Alles über die Arbeitszeit: Gesetze, Regelungen & Excel-Vorlage [2024]

Das Arbeitszeitgesetz enthält genaue Regelungen zur Arbeitszeit, die du als Unternehmen beachten musst.

Alles was du diesbezüglich wissen musst haben wir hier für dich zusammengefasst.

Das Arbeitszeitgesetz

Das Arbeitszeitgesetz (kurz: ArbZG) enthält genaue Vorgaben zur Arbeitszeit. Wie lange Arbeitnehmer:innen am Tag, in der Woche und im Monat arbeiten dürfen und welche Pause- und Ruhezeiten einzuhalten sind, ist im Arbeitszeitgesetz geregelt.

Das Arbeitszeitgesetz wird auch Arbeitsschutzgesetz genannt, denn es normiert die Grenzen der Arbeitszeit sowie der Ruhe- und Pausenzeiten. Dadurch schützt es die Gesundheit der Arbeitnehmer:innen. Arbeitgeber:in können also nicht willkürlich die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter:innen bestimmen, sondern müssen sich nach gesetzlichen Vorgaben richten.

Das ist im Arbeitszeitgesetz geregelt:

• Maximale Arbeitszeit pro Tag
• Zeitliche Verteilung der Arbeitszeit während eines Tages, während einer Woche, während des Monats
• Ruhepausen
• Ruhezeiten
• Sonn- und Feiertagsruhe

Wie sieht das neue Arbeitszeitgesetz aus?

Gesetzliche Höchstarbeitszeit am Tag

Nach § 3 des Arbeitszeitgesetzes dürfen Arbeitnehmer:innen nicht mehr als 8 Stunden an Werktagen arbeiten und nicht mehr als 48 Stunden pro Woche. Allerdings geht das ArbZG von der früher üblichen Arbeitszeit aus – nämlich sechs Werktage von Montag bis Samstag.

Da die meisten Arbeitnehmer:innen in Deutschland eine 5-Tage-Woche haben, ergibt sich daraus eine Höchstarbeitszeit von 10 Stunden am Tag – allerdings nicht mehr als 48 Stunden die Woche.

Nochmal zur Veranschaulichung:

• Höchstarbeitszeit am Tag: 10 Stunden
• Höchstarbeitszeit in der Woche: 48 Stunden

Ruhepausen

Wie lange die Ruhepausen pro Arbeitstag mindestens sein müssen, hängt von der täglichen Arbeitszeit ab.

Kurz und knapp:

• Bei einer Arbeitszeit von sechs bis neun Stunden: Mindestens 30 Minuten Ruhepause
• Bei einer Arbeitszeit von mehr als neun Stunden: Mindestens 45 Minuten Ruhepause

Ruhepausen können dabei in jeweils 15-minütige Zeitabschnitte aufgeteilt werden. Arbeitnehmer:innen dürfen nicht mehr als sechs Stunden hintereinander beschäftigt werden.

Das sind die gesetzlichen Mindestvorgaben für die Pause in der Arbeitszeit. Natürlich kannst du Mitarbeiter:innen eine längere Pause gewähren. Denn das lohnt sich auch für dich – die tatsächliche Arbeitszeit wird dadurch nicht verringert und Mitarbeiter:innen sind ausgeruhter und konzentrierter nach einer erholsamen Pause.

Wenn Unterbrechungen der Arbeitszeit aus technischen oder organisatorischen Gründen stattfinden, sogenannte Betriebspausen, ist das nicht als Ruhepause zu werten. Mitarbeiter:innen müssen sich ja währenddessen für die Wiederaufnahme der Arbeit bereithalten.

Ruhezeit

Von der Ruhepause ist die Ruhezeit zu unterscheiden. Mit der Ruhezeit ist die Zeit nach Arbeitsende gemeint. Arbeitnehmer:innen steht eine ununterbrochene Ruhezeit von mindestens elf Stunden nach Ende der Arbeitszeit zu.

Für einige Branchen gibt es bezüglich der Ruhezeit Ausnahmen, die in § 5 ArbZG geregelt sind:

• Krankenhäuser und andere Einrichtungen zur Behandlung, Pflege und Betreuung von Personen,
• in Gaststätten und anderen Einrichtungen zur Bewirtung und Beherbergung
• in Verkehrsbetrieben
• beim Rundfunk
• in der Landwirtschaft

Arbeitszeitdokumentation

Die Einhaltung von Arbeits- und Ruhezeiten spielt auch bei der Fürsorgepflicht von Arbeitgeber:innen eine Rolle. Bisher waren Unternehmen nur dazu verpflichtet, die Arbeitszeit zu dokumentieren, die über die werktägliche Arbeitszeit hinausgeht und/oder an Sonn- und Feiertagen stattfindet.

Im Mai 2019 hat der Europäische Gerichtshof in dieser Hinsicht neu entschieden: Die einzelnen EU-Mitgliedsstaaten sind nun aufgefordert, Unternehmen zukünftig zu verpflichten, die gesamte tägliche Arbeitszeit der Mitarbeiter:innen zu erfassen.

Und das Bundesarbeitsgericht zog am 13.09.2022 nach: Arbeitgeber:innen sind nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG dazu verpflichtet, Arbeitnehmer:innen ein System bereitzustellen, mit dem sie ihre geleistete Arbeitszeit erfassen können. Damit hat das BAG verbindlich entschieden, dass das Urteil des Europäischen Gerichtshofs auch von deutschen Arbeitgebern zu beachten ist.

Allerdings muss das entsprechende Gesetz noch angepasst werden.

Dennoch solltest du unbedingt jetzt schon die Arbeitszeiterfassung auf die reguläre Arbeitszeit ausweiten und nicht auf die Verabschiedung der Gesetzesänderung warten – auch, da du aktuell gemäß § 6 ArbZG sind Unternehmen in Deutschland ohnehin dazu verpflichtet bist, die Arbeitszeit zu erfassen und zu dokumentieren, die über die werktägliche Arbeitszeit hinausgeht.

Lade dir jetzt die Ecxel-Vorlage zur Arbeitszeiterfassung 2024 herunter

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Gesetzlicher Urlaubsanspruch – Das Bundesurlaubsgesetz

Der gesetzliche Urlaubsanspruch wird nicht im Arbeitszeitgesetz (ArbZG), sondern im Bundesurlaubsgesetz (BurlG) geregelt. Demnach haben Arbeitnehmer:innen das Recht auf mindestens 24 Urlaubstage im Jahr, wobei auch das BurlG von einer 6-Tage-Woche ausgeht. Umgerechnet auf die üblichen fünf Arbeitstage die Woche wären das 20 Urlaubstage im Jahr.

30 Tage Urlaub im Jahr sind aber die Regel: In den meisten Tarif- oder Arbeitsverträgen werden den Arbeitnehmer:innen 30 Tage Urlaub im Jahr zugesprochen. Wenn du Bewerber:innen also nur die gesetzlich vorgeschriebenen 20 Urlaubstage bei Vollzeit anbietest, bewegst du dich weit unter der Norm und Kandidat:innen springen möglicherweise im Recruiting-Prozess ab.

Dieser Urlaubsanspruch gilt allerdings nur, wenn auch Vollzeit gearbeitet wird.

Urlaubsanspruch bei Teilzeit

Grundsätzlich gilt: Teilzeitbeschäftigte haben denselben Urlaubsanspruch wie Vollzeitbeschäftigte. Es kommt aber darauf an, an wie vielen Tagen die Woche sie zur Arbeit kommen. Die wöchentliche Stundenzahl – ob jetzt 15 oder 20 Stunden die Woche – ist demnach unerheblich.

Die Berechnung des Urlaubsanspruchs bei Teilzeit sieht so aus:

(Urlaubstage pro Jahr) / (Wochenarbeitstage) x (tatsächliche Arbeitstage pro Woche) = (Urlaubsanspruch Teilzeit)

Bei Urlaubstage pro Jahr wird nicht mit den gesetzlich vorgeschriebenen 20 Urlaubstage im Jahr bei einer 5-Tage-Woche gerechnet, sondern mit den Urlaubstagen, die im Unternehmen für Vollzeitbeschäftigte vorgesehen ist.

Ein Beispiel zur Veranschaulichung:

<div class="blog_primary-box"><p>Mitarbeiter:innen in Vollzeit haben in deinem Unternehmen 30 Tage Urlaub im Jahr. Wenn ein:e Mitarbeiter:in nun seine Arbeitszeit verringern möchte und 20 Stunden an vier Tagen die Woche arbeiten möchte, sieht die Berechnung so aus:</p><p><strong>30 / 5 x 4 = 24</strong></p><p>Der Mitarbeiter hat also Anspruch auf 24 Tage Urlaub im Jahr.</p></div>

Wechsel von Vollzeit auf Teilzeit: Urlaubsanspruch

Ein Wechsel von Vollzeit auf Teilzeit findet nicht immer optimalerweise am 1. Januar statt. Häufig nehmen Arbeitnehmer:innen noch ihre Urlaubstage aus der Vollzeitbeschäftigung mit in das neue Teilzeitarbeitsverhältnis.

Wie wirkt sich das auf den Urlaubsanspruch aus?

Der Europäische Gerichtshof hat bestimmt, dass die in der Vollzeittätigkeit erarbeiteten Urlaubstage durch einen Wechsel in Teilzeit nicht verringert oder gar gestrichen werden dürfen.

Gehen wir wieder von 30 Urlaubstagen im Jahr aus und einer Vollzeitbeschäftigung vom 1.1. zum 31.7., mit anschließendem Wechsel auf Teilzeit vom 1.8. bis zum 31.12. Wenn trotz Teilzeitverhältnis an 5 Tagen der Woche gearbeitet wird, verändert sich der Urlaubsanspruch nicht. Wenn allerdings nur drei Tage die Woche gearbeitet wird, verändert sich der Urlaubsanspruch.

<div class="blog_primary-box"><p>Für den Gesamturlaub des Jahres ergibt sich dann:</p><p>01.01. bis zum 31.07.: 30 x 7 / 12 = <strong>17,5 Urlaubstage </strong></p><p>01.08. bis zum 31.12.: 30 x 5 / 12 x 3 / 5 = <strong>7,5 Urlaubstage </strong></p><p>Die Person hat Anspruch auf 25 Urlaubstage.</p></div>

Haben Arbeitnehmer:innen eigentlich Anspruch auf Teilzeit?

Arbeitnehmer:innen haben Anspruch auf Teilzeit – allerdings nur, wenn diese Bedingungen vorliegen:

• Das Arbeitsverhältnis besteht bereits seit sechs Monaten.
• Das Unternehmen beschäftigt mehr als 15 Mitarbeiter:innen.
• Das Unternehmen kann keinen betrieblichen Grund, eine Reduzierung der Arbeitszeit, abzulehnen vorweisen.

Betriebliche Gründe, den Antrag auf Teilzeit abzulehnen, wären zum Beispiel, wenn unverhältnismäßig hohe Kosten für das Unternehmen entstehen würden oder wenn Organisation, Arbeitsablauf oder Sicherheit des Betriebs durch die Reduzierung der Arbeitszeit beeinträchtigt werden würde.

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Arbeitszeit im Sonderurlaub

Ein Sonderurlaub besteht dann, wenn eine Arbeitskraft durch eine in ihrer Person liegenden Grund, aber schuldlos, verhindert ist und deswegen wenige Tage abwesend ist. Ein Sonderurlaub ist daher unabhängig von den vertraglich vereinbarten Urlaubstagen zu geben. Die gesetzliche Grundlage dafür ist im § 616 im BGB geregelt.

Im Öffentlichen Dienst ist durch den Tarifvertrag (TvöD) der Anspruch auf Sonderurlaub für Beamten und Mitarbeiter:innen im Öffentlichen Dienst geregelt. In der freien Wirtschaft sind die Bedingungen für einen Sonderurlaub je nach Tarif- und Arbeitsvertrag geregelt.

Bei diesen Ereignissen ist in der Regel ein Sonderurlaub zu genehmigen:

<div class="blog_table-wrapper"><table class="blog_table"><thead><tr><th>Ereignis</th><th>Zu gewährender Sonderurlaub in Tagen</th></tr></thead><tbody><tr><th>Tod des eingetragenen Lebensgefährten (Ehepartner:in), der Eltern, der Geschwister, der Kinder</th><td>2 Tage</td></tr><tr><th>schwere Erkrankung eines Kindes, welches noch keine 12 Jahre alt ist</th><td>Bis zu 4 Tage</td></tr></tbody><tfoot><tr><th>25-jähriges und 40-jähriges Arbeitsjubiläum</th><td>1 Tag</td></tr><tr><th>Umzug in eine andere Stadt aus betrieblichen Gründen</th><td>1 Tag</td></tr><tr><th>Geburt des eigenen Kindes</th><td>1 Tag</td></tr><tr><th>schwere Erkrankung eines im Haushalt lebenden Angehörigen</th><td>1 Tag</td></tr><tr><th>Heirat</th><td>1 Tag</td></tr><tr><th>Gerichtstermin</th><td>1 bis 2 Tage</td></tr></tfoot></table></div>

Auch hierbei handelt es sich um gesetzliche Vorgaben, um die Rechte der Arbeitnehmer:innen zu schützen.

Bei dem Tod einer Tante oder den Großeltern ist jedoch kein Sonderurlaub per Gesetz vorgesehen. Natürlich kannst du deinen Mitarbeiter:innen dennoch entgegenkommen und Sonderurlaub genehmigen.

Arbeitszeit bei Krankheit

Laut § 5 des Entgeltfortzahlungsgesetz (EntgFG) müssen sich Mitarbeiter:innen bei der Führungskraft zeitnah krankmelden und zwar sobald es „zumutbar möglich” ist.

Bei der Gelegenheit sollte direkt die abzusehende Dauer des Fernbleibens vom Arbeitsplatz mitgeteilt werden. Im Arbeitsvertrag ist meistens der gewünschte formale Ablauf, also wie und wann sich erkrankte Mitarbeiter:innen melden sollen, festgeschrieben.

Am häufigsten läuft es aber so ab: Unmittelbar nach dem regulären Arbeitsbeginn sollten erkrankte Mitarbeiter:innen die Erkrankung melden und dich über Dauer des Fernbleibens informieren. Dieser Ablauf wird so am häufigsten erwartet.

Im Arbeitsvertrag kann der gewünschte formale Ablauf bei einer Erkrankung festgeschrieben sein.

Meistens reicht ein Anruf der kranken Person selbst oder eines Dritten aus. Die Gesetzgebung macht allerdings keine Vorgaben, auf welchem Weg die Meldung erfolgen muss.

Muss eine ärztliche Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung sofort vorgelegt werden?

Das Entgeltfortzahlungsgesetz besagt, dass bei einer Arbeitsunfähigkeit, die länger als drei Kalendertagen andauert, die Arbeitskraft eine ärztliche Bescheinigung am darauffolgenden Tag vorzulegen hat.

Die Bescheinigung muss zum einen das Bestehen der Arbeitsunfähigkeit als auch deren voraussichtlichen Dauer enthalten.

Falls die Arbeitsunfähigkeit doch länger dauert als die Bescheinigung nachweist, muss die Arbeitskraft eine neue ärztliche Bescheinigung vorlegen.

§ 5 Absatz 1 des EntgFG sieht allerdings vor, dass du dazu berechtigt bist, die ärztliche Bescheinigung schon früher zu verlangen, zum Beispiel am nächsten Arbeitstag.

Lohnfortzahlung bei Erkrankung

Ist die Person unverschuldet krank geworden, so hat sie laut § 3 Absatz 1 des EntGFG Anspruch auf Entgeltfortzahlung:

„Wird eine Arbeitskraft durch Arbeitsunfähigkeit infolge Krankheit an seiner Arbeitsleistung verhindert, ohne daß sie ein Verschulden trifft, so hat sie Anspruch auf Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall durch das Unternehmen für die Zeit der Arbeitsunfähigkeit bis zur Dauer von sechs Wochen."

Wie lange muss das Unternehmen bei vorliegender Arbeitsunfähigkeit das volle Gehalt zahlen?

Wenn die Erkrankung länger als sechs Wochen dauert, erhalten gesetzlich versicherte Mitarbeiter:innen ein Krankengeld von der Krankenkasse, welches sich an der Höhe des Einkommen orientiert und maximal 78 Wochen ausgezahlt wird, wenn es sich um dieselbe Krankheit handelt.

Arzttermin während der Arbeitszeit

Muss der Arbeitskraft die Zeit, die sie für einen Arzttermin aufwendet, bezahlt werden?

Das kommt ganz auf den Vertrag an. Liegt ein Tarifvertrag vor, dann ist dort festgeschrieben, wie ein Arzttermin zu legen ist. Wenn es keinen Tarifvertrag gibt, regelt § 616 des BGB.

Der Paragraph besagt: „Der zur Dienstleistung Verpflichtete wird des Anspruchs auf die Vergütung nicht dadurch verlustig, dass er für eine verhältnismäßig nicht erhebliche Zeit durch einen in seiner Person liegenden Grund ohne sein Verschulden an der Dienstleistung verhindert wird."

Es besteht also eine Lohnfortzahlung – allerdings nur, wenn die beschäftigte Person sich bemüht hat, einen Arzttermin außerhalb der Arbeitszeit zu bekommen, dies aber nicht geklappt hat.

Das kann zum Beispiel sein, wenn sich Sprechzeiten mit den Arbeitszeiten überschneiden, es können aber auch weniger nachvollziehbare Gründe sein. Die Arbeitskraft muss es zumindest versuchen.

Zur rechtlichen Absicherung sollte sie sich daher eine Bescheinigung ausstellen lassen, dass ein Arzttermin außerhalb der Arbeitszeit nicht möglich war.

Wichtig: Du darfst deinen Mitarbeiter:innen nicht vorschreiben, einen anderen Arzt aufzusuchen. Die Wahl des Arztes hat Vorrang gegenüber den Interessen des Unternehmens.

Willst du wissen, was dich als Personaler:in hinsichtlich der rechtlichen Rahmenbedingungen von Arbeitszeit erwartet? Dann lies dir jetzt unseren Artikel zum neuen Arbeitszeitgesetz 2020 durch.

<a class="blog_button-primary" href="https://hire.workwise.io/hr-praxis/organisationsentwicklung/arbeitszeiterfassung-excel">Was musst du bei der Arbeitszeiterfassung beachten?</a>