Das digitale Zeitalter, in dem Menschen immer mehr auf Online-Lösungen zurückgreifen, fordert Recruiter:innen dazu auf, auch den Recruiting-Prozess anzupassen. E-Recruiting beschreibt genau diese Digitalisierung des Recruitings, die heute nicht mehr wegzudenken ist.

Was E-Recruiting ist, welche Aufgaben es erfüllt und welche Vor- und Nachteile es mit sich bringt, erfährst du in diesem Artikel.

E-Recruiting Definition: Das versteckt sich hinter dem Begriff

E-Recruiting (Abkürzung für „Electronic Recruiting“) beschreibt laut Definition die Ausführung der gesamten Personalbeschaffung mithilfe einer Recruiting-Software. Das heißt, beim E-Recruiting wird der Recruiting-Prozess im Gegensatz zum klassischen Recruiting nicht mehr offline sondern digital ausgeführt.

Das E-Recruiting umfasst alle Aufgaben des Recruitings – von dem Schalten der Stellenanzeigen, über die Verwaltung von Bewerbungen und der Auswahl der Kandidat:innen bis hin zu der Kommunikation mit Bewerber:innen und den entscheidenden Teammitgliedern.

Vielleicht kennst du auch schon den Begriff Online Recruiting und fragst dich, was hier der Unterschied ist. Die Antwort ist: Es gibt keinen. E-Recruiting und Online-Recruiting lassen sich als Synonyme verwenden.

Interessant ist jedoch die Unterscheidung zwischen E-Recruiting/Online-Recruiting und dem klassischen Recruiting. Denn während im Recruiting sowohl online als auch offline Maßnahmen und Kanäle verwendet werden, liegt der Fokus beim E-Recruiting auf Online-Strategien.

Damit lässt sich das E-Recruiting (oder Online-Recruiting) als einen Teil des klassischen Recruitings definieren. Der Trend zeigt jedoch, dass gerade diese Art des Recruitings immer bedeutender und relevanter wird. Du solltest dich also unbedingt mit diesem Thema beschäftigen, wenn du das bisher noch nicht getan hast.

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E-Recruiting: Diese Ziele verfolgt das digitale Recruiting

Durch die elektronische Unterstützung der Recruiting-Prozesse werden in erster Linie drei Ziele verfolgt. Alle Ziele laufen jedoch darauf hinaus, das Recruiting zu beschleunigen und damit die Kosten zu senken.

Außerdem wird das E-Recruiting in dem heutigen Zeitalter der Digitalisierung immer wichtiger. Denn wie du dir vielleicht schon gedacht hast – die jungen Generationen, wie beispielsweise die Gen Z, erreichst du kaum noch über Offline-Kanäle.

1. Das Recruiting wird einfacher und effizienter

Verwendest du eine Recruiting-Software, dann kannst du deine Prozesse vermutlich schneller und effizienter gestalten. Denn die Software übernimmt zahlreiche Aufgaben, die du zuvor mühsam machen musstest.

Du erhältst beispielsweise einen Überblick in Echtzeit darüber, wie viele Bewerber:innen es aktuell auf welche deiner Stellen gibt, und hast die relevanten Bewerbungsunterlagen direkt zur Hand.

Das macht den Prozess nicht nur für dich, sondern auch für die Bewerber:innen einfacher, denn diese müssen ihre Bewerbungen nicht mehr per Post verschicken und darauf hoffen, dass ihre Bewerbung auch tatsächlich angekommen ist.

Durch das E-Recruiting soll also auch die Candidate Experience deiner Bewerber:innen verbessert werden, wodurch du nicht nur eine größere Auswahl an Bewerber:innen und damit eine höhere Chance hast, die passende Person zu finden, sondern die Candidate Journey wird auch verkürzt.

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2. Die Prozesse laufen schneller

Zahlreiche Recruiting-Software bieten dir die Möglichkeit, über die Plattform sowohl mit den Bewerber:innen als auch mit deinen eigenen Teammitgliedern zu kommunizieren.

Durch diese bessere und vor allem schnellere Kommunikation werden nicht nur die Prozesse beschleunigt, sonder die Bewerber:innen können jederzeit über die aktuellen Entwicklungen und nächsten Schritte auf dem Laufenden gehalten werden. Dadurch verringert sich die Wahrscheinlichkeit, dass sie abspringen.

Mit deinen Teammitgliedern wiederum musst du nicht mühsam über E-Mail oder etwaige Projektmanagement-Tools kommunizieren oder gar ein Meeting vereinbaren, um euch untereinander abzusprechen. So könnt ihr nicht nur schneller Entscheidungen treffen, sondern alle am Prozess beteiligten Personen in Echtzeit updaten.

Das Ziel von E-Recruiting ist es damit auch, die Dauer des Recruiting-Prozesses und damit die Time-to-hire zu senken. Dadurch sparst du nicht nur Zeit, die du in andere wichtige Aufgaben investieren kannst, sondern auch Geld, denn auch die Cost-per-hire sinkt.

3. Der Recruiting-Prozess wird attraktiver

Stichwort Employer Branding – ist dein Recruiting-Prozess durch E-Recruiting digital möglich, wird dein Unternehmen sowie deine Arbeitgebermarke attraktiver. Denn es zeigt, dass dein Unternehmen mit der Zeit geht und sich an die digitalen Gegebenheiten anpasst.

Dadurch wirkt das Unternehmen nicht nur modern und aktuell, sondern auch flexibel und tolerant, wodurch du nicht nur bei jüngeren Personen, wie die Gen Z oder den Millennials, Pluspunkte sammelst.

Du solltest dich im Zuge des E-Recruitings auch mit dem Social Media Recruiting vertraut machen, denn dieser Teil des Online-Recruitings ist aus der heutigen Recruiting-Szene nicht mehr wegzudenken.

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E-Recruiting: Aufgaben und Kanäle

Eine HR-Software kann zunächst etwas unübersichtlich sein – vor allem, da dir die Bewerbermanagement-Software einige Aufgaben abnimmt. Damit du direkt genau weißt, um welche Aufgaben du dich noch kümmern musst, haben wir die hier eine Liste an Aufgaben, die im E-Recruiting anfallen, zusammengestellt:

Pflege deine Karriereseite: Die eigene Karriereseite ist das Aushängeschild deines Unternehmens. Dementsprechend solltest du sie stets pflegen und aktuell halten. Neben deinen digitalen Stellenanzeigen sollte auch ein Online-Bewerbungsformular vorhanden sein, dass Interessierte nutzen können. Stelle also, dass Kandidat:innen auf deiner Karriereseite alle wichtigen Informationen zu deinem Unternehmen erfahren und einen Überblick über alle offenen Stellenanzeigen finden.
Veröffentliche online Stellenanzeigen: Deine offenen Stellen solltest du immer auf deiner Karriereseite posten, du kannst sie aber auch zusätzlich auf anderen Plattformen veröffentlichen. Dadurch stehen dir mehr Kanäle zur Verfügung, die deine Reichweite maximieren. Außerdem kannst du durch die Auswahl spezieller Recruiting-Kanäle spezifische Zielgruppen erreichen.
Nutze Multiposting: Veröffentliche deine digitalen Stellenanzeigen auf mehreren online Jobportalen gleichzeitig, um die Reichweite der Stellenausschreibungen zu maximieren. So erreichst du möglichst viele Personen aus deiner Zielgruppe.
Mach dich mit Active Sourcing vertraut: Soziale Plattformen wie LinkedIn und Xing bieten Active Sourcing als Möglichkeit an. Du kannst also aktiv auf die Suche nach neuen Kandidat:innen für deine offenen Stellen zu gehen und diese direkt von dir überzeugen.
Nutze Online-Bewerbungsformulare & CV Parsing: E-Recruiting bietet dir die Möglichkeit die Informationen von Bewerber:innen schneller zu verarbeiten. Du kannst ein Online-Bewerbungsformular aufsetzen, in das Bewerber:innen ihre Daten selbst eingeben, oder eine CV Parsing Software verwenden, sodass Bewerber:innen lediglich ihren Lebenslauf hochladen müssen. Die Software strukturiert dann die Daten für dich und wertet sie aus.
Kommuniziere mit deinen Bewerber:innen: Digitale Kommunikationswege vereinfachen die Kommunikation zwischen Bewerber:innen und Unternehmen enorm. Der Bewerbungseingang, das Nachfragen bei fehlenden Dokumenten, die Terminvereinbarung für ein Bewerbungsgespräch und auch die Bewerbungszusage oder Bewerbungsabsage werden so zum Kinderspiel. Du musst nicht mehr darauf warten, dass deine Anrufe oder E-Mails beantwortet werden oder dass Dokumente per Post eintreffen.
Kommuniziere mit deinen Teammitgliedern: Auch die Kommunikation mit Teammitgliedern ist durch die Digitalisierung einfacher. Digitale Plattformen ermöglichen es allen entscheidenden Personen, den Bewerbungsstatus in Echtzeit zu verfolgen und mit Kolleg:innen abzustimmen, ohne dafür extra Meetings anlegen zu müssen.
Nutze die digitale Bewerberakte: Digitale Bewerberakten ersparen es dir, die Daten von Bewerber:innen manuell in Excel-Tabellen oder verschiedene Systeme einpflegen zu müssen. Dadurch bist du nicht mehr auf eine physische Bewerberakte angewiesen und kannst von überall aus auf relevante Informationen zugreifen.

E-Recruiting kannst du sehr effektiv beispielsweise über diese Recruiting-Kanäle betreiben:

Karriereseite: Stelle dich auf deiner Karriereseite möglichen Kandidat:innen als attraktiver Arbeitgeber:in vor, indem sie alle wichtigen Informationen über dein Unternehmen, sowie alle offenen Stellen dort finden. Die Karriereseite bildet damit die Basis deiner Recruiting-Strategie.
Online-Jobbörsen: Auf Online-Jobbörsen oder mithilfe einer geeigneten HR-Software wirst du direkt über den digitalen Eingang einer Bewerbung informiert und kannst bei fehlenden Dokumenten innerhalb weniger Minuten nachhaken. Auch die Terminvereinbarung für ein Bewerbungsgespräch oder einen Probetag kann schnell und einfach abgewickelt werden. Den Bewerber:innen kannst du im Anschluss einfach und schnell zu- oder absagen.
Soziale Medien: Neben Karrierenetzwerken, wie LinkedIn und Xing, können auch andere Social-Media-Plattformen wie Tiktok und Instagram eine Rolle beim E-Recruiting spielen. Informiere dich hier über darüber, wo deine Zielgruppe online unterwegs ist, und fokussiere dich auf diese Kanäle.
Mobile Recruiting: Mobile Recruiting bedeutet, dass du deine E-Recruiting-Maßnahmen auf die mobile Nutzung anpasst. Sorge dafür, dass deine Karriereseite auch für mobile Endgeräte optimiert ist und Bewerber:innen sich komfortabel über ihr Smartphone oder Tablet bewerben können.

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E-Recruiting: Diese Vor- und Nachteile solltest du beachten

Natürlich gibt es auch beim E-Recruiting Vor- und Nachteile, die du beachten musst. Hier sind einige Nachteile des E-Recruitings, die du mit einplanen solltest, wenn du noch nicht Online-Recruiting betrieben hast:

Anfänglicher Aufwand: Prozessumstellungen und neue Systeme sind erst einmal auch mit Zeitaufwand verbunden.
Anstieg der Erwartungen: Der Umstieg auf E-Recruiting ist häufig an die Erwartung geknüpft, dass der Bewerbungsprozess beschleunigt und die Time-to-hire verkürzt wird. Das tritt aber nur dann ein, wenn du die Vorteile der Software aber auch nutzt. Du musst also in der Regel schneller antworten und eingereichte Dokumente schneller prüfen.
Kosten: Auch wenn der Einsatz von E-Recruiting dir langfristig Geld einspart, muss du erstmal in entsprechende Tools und Softwares investieren.

Das E-Recruiting hat jedoch eindeutige Vorteile, die die aufgeführten Nachteile mehr als ausgleichen:

Zeitersparnis: Die Digitalisierung des Recruitings beschleunigt langfristig den Recruiting-Prozess. Du kannst mit wenigen Klick entscheiden, wann und wo Stellenanzeigen geschaltet werden. Die Unterlagen von Bewerber:innen kommen nicht mehr per Post zu dir, sondern können direkt hochgeladen und gescreent werden. Einige Aufgaben, wie zum Beispiel das Einlesen der Lebensläufe, werden automatisiert und fallen daher für dich weg. Dadurch hast du mehr Zeit, dich mit entscheidenden Aufgaben auseinander zu setzen, und kannst mehr Bewerbungen in weniger Zeit bearbeiten. Und wenn du schneller bist als deine Konkurrenz, dann ist die Wahrscheinlichkeit geringer, dass die Talente bereits von einem anderen Unternehmen eine Zusage erhalten.
Kostenreduktion: Auch wenn E-Recruiting oft mit einer kostenpflichtigen Software verbunden ist, übersteigt auf Dauer die Kosteneinsparung die Ausgaben – denn es wird ordentlich an Arbeitszeit eingespart. Das macht E-Recruiting langfristig zur günstigsten Form der Personalbeschaffung.
Höhere Reichweite: E-Recruiting bietet dir die Möglichkeit, zahlreiche Plattformen zu nutzen, um Bewerber:innen auf dein Unternehmen und die offenen Stellen aufmerksam zu machen. Neue Analyse-Tools bieten dir sogar die Möglichkeit, zu analysieren, welche Plattformen besonders relevant für deine Zielgruppe sind. Dadurch weißt du genau, auf welche Kanäle du deinen Fokus setzen musst.
Aktualisierung von Inhalten: Jobanzeigen in Print-Medien können, nachdem sie veröffentlicht wurden, nicht mehr verändert werden. Digitale Stellenanzeigen hingegen kannst du jederzeit aktualisieren und anpassen. Du kannst also nicht nur Tippfehler ändern, sondern auch die Stellenanforderungen oder die Beschreibung, wenn du merkst, dass hier Optimierungsbedarf besteht.

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E-Recruiting: Tipps zur Auswahl der Software

Es gibt zahlreiche Unternehmen, die E-Recruiting-Lösungen als Softwares anbieten – da die richtige Software zu finden, ist gar nicht so einfach. Für das E-Recruiting werden in der Regel Bewerbermanagementsysteme verwendet. Je nach Unternehmen bietet es sich aber auch an, eine ganzheitliche HR-Lösung zu nutzen.

Bei der Auswahl einer Software solltest du diese Aspekte beachten:

Erstelle eine ausführliche Anforderungsliste: Eine Liste deiner individuellen Anforderungen hilft dir bei der Auswahl der passenden Software. Denn dadurch kannst du deine Anforderungen direkt mit den Angeboten verschiedener Anbietende vergleichen und das System finden, das am besten zu deiner Recruiting-Strategie passt. Außerdem stößt du bei der Recherche mit Sicherheit auf Lösungen, die du noch gar nicht in Betracht gezogen hast – die vielleicht aber genau die richtige Software für dein Unternehmen ist.
Kontaktiere Anbietende: Es ist nicht immer einfach aus den Zeilen einer Homepage herauszulesen, ob das System tatsächlich deine Anforderungen erfüllt. Wenn du dir schon bewusst bist, was du suchst, kannst du die Anbietenden direkt kontaktieren und zielgerichtete Fragen stellen oder dir ein Angebot einholen.
Nutze die Testversion: Du musst dich nicht immer sofort auf eine Software festlegen. Häufig wird eine Testversion angeboten, die du für einen bestimmten Zeitraum nutzen kannst. So kannst du erst einmal austesten, ob das System zu deinem Recruiting-Prozess passt.

Bevor du aber tatsächlich mit dem E-Recruiting beginnst, solltest du folgende Tipps beachten:

Analysiere deine Zielgruppe: Du solltest zuerst deine Zielgruppe definieren und analysieren. Denn um deine E-Recruiting-Strategie nicht nur an deine eigenen Bedürfnisse, sondern vor allem an die deiner Zielgruppe anzupassen, musst du dir zuerst bewusst darüber sein, welche Personen du mit der Stellenanzeige überzeugen möchtest. Überlege dir genau, auf welchen Kanälen und Jobbörsen deine Zielgruppe Zuhause ist, und recherchiere, wie du diese Kanäle am besten nutzen kannst. Suchst du nach Personen, die der Gen Z angehören? Dann solltest du dich auf den sozialen Medien umschauen. Schreibst du eine spezifische Stelle beispielsweise in der IT aus? Dann können Nischenjobbörsen für dich spannend sein.
Definiere deine Strategie: Du solltest auf keinen Fall planlos anfangen, sondern dir erst eine Strategie überlegen. Visualisiere die Schritte des Recruiting-Prozesses in deinem Unternehmen und halte fest, welche Aspekte durch E-Recruiting vereinfacht werden. Wenn du weißt, wer deine Zielgruppe ist und auf welchen Kanälen du sie erreichst, kannst du eine Strategie entwickeln, die genau auf die Personen zugeschnitten ist, die du erreichen willst.

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