Laut verschiedenen Umfragen wünschen sich Bewerbende einen möglichst schnellen Bewerbungsprozess. Je länger und aufwändiger die Bewerbung ist, desto wahrscheinlicher ist es, dass die Kandidat:innen abspringen und den Prozess frühzeitig beenden.

Nicht nur für die Kandidat:innen ist die Verwendung eines Online-Bewerbungsformulars im E-Recruiting schneller und einfacher, als die verschiedenen Dokumente selbst auswählen zu müssen, ein Anschreiben zu verfassen und die Unterlagen einzuschicken. Auch für Unternehmen bietet ein Online-Bewerbungsformular so einige Vorteile.

Wann ist ein Online-Bewerbungsformular sinnvoll?

Wenn eine große Anzahl an Bewerbungen per Post oder E-Mail eingeht, muss auch dafür gesorgt werden, dass jede einzelne dieser Bewerbungen gesichtet wird. Dieser Prozess nimmt viel Zeit in Anspruch – und damit auch viele Ressourcen und Kosten (Personal muss dafür eingesetzt werden, welches sich nur mit dem Auswerten der Bewerbungen beschäftigt).

Durch Bewerbungsformulare, die online ausgefüllt werden, können die Bewerbungen mit Hilfe einer Software vorselektiert werden – dadurch kann eine Menge Zeit gespart werden.

Außerdem ist die Verwaltung der Bewerbungen online um ein Vielfaches leichter: Alle Dokumente befinden sich zentral an einem Ort, leicht zu finden und abzuspeichern. Diese Variante ist außerdem noch dazu viel umweltfreundlicher: Bewerbungen auszudrucken und zu verschicken können sich die Bewerber:innen so sparen.

Aber Vorsicht: So ein Online-Bewerbungsformular kann auch Nachteile haben.

Dadurch, dass zum Beispiel Bewerbungen mit bestimmten Abschlüsse, Noten oder fehlenden Vorkenntnissen aussortiert werden, kann es passieren, dass du Talente übersiehst, die passend für den Job wären.

Außerdem kann es sein, dass Kandidat:innen, die sich für höhere Positionen bewerben, nicht in gleichem Maße bereit sind, ein Bewerbungsformular online auszufüllen, wie zum Beispiel Studierende, die nach ihrem ersten Job suchen.

Umso wichtiger die Stelle im Unternehmen ist desto wichtiger ist es, die Person kennenzulernen und genau zu überprüfen, welche Kenntnisse, Fähigkeiten und Qualifikationen diese bereits hat.

Da es bei solchen Positionen auch nicht üblich ist, dass eine sehr große Menge an Bewerbungen eingeht, lohnt es sich, jede Bewerbung einzeln zu überprüfen.

Wäge deshalb ab, ob sich ein Online-Bewerbungsformular für dein Unternehmen lohnt – und vor allem für welche Stellen es geeignet ist. Das kommt darauf an, wie viele Bewerbungen du erwartest und welche Ressourcen (welche und wie viele Personen die Bewerbungen sichten können/müssen) dir zur Verfügung stehen.

Aufbau eines Bewerbungsformulars

Persönliche Informationen

Um die Bewerbung verarbeiten zu können, brauchst du natürlich erstmal die Kontaktdaten des Bewerbenden. Bekommt die Person den Job nicht, kannst du die Daten bei Bedarf in deinem Talentpool speichern und so die Kandidaten per E-Mail erneut kontaktieren.

Die wichtigsten Informationen:

Name
Geburtsdatum, -ort
Adresse
E-Mail/Telefon

Der Name und die E-Mail-Adresse helfen dir natürlich nicht, dich für einen der Bewerbenden zu entscheiden. Weitere wichtige Informationen, die du in deinem Bewerbungsformular online abfragen solltest, sind daher Daten wie der Wunsch-Arbeitsort, das gewünschte Gehalt und der Zeitraum der Verfügbarkeit.

Lebenslauf, Zeugnisse, Anschreiben

Bei vielen Online-Bewerbungen gibt es die Möglichkeit, den Lebenslauf hochzuladen, sodass die Infos automatisch ausgelesen und in dem Formular eingetragen werden. Das erspart den Bewerbenden Zeit, da so nicht jede einzelne Station manuell herausgesucht und in das Online-Bewerbungsformular eingepflegt werden muss.

Auch Zeugnisse können hier hochgeladen werden. Die Frage ist nur, ob du Filter auf bestimmte Noten und Abschlüsse setzen möchtest. Unser Tipp: Schließe keine Kandidat:innen aus, nur weil sie einen schlechteren Notendurchschnitt haben. Es gibt keine Garantie, dass gute Noten auch gute Arbeitskräfte hervorbringen. Gib auch den Personen eine Chance sich zu beweisen, die laut Zeugnis nicht perfekt sind.

Biete auch bei einem Online-Bewerbungsformular die Möglichkeit, zusätzlich eigene Dokumente hochzuladen. Mit einem persönlichen Motivationsschreiben oder Anschreiben haben Kandidaten die Chance, sich bei dir vorzustellen und bestimmte Abschnitte aus dem Lebenslauf zu erklären.

Vorkenntnisse

In einem weiteren Abschnitt kannst du die Vorkenntnisse der Bewerbenden abfragen. So kannst du die Eignung der Kandidat:innen für die Stelle noch besser überprüfen.

Je nachdem welche Stelle du ausschreibst, könnten zum Beispiel Informationen über folgende Bereiche interessant für dich sein:

Derzeitige Tätigkeit
Berufserfahrung
Sprachen
IT-Kenntnisse

Motivation

Anstatt ein langes Motivationsschreiben von den Bewerbenden zu verlangen, kannst du ihnen die Möglichkeit geben, mit ein paar Sätze im Online-Bewerbungsformular einige Fragen zu beantworten, um dich von ihnen zu überzeugen. Klar kannst du von anhand zwei Sätzen nicht eindeutig bestimmen, ob die Person in dein Unternehmen passt oder ob du gut mit ihr zusammenarbeiten kannst, aber du kannst dadurch einen ersten Eindruck bekommen, wie sie tickt.

Mögliche Fragen könnten zum Beispiel so aussehen:

Warum möchtest du bei uns arbeiten?
Was an dieser Stelle spricht dich besonders an?
Was möchtest du in diesem Bereich unbedingt dazulernen?
Warum sollten wir dich bei uns einstellen?

Um deine Bewerbungen noch effektiver zu verarbeiten kann dir ein Bewerbermanagementsystem helfen.

Bewerbungen noch einfacher mit Workwise

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