Digitale Unterschrift: Verträge sicher online unterschreiben

Mithilfe digitaler Unterschriften können Arbeitsverträge und andere Dokumente ganz bequem, schnell und unkompliziert von jedem Ort aus unterzeichnet werden. Außerdem kann eine digitale Signatur nie verblassen und unleserlich werden – und die Digitalisierung von Unterschriften spart sogar Papier sowie die Zeit für den Post- oder Anfahrtsweg.

In diesem Artikel erfährst du, wie du digitale Unterschriften als sichere Alternative zur handschriftlichen Signatur nutzen kannst und wie du digitale Unterschriften erstellst.

Was ist eine digitale Unterschrift?

Eine digitale Unterschrift ist eine Unterschrift, die digital gespeichert und darstellbar ist. Präziser ist es, von einer elektronischen Signatur zu sprechen. Dies ist ein juristischer Begriff, der auf die eIDAS-Verordnung der EU zurückgeht. In dieser Verordnung sind drei verschiedene Arten von digitalen Unterschriften definiert:

Einfache elektronische Signatur (EES)

Die einfache elektronische Signatur ist die simpelste Form der digitalen Unterschrift. Sie muss keine bestimmten Vorgaben erfüllen und ist damit ganz einfach – dafür ist diese digitale Signatur aber auch für bestimmte Vertragsabschlüsse ungeeignet. Hierbei kann es sich beispielsweise um eine eingescannte Unterschrift, eine Signatur, die über Textverarbeitungsprogramme wie zum Beispiel Microsoft Word erstellt wurde, oder eine händische Unterschrift über ein Tablet handeln.

Diese Form der digitalen Unterschrift kannst du für Dokumente mit keinen oder geringen Haftungsrisiken verwenden. Hierzu zählen Bekanntmachungen von Unternehmen, Bewerbungsschreiben, Bestellungen und Aufträge.

Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES)

Die fortgeschrittene elektronische Signatur ist, wie auch die einfache elektronische Signatur, dann zulässig, wenn für einen Vertrag oder ein Dokument Formfreiheit besteht. Diese digitale Unterschrift muss aber einige Kriterien erfüllen:

• Die digitale Signatur muss eindeutig der Unterzeichnerin oder dem Unterzeichner zugeordnet werden können und deren beziehungsweise dessen Identifizierung ermöglichen.
• Die digitale Signatur muss über ein Medium erstellt werden, das eindeutig der oder dem Unterzeichner:in zugeordnet werden kann.
• Es muss sichergestellt sein, dass das betreffende Dokument im Nachhinein nicht geändert werden kann.

Dadurch sind sie im Falle eines Rechtsstreits aussagekräftiger und können im Gegensatz zu der einfachen elektronischen Signatur auch für Verträge mit moderatem Haftungsrisiko – wie zum Beispiel unbefristete Arbeitsverträge – verwendet werden.

Qualifizierte elektronische Signatur (QES)

Die qualifizierte elektronische Signatur ist eine digitale Unterschrift der höchsten Sicherheitsstufe. Sie ist aus rechtlicher Sicht einer handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt und kann demnach auch verwendet werden, wenn das Gesetz für ein Dokument die Schriftform vorsieht. Dies ist beispielsweise bei befristeten Arbeitsverträgen der Fall.

Was gehört neben der Unterschrift noch in einen Arbeitsvertrag?

Die qualifizierte elektronische Signatur wird grundsätzlich mit denselben technischen Mitteln erstellt, wie auch die fortgeschrittene elektronische Signatur. Allerdings ist zusätzlich eine strenge Identitätsprüfung erforderlich, um diese Form der digitalen Unterschrift zu verifizieren.

Die Unterzeichner:innen müssen ihre Identität entweder persönlich, per Video-Call oder Online-Banking bestätigen. Im Anschluss kann die digitale Unterschrift verwendet und durch eine Zwei-Faktor-Authentifizierung überprüft werden.

Ist eine digitale Unterschrift rechtsgültig?

Die unterschiedlichen digitalen Unterschriften sind in unterschiedlichen Kontexten rechtsgültig. Welche Form der elektronischen Unterschrift du verwenden kannst, hängt also von dem Dokument ab, um das es geht.

Grundsätzlich kannst du alle Verträge und Dokumente, für die die Formfreiheit gilt, auch digital signieren. Im deutschen Recht gilt für alle Verträge die Formfreiheit, es sei denn, es ist durch das Gesetz festgelegt, dass eine bestimmte Form eingehalten werden muss. Dies ist beispielsweise bei befristeten Arbeitsverträgen oder Grundstücksgeschäften der Fall. Für diese Verträge ist die Schriftform erforderlich.

Du kannst aber auch solche Verträge mithilfe einer elektronischen Unterschrift online abschließen. Allerdings ist hier eine qualifizierte elektronische Signatur gefragt, denn sie ist die einzige digitale Unterschrift, die rechtlich mit einer handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt ist.

Wie stellst du sicher, dass du in jedem Anwendungsfall die passende digitale Unterschrift verwendest? Luc von Skribble erklärt es dir in seinem Gastbeitrag.

Abgesehen von diesen Fällen kannst du zwischen einer einfachen und einer fortgeschrittenen elektronischen Signatur wählen. Theoretisch sind sogar mündlich geschlossene Verträge rechtsgültig – auch Arbeitsverträge können prinzipiell mündlich vereinbart werden.

Du solltest aber bedenken, dass die verschiedenen Unterschriftsformen im Falle eines Rechtsstreits nicht die gleiche Beweiskraft innehaben. Das bedeutet: Auch mündlich geschlossene oder mit einer einfachen E-Signatur versehene Verträge sind rechtsgültig und bindend, doch sie lassen sich leicht anzweifeln.

<div class="blog_primary-box"><p><strong>Tipp:</strong> Mit einer qualifizierten elektronischen Signatur kannst du ganz sicher gehen. Sie ist nicht nur ebenso sicher, wie eine handschriftliche Unterschrift – im Falle eines Rechtsstreits liegt die Beweislast auch bei dem oder der Zweifelnden.</p><p>Er oder sie muss also glaubwürdige Gründe liefern, warum die digitale Unterschrift nicht von der oder dem Unterzeichner:in stammen kann. Verwendest du andere Formen der digitalen Signatur, müsstest du in so einem Fall beweisen, dass die Unterschrift legitim ist.</p></div>

Für die meisten Vorgänge in der HR-Abteilung genügt aber eine fortgeschrittene elektronische Signatur. Diese Sicherheitsstufe ist ausreichend, um folgende Dokumente und Verträge zu signieren:

• Unbefristete Arbeitsverträge inklusive Änderungs- und Ergänzungsvereinbarungen
• Handlungsvollmachten
• Abmahnungen
• Abwicklungsverträge
• Versetzungsschreiben

Die einfache elektronische Signatur ist lediglich ein digitales Abbild einer handschriftlichen Unterschrift. Daher solltest du nur bei Dokumenten mit einem sehr geringen Haftungsrisiko auf diese Methode zurückgreifen.

Einen Vertrag digital unterschreiben: So geht’s!

Abhängig davon, welche Art der digitalen Unterschrift du erstellen möchtest, benötigst du für den Vorgang technische Hilfsmittel oder solltest auf einen externen Anbietenden für E-Signaturen zurückgreifen.

Während du eine einfache digitale Unterschrift ganz einfach mit wenigen Klicks erstellen und jedes beliebige Dokument einfügen kannst, musst du bei der fortgeschrittenen und der qualifizierten digitalen Unterschrift auf einige Punkte achten:

Einfache digitale Unterschriften mit Word erstellen

Um eine einfache digitale Unterschrift zu erstellen, benötigst du nichts weiter als ein Textverarbeitungsprogramm wie zum Beispiel Microsoft Word oder Google Docs.

Hierfür öffnest du zunächst das Google Doc oder das Word-Dokument, in das du eine digitale Signatur einfügen willst.

Unter dem Menüpunkt „Einfügen” wählst du die Option „Zeichnen” aus und klickst anschließend auf „Neu“.

Danach öffnet sich ein Fenster, in dem du mit dem Cursor digital unterschreiben kannst. Du musst vielleicht ein bisschen üben, ehe du den Schwung deiner Unterschrift gut abbilden kannst.

Wenn du mit deiner Unterschrift zufrieden bist, klickst du auf „Speichern und schließen”. Im Anschluss kannst du deine digitale Unterschrift an die passende Stelle im Dokument ziehen. Über die hervorgehobenen Punkte auf dem Rahmen der Unterschrift kannst du die Größe der elektronischen Signatur anpassen.

Digitale Unterschrift kostenlos erstellen

Es gibt verschiedene Tools, mit denen du eine digitale Unterschrift kostenlos erstellen kannst. Für diese Anwendung musst du in der Regel kein Programm herunterladen, sondern kannst die elektronische Unterschrift direkt online erstellen.

Dies kann eine gute Alternative dazu darstellen, die Signatur mit Google Docs oder Word zu erstellen, denn so kannst du die digitale Unterschrift als Bilddatei abspeichern und im Anschluss in die meisten Dokumente ohne Weiteres einfügen.

Allerdings handelt es sich hierbei lediglich um eine einfache elektronische Unterschrift. Wenn du eine zertifizierte digitale Signatur benötigst, die dem fortgeschrittenen oder dem qualifizierten Standard entspricht, solltest du auf ein kostenpflichtiges Tool zurückgreifen.

Zertifikatbasierte digitale Unterschriften erstellen

Digitale Unterschriften mit einem höheren Sicherheitsstandard erstellst du am besten mit einem Tool, das auf E-Signaturen spezialisiert ist. Wenn du sowohl fortgeschrittene als auch qualifizierte elektronische Signaturen erstellen willst, musst du darauf achten, dass du dich für einen oder eine Anbieter:in entscheidest, der oder die nach den Standards der eIDAS-Verordnung der EU arbeitet.

Es gibt drei verschiedene Arten, eine zertifizierte E-Signatur auszuführen:

1. Remote Signatur: Bei einer Remote Signatur erhalten die Unterzeichnenden das jeweilige PDF-Dokument per E-Mail. Der E-Signatur-Dienstleister sendet ihm oder ihr anschließend eine SMS, um die Identität der oder des Unterzeichnenden zu verifizieren. Danach kann das Dokument unterzeichnet werden.
2. Biometrische Signatur: Bei der biometrischen Signatur wird auf einem Tablet mit einem Stift unterschrieben. Dabei erfasst die Anwendung den Druck und die Schreibgeschwindigkeit der digitalen Unterschrift. Diese Daten ergeben ein einzigartiges Datenset, um die elektronische Unterschrift zu verifizieren.
3. Zentrale Signatur: In diesem Fall überprüft der E-Signatur-Dienstleister erst die Identität des oder der Unterzeichner:in. Anschließend ist das Dokument einsehbar und kann unterschrieben werden. Der Dienstleister trägt die Unterschrift dann auf dem Dokument ein und platziert sie direkt wieder am zentralen Speicherort.

Es gibt eine Vielzahl an Anbieter:innen für E-Signaturen. Du kannst beispielsweise Adobe Acrobat Sign (oder auch Adobe Acrobar Reader), FP Sign oder Skribble nutzen.

Digitale Unterschrift: Ein wichtiger Schritt auf dem Weg zur digitalisierten Personalabteilung

Wenn du sie rechtssicher einsetzt und immer darauf achtest, die digitale Signatur mit dem passenden Sicherheitsstandard zu erstellen, kannst du die Prozesse in der Personalabteilung um einiges einfacher gestalten.

So sparst du dir die Arbeit, Verträge und andere Dokumente auszudrucken und zur Post zu bringen, und auch die Kandidat:innen profitieren von dem digitalen Verfahren. Sie müssen nicht extra ins Büro kommen, um den Arbeitsvertrag zu unterschreiben, oder erst auf die Postsendung warten und dann den unterschriebenen Vertrag wieder zurücksenden.

Du musst zwar erst ein wenig Zeit investieren, um ein Tool auszuwählen und den Unterzeichnungsprozess einzuüben, aber langfristig wirst du auf diese Weise effizienter arbeiten und die Candidate Experience beziehungsweise die Employee Experience verbessern.

Endlich mehr Arbeitsverträge aufsetzen

Bevor du dich damit auseinandersetzen kannst, mit welcher digitalen Unterschrift deine neuen Teammitglieder ihre Arbeitsverträge am besten digital unterschreiben sollten, musst du passende Kandidat:innen finden.

Dabei helfen wir dir: Wenn du unseren Recruiting-Service nutzt, steht dir deine persönliche Ansprechperson bei Workwise immer zur Seite und hilft dir dabei, deine Stellen mit den Kandidat:innen zu besetzen, die dein Unternehmen weiterbringen.

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