Personalfragebogen: Muster und Definition

Der Personalfragebogen wird von Unternehmen gerne zur Erfassung wichtiger Daten von Mitarbeiter:innen oder auch Bewerber:innen eingesetzt.

Dabei dürfen Unternehmen nicht jede beliebige Frage stellen – wir zeigen dir worauf du achten musst und haben dir ein Muster zur Verfügung gestellt.

Einstellungsbogen: Definition und Regelungen

Beim Personalfragebogen oder auch Einstellungsbogen handelt es sich um ein Dokument, in welchem wichtige Daten von Mitarbeiter:innen standardisiert festgehalten werden. Dadurch hast du nicht nur alle Daten auf einen Blick, sondern verhinderst, dass Daten fehlen.

Welche Fragen du dabei stellen darfst, ist davon abhängig, ob diese im berechtigten Interesse des Unternehmens liegen. Generell gilt, dass du das Persönlichkeitsrecht deiner Mitarbeiter:innen nicht verletzen darfst.

Dabei spielt aus rechtlicher Sicht auch der Zeitpunkt eine wichtige Rolle. Möchtest du den Personalfragebogen bereits vor der Einstellung von deinen Bewerber:innen ausgefüllt erhalten, solltest du daran denken, dass das allgemeine Gleichebehandelungsgesetz (AGG) dich bei den Fragestellungen zusätzlich einschränkt.

Die Frage nach der Konfession ist zum Beispiel durch die AGG vor dem Unterschreiben des Arbeitsvertrags unzulässig. Stellst du diese Frage jedoch nach der Einstellung ist sie zulässig, da du diese Information aufgrund der Kirchensteuer benötigst.

Was du sonst noch alles bei der Einstellung von Mitarbeiter:innen wissen musst, erfährst du in unserem Artikel Mitarbeiter:innen einstellen und anmelden: Kosten und Checkliste

Wie du siehst, kann nicht jede Frage eindeutig zugeordnet werden. Willst du jedoch möglichst viele Informationen von neuen Mitarbeiter:innen erhalten, solltest du diesen den Personalfragebogen nach der Einstellung und nicht zuvor ausfüllen lassen. Dadurch erhältst du alle wichtigen Informationen und begibst dich nicht in unsichere Gewässer.

<div class="blog_primary-box"><p><b>Wusstest du schon?</b> Stellst du deinen Bewerber:innen eine unzulässige Frage, sind diese nicht verpflichtet deine Frage zu beantworten und dürfen sogar wahrheitswidrig antworten. Das entschied das Bundesarbeitsgericht auf der Grundlage, dass Bewerber:innen sonst befürchten könnten, durch nicht beantworten der Frage einen Nachteil zu erlangen.</p><p>Beantwortet die Person allerdings eine zulässige Frage nicht wahrheitsgemäß, kann dies laut dem BAG als Kündigungsgrund herangezogen werden.</p></div>

Zustimmung des Betriebsrats

Der Personalfragebogen liegt auf dem Schreibtisch bereit, jetzt musst du ihn nur noch an die entsprechende Person aushändigen?

Leider nein. Denn nach Paragraph 94 des Betriebsverfassungsgesetzes bedarf es einer Zustimmung des Betriebsrates bezüglich des Personalfragebogens. Ohne diese, wird das Festhalten der Daten für dich unzulässig.

Dabei musst du den Betriebsrat sowohl bei der inhaltlichen Ausgestaltung, als auch bei Änderungen des Einstellungsfragebogens miteinbeziehen. Kannst du dich mit dem Betriebsrat nicht einigen, muss auf Antrag die Einigungsstelle eine Entscheidung treffen. Das kann für dich sehr teuer werden, weshalb Bemühungen um eine Einigkeit für dich sinnvoll sein können.

Zulässige und Unzulässige Fragen

Im folgenden Abschnitt haben wir dir die wichtigsten zulässigen und unzulässigen Fragen für den Personalfragebogen aufgelistet. Lässt du allerdings bereits deine Bewerber:innen den Personalfragebogen ausfüllen, so sind Fragen wie nach der Konfession laut dem AGG unzulässig. Hierbei solltest du alle Fragen, die durch das AGG zusätzlich ausgeschlossen werden weglassen.

Das AGG kann bereits beim Stellenanzeigen ausschreiben lästig werden. Damit du hier nicht in die Falle tappst, haben wir dir alles, was du wissen musst, in unserem Artikel “die perfekte Stellenanzeige schreiben” zusammengefasst.

Auch das Persönlichkeitsrecht deiner Mitarbeiter:innen darf nicht verletzt werden. Je nach Gegebenheit können aber unzulässige Fragen besonderen Situationen bedingt zulässig werden, obwohl diese in das Persönlichkeitsrecht eingreifen. Dabei ist ausschlaggebend, inwiefern dein Interesse gerechtfertigt ist – oder eben nicht.

So ist die Frage nach einer Schwangerschaft mit dem Hintergrund, dass die Person mit gefährlichen chemischen Stoffen arbeiten würde, in diesem Falle gerechtfertigt. Stellst du diese Frage aber ohne berechtigtes Interesse zu besitzen, ist die Frage unzulässig.

Zulässig sind Fragen zu diesen Themen:

Persönliche Angaben:

• Vor- und Nachname
• Adresse
• Geburtsdatum
• Familienstand

Beruflicher Werdegang:

• Schulabschluss
• Berufsausbildung oder Studium
• Arbeitszeugnisse
• Fort- und Weiterbildungen
• Weitere Qualifikationen

Angaben für die Lohnbuchhaltung:

• Bankverbindung
• Sozialversicherungsnummer
• Steuer-ID
• Steuerklasse
• Finanzamtsnummer
• Freibeträge
• Konfession
• Vermögenswirksame Leistungen
• Steuerpflichtige Vorbeschäftigungszeiten im laufenden Kalenderjahr

Angaben bezüglich der Gesundheit:

• Krankenkasse
• Gesundheitszustand (nur wenn die Frage für die Stelle notwendig ist oder Ansteckungsgefahr herrscht)
• Schwerbehinderung (nicht mit Behinderung gleichzusetzen)

Wettbewerbsverbot

Unzulässig sind Fragen zu diesen Themen:

Angaben bezüglich der Gesundheit (Ausnahme: Der Gesundheitsschutz könnte gefährdet sein):

• Behinderung
• Gesundheit und Krankheiten
• Schwangerschaft

Sowie Fragen zu diesen Themen:

• Ethnische Herkunft
• Vermögensverhältnisse (Ausnahme: Vertrauenspositionen in Verbindung mit Unternehmenskapital)
• Bisherige Vergütung
• Vorstrafen (Ausnahme: Klarer Zusammenhang zur Position)
• Partei- oder Gewerkschaftszugehörigkeit (Ausnahme: Tendenzbetriebe)

Personalfragebogen: Muster

Unten kannst du unser Personalfragebogen Muster kostenlos downloaden. Wir haben dir die wichtigsten zulässigen Fragen, beziehungsweise Datenabfragen aufgelistet und Kästchen, die du ausfüllen musst grau markiert.

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