KI im Recruiting: So setzt du künstliche Intelligenz im Recruiting sinnvoll ein

KI liegt im Trend. Doch in vielen Unternehmen ist die KI noch nicht in den täglichen Recruiting-Abläufen angekommen. Oft kostet das Experimentieren mit KI-Tools mehr Zeit als sie einspart. 

In unserem Guide erfährst du alles, was du wissen musst, um KI im Recruiting wirklich zu integrieren. 

Definition: Was ist KI? 

KI steht für künstliche Intelligenz und meint die Fähigkeit einer Maschine, menschliche Fähigkeiten wie logisches Denken, Lernen, Planen und Kreativität zu imitieren. Diese Intelligenz basiert darauf, dass große Mengen an Daten erkannt und verarbeitet werden. Das kann durch programmierte Abläufe passieren oder durch maschinelles Lernen. 

Gerade im Bereich Machine Learning wurden in den letzten Jahren dank der zunehmenden Verfügbarkeit von großen Datensätzen und hoher Rechenleistung große Fortschritte gemacht. 

KI gilt als zukunftsweisende Technologie und ist spätestens mit der Veröffentlichung von ChatGPT, dem KI-Chatbot der Firma OpenAI, Ende 2022 im Mainstream angekommen. ChatGPT ist ein sogenanntes LLM (Large Language Model). Das bedeutet, das Programm verwendet maschinelles Lernen, um Texte zu erkennen und zu generieren. 

Die Anwendungsfälle für KI sind quasi grenzenlos. Von der Datenanalyse, über Bild- und Text-Generatoren bis hin zu Chatbots – KI-Technologien sind facettenreich und können die Produktivität in fast jeder Branche steigern, schätzt das McKinsey Global Institute. Insbesondere in der Branche der Informations- und Kommunikationstechnologien sowie in der Finanzbranche sind KI-Technologien in Deutschland bereits fest verankert. 

Auch im Recruiting kann KI gut eingesetzt werden und die Produktivität erhöhen. 

Status Quo: So wird KI im Recruiting schon genutzt.

Gemessen am allgemeinen Interesse ist KI im Recruiting definitiv angekommen. Auf LinkedIn werden die besten ChatGPT-Prompts für Recruiter:innen geteilt und im Programm großer HR-Events wie der Zukunft Personal 2024 war KI im Recruiting der rote Faden, der sich durch das Messe-Programm gezogen hat. 

Schon im vergangenen Jahr waren neue Technologien wie ChatGPT ein großer Punkt auf unserer Liste der Recruiting-Trends und auch in diesem Jahr ist der KI der Platz in unserer Übersicht sicher. 

Doch in den meisten Unternehmen ist KI im Recruiting noch lange nicht alltäglich. 

Recruiting-Experte Michael Witt hat gemeinsam mit stellenanzeigen.de 2024 eine Studie durchgeführt, um den Recruiting-Reifegrad der deutschen Unternehmen zu ermitteln. Das Ergebnis: Gerade im Bereich Digitalisierung und KI gibt es noch viel Nachholbedarf. 

Rund 70 % der Befragten geben an, dass ihnen KI gar keine oder eher keine Arbeit abnimmt – ganz egal, wie groß das Unternehmen ist. 

Einsatzfelder für KI im Recruiting 

KI kann für eine ganze Reihe verschiedener Aufgaben im Recruiting eingesetzt werden. Du kannst sowohl auf allgemeine KI-Tools wie zum Beispiel ChatGPT zurückgreifen als auch auf spezialisierte Recruiting-Tools, in denen künstliche Intelligenz zum Einsatz kommt. 

Bevor du damit beginnst, KI im Recruiting langfristig zu integrieren, solltest du dir einen Überblick darüber verschaffen, in welchen Bereichen dich die künstliche Intelligenz unterstützen kann. 

Wir haben für dich verschiedene Anwendungsfelder für KI im Recruiting gesammelt, um dich zu inspirieren: 

1. Mit Chatbots die Candidate Experience verbessern: 

Du kannst KI-Chatbots zum Beispiel auf deiner Karriereseite einsetzen, um potenziellen Bewerber:innen einen einfachen Weg zu geben, Antworten auf mögliche Fragen zu bekommen. 

Mithilfe von künstlicher Intelligenz kannst du sicherstellen, dass deine Bewerber:innen auch auf spezielle Fragen konkrete und hilfreiche Antworten bekommen, ohne auf eine persönliche Rückmeldung zu warten. So verbesserst du die Candidate Experience und sparst gleichzeitig Zeit, die du ansonsten mit den Fragen potenzieller Bewerber:innen verbracht hättest. 

2. Stellenanzeigen und Texte schreiben: 

Im Recruiting brauchst du an vielen Stellen Texte. Vom Text der Karriereseite über Active-Sourcing-Nachrichten bis hin zum absoluten Klassiker: der Stellenanzeige. 

Bei allen deinen Schreibaufgaben kannst du generative KI als Unterstützung einsetzen. 

Gib ChatGPT oder dem KI-Tool deiner Wahl präzise Anweisungen und du erhältst einen Text, den du mit ein paar Anpassungen im Recruiting nutzen kannst. Du kannst die KI auch dazu verwenden, deine bestehenden Texte zu analysieren und Optimierungsvorschläge zu machen. 

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 <p>
   <strong>Mit dem <a href="https://hire.workwise.io/hilfe/jobangebot/job-import" target="_blank">KI-Job-Import</a> Stellenanzeigen optimieren: </strong>
 </p>
 <p>Du kannst deine Stellenangebote ganz einfach über den Link zur Stellenausschreibung auf deiner Karriereseite importieren.</p>
 <p>Das spart dir nicht nur Zeit, da du nicht alle Informationen händisch übertragen musst, sondern deine Stellenanzeige wird dabei auch automatisch optimiert.</p>
 <p>Mithilfe eines Large Language Models (LLM) wird dir ein Titel und ein Text vorgeschlagen, der von den passenden Kandidat:innen gefunden wird und sie überzeugt.</p>
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3. Auswahl der Bewerber:innen: 

Gerade, wenn du sehr viele Bewerbungen erhältst, dauert die initiale Sichtung der Bewerbungsunterlagen oft sehr lange. Das hält dich zum einen von anderen wichtigen Aufgaben ab und zum anderen kannst du dich so eventuell nicht so schnell bei den Kandidat:innen zurückmelden, wie du gerne möchtest – immerhin ist eine schnelle Rückmeldezeit sehr wichtig für die Candidate Experience. 

‍Mithilfe von KI-Tools kannst du hier wertvolle Zeit sparen: Lass die KI-Anwendung die eingehenden Bewerbungen sichten und auf objektive Kriterien prüfen. So kannst du zum Beispiel direkt danach filtern, ob die Kandidat:innen über eine EU-Arbeitserlaubnis verfügen. Im nächsten Schritt kannst du dich genauer mit den vielversprechenden Bewerbungen auseinandersetzen. 

4. Analysiere deine Bewerber:innen mit KI: 

Bei der Bewerber:innen-Auswahl kommt es nicht nur auf die passenden Skills für die offene Stelle an, auch der Cultural-Fit muss stimmen. Auch dabei können dich KI-Tools fürs Recruiting unterstützen. 

Mit KI-Anwendungen kannst du beispielsweise die Wortwahl deiner Bewerber:innen in den Bewerbungsunterlagen oder auch die gesprochene Sprache, Mimik und Gestik analysieren. Solche KI-Tools können dir dabei helfen, deine Bewerber:innen und ihr Verhalten besser zu verstehen und sie als Personen einzuschätzen. 

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   <p><strong>Nutze den Workwise Application Score, um Bewerbungen einzuschätzen:</strong></p>
   <p>Der Application Score zeigt dir auf den ersten Blick, wie gut eine eingehende Bewerbung zu deinem Jobangebot passt.</p>
   <p>
       Wir nutzen ein <strong>Machine-Learning-Modell</strong>, um anhand des Scores vorherzusagen, wie wahrscheinlich es ist, dass eine bestimmte Bewerbung zum Jobinterview führt.
       <strong>Je höher der Score einer Bewerbung, desto wahrscheinlicher ist es, dass die Kandidatin oder der Kandidat zu deinem Job passt.</strong>
   </p>
   <p>Damit du dich auf den Score verlassen kannst, analysieren wir die <strong>Daten der Bewerbung und des Kandidat:innen-Profils.</strong> Dabei beziehen wir verschiedene Faktoren ein:</p>
   <ul>
       <li>vorhandene EU-Arbeitserlaubnis</li>
       <li>erforderliche Sprachkenntnisse</li>
       <li>erforderliche Hard Skills (Fachkompetenzen)</li>
       <li>erforderliche Qualifikationen</li>
       <li>passende Soft Skills</li>
       <li>relevante Arbeitserfahrung</li>
       <li>passende Gehaltsvorstellungen</li>
       <li>passender Einsatzort</li>
   </ul>
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5. Die KI als Coach und Sparringspartner: 

Aufgrund der großen Datenmengen, mit denen künstliche Intelligenz trainiert wird, können sich ChatGPT und Co. sehr gut in verschiedene Perspektiven hineinversetzen. 

Das kannst du für dich nutzen und das KI-Tool beispielsweise auffordern, dir einen verständlichen Einblick in den Fachbereich, für den du auf der Suche bist, zu geben. So kannst du das Anforderungsprofil für die offene Stelle besser nachvollziehen und gezieltere Interviewfragen für das Bewerbungsgespräch entwickeln. 

6. Data-Driven-Recruiting mit KI:

KI verarbeitet große Mengen an Daten in kürzester Zeit und trifft auf dieser Grundlage Ableitungen. Diese Qualität hilft dir auch im Recruiting weiter. 

Nutze KI-Anwendungen, um deine Kennzahlen zu analysieren und den Recruiting-Prozess besser zu verstehen. Mithilfe von KI kannst du zum Beispiel Muster im Verhalten der Bewerber:innen aufdecken und schnell erkennen, an welcher Stelle des Bewerbungsprozesses besonders viele Kandidat:innen abspringen. 

Vorteile und Risiken beim Einsatz von KI im Recruiting

Der Einsatz von KI im Recruiting birgt viele Chancen, die Personalarbeit effizienter, die Candidate Experience besser und die Personalauswahl treffender zu machen. Allerdings solltest du KI immer mit Bedacht einsetzen und dir über mögliche Risikofaktoren im Klaren sein: 

Vorteile von KI im Recruiting:

• Zeitersparnis: Durch KI kannst du bei einigen langwierigen Aufgaben wie zum Beispiel dem Schreiben von Stellenanzeigen oder der Sichtung von Bewerbungen Zeit sparen. 
• Kreativitätsboost: Lass dich von generativer KI beim Schreiben von Stellenanzeigen oder Entwickeln von Interviewfragen inspirieren. 
• Neue Einblicke: Eine KI-basierte Analyse zeigt dir deinen Recruiting-Prozess und deine Bewerber:innen aus einer neuen Perspektive. 
• Objektivität: Ist die KI verantwortungsvoll programmiert, ist sie frei von Vorurteilen. Durch KI-Tools kannst du eine objektivere Personalauswahl sicherstellen.
• ‍Immer verfügbar: KI ist rund um die Uhr verfügbar und kann beispielsweise deinen Bewerber:innen in Echtzeit mit ihren Fragen weiterhelfen.

Risiken von KI im Recruiting:

• Datenschutz: Gerade, wenn du externe KI-Tools wie ChatGPT nutzt, solltest du sehr gut darauf achten, welche Daten du mit der Anwendung teilst. 
• Fehlende Wertschätzung: Wenn du Chatbots in der Kommunikation mit Bewerber:innen einsetzt, solltest du darauf achten, dass der persönliche Austausch nicht zu kurz kommt. Ansonsten fühlen sich die Kandidat:innen eventuell nicht wertgeschätzt. 
• Vorurteile vorprogrammiert: Eine KI ist nur so gut wie die Menschen, die sie programmiert und mit Daten trainiert haben. Es ist also möglich, dass eine KI Stereotypen und Vorurteile reproduziert. ‍
• Fehlende Offenheit: Wenn du dich in der Personalauswahl zu sehr auf KI verlässt, besteht die Gefahr, dass Kandidat:innen, die nicht der Idealvorstellung entsprechen, durchs Raster fallen. So könnten dir gut passende, neue Teammitglieder entgehen.

Fahrplan: In 8 Schritten KI im Recruiting sinnvoll einsetzen. 

Jetzt kennst du die verschiedenen Anwendungsmöglichkeiten von KI im Recruiting. Aber wie bekommst du die jetzt in deinen Recruiting-Alltag integriert? 

Damit es nicht dabei bleibt, dass du viel Zeit ins Experimentieren mit KI investierst, ohne die Technologie wirksam in deine Arbeitsabläufe einzubringen, haben wir einen Fahrplan für dich. 

‍So setzt du KI sinnvoll in deinem Recruiting-Prozess ein und steigerst die Effizienz deiner Personalarbeit:

Schritt 1: Prozesse festhalten

Bevor du überlegen kannst, an welchen Stellen dich die KI im Recruiting am besten unterstützen kann, brauchst du einen Überblick über deine Prozesse. 

Markus Sennefelder ist allein für die HR-Abteilung des IT-Systemhauses Bytewerk verantwortlich. Um alle anfallenden Aufgaben zu stemmen, hat er so viele Arbeitsschritte wie möglich automatisiert. Sein Tipp für den Start: Fange bei null an und nimm dir die Zeit, alle deine Aufgaben und Abläufe aufzuschreiben. 

Orientiere dich am Employee Lifecycle und gehe alle Stationen durch: Welche Schritte fallen zwischen der offenen Stelle und dem Unternehmensaustritt der Mitarbeiter:innen an und welche Aufgaben liegen pro Schritt bei der HR-Abteilung? 

Jetzt siehst du wahrscheinlich: Da gibt es richtig viel zu tun! Höchste Zeit, dass du dir durch gut eingesetzte Technologien ein paar Arbeitsstunden frei schaufelst. 

Schritt 2: Arbeitsabläufe automatisieren

Markus meint: „Wenn deine Prozesse null automatisiert sind, brauchst du über KI gar nicht nachzudenken.” 

Auch ohne KI kannst du durch HR-Digitalisierung einiges an Effizienz herausholen. Es lohnt sich, hier erst alle Möglichkeiten auszuschöpfen, denn oft können schon kleine Änderungen einen großen Unterschied machen. Zum Beispiel kannst du über ein einfaches Tool zur Terminabstimmung einige E-Mails und viel Zeit sparen. 

In unserem Podcast Recruiting Talk erzählt Markus, wie er die Personalarbeit bei Bytewerk von vorne bis hinten automatisiert hat. Höre jetzt, mit welchen Hacks Markus jeden Tag drei Stunden Arbeitszeit einspart: 

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Schritt 3: Bedarf feststellen 

Die Zeit, die du in Schritt 2 eingespart hat, kannst du jetzt investieren, um KI in deinem Arbeitsalltag zu verankern und verschiedene Lösungen zu testen. 

Als Erstes solltest du reflektieren, an welchen Punkten du viel Zeit mit Aufgaben verbringst, bei denen dir die KI helfen kann. Dazu zählen: 

• kognitive Routine-Aufgaben (zum Beispiel Stellenanzeigen schreiben) 
• Sicherung, Organisation und Weitergabe von Wissen 
• Erfassen und Analysieren von Daten 
• Kommunikation mit Bewerber:innen und anderen Beteiligten 

Bei welchen dieser Aufgaben wünschst du dir Entlastung? 

Schritt 4: Lösungen recherchieren 

Im nächsten Schritt recherchierst du, welche KI-Tools dich an den gewünschten Prozessschritten unterstützen können. Für viele Anwendungsfälle eignen sich allgemeine Tools wie ChatGPT, aber auch der Blick auf spezialisierte Recruiting-Tools, die mit KI arbeiten, kann sich lohnen. 

Schritt 5: Lösungen testen 

Gerade am Anfang des Recruitings mit KI solltest du dir Zeit nehmen, einige KI-Tools und Lösungen kennenzulernen. Von vielen Tools kannst du kostenlose Versionen nutzen und die Anwendung ausprobieren. Bei kostenpflichtigen KI-Tools fürs Recruiting kannst du in der Regel auf Demos zurückgreifen. 

Konzentriere dich bei der Testphase auf drei Aspekte: 

• Welches Tool erzeugt das beste Ergebnis für die Aufgabe? 
• Wie einfach oder aufwändig ist es, den Umgang mit dem KI-Tool zu erlernen? 
• Wie gut lässt sich das KI-Tool in deine bestehenden Arbeitsabläufe integrieren? 

Schritt 6: Prozesse dokumentieren und Richtlinien bestimmen 

Lege klare Richtlinien für die Nutzung von KI im Recruiting fest, bevor du die KI-Tools systematisch in deinen Arbeitsabläufen einbindest oder sogar auf dein ganzes Team ausweitest. Setze dich eventuell mit dem oder der Datenschutzbeauftragten und / oder der IT-Abteilung zusammen, damit ihr sicher mit der neuen Technologie arbeiten könnt. 

Halte diese Guidelines fest und dokumentiere auch Tipps und Learnings für den Umgang mit der KI. So stellst du sicher, dass das Wissen zum Tool und zum Umgang mit KI gesichert wird und alle Teammitglieder über den gleichen Wissensstand verfügen. 

Wie wäre es zusätzlich mit einer Learning-Session für das ganze Team, in dem alle ihre Erfahrungen und Tipps teilen können? Gemeinsam lernt ihr am schnellsten, die KI bestmöglich fürs Recruiting und die Personalarbeit zu nutzen. 

Schritt 7: Ergebnisse festhalten und bewerten 

Jetzt geht es an die alltägliche Nutzung: Binde die KI in deine täglichen Abläufe ein. So wird KI im Recruiting schnell zur Routine. 

Denke auch daran, deine Ergebnisse und eventuelle Schwierigkeiten beim KI-Recruiting festzuhalten. Das wird dir bei der Auswertung und gegebenenfalls der Anpassung des KI-Experiments helfen. 

Frage dich: 

• Bist du zufrieden mit den Ergebnissen der KI? 
• Sparst du so viel Zeit, wie du dir erhoffst hast? 
• Fügt sich die KI gut in deine restlichen Arbeitsabläufe ein?

Tausche dich auch mit deinen Kolleg:innen aus. Wie sehen ihre Erfahrungen aus? Evaluiert zusammen, ob die KI-Lösung eure Erwartungen erfüllt hat. 

Schritt 8: Anpassungen vornehmen 

Wenn du erst einmal eine Weile mit KI im Recruiting gearbeitet hast, lohnt es sich, im Team ein Fazit zu ziehen. Seid ihr zufrieden mit den Ergebnissen? Dann könnt ihr damit starten, noch an weiteren Stellen mit KI zu experimentieren. 

Falls ihr die Arbeit mit dem KI-Tool noch nicht optimal findet, solltet ihr jetzt nachjustieren. 

Überlege zusammen mit deinen Teamkolleg:innen, was ihr an euren Arbeitsabläufen noch verbessern könnt und wo die KI noch Potenziale birgt, dir ihr noch nicht nutzt. Eventuell lohnt es sich auch, zu Schritt 5 zurückzukehren und noch weitere Tools intensiver zu testen. 

KI-Recruiting mit Workwise 

Workwise ist der Recruiting-Partner für den deutschen Mittelstand. 

Wir wollen, dass dein Recruiting so effizient und reibungslos wie möglich läuft. Denn wenn du an den richtigen Stellen Zeit einsparst, kannst du dich auf das konzentrieren, was wirklich zählt: das Kennenlernen deiner passenden Bewerber:innen. 

Um dich von der Stellenanzeige bis zur Einstellung bestmöglich zu unterstützen, setzen wir auf KI. 

Beim Schreiben der Stellenanzeige, der Sichtung der Bewerbungen und dem Matching zwischen deinen Jobs und unseren Kandidat:innen. Das ist smartes Recruiting für smarte Unternehmen. 

Erfahre jetzt mehr darüber, wie Workwise dabei helfen kann, deine Stellen zu besetzen!

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