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Lea Pietsch

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Struktur der Personalabteilung: So ist ein effektives HR-Team aufgebaut

Mit dem Arbeitsmarkt ändern sich auch die Aufgaben der HR-Abteilung. Der Fachkräftemangel erschwert die Personalsuche zunehmend und gleichzeitig steigt die Wechselbereitschaft unter den bestehenden Mitarbeiter:innen.

Früher lag die Kernaufgabe der Personalabteilung in der Administration, heute hat das HR-Team auch vermehrt gestalterische und strategische Funktionen.

Doch wie meisterst du Active Sourcing und HR-Controlling und baust gleichzeitig noch eine starke Employer Brand auf?

Das Geheimnis von HR-Abteilungen, die alle diese Aspekte im Blick behalten, besteht in einer smarten Organisation. Wie auch du deine Personalabteilung so strukturierst, dass ihr alle eure Ziele im Recruiting und im Personalmanagement erreicht, erfährst du in diesem Artikel.

Inhalt

Die Aufgaben der HR-Abteilung wandeln sich

Ob ein Unternehmen sein volles Wachstumspotenzial ausschöpfen kann und auch in Zukunft erfolgreich ist, entscheidet sich immer stärker daran, wie überzeugend das Unternehmen als Arbeitgeber:in ist.

Daher nimmt die HR-Abteilung eine immer entscheidendere Rolle innerhalb der Wertschöpfungskette des Unternehmens ein.

Durch den demografischen Wandel treten immer weniger qualifizierte Fachkräfte in den Arbeitsmarkt ein, als das Rentenalter erreichen und somit aus dem Berufsleben ausscheiden. Das bedeutet, dass qualifizierte Arbeitnehmer:innen in der Regel zwischen mehreren Jobangeboten wählen können und häufiger einen Jobwechsel in Erwägung ziehen.

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Dadurch ergeben sich neue Herausforderungen für die HR-Abteilung. Die bloße Verwaltung eingehender Bewerbungen und der Prozesse im Personalmanagement reicht nicht aus, um den neuen Ansprüchen an das Unternehmen als Arbeitgeber:in zu entsprechen. Stattdessen sollte das HR-Team in einem höheren Maß auch strategische, beratende und gestalterische Funktionen einnehmen.

Diese Aufgaben sollte eine zukunftsorientierte Personalabteilung abdecken:

Strategie

Recruiting und Personalmanagement sind essentiell für den nachhaltigen Erfolg des gesamten Unternehmens. Diese Rolle sollte sich die HR-Abteilung bewusst machen und ihr Handeln nach den Unternehmenszielen ausrichten. Eine belastbare Personalbedarfsplanung sollte ein Bestandteil der Strategie sein, doch auch die Umsetzung wertbasierter Ziele wie beispielsweise gelebte Diversität am Arbeitsplatz sollten sich in der Personal-Strategie wiederfinden.

Recruiting

Im Bereich der Personalbeschaffung müssen Recruiter:innen überlegter und gezielter agieren, um die Bewerber:innen-Zielgruppe auch zu erreichen. Sie müssen nicht nur Stellenanzeigen formulieren und über die passenden Recruiting-Kanäle verbreiten, auch Active Sourcing und Social Media Recruiting gehören zum Repertoire moderner Recruiter:innen.

Die Personalsuche ist komplexer geworden und erfordert mehr Engagement von den Recruiter:innen, sodass die Rolle immer stärker auch dem Sales ähnelt. Doch selbst nach der Neueinstellung sollten die Recruiting-Verantwortlichen involviert bleiben. Um nachhaltig erfolgreich zu sein, können die Recruiting-Verantwortlichen einen Talent Pool aufbauen und pflegen. Außerdem können sie das Netzwerk bestehender Teammitglieder nutzen, um Empfehlungen für weitere Einstellungen zu erhalten.

Du möchtest wissen, wo deine Stärken liegen? Hier erfährst du, welche Recruiter-Typen es gibt.

Personalmanagement

Mit der Altersstruktur der Gesellschaft ändern sich auch die Prioritäten der Arbeitnehmer:innen. Flexibilität rückt immer stärker in den Fokus. Heute geht es nicht nur darum, Privates und Berufliches auszubalancieren, sondern immer mehr um Work-Life-Integration, also um fließende Übergänge zwischen dem Privat- und dem Berufsleben. Ein zeitgemäßes Personalmanagement erfasst diese Bedürfnisse der Mitarbeiter:innen und unterstützt sie dabei, ihre beruflichen und persönlichen Ziele zu verwirklichen. Auch die individuelle Förderung und Weiterbildung der Teammitglieder ist ein fester Bestandteil von vorausschauendem Personalmanagement.

Controlling

Neben der strategischen Planung nimmt auch die systematische Erfolgskontrolle und Erfolgssicherung immer mehr Raum ein. Recruiter:innen müssen Data Driven Recruiting betreiben und die Ergebnisse ihrer Arbeit mit aussagekräftigen Recruiting-KPIs erfassen und analysieren. Nur so sammeln sie einen Erfahrungsschatz an, auf den sie bei zukünftigen Entscheidungen im Recruiting zurückgreifen können.

Auf Seiten des Personalmanagements spielt die Erfolgskontrolle ebenfalls eine Rolle. Mithilfe von HR-Controlling lässt sich zum Beispiel die Mitarbeitendenstruktur erfassen und mit der Recruiting-Strategie abgleichen. Auch die Zufriedenheit der Mitarbeiter:innen sollte regelmäßig erhoben werden. Hierfür kannst du beispielsweise anonyme Umfragen durchführen.

Employer Branding

Durch Employer Branding hebst du dein Unternehmen positiv von anderen Arbeitgeber:innen ab, indem du die Werte und die Kultur des Unternehmens aktiv kommunizierst. So werden zum einen potenzielle Bewerber:innen auf die Organisation aufmerksam. Zum anderen wird dadurch die Bindung der bestehenden Mitarbeiter:innen zum Unternehmen verstärkt. Daher können auch typische Maßnahmen der Mitarbeiterbindung wie zum Beispiel Team-Events als Teil des Employer Brandings verstanden werden.

Innovation

Der Fokus der HR-Abteilung der Zukunft sollte definitiv auf diesen Kompetenzfeldern liegen. Doch eine reibungslose und effiziente Administration ist trotzdem unabdingbar. Schließlich nützt auch die aufwendigste Employer-Branding-Kampagne wenig, wenn die Mitarbeiter:innen ihre Gehälter nicht pünktlich erhalten.

Die administrativen Routinetätigkeiten bilden das Fundament des HR-Managements. Das bedeutet aber nicht, dass diese Aufgaben viel Zeit in Anspruch nehmen müssen.

Digitale Technik und smarte HR-Tools sollten zur Ausstattung jeder HR-Abteilung gehören. Durch Automatisierung und zentrale Datenverwaltung sparst du Zeit und Arbeit und kannst dich auch die wichtigeren Aufgaben im HR-Bereich konzentrieren. Du kannst auch beispielsweise ein Employee-Self-Service-Programm einführen. Hierüber können die Angestellten ihre personenbezogenen Daten selbst verwalten.

Du kannst digitale Tools auch einsetzen, um den Arbeitsalltag des gesamten Teams angenehmer zu gestalten. Setzt du beispielsweise zwanglose Messengerdienste wie Slack ein, vereinfachst du die interne Kommunikation zwischen den einzelnen Teams und förderst den zwischenmenschlichen Austausch. Mithilfe von anderen Software-Lösungen wie zum Beispiel Quip können Notizen und Meeting-Protokolle kollaborativ erstellt werden und sind für alle Beteiligten sichtbar.

Wie groß sollte die Personalabteilung sein?

In kleineren Unternehmen mit bis zu 50 Mitarbeiter:innen ist häufig eine Kollegin oder ein Kollege für alle HR-Angelegenheiten zuständig und fungiert als Anlaufstelle für Mitarbeiter:innen und Führungskräfte.

Durch den engen und familiären Rahmen einer Organisation dieser Größe, ist auch in den meisten Fällen keine Ausweitung der HR-Abteilung notwendig. Doch vergrößert sich das Unternehmen und beschäftigt 50 bis 100 Mitarbeiter:innen, kann dieser persönliche Faktor ein Stück weit verloren gehen. Wenn die Mitarbeiter:innen nicht mehr täglich in engem Austausch stehen und in differenzierten Abteilungen organisiert sind, kann das die Unternehmenskultur und das zwischenmenschliche Miteinander beeinträchtigen.

Dies kann der richtige Zeitpunkt sein, die HR-Abteilung auszubauen und strategisch auszurichten. Denn mit den richtigen Maßnahmen, kann das HR-Team das Wir-Gefühl der Belegschaft stärken und einer Entfremdung der Belegschaft vorbeugen sowie den allgemeinen Wissensaustausch fördern.

Auch in Hinblick auf das Recruiting ist die Vergrößerung der Personalabteilung die Bedingung für das erfolgreiche Wachstum eines Unternehmens. Gerade wenn eine Organisation sehr schnell viele neue Mitarbeiter:innen einstellen will, sollte das HR-Team wachsen, bevor das gesamte Unternehmen vergrößert werden kann.

Der Aufbau der Personalabteilung in Mittelstandsunternehmen

Gerade in mittelständischen Unternehmen, die zwischen 50 und 100 Mitarbeiter:innen beschäftigen, stellt sich oft die Frage, ob es sich lohnt, ein ganzes HR-Team aufzubauen. Doch die Personalabteilung auf- und auszubauen muss nicht bedeuten, gleich für jede Aufgabe der Personalabteilung eine oder einen Spezialist:in einzustellen. Der Ausbau kann auch erst einmal darin bestehen, ein oder zwei weitere Personaler:innen zu suchen.

Doch selbst wenn das HR-Team nur aus zwei Personen besteht, solltest du beim Aufbau der HR-Abteilung strategisch vorgehen. Denke in Rollen und mache dir klar, welche Erwartungen du an den oder die neue Personaler:in stellst.

Möchtest du zum Beispiel die Effizienz der HR-Abteilung erhöhen, ist es eventuell am sinnvollsten, weitere Generalist:innen einzustellen, die das bestehende Team unterstützen und entlasten. Ist allerdings eine Vergrößerung des Unternehmens geplant, ist es möglicherweise sinnvoller, nach Recruiting-Spezialist:innen zu suchen, die sich auf diesen einen Bereich konzentrieren können.

Aber wie viele HR-Mitarbeiter:innen braucht ein Unternehmen?

Eine Studie der Society for Human Resource Management aus dem Jahr 2015 hat ergeben, dass der Bedarf an HR-Fachkräften pro 100 Vollzeitäquivalente (VZÄ) von der Größe des Unternehmens abhängt.

Info: Vollzeitäquivalente (VZÄ) sind eine statistische Einheit, die nicht mit der Anzahl der in Vollzeit Beschäftigten gleichzusetzen ist. Hier wird die Gesamtzahl der geleisteten Arbeitsstunden aller Mitarbeitenden – egal ob sie in Vollzeit beschäftigt sind oder nur in Teilzeit im Unternehmen arbeiten – durch die üblichen Wochenstunden eines oder einer Vollzeitbeschäftigten geteilt. Auf Basis dieser Kennzahl erarbeitest du beispielsweise auf deine Personalplanung.

Während in großen Unternehmen, die über 1.000 Vollzeitäquivalente zählen, auf 100 VZÄ nur 1,03 HR-Verantwortliche kommen, kommen – laut der erwähnten Studie – in kleineren Unternehmen mehr als dreimal so viele Personaler:innen auf 100 Vollzeitäquivalente.

Dies liegt zum Teil daran, dass es eine Mindestzahl an HR-Mitarbeiter:innen braucht, um die grundlegenden Funktionen der Personalabteilung unabhängig von der Unternehmensgröße zu erfüllen. Ist diese Basis geschaffen, sind im Verhältnis weniger neue HR-Fachkräfte nötig, um die Prozesse aufrechtzuerhalten, wenn das Unternehmen sich vergrößert.

Der Bedarf an Personaler:innen hängt aber auch immer von der individuellen Situation der Organisation ab. Startups, die als kleine Unternehmen mit weniger als 50 Mitarbeiter:innen starten, müssen häufig in kurzer Zeit sehr viele Neueinstellungen rekrutieren, um ihre Entwicklung zu sichern. Insbesondere wenn hoch spezialisierte Fachkräfte gefunden werden müssen, liegt die Anzahl der Mitarbeiter:innen in der HR-Abteilung häufig über den Durchschnittswerten.

Du bist auch auf der Suche nach spezialisierten Fachkräften? Hier erfährst du, wie du sie mithilfe von Nischenjobbörsen findest.

Die Struktur der Personalabteilung

Die HR-Abteilung auszubauen, ist sicher eine gute Idee, wenn dein Unternehmen nachhaltig wachsen soll. Doch damit der Ausbau des Teams auch die gewünschten Erfolge erzielt, musst du eine Struktur schaffen, nach der die HR-Abteilung organisiert ist.

Dafür kannst du dich an verschiedenen Organisationsmodellen orientieren. Nicht jedes dieser Modelle ist auf jedes Unternehmen gleich gut anwendbar. Häufig sind auch Mischformen am besten geeignet, um eine leistungsstarke HR-Abteilung aufzubauen, die durch ihre Mitarbeit die Organisation aktiv gestaltet und zu ihrem Erfolg beiträgt:

Zentrale-dezentrale Organisation

Wenn dein Unternehmen auf mehrere Standorte aufgeteilt ist, solltest du auch die Organisation der HR-Abteilung der Unternehmensstruktur anpassen. Du solltest dich fragen, welche Prozesse zentral gesteuert werden und einem gemeinsamen Standard entsprechen sollten. Dies kann zum Beispiel bei Maßnahmen des Employer Brandings der Fall sein. Doch andere Fragen, wie beispielsweise individuelle Personalbedarf einer Zweigstelle sollten ohne lange Umwege von einem HR-Team vor Ort angegangen werden.

Eine dezentrale Organisation kann auch im Recruiting hilfreich sein. Lies in unserer Success Story mit GartenHaus, wie das funktioniert.

Linien-Organisation

Die Linien-Organisation ist die üblichste Form der Struktur. Hier ist die HR-Abteilung hierarchisch aufgebaut. Das bedeutet, es gibt eine Führungsperson, die dafür verantwortlich ist, dass alle Prozesse innerhalb der Abteilung reibungslos ablaufen. Sie führt die operativen Aufgaben in den meisten Fällen allerdings nicht selbst aus, sondern delegiert sie an die übrigen Teammitglieder.

Shared-Service-Organisation

In einer Shared-Service-Organisation werden Routinetätigkeiten, die in verschiedenen Abteilungen des Unternehmens anfallen, von einem eigenen Team übernommen. Das bedeutet beispielsweise, dass die HR-Abteilung und die Finance-Abteilung nicht jeweils ein:e Mitarbeiter:in für die Datenaufbereitung abstellen, sondern beide Abteilungen einen oder eine Daten-Spezialist:in mit dieser Aufgabe betrauen. So können beide Abteilungen effizienter inhaltlich arbeiten.

Shared-Service-Organisation

Matrix-Organisation

Die Matrix-Organisation koordiniert die verschiedenen Teilbereiche eines Unternehmens. Hier werden Teams anhand der Schnittstellen verschiedener Abteilungen zusammengestellt. Konkret heißt das, die Personalabteilung bildet eine Kompetenzebene innerhalb der Organisation, die wiederum an verschiedenen Schnittstellen mit anderen Unternehmensbereichen zusammenarbeitet.

Einige HR-Mitarbeiter:innen arbeiten nach dieser Organisationsform eventuell mit dem Marketing-Team daran, einen Unternehmensblog aufzubauen. Der Beitrag der Personaler:innen besteht in diesem Fall darin, die passenden Mitarbeiter:innen hierfür zu finden. Währenddessen sind andere Mitglieder der HR-Abteilung zum Beispiel mit dem Ausbau anderer Abteilungen beschäftigt.

Matrix-Organisation

Organisation nach Aufgabenbereich

In der Personalabteilung fallen teils sehr verschiedene Aufgaben zusammen. Je nachdem, wie komplex die verschiedenen Wirkungsbereiche der HR-Abteilung sind, können die Mitarbeiter:innen nach ihren individuellen Aufgabenbereichen organisiert werden. Das heißt, innerhalb der HR-Abteilung entstehen einzelne Teams, die sich um das Recruiting oder das Personalmarketing kümmern.

Organisation nach Aufgabenbereich

So gelingt die Strukturierung der Personalabteilung

Um die Organisationsform zu finden, die deiner HR-Abteilung am besten ermöglicht, ihren Beitrag zu den Unternehmenszielen zu leisten, solltest du dir diese Fragen stellen:

  1. Welche Ziele verfolgt das Unternehmen?
  2. Wie kann die HR-Abteilung zu der Erfüllung dieser Ziele beitragen?
  3. Welche Rollen müssen hierfür besetzt sein?
  4. Was kann ich outsourcen?

Indem du die Struktur und die Strategie der Personalabteilung nach den übergeordneten Unternehmenszielen ausrichtest, stellst du sicher, dass die Personaler:innen an der Gestaltung der Organisation beteiligt sind. So kann sich das Unternehmen weiterentwickeln.

Ist es deiner Organisation beispielsweise ein Anliegen, möglichst nachhaltig und umweltschonend zu agieren, kann die HR-Abteilung mit einer Aufklärungskampagne unter den Mitarbeiter:innen dazu beitragen, dass dieses Ziel erfüllt wird. Auf der anderen Seite eignet sich dieses Thema sehr gut, um als Bestandteil der Employer Brand neue Kandidat:innen auf das Unternehmen aufmerksam zu machen.

Aufgrund einer Initiative haben wir im Marketing bei Workwise zum Beispiel begonnen, bei Buchempfehlungen nur noch Links zu Online-Shops zu verwenden, bei denen bereits benutzte Bücher vertrieben werden. Das ist zwar kein großer Schritt und doch haben wir durch die Aufklärung unserer HR festgestellt, dass wir hier einen kleinen Beitrag zu einer besseren Kreislaufwirtschaft haben haben können.

Anschließend solltest du dir überlegen, welche Kompetenzen die Personaler:innen mitbringen müssen, um diese Pläne umzusetzen. In diesem Fall solltest du die HR-Abteilung so ausrichten, dass genügend Kapazitäten für eine ausgefeilte Employer-Branding-Kampagne vorhanden sind.

So werden aus Generalist:innen Spezialist:innen: Diese Weiterbildungsmöglichkeiten gibt es im HR-Bereich.

Neben diesen speziellen Skills, müssen die grundlegenden Funktionen der HR-Abteilung natürlich weiterhin gewährleistet werden. Damit die Verwaltungsaufgaben nicht zu viel Raum einnehmen und deiner Personalabteilung Zeit für ihre gestaltenden Aufgaben bleibt, solltest du evaluieren, welche Tätigkeiten an externe Dienstleister:innen übertragen oder durch Software-Lösungen vereinfacht werden können – hier gilt allerdings je mehr Tools, desto mehr Aufwand diese einzeln zu managen.

Anschließend wählst du die passende Organisationsstruktur aus, um die einzelnen Mitarbeiter:innen im HR-Bereich in ihren jeweiligen Rollen bestens zu verknüpfen. Priorisierst du beispielsweise ein Ziel, das die Zusammenarbeit mit anderen Unternehmensabteilungen erfordert, solltest du ein Modell wählen, das die Projektarbeit begünstigt. Hier bietet sich beispielsweise eine Matrix-Organisation an.

Möchtest du den Fokus auf die Neueinstellung spezialisierter Fachkräfte legen, benötigst du eventuell ein gesondertes Team, das sich mit der aktiven Ansprache von geeigneten Kandidat:innen beschäftigt.

Organisierst du die HR-Abteilung anhand dieser Fragestellungen, arbeitet deine Personalabteilung so effizient wie möglich und kann ihrer Bedeutung für den nachhaltigen Erfolg des Unternehmens gerecht werden.

Personaler:innen finden

Bist du auf der Suche nach neuen Mitarbeiter:innen für dein HR-Team? Der erste Schritt zur erfolgreichen Einstellung ist eine überzeugende Stellenanzeige. Damit dir diese leichter von der Hand geht, haben wir einige Muster für verschiedene Stellenbeschreibungen erstellt, die du als Inspirationsquelle oder sogar als Vorlage nutzen kannst. Eine Stellenausschreibung für Personalleiter:innen und viele weiterer Jobbeschreibungen im Personalwesen und der Personalentwicklung sind auch mit dabei.

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Veröffentlicht am 10.06.2022, aktualisiert am 30.09.2022

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