.

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