Urlaubsplanung – 8 Tipps für Arbeitgeber [inkl. Excel-Vorlage]

Die Urlaubsplanung ist ein wichtiger Teil der Organisation deines Unternehmens, denn sie regelt, wann welche Mitarbeiter:innen nicht zur Verfügung stehen. Aber ist sie tatsächlich Aufgabe des Arbeitgebers oder der Arbeitgeberin? Und was genau musst du dabei beachten?

In diesem Artikel erfährst du alles Wichtige über das Bundesurlaubsgesetz und erhältst hilfreiche Tipps für die Urlaubsplanung als Arbeitgeber:in! Die Excel-Vorlage für die Urlaubsplanung, die du dir kostenlos herunterladen kannst, wird dir die Urlaubsplanung außerdem erleichtern.

Ist die Urlaubsplanung Arbeitgeber-Sache?

Du fragst dich als Arbeitgeber:in vielleicht, ob die Urlaubsplanung wirklich deine Verantwortung ist oder lieber bei den Mitarbeiter:innen liegen sollte. Die kurze Antwort ist: Ja, die finale Urlaubsplanung ist deine Aufgabe.

Die lange Antwort ist natürlich etwas komplizierter. Denn in vielen Unternehmen geht die Verantwortung von Mitarbeiter:innen und Führungskräften bei der Urlaubsplanung Hand in Hand. In der Praxis wird die Urlaubsplanung daher häufig von den Mitarbeiter:innen selbst vorgenommen.

Wichtig dabei ist jedoch zu wissen, dass es sich bei dieser Urlaubsplanung erstmal nur um einen Antrag von dem jeweiligen Teammitglied und damit um seinen oder ihren Wunsch handelt. Es liegt in deiner Verantwortung als Führungskraft, diesen Antrag dann zu bestätigen oder abzulehnen.

Diesem Wunsch deiner Arbeitnehmer:innen solltest du möglichst entsprechen. Denn du solltest hier ganz auf die Eigenverantwortung deiner Mitarbeiter:innen setzen. Das führt zu einer angenehmen Atmosphäre im Team, stärkt die Mitarbeiterbindung und fördert das Vertrauen im Unternehmen.

Dennoch kann es manchmal schwierig sein, einen Urlaubsantrag anzunehmen. Haben beispielsweise mehrere Teammitglieder an den gleichen Tagen Urlaub beantragt, wodurch eine Vertretung unmöglich wird, dann ist es oft schwer, zu entscheiden, welcher Antrag angenommen und welcher abgelehnt wird. Im Idealfall sollte dies natürlich nicht passieren, sondern die Teammitglieder sprechen sich untereinander ab.

Als Arbeitgeber:in kannst du die Entscheidung an sozialen Aspekten festzumachen. Hat beispielsweise eines deiner Teammitglieder Kinder im schulpflichtigen Alter, dann hat diese Person in der Urlaubsplanung in den Schulferien häufig den Vortritt vor anderen Teammitgliedern. Und auch Mitarbeiter:innen, deren Ehepartner:innen an bestimmte Urlaubszeiten gebunden sind – wie Lehrer:innen –, stehen bei der Urlaubsplanung vorne.

<div class="blog_primary-box"><p><strong>Tipp:</strong> Gehe hier in den direkten Kontakt mit den jeweiligen Teammitgliedern. Häufig musst du selbst gar nicht entscheiden, sondern die Situation kann im Team geklärt werden. Auch hier ist die Eigenverantwortung deiner Mitarbeiter:innen ein wichtiger Aspekt, den du bei der Urlaubsplanung nicht außer Acht lassen solltest.</p></div>

Aber auch betriebliche Gründe können dazu führen, dass du bei der Urlaubsplanung priorisieren musst. Bei wichtigen, arbeitsintensiven und langwierigen Projekten oder einem Mangel an Arbeitskräften kannst du beispielsweise eine (teilweise) Urlaubssperre aussprechen. Arbeitest du im Einzelhandel, dann weißt du bestimmt, dass dies häufig in der Vorweihnachtszeit zum Einsatz kommt.

Das Bundesurlaubsgesetz: Urlaubsplanung und gesetzliche Regelungen

Das Bundesurlaubsgesetz regelt alle gesetzlichen Urlaubsansprüche und -rechte von Mitarbeiter:innen und Arbeitgeber:innen. Dabei gibt es bestimmte, wichtige Aspekte, die du bei der Urlaubsplanung beachten musst. Wir haben dir die wichtigsten Punkte des Bundesurlaubsgesetzes zusammengefasst:

• § 1 Urlaubsanspruch: Jede:r Arbeitnehmer:in hat in jedem Kalenderjahr Anspruch auf bezahlten Erholungsurlaub.
• § 3 Dauer des Urlaubs: Arbeitnehmer:innen haben jährlich einen Urlaubsanspruch von mindestens 24 Werktagen.
• § 4 Wartezeit: 6 Monate nach Bestehen des Arbeitsverhältnisses erhalten deine Mitarbeiter:innen den vollen Urlaubsanspruch.
• § 5 Teilurlaub: Deine Arbeitnehmer:innen haben ein Recht auf ein Zwölftel des Jahresurlaubs für jeden vollen Monat des Bestehens des Arbeitsverhältnisses.
• § 6 Ausschluß von Doppelansprüchen: Haben die Arbeitnehmer:innen in einem Kalenderjahr bereits Urlaub von einem früheren Arbeitgeber oder einer Arbeitgeberin genehmigt bekommen, dann besteht der Urlaubsanspruch nicht.
• § 7 Zeitpunkt, Übertragbarkeit und Abgeltung des Urlaubs: Als Arbeitgeber:in musst du die Wünsche deiner Mitarbeiter:innen berücksichtigen. Wenn aber dringende betriebliche Belange oder Urlaubswünsche anderer Arbeitnehmer:innen, die unter sozialen Gesichtspunkten Vorrang haben, diesen Wünschen entgegenstehen, dann kannst du die Urlaubsanfragen auch ablehnen. Der Urlaub muss zudem grundsätzlich innerhalb des Kalenderjahrs genommen werden, eine Übertragung kann nur in den ersten drei Monaten des folgenden Kalenderjahrs gewährt und genommen werden. Den Mitarbeiter:innen stehen außerdem mindestens zwei Wochen zusammenhängender Urlaub zu, wenn diese dies wünschen.
• § 9 Erkrankung während des Urlaubs: Werden Arbeitnehmer:innen im Urlaub krank, dann erhalten sie ihren Urlaubsanspruch für die Tage zurück, für die sie eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung vorweisen können.

Das BAG-Urteil von 1981 gibt dir als Arbeitgeber:in außerdem die Möglichkeit, die Urlaubsplanung vorzugeben und Betriebsurlaub einzurichten – dies geschieht häufig in Arztpraxen, in der Gastronomie oder auch in der Hotellerie. Dieser Betriebsurlaub darf allerdings nicht mehr als 60% der Urlaubstage der Arbeitnehmer:innen überschreiten.

Aber natürlich gibt es auch Kritik am Bundesurlaubsgesetz – denn am wichtigsten Punkt der Antragsfrist bekommen Arbeitgeber:innen und Arbeitnehmer:innen keine klare Antwort. Dort heißt es lediglich: „Der Urlaub muss im laufenden Kalenderjahr gewährt und genommen werden.“ (§7 Abs. 3 BUrlG)

Plant ein Teammitglied allerdings im Februar des kommenden Jahres einen Urlaub mit der Familie, dann möchte die Person das Hotel aber natürlich nicht erst zwei oder drei Wochen davor buchen. ​​„Eine Frist, ab wann oder bis wann man Urlaub beantragen muss, gibt es nicht. Das richtet sich nach den betrieblichen Üblichkeiten, die man auch in einer Betriebsvereinbarung regeln kann“, erklärt hierzu Till Bender von der DGB Rechtsschutz GmbH.

Bender gibt zu bedenken: „Da der Arbeitgeber Urlaub aus dringenden betrieblichen Gründen ablehnen darf, muss er überschauen können, ob solche zum Zeitpunkt des Urlaubs vorliegen.“ Er findet jedoch: „Man wird einem Arbeitgeber zumuten können, im Herbst den Arbeitsanfall des kommenden Jahres abschätzen zu können."

Urlaub darf übrigens gesetzlich nicht ausgezahlt werden, denn er dient der Erholung der Mitarbeiter:innen und eine Auszahlung widerspräche diesem Zweck.

8 Tipps für die Urlaubsplanung als Arbeitgeber:in

Um dir die Urlaubsplanung als Arbeitgeber:in zu erleichtern, haben wir dir die wichtigsten 8 Tipps zusammengestellt:

1. Beginne rechtzeitig mit der Urlaubsplanung

Um die Urlaubsplanung sowie die Jahresplanung möglichst fair und effizient gestalten zu können, solltest du bereits frühzeitig damit beginnen. Wie frühzeitig diese Planung begonnen werden sollte, hängt natürlich auch von dem Bereich im Unternehmen und von dem jeweiligen Job ab.

Um zu wissen, wie früh du mit der Planung beginnen solltest, kannst du dir folgende Fragen stellen:

• Handelt es sich um einen Job, der vertreten werden muss? Wie schnell/schwer kann ich eine Vertretung für diesen Job finden?
• Organisiert und arbeitet die Person eher alleine oder in einem Team? Kann das Team die Aufgaben in der Urlaubszeit auffangen?
• Lege ich Betriebsferien fest?
• Welche Projekte sind in den kommenden Wochen/Monaten geplant? Erschweren sie die Urlaubsplanung?

Definiere hier am besten einen konkreten Zeitraum vor dem Beginn des Urlaubs in Absprache mit deinem Team, in dem die Anträge spätestens eingehen sollen. Das hat sowohl für dich als auch für deine Teammitglieder Vorteile, da auch sie so besser planen können. Kommt es jedoch zu Konflikten im Team oder zu mehreren Urlaubsanträgen zur gleichen Zeit, hast du aber noch genug Zeit, um diese Konflikte zu lösen.

<div class="blog_primary-box"><p><strong>Tipp:</strong> Bei <a href="https://hire.workwise.io/" target="_blank">Workwise</a> gilt die Faustregel, dass Urlaubsanträge spätestens 6 Wochen vor Beginn des Urlaubs eingehen sollen. Aber natürlich gibt es hier auch immer Ausnahmen. Je nach Bereich sind unterschiedliche Zeiträume sinnvoll.</p></div>

Da du die Urlaubswünsche deiner Mitarbeiter:innen möglichst beachten solltest, ist es sinnvoll, deine Teammitglieder dazu aufzurufen, ihre Wünsche so früh wie möglich zu äußern.

So können sie die Urlaubsplanung so fair wie möglich gestalten – wodurch auch die Mitarbeiterbindung gestärkt werden kann. Denn wenn deine Mitarbeiter:innen zufrieden sind und gerecht behandelt werden, dann steigt die Wahrscheinlichkeit, dass sie auch bleiben.

2. Definiere die Regeln klar und kommuniziere sie transparent

Damit deine Arbeitnehmer:innen nicht verwirrt sind und alle Führungskräfte genau wissen, wie der Prozess für die Urlaubsplanung abläuft, sollten die Regeln und Prozesse klar festgelegt und deutlich und transparent an alle im Unternehmen kommuniziert werden.

Ist ein Dokument erstellt oder sind die Abläufe in anderer Form festgelegt, dann können sie an alle Arbeitnehmer:innen im Unternehmen weitergegeben werden. So kannst du auch die Effizienz im Unternehmen steigern, da alle Mitarbeiter:innen genau wissen oder nachlesen können, wie die Urlaubsplanung abläuft. Aber Achtung: Zu Konflikten in der Urlaubsplanung wird es auch bei den bestmöglich definierten Regeln vermutlich trotzdem kommen.

3. Digitalisiere Routineaufgaben bei der Urlaubsplanung

Bei der Digitalisierung der Urlaubsplanung kann dir ein digitaler Urlaubsplaner helfen. Diese Tools werden für den PC und/oder das Handy entwickelt und erleichtern dir die Arbeit, denn deine Mitarbeitenden können so schnell und einfach ihren Urlaub einreichen und Führungskräfte verlieren den Überblick über die verschiedenen Urlaubszeiten und verbleibenden Urlaubstage nicht.

Zudem überzeugt die elektronische Darstellung aller Abwesenheiten der Teammitglieder mit Aktualität und Übersichtlichkeit. Deine Führungskräfte haben durch die Digitalisierung von Routineaufgaben bei der Urlaubsplanung also weniger Aufwand und eine bessere Übersicht. So haben sie alle Urlaubstage ihrer Mitarbeiter:innen auf einen Blick.

Sie können also Urlaub leicht bestätigen und sehen direkt, wie viele Urlaubstage der Person bereits eingeplant und wie viele noch offen sind. Dies erleichtert auch die Arbeit und den Überblick bei der Übertragung von Urlaubstagen in das nächste Jahr.

Für deine Mitarbeiter:innen haben digitale Urlaubsplaner ebenfalls Vorteile, denn sie können ihre Urlaubsanträge ohne großen Aufwand stellen. Personalengpässe kann das Tool in der Regel automatisch erkennen, wodurch bei der Urlaubsplanung vorausschauend agiert werden kann. Du solltest die Routineaufgaben deiner Urlaubsplanung also auf jeden Fall digital gestalten.

Warum die Digitalisierung im HR so wichtig ist? Finde es heraus!

4. Behalte Krankheiten und Kündigungen im Hinterkopf

Für eine effektive Urlaubsplanung solltest du auf jeden Fall auch Krankheiten und Kündigungen bedenken – denn mit beiden Situationen gehen Sonderregelungen einher, die bei der Urlaubsplanung beachtet werden müssen.

Erkrankt ein Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin beispielsweise im Urlaub und kann eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU) vorweisen, dann kann er oder sie laut §9 BUrlG die Urlaubstage zurückbekommen. Kann der Urlaub aufgrund einer schweren Krankheit gar nicht erst angetreten oder nicht genommen werden, dann behält dieses Teammitglied seinen oder ihren Urlaubsanspruch.

5. Vermeide Überschneidungen bei der Urlaubsplanung

Damit die verschiedenen Teams in deinem Unternehmen das ganze Jahr über durchgängig effektiv arbeiten können und vertreten sind, sollten Überschneidungen in der Urlaubszeit von Beschäftigten in ähnlichen Aufgabengebieten oder gleichen Bereichen, wenn möglich und nötig, vermieden werden.

Je nachdem wie groß dein Team ist und in welchem Bereich ihr arbeitet, kann sich diese Notwendigkeit natürlich unterscheiden:

• Im First Level Support deiner IT könnte es beispielsweise sein, dass immer jemand anwesend sein muss.
• Betreut dein Team Kund:innen, ist es je nach Dienstleistung und kommunizierter Erwartungshaltung ebenfalls essenziell, dass genügend Personen aus dem Team arbeiten, um die Betreuung gewährleisten zu können.
• Im Marketing beispielsweise kann je nach Kampagne entschieden werden, ob und wie viele Personen aus dem Team gleichzeitig in den Urlaub gehen können.

<div class="blog_primary-box"><p><strong>Tipp:</strong> Bei Urlauben, die unmittelbar aufeinander folgen, solltest du darauf achten, dass voneinander abhängige Teammitglieder mindestens ein oder zwei Tage zusammen arbeiten oder strukturierte Urlaubsübergaben gemacht werden, um eine <strong>reibungslose Übernahme der Aufgaben</strong> zu ermöglichen.</p></div>

6. Mach ein reibungsloses Vertretungsmanagement zur Priorität

Du solltest aber natürlich nicht nur darauf achten, ob genug Personen aus dem Team anwesend sind, um die Aufgaben umzusetzen. Je nach Bereich ist es auch elementar, dass die Person, die in den Urlaub fährt, kompetent vertreten wird. Insbesondere im Umgang mit Kund:innen oder externen Partner:innen solltest du das Vertretungsmanagement zur Priorität machen.

Ein gutes Vertretungsmanagement ist nicht nur bei der Urlaubsplanung wichtig. Denn es sollten niemals Silos an Wissen entstehen – sonst werde Prozesse oder auch ein ganzes Projekt schnell blockiert, wenn jemand aufgrund von Krankheit, Kündigungen oder anderweitigen Faktoren ausfällt. Du solltest also immer darauf achten, dass einzelne Aufgaben oder ganze Projekte nicht von nur einer Person abhängig sind.

Bei der Urlaubsvertretung hast du grundsätzlich folgende Möglichkeiten:

• Die Vertretung wird durch interne Mitarbeiter:innen (idealerweise aus dem gleichen Team) übernommen.
• Je nach der Länge des Urlaubs kann die Vertretung zeitweise durch externe Mitarbeiter:innen erfolgen oder auch von Werkstudent:innen oder Aushilfen übernommen werden.
• Je nach Aufgabenbereich kann ein Telefonservice für die Vertretung gebucht werden. Ein Telefonservice, auch Telefondienst oder Telefonsekretariat genannt, ist ein Büroservice, der Anrufe auf Wunsch 24/7 entgegennimmt. Die Anrufe werden genau nach Vorgaben kategorisiert und Termine werden nach Absprache vereinbart.

<div class="blog_primary-box"><p><strong>Tipp:</strong> Wird die Urlaubsvertretung von internen Mitarbeiter:innen übernommen, dann kann es sinnvoll sein, die Aufgaben auf mehrere Mitarbeiter:innen zu verteilen. Denn als Arbeitgeber:in musst du dich an die Regelungen des <a href="https://hire.workwise.io/hr-praxis/arbeitsrecht/arbeitszeitgesetz" target="_blank">Arbeitszeitgesetzes</a> halten.</p></div>

Erfahre jetzt genau, worauf du bei der Arbeitszeit als Arbeitgeber achten musst.

Egal welche Urlaubsvertretung du wählst, eine reibungslose Übergabe ist das A und O. Denn die Vertretung muss ja genau wissen, was sie oder er in der Urlaubszeit des anderen Teammitglieds zu tun hat.

Um die Übergabe möglichst effektiv gestalten zu können, solltest du dir folgende Fragen stellen:

• Welche Projekte laufen aktuell?
• Gibt es Deadlines, die eingehalten werden müssen? Welche Aufgaben müssen erfüllt werden, damit sie eingehalten werden können?
• Gibt es E-Mails oder Anfragen, die beantwortet werden müssen und nicht warten können?
• Gibt es Meetings oder anderweitige Termine, die von der Vertretung wahrgenommen werden sollen?
• Welche Dokumente, Links, etc. benötigt die Vertretung? Hat er oder sie auf alles Zugriff? Auch auf alle benötigten Passwörter?
• An wen kann sich die Vertretung bei Fragen wenden?

Mit diesen Fragen und einer Checkliste mit allen Aufgaben sollte das Vertretungsmanagement reibungslos funktionieren.

<div class="blog_primary-box"><p><strong>Tipp:</strong> Der Bus-Faktor kann dir bei der Einschätzung helfen. Dabei handelt es sich um eine Kennzahl aus dem Risikomanagement zur Abschätzung von Projektrisiken. Der Bus-Faktor ist die Anzahl an Personen, die mindestens auffallen muss, damit ein Projekt scheitert oder nicht vorangetrieben werden kann.</p><p>Ein niedriger Bus-Faktor zeigt an, dass die Informationen, Fähigkeiten etc. innerhalb eines Projektes auf wenige Personen konzentriert sind. In so einem Projekt kann bereits der Ausfall einzelner Personen, im schlimmsten Fall der Ausfall einer Person, das Vorankommen eines Projekts gefährden. Ein hoher Bus-Faktor hingegen zeigt an, dass die Informationen, Fähigkeiten etc. innerhalb eines Projektes breit gestreut sind. Der Ausfall einzelner Personen gefährdet das Vorankommen eines Projekts nicht.</p><p>Du kannst diesen Bus-Faktor in der gesamten Urlaubsplanung anwenden. Er gibt dir einen guten Anhaltspunkt, um bestimmen zu können, in welchem Job oder Bereich früh mit der Urlaubsplanung begonnen, bei welchen Projekten oder Rollen eine Vertretung gefunden und wie gut diese Vertretung vorbereitet werden muss.</p></div>

7. Priorisiere bei der Urlaubsplanung den Bedarf des Unternehmens

Auch bei der Urlaubsplanung solltest du immer den Bedarf deines Unternehmens im Auge behalten, denn sonst kann es schnell zu Personalengpässen, zum Versäumnis von Deadlines oder zum Liegenbleiben von Aufgaben kommen.

Bei der Urlaubsplanung ist es also wichtig, die Personaleinsatzplanung und den Bedarf in deiner Abteilung zu beachten. Dafür ist es sinnvoll, zunächst den Personalbedarf zu berechnen. Mit einem digitalen Urlaubsplaner ist es einfacher, den Überblick zu behalten.

<div class="blog_primary-box"><p><strong>Tipp:</strong> Überlege dir genau, welche Urlaubsanträge du absegnest, wenn mehrere Personen gleichzeitig Urlaub beantragt haben. Denn als Arbeitgeber:in kannst du bereits bewilligten Urlaub nicht mehr nachträglich ablehnen. Dies ist nur in Ausnahmefällen möglich, wenn die Existenz des Unternehmens akut gefährdet ist.</p></div>

8. Lege Betriebsurlaub fest

Als Arbeitgeber:in kannst du Betriebsferien und damit die Betriebsschließung deines Unternehmens für einen bestimmten Zeitraum festlegen.

Beispielsweise in Restaurants, in Arztpraxen oder auch in Hotels kann ein Betriebsurlaub durchaus sinnvoll sein. Auch in kleinen Unternehmen, in denen beispielsweise viele Mitarbeiter:innen zwischen Weihnachten und Silvester Urlaub nehmen möchten, kann ein Betriebsurlaub Vorteile für dich haben. Auch in Kindergärten oder sozialen Einrichtungen werden häufig Betriebsferien angeordnet.

Für andere Unternehmen, die beispielsweise das ganze Jahr über Umsatz generieren oder auch Unternehmen, die eine gewisse Größe haben und in denen Urlaubsvertretung einfach gesichert werden kann, kann es sinnvoller sein, keine Betriebsferien zu machen.

Für die Dauer der Betriebsferien werden jedem Mitarbeiter und jeder Mitarbeiterin die entsprechenden Urlaubstage abgezogen. Dieser Betriebsurlaub darf allerdings nicht mehr als 60% der Urlaubstage der Mitarbeiter:innen überschreiten.

Wenn du Betriebsurlaub festlegst, dann solltest du darauf achten, diesen so frühzeitig wie möglich an deine Belegschaft zu kommunizieren – und das bevor deine Mitarbeiter:innen ihre Urlaubswünsche eingereicht haben. Denn so können deine Mitarbeiter:innen solche „Pflichturlaube” bei ihrer persönlichen Urlaubsplanung berücksichtigen. Sie werden nicht vor vollendete Tatsachen gestellt und du zeigst ihnen, dass sie für dein Unternehmen wichtig sind.

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