Eisenhower Matrix – So verwendest du sie richtig

Mit der Eisenhower Matrix kannst du Aufgaben gezielt organisieren und priorisieren und dadurch dein Zeitmanagement sowie das Zeitmanagement deines Teams verbessern. Diese Methode bietet sich vor allem für Führungskräfte, aber auch für den privaten Gebrauch an.

In diesem Artikel erfährst du, wie die Eisenhower Matrix aufgebaut ist, welche Vorteile und Nachteile sie hat und wie du sie effektiv einsetzen kannst.

Eisenhower Matrix Definition: Was ist das überhaupt?

Die Eisenhower Matrix ist eine Methode des Zeitmanagements, mit der sich Aufgaben priorisieren lassen. Sie werden nach Dringlichkeit und Wichtigkeit unterteilt. Das Ziel ist es, einen Überblick zu erhalten, was sofort erledigt werden muss, was Zeit hat, was delegiert werden kann und was unwichtig ist.

Es gibt viele Vorteile, die für die Nutzung einer Eisenhower Matrix sprechen. Dem stehen nur wenige Nachteile gegenüber. Im Folgenden soll erläutert werden, wie eine Eisenhower Matrix funktioniert, wie du damit effektiv arbeiten kannst und wann sie eher nicht die Methode deiner Wahl sein sollte.

Eisenhower Matrix: Vorteile

Die Anwendung einer Eisenhower Matrix hat zahlreiche Vorteile. In allen Unternehmen ist eine Vielzahl von Aufgaben zu erledigen. Dabei besteht das Problem, dass es auf den ersten Blick oftmals nicht ersichtlich ist, was wirklich wichtig und was weniger wichtig ist.

Die Eisenhower Matrix ist ein einfaches Modell, das von fast jeder oder jedem angewendet werden kann. Besondere Vorkenntnisse sind dafür nicht erforderlich. In diesem Zusammenhang stellt sich die Frage, ob sich die Eisenhower Matrix in einigen Branchen als besonders nützlich und in anderen eher als unvorteilhaft erweisen kann. Grundsätzlich lässt sich dazu sagen, dass es hier keine Einschränkungen gibt. Selbst wenn du die Eisenhower Matrix als Student:in oder Schüler:in nutzen möchtest, um Aufgaben zu priorisieren, steht dem überhaupt nichts im Wege.

Die Eisenhower Matrix ist ein wichtiges Instrument, um Ordnung zu halten und den Überblick über die anstehenden Aufgaben zu bewahren. Jede To-Do-Liste ist so leichter abzuarbeiten. Viele Personen berichten auch, dass sie durch die Anwendung der Eisenhower Matrix Klarheit darüber gewinnen konnten, welche Aufgaben überflüssig sind und komplett aussortiert werden können. Wer sich für ein effektives Zeitmanagement interessiert – unabhängig davon, ob beruflich oder privat – kommt an der Eisenhower Matrix in der Regel nicht vorbei.

Eisenhower Matrix: Nachteile

Selbst dort, wo die Vorteile überwiegen, gibt es Nachteile. Das ist auch bei der Eisenhower Matrix der Fall. Hin und wieder wird kritisiert, dass es nicht immer eindeutig zu erkennen ist, welche Aufgaben wichtig oder unwichtig, dringend oder nicht dringend sind.

Hier kann es durchaus unterschiedliche Meinungen geben. Im privaten Bereich kann sich diese Frage zum Beispiel stellen, wenn es darum geht Sport zu treiben, obwohl sehr wenig Zeit vorhanden ist. Ist es nun wichtig, Sport zu treiben oder nicht?

Es gibt Eisenhower Matrix Beispiele, aus denen erkennbar ist, dass eine Eisenhower Matrix vor allem für Führungskräfte interessant sein kann. Andere Personen, die sie anwenden möchten, stellen zum Beispiel fest, dass sie gar keine Möglichkeit haben, die C-Aufgaben an andere zu delegieren. Diese Option bleibt in der Regel den Führungskräften vorbehalten. Das kann leicht zu der Annahme führen, dass eine Eisenhower Matrix nur für Führungskräfte in vollem Umfang anwendbar ist. Andere Personen können sie im Gegensatz dazu nur eingeschränkt verwenden.

Eisenhower Matrix – von wichtig und dringend bis unwichtig und nicht dringend

Die Eisenhower Matrix definiert:

• A-Aufgaben,
• B-Aufgaben,
• C-Aufgaben und
• D-Aufgaben.

Die Dringlichkeit und Wichtigkeit der Aufgaben wird dabei wie folgt aufgeteilt:

• A-Aufgaben: dringend und wichtig
• B-Aufgaben: nicht dringend, aber wichtig
• C-Aufgaben: dringend, aber nicht wichtig
• D-Aufgaben: weder dringend, noch wichtig

Entsprechend dieser Einordnung ergeben sich praktische Konsequenzen:

• A-Aufgaben müssen sofort erledigt werden.
• B-Aufgaben müssen terminiert werden.
• C-Aufgaben müssen delegiert werden.
• D-Aufgaben müssen verworfen werden.

Eisenhower Matrix: A-Aufgaben

In die Rubrik A-Aufgaben werden alle Aufgaben eingeordnet, die keinen Aufschub dulden. In einem Handwerksbetrieb kann es sich dabei zum Beispiel um eine Havarie bei einem Kunden oder einer Kundin handeln. Hier ist es sehr wichtig, dass sofort geeignete Maßnahmen ergriffen werden.

Auch bestimmte Krisen oder kurzfristige Deadlines sprechen für die Einordnung in die Kategorie der A-Aufgaben. Das wäre zum Beispiel der Fall, wenn ein Bericht oder ein Blogartikel bis zum Abend oder bis zum nächsten Morgen fertiggestellt werden muss. Dann kann es keinen Aufschub geben. Die Arbeit muss sofort begonnen und zeitnah abgeschlossen werden.

Im Personalwesen kann es verschiedene A-Aufgaben geben. Ein Beispiel wäre, wenn in einer Abteilung kurzfristig zusätzliche Arbeitskräfte gebraucht werden, da es dort einen hohen Krankenstand gibt und die Gefahr besteht, dass wichtige Aufgaben nicht erledigt werden können. Dann muss eine schnelle Entscheidung getroffen werden, wer dort eingesetzt werden kann.

Allen A-Aufgaben ist gemeinsam, dass ihre Nichterledigung erhebliche Konsequenzen hätte. Welche Konsequenzen dies sind, ist je nach Branche verschieden. A-Aufgaben müssen fast immer unter Zeitdruck erledigt werden und haben das Potenzial, den meisten Stress zu verursachen.

Eisenhower Matrix: B-Aufgaben

B-Aufgaben zeichnen sich dadurch aus, dass sie zwar wichtig, aber nicht dringend sind. Dies bedeutet ganz konkret, dass es keine unmittelbaren Konsequenzen hat, wenn die B-Aufgaben nicht gleich erledigt werden. Unter Umständen kann aber die Gefahr bestehen, dass sie irgendwann zu A-Aufgaben werden. Das ist insbesondere dann der Fall, wenn sie so lange vor sich her geschoben werden, bis sie dringend geworden sind.

Typische B-Aufgaben können die Anmeldung zu einer Weiterbildung, die Vereinbarung von Kundenterminen, die Steuererklärung, die Installierung einer neuen Software oder Behördentermine mit einer klar festgelegten Deadline sein. In all diesen Fällen ist es wichtig, einen Termin zu vereinbaren, der in einigen Tagen, einigen Wochen oder einigen Monaten sein kann, je nachdem, um welchen Sachverhalt es sich handelt. Zu einer A-Aufgabe wird eine solche B-Aufgabe dann, wenn du so lange wartest, bis du nur noch wenige Zeit hast. Dann benötigst du sofort einen Termin, obwohl du die Möglichkeit gehabt hättest, ihn bereits längerfristig im Voraus zu vereinbaren.

Eine typische B-Aufgabe im Personalwesen kann die Sichtung von Bewertungsunterlagen zu einem bestimmten Termin sein. Sie ist in der Regel mit der Entscheidung verbunden, wer zum Bewerbungsgespräch eingeladen wird. Nach den Bewerbungsgesprächen kann ein Termin für die Entscheidung festgesetzt werden, wer eingestellt werden soll.

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Eisenhower Matrix: C-Aufgaben

Die C-Aufgaben gelten als dringend, aber nicht wichtig. Was auf den ersten Blick als ein Widerspruch erscheint, ist auf den zweiten Blick keiner. Ein wichtiges Merkmal von C-Aufgaben ist es, dass sie gut delegiert werden können und auch delegiert werden sollten, um Zeit für andere Aufgaben zu gewinnen.

Ein Beispiel wäre ein Meeting, das heute oder morgen stattfindet und wo eine Teilnahme unbedingt erforderlich ist. Diese Aufgabe muss eine Führungskraft nicht selbst wahrnehmen, sondern kann eine kompetente Mitarbeiterin oder einen kompetenten Mitarbeiter dorthin entsenden, die oder der im Anschluss über das Meeting berichten kann. Hier zeigen sich die beiden Aspekte, auf die es bei den C-Aufgaben ankommt:

1. delegieren
2. überwachen

Steht eine Versammlung mit anderen Personalverantwortlichen oder Headhunter:innen, eine Weiterbildung oder ähnliches an, muss der oder die Personalverantwortliche eine Entscheidung treffen, wer dorthin gehen soll. Das ist eine typische C-Aufgabe.

Wie aber kannst du die Mitarbeiterführung gezielt einsetzen, um herauszufinden, welches Teammitglied geeignet ist?

Eisenhower Matrix: D-Aufgaben

D-Aufgaben sind weder wichtig, noch dringend. Aus diesem Grund müssen sie weder jetzt, noch zu einem späteren Zeitpunkt erledigt werden, sondern können verworfen werden. Oftmals handelt es sich bei den D-Aufgaben sogar um reine Zeitverschwendung.

Hier einige Eisenhower Matrix Beispiele für D-Aufgaben:

• im Internet surfen
• unnötige Programmierarbeiten
• alle Tätigkeiten, die unnötig lange oder zu gründlich ausgeführt werden

Eisenhower Matrix: 3 wichtige Tipps

Die Eisenhower Matrix ist nahezu universell nutzbar. Das bedeutet, dass du sie nicht nur im beruflichen, sondern auch im privaten Bereich verwenden kannst, um dir einen Überblick zu verschaffen, was an einem Tag, in einer Woche oder über einen längeren Zeitraum zu tun ist. Hier findest du einige Tipps, wie du die Eisenhower Matrix effektiv nutzen kannst.

1. Verschaffe dir einen Überblick über alle Aufgaben, die zu erledigen sind. Der ideale Zeitpunkt ist am Beginn eines Tages. Ordne deine Aufgaben einem der Bereiche A bis D zu. Möchtest Du später weitere Aufgaben eintragen, vergewissere dich, ob es möglich ist, erst die vorhandenen Aufgaben abzuarbeiten. Andernfalls könntest du leicht den Überblick verlieren.
2. Du solltest darauf achten, dass du nicht mehr als 10 Aufgaben in die einzelnen Bereiche der Eisenhower Matrix einträgst. Ansonsten besteht die Gefahr, dass du zwar eine gute Übersicht über deine Aufgaben hast, aber von der Menge überwältigt wirst. Hast du ein Teil der Aufgaben erledigt, kannst du neue Aufgaben hinzufügen.
3. Entwickele eine individuelle Strategie, wie du die einzelnen Aufgaben angehen möchtest und setze sie zeitnah in die Tat um.

Fazit zur Eisenhower Matrix

Die Eisenhower Matrix stellt ein wirksames Instrument des Zeitmanagements dar. Du kannst damit deine Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit sortieren. So bekommst du einen guten Überblick, was du sofort erledigen oder terminieren musst, was du delegieren kannst und was du verwerfen kannst.

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