Die Arbeitszeiterfassung geht mit Excel ganz einfach und übersichtlich. Wieso du aber überhaupt die Arbeitszeit erfassen solltest bzw. musst und wie das am besten funktioniert, erfährst du hier.

Zusätzlich hast du die Möglichkeit eine Excel-Vorlage zur Dokumentation der täglichen Arbeitszeit herunterzuladen.

Warum überhaupt die Arbeitszeiterfassung?

In Zeiten, in denen Vertrauensarbeitszeit heiß debattiert wird, eine berechtigte Frage. Dabei gibt es einige Gründe, die Arbeitszeit zu erfassen – von wirtschaftlichen bis gesetzlichen.

Zum einen gibt es wirtschaftliche Gründe. Die Arbeitszeit ist ein wesentlicher Faktor für die Wirtschaftlichkeit eines Unternehmens, auf ihrer Basis werden Löhne berechnet, Engpässe und Personalbedarf kalkuliert und die Produktivität gesteuert.

Zum anderen ist es gesetzlich vorgeschrieben, dass die Arbeitszeit dokumentiert werden muss, die über die werktägliche Arbeitszeit hinausgeht und/oder an Sonn- und Feiertagen stattfindet. Dieser Nachweis muss zwei Jahre aufbewahrt werden (§ 16 ArbZG Abs. 2 S. 1). Um das zu gewährleisten, muss die tägliche Arbeitszeit bekannt sein – anders lassen sich Überstunden nicht genau bestimmen.

<div class="blog_primary-box"><p>Zwar muss die tägliche Arbeitszeit noch nicht dokumentiert werden, durch ein Urteil des Europäischen Gerichtshofs im Mai 2019 ändert sich aber auch das. EU-Mitgliedsstaaten müssen ihre <strong>Arbeitgeber:innen zukünftig dazu verpflichten</strong>, die gesamte tägliche Arbeitszeit der Mitarbeiter:innen zu erfassen. Mehr zum Urteil und den Änderungen erfährst du <a href="https://hire.workwise.io/hr-praxis/arbeitsrecht/arbeitszeitgesetz" target="_blank">hier</a>.</p></div>

Unternehmen, die die dieser Pflicht nicht nachkommen, begehen eine Ordnungswidrigkeit und müssen mit einem Bußgeld rechnen (§ 22 ArbZG Abs. 1 Nr. 9). Auch ein Unternehmen, das Vertrauensarbeitszeit eingeführt hat, ist von dieser Pflicht nicht entbunden.

Erfahre jetzt alle wichtigen Informationen und rechtlichen Regelungen rund um die Arbeitszeit.

Ist Vertrauensarbeitszeit noch möglich?

Ja. Natürlich lässt sich argumentieren, dass der Vertrauens-Charakter leidet, sobald die Arbeitszeiten in irgendeiner Form dokumentiert werden. Aber Dokumentation heißt nicht Kontrolle.

Beispielsweise können Arbeitnehmer:innen ihre Arbeitszeiten selbst protokollieren – über ein Excel-Dokument, eine Software oder App. Als Arbeitgeber:in solltest du hierfür die nötige Infrastruktur zur Verfügung stellen: Stundenzettel verteilen, Zugänge zur Zeiterfassungssoftware einrichten oder für jeden Mitarbeiter:innen eine entsprechende Datei anlegen.

Zusätzlich solltest du in den Mitarbeiterinformationen (z.B. im Intranet) auf die korrekte Zeiterfassung hinweisen und am besten regelmäßig daran erinnern. Der letzte Schritt sind stichprobenartige Kontrollen, ob das System auch richtig verwendet wird.

Damit willst du sicherstellen, dass die gesetzlich vorgeschriebenen Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten eingehalten werden – nicht um zu kontrollieren, dass die Mitarbeiter:innen auch wirklich arbeiten.

Die Arbeitszeiterfassung: Excel-Vorlage 2024

Excel ist wahrscheinlich nicht deine erste Wahl, aber: Mit Excel kennt sich fast jeder zumindest ein wenig aus, als Teil von Microsoft Office haben viele Unternehmen das Programm bereits und die Dateien sind in der Regel mit alternativen Programmen kompatibel.

Damit bietet Excel gerade für kleinere Unternehme eine einfache Lösung, um die tägliche Arbeitszeit zu erfassen. Jeder Angestellte bekommt ein eigenes Dokument, in dem die individuelle Arbeitszeit dokumentiert wird. Eine schlichte Tabelle mit Beginn und Ende der Arbeitszeit sowie der Pausendauer reicht bereits.

Möchtest du es professioneller, kannst du Formeln ergänzen. So lässt sich beispielsweise

die tägliche Arbeitszeit abzüglich der Pause schnell berechnen,
Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit übersichtlich erfassen,
Minus- und Überstunden darstellen und
Wochen-, Monats- und Jahresübersichten erstellen.

Wie das aussehen kann, zeigen wir dir an einem kleinen Beispiel:

Arbeitszeiterfassung mit Excel – Vorlage, um die individuelle tägliche Arbeitszeit zu erfassen; detaillierte Übersicht Januar

In den Spalten A und B siehst du das Datum und den dazugehörigen Wochentag.

Spalte C gibt an, ob es sich um einen Arbeitstag handelt oder nicht. Das ist wichtig, um die Anzahl der Werktage in dem Monat und damit die Soll-Arbeitsstunden zu berechnen.

In den Spalten D, E und F werden Beginn und Ende der Arbeitszeit sowie die Pause manuell eingetragen. Die Pause wird automatisch von der Arbeitszeit abgezogen und in Spalte G dann die tägliche Arbeitszeit automatisch angezeigt.

Mithilfe der Formeln bekommst du dann einen genauen Überblick über die geleistete Arbeitszeit:

Arbeitszeiterfassung mit Excel – Vorlage, um die individuelle tägliche Arbeitszeit zu erfassen

In Spalte K siehst du basierend auf der Anzahl der Werktage und der regulären Tagesarbeitszeit (Spalte O) die Soll-Arbeitsstunden.

In Spalte L wird die tatsächlich geleistete Arbeitszeit für diesen Monat automatisch berechnet und in Spalte M entsprechend die Über- oder Minusstunden angezeigt.

Die einzelnen Monate werden dann nochmal in einer Gesamtübersicht aufgelistet:

Arbeitszeiterfassung mit Excel: So kann die Übersicht aussehen

Die Vorlage mit allen Formeln voreingestellt findest du als Download für Excel hier:

Arbeitszeiterfassung – Vorlage zum Download

Wenn du mit Excel die Erfassung der Arbeitszeit erleichtern möchtest, findest du hier eine Vorlage zum Downloaden. Du kannst die Datei für jeden Angestellten kopieren und individuell an die vereinbarten Arbeitszeiten anpassen.

Weitere Möglichkeiten der Arbeitszeiterfassung

Bislang ist gesetzlich nur geregelt, dass die Arbeitszeit erfasst werden muss – nicht wie. Von der manuellen handschriftlichen Erfassung auf einem Blatt Papier bis zur vollautomatisierten Erfassung durch einen unter der Haut implantierten Chip ist alles denkbar.

Das ist gut, denn mit dem Spielraum kannst du genau auf die Bedürfnisse deines Unternehmens eingehen.

Analoge Arbeitszeiterfassung

In vielen kleineren Betrieben geschieht die Erfassung der Arbeitszeit noch handschriftlich – beispielsweise auf Stundenzetteln. Das ist wahrscheinlich die günstigste Methode, da sie keine technischen Hilfsmittel erfordert.

Sie hat aber auch Nachteile: Die Stundenzettel müssen zwei Jahre aufbewahrt werden, was ein ziemliches Zettelchaos nach sich ziehen kann. Und werden die Daten in ein IT-System übertragen, können leicht Fehler passieren.

Elektronische Arbeitszeiterfassung

Die Erfassung der Arbeitszeit kann auch elektronisch erfolgen, zum Beispiel mit Chipkarten oder biometrischen Daten (Finger-/Handabdruck, Iris).

Das eignet sich vor allem für größere Unternehmen. Mitarbeiter:innen können an einem Terminal Beginn, Ende und Pausen registrieren. Die Daten werden automatisch in ein System übertragen und sind über eine spezielle Software einsehbar. Dort können die Daten bei Fehlern auch leicht korrigiert werden.

Ein solches System ist in der Regel sicherer und besser vor Missbrauch geschützt. Vor allem biometrische Daten lassen sich kaum manipulieren.

Die elektronische Zeiterfassung birgt aber auch einige Nachteile: Durch die exakte Erfassung entsteht ein stärkerer Kontroll-Charakter. Und dadurch, dass die Daten an einem Terminal erfasst werden, ist das System ortsgebunden. Homeoffice oder mobiles Arbeiten erfordern eine zusätzliche Lösung.

Arbeitszeiterfassung am Computer

Neben Excel gibt es zahlreiche weitere Computerprogramme, über die sich die Arbeitszeit erfassen lässt. Hierbei tragen Arbeitnehmer:innen ihre Arbeitszeiten meist selbst ein. Denkbar sind aber auch Systeme, die automatisch An- und Abmeldung des Angestellten am Computer erfassen.

Dazu wird ein Arbeitsplatz mit Computerzugang vorausgesetzt, solche Systeme sind auch für Homeoffice und mobiles Arbeiten geeignet.

Arbeitszeiterfassung mit der App

Ähnlich wie am Computer lässt sich die Arbeitszeit auch über Apps manuell oder automatisch erfassen. Solche Systeme bieten bieten mitunter die größte Flexibilität und sind daher gerade für Arbeitnehmer:innen geeignet, die oft außerhalb arbeiten. Die Daten werden in der Regel automatisch mit einer Cloud synchronisiert, sodass der Verwaltungsaufwand sehr niedrig ist.

Bei der Verwendung von elektronischen Zeiterfassungssystemen solltest du auch die Datenschutzgrundverordnung im Blick haben. Gerade bei Anbietern, die von außerhalb der EU kommen, werden gegebenenfalls datenschutzrechtliche Regelungen nicht eingehalten.

Arbeitszeiterfassung und Datenschutz

Einige Methoden der Arbeitszeiterfassung erlauben es, Daten anderweitig zu verwenden oder zusätzliche Daten aufzuzeichnen. Beispielsweise Chipkarten oder Fingerabdruckscanner, die auch zum Öffnen von Türen oder zum Bezahlen in der Kantine dienen, ermöglichen es theoretisch, ein detailliertes Bewegungsprofil zu erstellen.

Spätestens bei solchen Systemen muss darauf geachtet werden, welchen Zweck die erfassten Daten erfüllen sollen, denn auch bei der Arbeitszeiterfassung spielt die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) eine Rolle. Es handelt sich um personenbezogene Daten und Arbeitnehmer:innen haben ein Recht auf informationelle Selbstbestimmung. Mit personenbezogenen Daten musst du also immer vorsichtig umgehen.

Die DSGVO schreibt einige Kontrollen vor, die verhindern sollen, dass solche Daten missbraucht oder weitergegeben werden:

Zugangskontrolle: Es muss klar geregelt sein, wer auf die Daten zugreifen kann. Entsprechend dem Need-to-know-Prinzip sollten das nur Personen sein, die die Daten auswerten müssen.
Weitergabekontrolle: Die Speicherung und Übertragung der Daten muss vor unberechtigtem Zugriff geschützt sein.
Eingabekontrolle: Es muss nachvollziehbar sein, wer Daten eingibt und verändert.
Auftragskontrolle: Daten werden nur entsprechend den Weisungen und nicht anderweitig verarbeitet.
Verfügbarkeitskontrolle: Daten müssen vor Verlust und Zerstörung geschützt sein.
Zweckbindung: Es muss im Vorfeld geregelt sein, zu welchem Zweck die Daten erhoben werden. Die Verwendung der Daten ist an diesen Zweck gebunden.

Insbesondere der letzte Punkt ist relevant: Arbeitnehmer:innen müssen den Zweck kennen und der Datenerfassung zustimmen. Ist der Zweck die Berechnung der täglichen Arbeitszeit und von Minus-/Überstunden, dürfen die Daten auch nur dafür verwendet werden. Demnach wäre es verboten, die Auslastung und Produktivität einzelner Arbeitnehmer:innen zu bestimmen oder miteinander zu vergleichen.

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