Deine Recruiting-Strategie: In 8 Schritten zum perfekten Plan für deine Personalsuche

Eine Recruiting-Strategie ist immer von Vorteil, doch gerade 2025 bist du besonders darauf angewiesen: Nur mit einer gut durchdachten Recruiting-Strategie gelingt es dir, die hohen Anforderungen ans Recruiting zu erfüllen und trotzdem mit deinem eventuell knappen Recruiting-Budget zu haushalten. 

Erfahre jetzt, wie du in 8 Schritten den Plan für dein Recruiting 2025 aufstellst!

Definition: Was ist eine Recruiting-Strategie?

Die Recruiting-Strategie beschreibt den systematischen Ansatz, den ein Unternehmen verfolgt, um die passenden Kandidat:innen für offene Positionen zu finden. 

Eine Recruiting-Strategie umfasst alle Maßnahmen, Methoden und Prozesse, die du einsetzt, um die passenden Kandidat:innen für deine Stellen zu finden, zu überzeugen und langfristig im Unternehmen zu halten. Sie gibt dir den strategischen Rahmen vor, an dem du das Recruiting für deine offenen Stellen ausrichtest. 

In der Regel ist eine Recruiting-Strategie langfristig ausgerichtet und gibt dir für ein ganzes Quartal, ein Jahr oder sogar mehrere Jahre die Richtung vor. 

Wenn du mit einer übergreifenden Recruiting-Strategie arbeitest, denkst du die Personalsuche nicht von Stelle zu Stelle, sondern organisierst dein Recruiting entlang eines roten Fadens. Dieser rote Faden verläuft parallel zu den übergeordneten Unternehmenszielen und stellt sicher, dass du mit deinen Recruiting-Maßnahmen optimal zum Unternehmenserfolg beiträgst.

Eine erfolgreiche Recruiting-Strategie ist: 

• flexibel
• skalierbar 
• passt sich den aktuellen Marktbedingungen an
• geht auf die spezifischen Bedürfnisse deines Unternehmens ein

Vorteile: Darum ist die Recruiting-Strategie so wichtig

Wenn du eine langfristige Recruiting-Strategie aufsetzen möchtest, musst du viel Zeit und Mühe in die Analyse und die Abstimmung mit Stakeholder:innen investieren. Die Strategie-Entwicklung ist zwar aufwändig, doch die Arbeit zahlt sich aus. 

Nimm dir jetzt die Zeit, eine gut durchdachte Recruiting-Strategie aufzustellen und profitiere in den kommenden Monaten oder Jahren!

Strategisches Recruiting: Die Vorteile liegen auf der Hand

Es hat viele Vorteile, bei der Personalsuche strategisch vorzugehen und nicht bei jeder neuen Stelle mit der Planung von vorne anzufangen. 

Verschaffe dir einen Überblick über die Vorteile einer Recruiting-Strategie: 

• Planungssicherheit: Nervt es dich auch so, wenn Hiring Manager:innen alle paar Wochen mit einer neuen Stelle um die Ecke kommen, die am besten gestern besetzt sein sollte? Wenn ihr euch schon frühzeitig zum Personalbedarf abstimmt und eine Recruiting-Strategie für diese Positionen aufstellt, gibt es keine Überraschungen. 
• Effiziente Budget-Planung: Wenn du absehen kannst, wie viele und welche Positionen du im nächsten Quartal oder Jahr besetzen willst, kannst du auch dein Recruiting-Budget besser planen und auf die Jobangebote und Kanäle aufteilen. 
• Zielgruppenverständnis: Eine frühzeitige Planung des Personalbedarfs erlaubt es dir, dein Vorgehen optimal an der anvisierten Candidate Persona zu orientieren. So wirst du beim Recruiting bessere Ergebnisse erzielen, die Candidate Experience verbessern und bei der Personalauswahl die Eignung deiner Bewerber:innen besser einschätzen können. 
• Zeit für langfristige Ziele: Wenn du im Recruiting nur von Stelle zu Stelle denkst, bleiben langfristige Ziele wie zum Beispiel der Aufbau einer Employer Brand oder die Erhöhung der Diversität im Team auf der Strecke. Wenn du solche Ziele in deiner Recruiting-Strategie berücksichtigst, stellst du sicher, dass du im Alltag genügend Kapazitäten für die Umsetzung hast. 

Recruiting-Strategie 2025: Ohne geht’s nicht

Du siehst: Grundsätzlich hat es viele Vorteile, mit einer Recruiting-Strategie dein Vorgehen bei der Personalsuche zu planen. Doch 2025 wird es ganz besonders entscheidend, mit einem Plan ins Recruiting zu starten. 

Das Jahr beginnt mit einigen politischen und wirtschaftlichen Unsicherheiten. 

Auf der einen Seite entwickeln sich Technologien und die fachlichen Anforderungen an Mitarbeiter:innen rasant weiter und Unternehmen müssen jetzt die passenden Mitarbeiter:innen ins Team holen, um innovativ zu bleiben und ihr Potenzial langfristig ausschöpfen zu können. 

Auf der anderen Seite wollen Firmen in der aktuell unsicheren Wirtschaftslage keine Risiken eingehen, schreiben daher weniger Stellen aus und planen mit knapperen Budgets – auch im Recruiting. 

Der Arbeitsmarkt 2025: Lies jetzt die ausführliche Analyse!

Der Arbeitsmarkt ist und bleibt 2025 also herausfordernd. Jetzt ist Weitsicht gefragt: 

• Welche Skills braucht das Unternehmen, um zukunftsfähig zu sein? 
• Wie baue ich resiliente Teams auf, die flexibel auf neue Entwicklungen im Fachbereich und am Markt reagieren können? 
• Welche Investitionen werden sich langfristig auszahlen, ohne das Unternehmen kurzfristig zu sehr zu belasten? 

Im Bereich Recruiting kommt es mehr denn je auf eine strategische Planung an, die die Unternehmensziele auf lange Sicht unterstützt und die aktuellen Umstände berücksichtigt. 

Diese Faktoren machen 2025 eine erfolgreiche Recruiting-Strategie aus: 

• Wer wird gesucht? Die Recruiting-Strategie sollte darauf ausgelegt sein, Schlüssel-Positionen zu besetzen, die das Unternehmen nachhaltig für die Zukunft aufstellen. Hier kommt es insbesondere auf die richtigen Softskills wie beispielsweise Anpassungsfähigkeit, Kreativität und Lernbereitschaft an. 
• Welche Kanäle und Methoden werden genutzt? Die Recruiting-Strategie sollte dir die Sicherheit geben, mit dem verfügbaren Budget alle offenen Stellen besetzen zu können. 
• Wer wird Teil des Teams? 2025 kommt es auf eine zielsichere Personalauswahl an – ansonsten kommen Kosten für die Nachbesetzung auf dich zu, die dein Budget zusätzlich belasten. Eine gute Recruiting-Strategie gibt dir klare Anforderungsprofile für deine Stellen mit und legt einen Bewerbungsprozess fest, der dir eine fundierte Einschätzung der Bewerber:innen ermöglicht. 
• Auf welche Ziele konzentrierst du dich? Eine Employer-Branding-Kampagne, ein neues Bewerbermanagementsystem, ein Corporate-Influencer-Programm – im Recruiting-Bereich gibt es viele Projekte, die zwar sinnvoll sein können, aber nur indirekt zur Besetzung einer Stelle beitragen. Deine Recruiting-Strategie sollte dir aufzeigen, welche langfristigen Projekte in Einklang mit den Unternehmenszielen sind und priorisiert werden sollten. 

Du siehst: Eine gute Recruiting-Strategie ist unerlässlich, um gleichzeitig die aktuelle Wirtschaftslage zu navigieren und den Grundstein für die erfolgreiche Zukunft deines Unternehmens zu legen. 

Podcast: Erstelle deine Recruiting-Strategie 2025 

Egal ob Startup, KMU oder Konzern – Marie kennt sich im Recruiting so richtig aus. Mit ihrer Agentur DONE!Berlin unterstützt sie regelmäßig die verschiedensten Unternehmen dabei, ihre Recruiting-Strategie aufzusetzen und umzusetzen. 

Im Podcast spricht sie mit Host Simon über die Herausforderungen, die das Recruiting-Jahr 2025 bereithält und wie du am besten damit umgehst. Gemeinsam identifizieren Marie und Simon die Themen, die in diesem Jahr auf deine Agenda gehören. 

Höre jetzt den Recruiting Talk mit Marie und entwickle jetzt deine Recruiting-Strategie 2025 und starte durch!

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Stelle in 8 Schritten deine Recruiting-Strategie auf

Einer erfolgreichen Recruiting-Strategie geht eine ausführliche Planung und Analyse voraus. Folge unserem 8-Schritte-Plan für die Konzeption und entwickle deine Strategie für das kommende Jahr: 

Schritt 1: Alignment mit den Unternehmenszielen

Der erste Schritt auf dem Weg zu deiner Recruiting-Strategie ist die Zielsetzung. Diese ergibt sich aus den übergeordneten Zielen des Unternehmens als Ganzes: Habt ihr euch vorgenommen, zu expandieren und neue Märkte zu erschließen? Dann wird bestimmt neues Personal benötigt. 

Auch aus den internen Entwicklungen des Unternehmens ergeben sich Personalbedarfe: Werden im kommenden Jahr Mitarbeiter:innen in Rente gehen? Dann müssen ihre Positionen eventuell nachbesetzt werden. 

Personalbedarf berechnen: So geht’s!

Der Personalbedarf ist der größte Eckpfeiler der Zielsetzung der Recruiting-Strategie. Je nachdem, welche Positionen bis wann besetzt werden sollen, ergibt sich ein konkreter Zeitplan für dein Recruiting. 

Doch auch qualitative Ziele sollten sich in deiner Recruiting-Strategie wiederfinden. Hat sich dein Unternehmen vorgenommen, für Gleichberechtigung und Inklusion einzustehen? Dann solltest du dich verstärkt mit Diversity-Recruiting beschäftigen und Maßnahmen einplanen, die auf die Diversitätsziele einzahlen. 

Schritt 2: Budget und Kapazitäten planen

Sobald die Ziele feststehen, gilt es, die Umsetzung zu planen. 

Bevor eine Stelle besetzt ist, musst du Zeit und Ressourcen investieren. Zum Beispiel die Arbeitszeit, die du mit dem Schreiben der Stellenanzeige oder der Verwaltung der Bewerbungen verbringst, und die Kosten, die Jobbörsen oder andere Recruiting-Kanäle anfallen. 

Welche Jobbörse passt zu deiner Stelle? Finde es mit unserem Jobbörsenvergleich heraus!

Jetzt musst du 2 Aspekte klären: 

1. Wie viel Budget steht dir für die Besetzung der Stellen zur Verfügung? 
2. Reicht deine Kapazität beziehungsweise die deines Teams aus, um die Besetzung der Stellen sicherzustellen? 

Schritt 3: Kapazitäten schaffen 

Falls du im 2. Schritt festgestellt hast, dass die Kapazität im Recruiting-Team nicht ausreicht, um die Ziele zu erreichen, hast du verschiedene Möglichkeiten, um aufzustocken: 

1. Automatisierung und Tools verwenden: Mithilfe von Tools und künstlicher Intelligenz kannst du verschiedene administrative Aufgaben abkürzen oder sogar komplett auslagern. So hast du mehr Kapazität, um dich auf die zwischenmenschlichen Aspekte des Recruitings zu konzentrieren und deine strategischen Ziele besser zu verfolgen. 
2. Recruiter:innen einstellen: Wenn du langfristig mit einem Personalbedarf rechnest, lohnt es sich eventuell, zuerst das Recruiting-Team auszubauen. Wenn es sich nur um eine konkrete Phase handelt, in der du zusätzliche Recruiting-Kapazitäten benötigst, kannst du auch Interim-Recruiter:innen beschäftigen. 
3. Personaldienstleister nutzen: Indem du dein Recruiting teilweise auslagerst und auf Personalvermittlungen zurückgreifst, kannst du dein internes Recruiting-Team entlasten und dir einen kontinuierlichen Zustrom an Bewerbungen sichern. Dieses Vorgehen eignet sich vor allem, wenn du viele Stellen in kurzer Zeit besetzen möchtest. 
4. Headhunter engagieren: Headhunter eignen sich in erster Linie für besonders anspruchsvolle Stellen, die sehr spezialisiert sind. Häufig sind passende Kandidat:innen für sehr spezielle oder seniorige Positionen nicht aktiv auf Jobsuche. Hier kann dir ein gut vernetzter Headhunter gute Dienste leisten. 

Schritt 4: Zielgruppen analysieren und Challenges adressieren

Im nächsten Schritt geht es darum, potenzielle Herausforderungen bei deinen geplanten Neueinstellungen zu identifizieren und in deine Recruiting-Strategie einfließen zu lassen. 

Schaue dir dafür zunächst die Kandidat:innen-Zielgruppen an, die du erreichen möchtest: Handelt es sich dabei um Profile, für die auf dem Bewerbermarkt eine besonders hohe Nachfrage besteht, wie beispielsweise IT-Fachkräfte? Dann kann es schwieriger werden, für diese Stelle geeignete Kandidat:innen zu finden. 

Gleichzeitig solltest du einen Blick auf dein Unternehmen als Arbeitgeber und die Herausforderungen werfen, die bei vergangenen Stellen aufgetreten sind:

• Hast du in der Vergangenheit zu wenige Bewerbungen auf deine Jobangebote erhalten? 
• Oder hast du zwar viele, aber dafür unpassende Bewerbungen bekommen? 
• Oder hast du sogar sehr wenige und zusätzlich unpassende Bewerbungen erhalten? 

Je nachdem, wie es um die Rahmenbedingungen deines Unternehmens bestellt ist, solltest du verschiedene Maßnahmen einplanen, um diese Challenges gezielt zu adressieren. 

Wenn du beispielsweise zu wenige Bewerbungen erhältst, obwohl die gebotenen Rahmenbedingungen attraktiv sind – hier sind beispielsweise das Gehalt und die Homeoffice-Option gemeint – ergeben sich daraus Handlungsempfehlungen: 

Wähle beispielsweise andere Recruiting-Kanäle, die besser zu deiner Zielgruppe passen, und optimiere den Titel deiner Stellenanzeige, sodass deine Ausschreibung online besser gefunden wird. 

Schritt 5: Recruiting-Maßnahmen und Recruiting-Prozess planen 

Deine Recruiting-Strategie gibt dir die Leitlinie, an der du dich beim Recruiting für eine bestimmte Stelle orientieren kannst. Doch welche Maßnahmen für welche Position eingesetzt werden, solltest du individuell pro Stelle entscheiden. 

Schau dir an, welche Kanäle und Methoden in der Vergangenheit gut funktioniert haben, welche Kanäle zu deiner Zielgruppe passen, wie hoch die Kosten pro Kanal sind und welchen Effekt du dir davon versprichst. 

Du hast viele verschiedene Möglichkeiten, neue Mitarbeiter:innen zu finden: 

• Jobbörsen 
• Social-Media-Plattformen 
• Karriereseite
• Guerilla-Recruiting 
• Job- und Karrieremessen 
• Mitarbeiterempfehlungsprogramme 
• internes Recruiting 
• Personalvermittlungen 

Außerdem solltest du in diesem Schritt deinen Bewerbungsprozess betrachten und überprüfen, ob die Prozessschritte dir eine aussagekräftige Personalauswahl ermöglichen. Vielleicht gibt es offene Positionen auf deiner Liste, für die zwei Bewerbungsgespräche nicht ausreichen. Du könntest dann darüber nachdenken, ob sich eine Extra-Gesprächsrunde oder ein Probearbeiten lohnt. 

Schritt 6: Stakeholder:innen abholen

Um deine Recruiting-Strategie umzusetzen und alle offenen Stellen entsprechend dem Zeitplan zu füllen, bist du auf die Fachbereiche angewiesen. 

Hole daher die Hiring Manager:innen frühzeitig zu deiner Planung ab. So können sie sich optimal vorbereiten und wissen, wann sie Zeit für Absprachen zum Anforderungsprofil, die Bewerbungsgespräche und die Kommunikation mit den Bewerber:innen einplanen müssen. 

Schritt 7: Umsetzung starten

Jetzt hast du die Ziele festgelegt, die du erreichen willst, hast dir einen Plan gemacht, wie du sie mit dem verfügbaren Budget und den vorhandenen Kapazitäten erreichen kannst, und hast die Stakeholder:innen zu deinem Plan abgeholt. 

Deine Recruiting-Strategie steht und du kannst mit der Umsetzung starten!

Dabei ist es wichtig, dass du den Beteiligten regelmäßig Updates gibst und sie über weitere Schritte informierst. So stellst du sicher, dass alle motiviert sind, sich am Recruiting beteiligen und mit Feedback und Vorschlägen auf dich zukommen. 

Schritt 8: Monitoring, Analyse, Anpassungen 

Ist die Recruiting-Strategie erst einmal aufgesetzt, bist du auf alles vorbereitet und dich kann nichts mehr aus der Ruhe bringen? 

Ganz so glatt läuft es in den wenigsten Fällen. Es wird immer Stellen geben, um die du dich sehr kurzfristig kümmern musst und Bewerbungsprozesse, die länger dauern, als du ursprünglich dachtest. 

Deswegen ist es zum einen wichtig, dass dir deine Recruiting-Strategie genug Spielraum lässt, um auf unvorhergesehene Entwicklungen flexibel zu reagieren, ohne den kompletten Plan über Bord zu werfen. 

Achte außerdem darauf, dass du wichtige Recruiting-KPIs kontinuierlich beobachtest und sie nutzt, um den Erfolg deiner Strategie zu messen. So stellst du rechtzeitig fest, wenn Maßnahmen nicht wie erhofft funktionieren und Anpassungen nötig sind. 

Deine Recruiting-Strategie mit Workwise umsetzen

Workwise ist der Recruiting-Partner an deiner Seite. Du entwickelst deine Recruiting-Strategie und wir unterstützen dich bei der Umsetzung. 

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• Profitiere von unserem erfolgsbasierten Recruiting: Auf dich kommen erst dann Kosten zu, wenn deine Stelle erfolgreich besetzt wurde. 

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