Entsendung von Arbeitnehmer:innen: Was du als Unternehmen wissen musst

Du überlegst, einen Mitarbeitende ins Ausland zu entsenden?

Durch die Globalisierung gewinnt die Entsendung von Angestellten immer mehr Aufmerksamkeit. Internationale Erfahrungen sammeln, Sprachkenntnisse fördern und neue Perspektiven gewinnen – all das können Mitarbeitende bei einer Entsendung lernen.

Wir zeigen dir, worauf du achten musst und was dafür notwendig ist.

Was ist eine Entsendung eines Mitarbeiters?

Bei einer Entsendung von Mitarbeitenden werden Angestellte zum Arbeiten über einen festgelegten befristeten Zeitraum in ein anderes Land zum Arbeiten geschickt. Dabei bleib sie im deutschen Unternehmen angestellt. Sie werden also nicht in den Arbeitsmarkt des Tätigkeitsstaates integriert.

Damit ein Aufenthalt im Ausland als Entsendung eines Arbeitnehmers gilt, muss die Person zuvor in Deutschland gelebt oder gearbeitet haben. In welchem Unternehmen sie zuvor gearbeitet hat, ist nicht relevant. Eine weitere Bedingung ist, dass im Ausland Dienstleistungen erbracht werden müssen. Eine Geschäftsreise oder Ähnliches stellen daher keine Mitarbeiterentsendung dar.

Expatriate

Bei einem Expatriate handelt es sich um eine Sonderform der Arbeitnehmerentsendung. Hierbei geht es hauptsächlich um eine zukünftige Fach- oder Führungskraft – kurz Expat – die ins Ausland geschickt werden soll.

Dabei gibt es keine genaue Regelung, wann eine Entsendung ein Expatriate darstellt. Im Vordergrund steht die berufliche und persönliche Entwicklung, um in späteren Positionen mehr Knowhow und eine bessere Kommunikation vorweisen zu können.

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Voraussetzungen für die Entsendung von Arbeitnehmern

Generell ist die Entsendung von Mitarbeitenden in den EWR (EU, Island, Norwegen, Liechtenstein) und die Schweiz deutlich leichter als zum Beispiel in die USA oder China. Das liegt daran, dass im EWR deutlich mehr Abkommen bestehen, wodurch weniger Voraussetzungen erfüllt und weniger Regelungen beachtet werden müssen.

Wenn du deine Arbeitnehmer:innen in einen Drittstaat schicken möchtest, gibt es besondere Anforderungen und Pflichten zu beachten. Gerade in China können sonst hohe Strafen auf dich und deine Angestellten zukommen.

Dauer

Die Dauer einer Entsendung hängt vom Tätigkeitsstaat ab und muss immer auf einen bestimmten Zeitraum begrenzt sein.

Während in Europa eine Entsendung maximal 24 Monate betragen darf – Verlängerung ist nicht möglich – gibt es in den Drittstaaten unterschiedliche Regelungen. So darfst du zum Beispiel in den USA eine Frist von fünf Jahren und in Australien eine Frist von vier Jahren nicht überschreiten.

Vorkehrungen

Bei der Entsendung bist du für die Sicherheit deiner Angestellten verantwortlich. Um diese zu gewährleisten, musst du bereits vor der Entsendung deines Mitarbeiters Vorkehrungen treffen:

• Gefährdungsbeurteilung: Ein Facharzt oder Fachärztin berät deine Mitarbeitenden und trifft Vorkehrungen, wie Impfungen oder Malariaprophylaxe, für das entsprechende Land.
• Notfallkontakt: Du solltest der entsendeten Person einen Notfallkontakt vor Ort zur Verfügung stellen.
• Risiken: Mache deine Angestellten bei einem Gespräch auf mögliche Risiken aufmerksam.
• Unterstützung (freiwillig): Organisiere im Vorfeld Unterstützung im Tätigkeitsland.

Auf der Webseite des Bundesgesundheitsministerium kannst du alle Neuerungen und aktuelle Ereignisse bezüglich Corona nachlesen.

Voraberklärung

Als Unternehmen hast du die Pflicht, den Behörden eine Voraberklärung zu übermitteln. Folgende Angaben sind üblich:

• Beschreibung der Tätigkeit
• Dauer des Aufenthalts (wenn bekannt mit Anfangs- und Enddatum)
• Kontaktdaten des/der Angestellten und deines Unternehmens
• Ansprechperson für die zuständige Behörde
• weitere sachdienliche Angaben

<div class="blog_primary-box"><p>Achte darauf, dass du die Richtlinien des <strong>Datenschutzes</strong> befolgst.</p></div>

Entsendebescheinigung

Beim Arbeiten im Ausland gilt grundsätzlich das Territorialprinzip. Dieses Prinzip sagt aus, dass bei Beschäftigung – unabhängig von der Dauer – die Person dem Recht des Tätigkeitsstaates untergestellt ist. Somit wäre auch eine Sozialversicherung in diesem Land verpflichtend.

Bei der Entsendung deiner Mitarbeiter:innen kann durch eine Entsendebescheinigung das deutsche Recht bestehen und die bestehende Sozialversicherung weiterhin gültig bleiben. Man spricht dabei auch von einer Ausstrahlung. Eine Ausstrahlung ist mit Ländern durch bilaterale Abkommen möglich. In Europa gibt es dafür die A1 Bescheinigung.

Die Entsendebescheinigung musst du als Arbeitgeber:in bei der Krankenkasse beantragen. Die Krankenkasse überprüft dann, ob alle Voraussetzungen einer Entsendung der Mitarbeiter:innen erfüllt sind und stellt eine Entsendebestätigung für das jeweilige Tätigkeitsland aus. Dabei gibt es unterschiedliche Bescheinigungen und Voraussetzungen, die du beachten musst.

Bei einem längerem Aufenthalt müssen deine Angestellten in das System des Tätigkeitsstaates wechseln oder du kannst über das Sozialversicherungsformular eine Verlängerung beantragen. Wenn die Behörden beider Länder dem zustimmen, kann die Person so auch länger in Deutschland versichert bleiben.

A1 Bescheinigung

Für die EU, den EWR und die Schweiz heißt die Entsendebescheinigung: A1 Bescheinigung.

Die A1 Bescheinigung ist eine Bestätigung, dass die im Ausland erwerbstätige Person nicht den Rechtsvorschriften des Staates in dem er arbeitet, sondern dem deutschen Recht unterliegt.

Voraussetzung dafür ist, dass:

• entsandte Arbeitnehmer:innen EU-Bürger:innen ist
• ein Beschäftigungsverhältnis mit einem in Deutschland ansässigen Unternehmen besteht
• die Entsendungsdauer der Arbeitnehmer:innen auf höchstens 24 Monate befristet ist

Dabei muss die A1 Bescheinigung elektronisch vom Unternehmen beantragt werden. Dafür kannst du den Service der Webseite svnet nutzen.

Wie und wo du die A1 Bescheinigung noch beantragen kannst und worauf du sonst noch achten solltest, kannst du bei der DRV nachlesen.

Aufenthaltstitel und Arbeitserlaubnis in der EU

Die Europäische Union (EU) und der Europäische Wirtschaftsraum (EWR) machen es Unternehmen leicht: Dank des Rechts der Freizügigkeit können Angestellte problemlos in allen Mitgliedsstaaten der EU und des EWR arbeiten. Hier sind weder Visum noch Arbeitserlaubnis notwendig.

Die Arbeitnehmerfreizügigkeit hat ihre Grundlage im Vertrag über die Arbeitsweise der Europäischen Union (Art. 45 AEUV). Demnach können Unionsbürger:innen in allen Mitgliedsstaaten der EU und des EWR ganz normal Jobs ausüben, genauso wie Angehörige dieses Staates.

In einigen Ländern gibt es dabei allerdings eine Meldepflicht. Informiere dich also zuvor, ob deine Mitarbeitenden gemeldet werden müssen oder nicht, denn für die Vorabmeldung bist du verantwortlich. Auch der Wohnsitz der Personen muss in jedem Land der zuständigen Behörde gemeldet werden. Das liegt aber in seiner Verantwortung – du kannst ihn darauf hinweisen.

• Mitgliedsstaaten der EU: Belgien, Bulgarien, Dänemark, Estland, Finnland, Frankreich, Griechenland, Irland, Italien, Kroatien, Lettland, Litauen, Luxemburg, Malta, Niederlande, Österreich, Polen, Portugal, Rumänien, Schweden, Slowenien, Slowakische Republik, Spanien, Tschechische Republik, Ungarn und Zypern
• Zusätzlich Mitgliedsstaaten des EWR: Island, Norwegen und Liechtenstein
• Und natürlich die Schweiz: Durch ein gesondertes Abkommen gelten in der Schweiz die gleichen Regelungen. Allerdings müssen Angestellte innerhalb von drei Monaten nach Einreise bei der zuständigen Behörde für Ausländer:innen eine Aufenthaltserlaubnis beantragen. Das ist in der Regel eine reine Formalität und mit wenig Bürokratie verbunden.

Alle anderen Länder werden in diesem Zusammenhang oft als Drittstaaten bezeichnet. Für sie gelten gesonderte Regelungen.

<div class="blog_primary-box"><p>Wie steht es um das United Kingdom nach dem Brexit?</p><p>Seit dem Ende der Brexit-Übergangsphase (31. Dezember 2020) benötigen Staatsangehörige von EU-Staaten in der Regel eine Arbeitserlaubnis bzw. ein Visum, um für berufliche Zwecke in das Vereinigte Königreich (VK) einreisen zu dürfen. Für bestimmte Fälle gibt es Sonderregelungen, die eine visumsfreie Einreise ermöglichen. Welche Sonderregelungen es gibt, erfährst du <a href="https://www.ihk.de/pfalz/international/kompetenzzentrum-grossbritannien/wirtschaftsrecht/entsendung-von-arbeitskraeften-nach-grossbritannien-4854828" target="_blank">hier</a>.</p></div>

Aufenthaltstitel und Arbeitserlaubnis in Drittstaaten

Wenn du deine Mitarbeitenden in einen Drittstaat entsenden möchtest, benötigten diese einen Aufenthaltstitel. Der Aufenthaltstitel ist fast überall in Form eines Visums erforderlich. Aber auch Arbeitserlaubnis und weitere Anforderungen können für eine erfolgreiche Entsendung von Mitarbeitenden nötig sein. Das hängt vom jeweiligen Land und den getroffenen Abkommen ab.

Du solltest für diesen Schritt genügend Zeit einplanen. Der Antrag für ein Visum kann sehr lange dauern und muss von der zuständigen Behörde bearbeitet werden.

Für Informationen zum Aufenthaltstitel, der Arbeitserlaubnis und den zusätzlichen Anforderungen der einzelnen Länder kannst du dich beim Auswärtigen Amt oder direkt bei der verantwortlichen Botschaft informieren. Dort findest du meist auch eine Ansprechperson, die du bei weiteren Fragen direkt kontaktieren kannst.

Steuer

Welteinkommensprinzip

Um zu klären, wer das Besteuerungsrecht erhält, gibt es das sogenannte Welteinkommensprinzip. In diesem Prinzip wurde festgelegt, dass Steuerpflichtige dort steuerpflichtig sind, wo sie ihren Wohnsitz haben. Bei der Versteuerung ist das gesamte Einkommen betroffen, unabhängig davon woher das Einkommen ursprünglich herkommt.

Doppelbesteuerungsabkommen

Das Welteinkommensprinzip führt in manchen Fällen zur doppelten Besteuerung oder zur doppelten Nichtbesteuerung. Um dies zu vermeiden, hat Deutschland mit vielen Staaten ein Doppelbesteuerungsabkommen abgeschlossen. Das Abkommen regelt, welcher Staat das Besteuerungsrecht hat und welche Voraussetzungen dafür erfüllt sein müssen.

Das Bundesfinanzministerium stellt in einem ausführlichen Artikel die vorhandenen Abkommen mit einer Länderliste für weitere Informationen dar.

Weitere Informationen findest du auch auf der Webseite der EU.

Die 183-Tage-Regel

Bei der 183-Tage-Regel handelt es sich um eine Ausnahme des Doppelbesteuerungsabkommens. Das Besteuerungsrecht wird nicht wie in manchen Abkommen geregelt an den Tätigkeitsstaat übertragen, sondern bleibt bei Deutschland.

Wie der Name schon vermuten lässt, gibt es eine Frist von 183 Tagen. Wer weniger als 183 Tage in einem anderen Staat arbeitet und den Arbeitslohn von einem in Deutschland ansässigen Unternehmen erhält, ist in Deutschland steuerpflichtig. Ob sich diese Frist auf das Kalenderjahr oder Steuerjahr bezieht, hängt vom jeweiligen Abkommen ab.

Da es nicht „die eine Regel” gibt, solltest du dich vorher beim zuständigen Finanzamt informieren.

Steueridentifikationsnummer

Durch das Doppelbesteuerungsabkommen konntest du bereits herausfinden, ob Mitarbeitende bei der Entsendung die Steuern weiterhin in Deutschland oder im Tätigkeitsland zahlen müssen. Wenn die Steuern im Tätigkeitsland fällig werden, benötigen sie eine neue Steueridentifikationsnummer.

Um diese zu beantragen, sollten sich Arbeitnehmende beim örtlichen Finanzamt oder beim Finanzministerium informieren. In den meisten Ländern findest du dort direkt den entsprechenden Antrag oder zumindest alle Informationen, die für die Beantragung nötig sind.

In der EU selbst gibt es dafür eine Übersicht. Fast alle Länder sind für ein einheitlicheres System auf die TIN (Teilnehmer-Identifikationsnummer) umgestiegen. Dabei erfüllt die TIN die jeweiligen Vorschriften des Landes und erleichtert die internationale Zusammenarbeit.

Auch in der EU bekommen deine Arbeitnehmer:innen die TIN vom örtlichen Finanzamt oder kann eine Ansprechperson für TINs im Tätigkeitsland kontaktieren. Alle Details zur TIN kannst du auf der offiziellen Webseite der Europäischen Union nachlesen. Auf der Webseite findest du hinter dem gelben Button hinterlegt – den wir dir unten nochmal abgebildet haben – die länderspezifischen Informationen zur TIN.

Weitere hilfreiche Seiten über das Thema Steuern in der EU:

• ‍Liste für nationale Webseiten zu Steuerfragen‍
• Webseiten und Kontaktinformationen der nationalen Steuerbehörden

Arbeitsrecht

Generell bleibt deutsches Arbeitsrecht bestehen. Die Ausnahme bildet hier nur der Mindestlohn und der Schutz deiner Arbeitnehmenden, denn diese beiden Punkte richten sich nach den ausländischen Richtlinien.

Je nach Tätigkeitsstaat kann es zu weiteren Ausnahmen kommen. Der Arbeitsvertrag und das Kündigungsrecht können durch kleine Änderungen angepasst werden.

Arbeitsvertrag

Bei der Entsendung des Arbeitnehmers muss auch ein neuer Arbeitsvertrag geschlossen werden. Dabei gibt es zwei Möglichkeiten:

1. Der deutsche Arbeitsvertrag bleibt bestehen und es wird zusätzlich ein Entsendevertrag unterschrieben. Dieser Entsendevertrag stellt eine Ergänzung des deutschen Arbeitsvertrages dar.
2. Der deutsche Arbeitsvertrag ist erst nach Rückkehr wieder gültig. Für die Entsendung der Mitarbeiter:innen wird ein eigenstehender Entsendevertrag geschlossen.

Folgende Informationen sollte der Arbeitsvertrag enthalten:

<div class="blog_primary-box"><ol><li>Angaben zu den Vertragsparteien</li><li>Angaben zu Beginn, Dauer und Ende <ul><li>Kündigungsfrist</li></ul></li><li>Angaben zur Arbeitsleistung <ul><li>Tätigkeitsbeschreibung im Ausland</li><li>Arbeitszeit und Mehrarbeit</li><li>Arbeitsort</li><li>Urlaub, Feiertage und Freistellung</li></ul></li><li>Vergütung <ul><li>Arbeitsentgelt</li><li>Zulagen</li><li>Aufwendungsersatz</li><li>Gratifikationen</li><li>vermögenswirksame Leistungen</li></ul></li><li>Nebenpflichten <ul><li>Sorgfaltspflichten (bspw. Unfallverhütung)</li><li>Verschwiegenheit</li><li>Krankmeldung</li><li>Vereinbarung über die Kosten zusätzlicher Versicherungen</li></ul></li><li>Schlussbestimmungen <ul><li>Verweise auf einen Tarifvertrag</li><li>Vertragsstrafen (bspw. falls die Kündigungsfrist nicht eingehalten wird)</li><li>Gerichtsstand (deklaratorisch)</li><li>Salvatorische Klausel</li></ul></li><li>Zusätzliche Leistungen durch den Auslandsaufenthalt <ul><li>Ausgleich von Mehraufwendungen (Reisekosten, Umzugskosten,...)</li><li>Regelung für Kosten der Unterkunft</li><li>Rückkehrbedingungen</li><li>Kostenübernahme bei frühzeitigem Abbruch</li></ul></li></ol></div>

Du kannst den Arbeitsvertrag auch online sicher unterschreiben lassen. Finde jetzt heraus, worauf du bei einer digitalen Unterschrift achten musst.

Ende der Entsendung und Kündigung

Die Mitarbeiterentsendung ist zu Ende, nach:

• Beendigung des Projektes
• Ablauf des vorgesehenen Zeitraums
• Krisensituation
• Rückruf durch das Unternehmen (Klausel im Vertrag unterbringen, sonst können Angestellte Ansprüche stellen)
• Eingang der Kündigung

Kündigung: Es bleibt das deutsche Kündigungsrecht bestehen, wenn im Vertrag keine weiteren Vereinbarungen getroffen werden.

Es kann zur vorzeitigen Beendigung der Entsendung des Arbeitnehmers kommen, deshalb sollten im Vertrag bereits Vorkehrungen getroffen werden, wer welche Kosten übernimmt. Auch ein klärendes Gespräch vor der Entsendung ist empfehlenswert.

<div class="blog_primary-box"><p>Zum Schluss haben wir dir hier nochmal einen <a href="https://op.europa.eu/de/publication-detail/-/publication/8ac7320a-170f-11ea-8c1f-01aa75ed71a1/language-de" target="_blank">Leitfaden der EU</a> herausgesucht.</p><p>Beachte: Es kann immer Ausnahmen geben. Informiere dich also vor einer Entsendung von Arbeitnehmenden beim<a href="https://www.auswaertiges-amt.de/de" target="_blank"> Auswärtigen Amt</a>, was für Besonderheiten zu beachten sind. Die Vorbereitung ist entscheidend für eine erfolgreiche Mitarbeiterentsendung.</p></div>

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