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Lea Pietsch

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E-Recruiting: Definition, Vorteile & Software [2022]

Das digitale Zeitalter, in dem Menschen immer mehr auf Online-Lösungen zurückgreifen, fordert Recruiter:innen dazu auf, auch den Recruiting-Prozess anzupassen. E-Recruiting beschreibt genau diese Digitalisierung des Recruitings, die heute nicht mehr wegzudenken ist.

Was E-Recruiting ist, welche Aufgaben es erfüllt und welche Vor- und Nachteile es mit sich bringt, erfährst du in diesem Artikel.

Inhalt

E-Recruiting Definition: Das versteckt sich hinter dem Fachbegriff

E-Recruiting (Abkürzung für „Electronic Recruiting“) beschreibt laut Definition die Ausführung der gesamten Personalbeschaffung durch Recruiting-Software. Das heißt, im E-Recruiting werden die Recruitingprozesse, im Gegensatz zum klassischen Recruiting, digital und nicht mehr offline ausgeführt. Es umfasst alle Aufgaben der Personalbeschaffung, also Stellenausschreibungen schalten, Bewerbungen verwalten, Kandidat:innen auswählen sowie die Kommunikation mit Kandidat:innen und entscheidenden Teammitgliedern.

Ziele des E-Recruitings

Durch die elektronische Unterstützung der Recruitingprozesse werden drei Ziele verfolgt:

  1. Einfacher und Effizienter: Durch die Digitalisierung können verschiedene Prozesse des Recruitings effizienter gestaltet werden. Du erhältst beispielsweise einen Überblick in Echtzeit darüber, wie viele Bewerber:innen es gerade auf welche Stellen gibt und hast die Bewerbungsunterlagen auch gleich zur Hand. Das macht den Prozess auch für die Kandidat:innen einfacher, denn diese müssen ihre Bewerbungen nicht mehr über postalischen Weg verschicken und darauf hoffen, dass ihre Bewerbung auch angekommen ist. Außerdem bieten viele Tools die Möglichkeit an, mit den Kandidat:innen als auch deinen Teammitgliedern über die Plattform zu kommunizieren, durch bessere Kommunikation laufen die Prozesse schneller, Kandidat:innen können jederzeit über Entwicklungen geupdatet werden und springen nicht ab. Mit Teammitgliedern musst du nicht erst Meetings vereinbaren, um euch untereinander abzusprechen.
  2. Schneller: Ziel ist es durch neuste Technologien die Geschwindigkeit des Recruitings zu steigern und die Time-to-hire zu senken. Dadurch sparst du Zeit, die du in entscheidende Aufgaben investieren kannst.
  3. Attraktiver: Steigere die Attraktivität deiner Arbeitgebermarke, indem du auf E-Recruiting-Maßnahmen setzt, denn dadurch zeigst du Bewerber:innen unvermeidlich, dass dein Unternehmen mit der Zeit geht und digital angepasst ist. Übrigens: Mit E-Recruiting hilfst du auch der Umwelt, da du dadurch viel Papier einsparen kannst.

Die zukünftige Entwicklung [2022]

Die Corona-Pandemie hat schon 2020 und auch 2021 bewiesen, wie wichtig E-Recruiting ist. Denn durch E-Recruiting konnten Bewerbungsgespräche trotz Kontaktbeschränkungen sicher – zum Beispiel mit Video-Interviews – durchgeführt werden. Und auch im nächsten Jahr wird E-Recruiting eine entscheidende Rolle bei der Personalbeschaffung spielen.

Die Recruiting Software ist zudem meistens cloudbasiert, sodass der Umstieg für Recruiter:innen zum Homeoffice gar kein Problem darstellt. In Zukunft, wenn Hybrid Work eine immer größere Rolle spielt, ist E-Recruiting nicht mehr wegzudenken.

E-Recruiting: Aufgaben und Kanäle

Damit du bei all den verschiedenen Begriffen und Möglichkeiten nicht die Orientierung verlierst, haben wir dir hier eine Liste an Aufgaben zusammengestellt, die dir das E-Recruiting vereinfachen können:

  • Karriereseite: Die Karriereseite stellt neben einem Online-Formular die Basis für digitale Stellenausschreibungen dar. Stelle deswegen sicher, dass Kandidat:innen dort alle wichtigen Informationen zu deinem Unternehmen erfahren und einen Überblick über die offenen Stellenanzeigen deines Unternehmens finden.
  • Stellenanzeigen veröffentlichen: Deine offenen Stellen kannst du auf deiner Karrierewebseite oder auch anderen Plattformen posten. Dadurch stehen dir mehr Kanäle zur Verfügung die deine Reichweite maximieren. Außerdem kannst du durch die Auswahl spezieller Kanäle spezifische Zielgruppen erreichen.
  • Multiposting: Veröffentliche deine Stellenanzeigen auf mehreren Jobbörsen gleichzeitig, um die Reichweite zu maximieren.
  • Active Sourcing: Soziale Plattformen wie LinkedIn und Xing bieten Möglichkeiten, Active Sourcing online durchzuführen, also aktiv auf die Suche nach neuen Kandidat:innen für deine offenen Stellen zu gehen.
  • Bewerbungsformulare & CV Parsing: E-Recruiting bietet dir die Möglichkeit die Informationen von Bewerber:innen schneller zu verarbeiten. Du kannst ein Bewerbungsformular aufsetzen, in das Bewerber:innen ihre Daten selbst eingeben, oder eine CV Parsing Software verwenden, sodass Bewerber:innen lediglich ihren Lebenslauf hochladen müssen und die Software die Daten für dich strukturiert und auswertet.
  • Kommunikation mit Bewerber:innen: Digitale Kommunikationswege vereinfachen schon seit Jahren die Kommunikation zwischen Bewerber:innen und Unternehmen, wie Bewerbungseingang, Nachfragen nach fehlenden Dokumenten, Terminvereinbarung für ein Bewerbungsgespräch, Bewerbungszu- beziehungsweise absage. Du musst nicht mehr darauf warten, dass deine Anrufe beantwortet werden oder dass Dokumente per Post eintreffen.
  • Kommunikation mit Teammitgliedern: Auch die Kommunikation mit Teammitgliedern ist durch die Digitalisierung einfacher. Digitale Plattformen ermöglichen es allen entscheidenden Personen den Bewerbungsstatus in Echtzeit zu verfolgen und mit Kolleg:innen abzustimmen ohne dafür extra Meetings anlegen zu müssen.
  • Digitale Bewerberakte: Digitale Bewerberakten ersparen dir die Daten von Bewerber:innen manuell in Excel Tabellen oder Systeme einzupflegen zu müssen. Dadurch bist du auch nicht mehr auf eine physische Bewerberakte angewiesen und kannst von überall aus auf die Informationen die du brauchst zugreifen.

E-Recruiting kannst du sehr effektiv beispielsweise über diese Kanäle betreiben:

  • Karriereseite: Stelle dich auf deiner Karriereseite möglichen Kandidat:innen als Arbeitgeber:in vor, indem sie alle wichtigen Informationen, sowie die offenen Stellen deines Unternehmens auf dieser Seite finden.
  • Jobbörsen: Bewerbungseingang, Nachfragen nach fehlenden Dokumenten, Terminvereinbarung für ein Bewerbungsgespräch, Bewerbungszu- beziehungsweise absage.
  • Soziale Medien: Neben Karrierenetzwerken, wie LinkedIn und Xing, spielen auch andere Social Media Plattformen wie Facebook und Instagram eine größere Rolle für E-Recruiting. Bewerbungseingang, Nachfragen nach fehlenden Dokumenten, Terminvereinbarung für ein Bewerbungsgespräch, Bewerbungszu- beziehungsweise absage.
  • Mobile Recruiting: Mobile Recruiting bedeutet, dass du deine E-Recruiting-Maßnahmen auf die mobile Nutzung anpasst. Sorge dafür, dass deine Karriereseite auch für mobile Endgeräte optimiert ist und Bewerber:innen sich komfortabel über ihr Smartphone oder Tablet bewerben können.

E-Recruiting: Nachteile sowie Vorteile und worauf du bei der Umsetzung achten solltest

Nachteile

  • Anfänglicher Aufwand: Prozessumstellungen und neue Systeme sind immer erst einmal mit Zeitaufwand verbunden.
  • Anstieg der Erwartungen: Der Umstieg auf E-Recruiting ist immer an die Erwartung geknüpft, dass der Bewerbungsprozess schneller durchläuft. Das ist an sich zwar ein Ziel von E-Recruiting, aber heißt für dich auch, dass du schneller antworten und die eingereichten Dokumente prüfen musst.
  • Kosten: Auch wenn der Einsatz von E-Recruiting auf lange Sicht Geld einspart, muss für den Einsatz von entsprechenden Tools und Software erst einmal investiert werden.

Das Bewerbermanagementsystem von Workwise kannst du komplett kostenfrei und ohne Risiko nutzen. Hier erhältst du mehr Infos zu unserem Bewerbermanagementsystem.

Vorteile

  • Zeitersparnis: Die Digitalisierung vom Recruiting beschleunigen den Prozess in jeglicher Hinsicht, auch wenn die Prozessumstellung am Anfang mehr Zeit kostet. Du kannst mit wenigen Klick entscheiden, wann und wo Stellenanzeigen geschaltet werden. Die Unterlagen von Bewerber:innen kommen nicht mehr per Post zu dir, sondern können direkt hochgeladen werden. Du kannst dich direkt mit Kolleg:innen abstimmen und manche Aufgaben wie das Einlesen der Lebensläufe können komplett automatisiert werden. Dadurch hast du mehr Zeit dich mit entscheidenden Aufgaben auseinander zu setzen und kannst mehr Informationen von Bewerber:innen in weniger Zeit bearbeiten. Außerdem ist es für dich immer ein Vorteil, schneller zu sein als deine Konkurrenz, denn je schneller gefundene Talente eine Zusage von dir erhalten, desto geringer ist die Wahrscheinlichkeit, dass sie dir von der Konkurrenz abgegriffen werden.
  • Kostenreduktion: Auch wenn E-Recruiting oft mit kostenpflichtiger Software verbunden ist, übersteigt auf Dauer die Kosteneinsparung die Ausgaben dadurch, dass Arbeitszeit eingespart wird. Das macht E-Recruiting langfristig zur günstigsten Form der Personalbeschaffung.
  • Höhere Reichweite: E-Recruiting bietet die Möglichkeit unzählige Plattformen zu nutzen um Bewerber:innen auf dein Unternehmen und deine offenen Stellen aufmerksam zu machen. Neue Analysetools bieten dir sogar die Möglichkeit zu analysieren, welche Plattformen besonders relevant für deine Zielgruppe sind, sodass du genau weißt, wo du deinen Fokus setzen solltest und was eher weniger relevant ist.
  • Aktualisierung von Inhalten Jobanzeigen in der Zeitung können, nachdem sie veröffentlicht wurden, nicht mehr verändert werden. Digitale Stellenanzeigen hingegen können zu jederzeit aktualisiert und angepasst werden. Du kannst nicht nur Tippfehler ändern, sondern auch die Stellenanforderungen oder Beschreibung, wenn du merkst, dass hier Optimierungsbedarf besteht.

Tipps

Damit du von dem Umstieg auf E-Recruiting profitierst und nicht in dem anfänglichen Mehraufwand untergehst, solltest du die folgenden Tipps beachten:

Hier findest du Anbietende für Bewerbermanagementsysteme im Vergleich
  1. Strategie finden und nicht planlos anfangen: Überlege dir genau, für welche Prozesse in deinem Unternehmen ein Umstieg auf E-Recruiting Sinn ergibt, anstatt blind den neusten Trends zu folgen. Visualisiere die Schritte des Recruiting-Prozesses in deinem Unternehmen und halte fest, welche Schritte durch E-Recruiting vereinfacht werden. Mache dich dann auf die Suche nach Tools, die zu deiner individuellen Situation passen und dir tatsächlich helfen.
  2. Zielgruppenanalyse: Passe deine E-Recruiting-Strategie nicht nur auf deine eigenen Bedürfnisse an, sondern auch auf die deiner Zielgruppe. Dafür musst du dir zuerst bewusst darüber sein, wer deine Zielgruppe ist, das heißt welche Anforderungen du beispielsweise an deine Bewerber:innen hast. Mit dem Wissen kannst du dann herausfinden, welche Kanäle und Jobbörsen für dich und deine Zielgruppe besonders relevant sind.

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E-Recruiting: Software & Auswahl

E-Recruiting bedeutet nicht zwangsläufig, dass du ein eigenes System dafür aufsetzen musst, denn es gibt einige Unternehmen, die E-Recruiting-Lösungen als Software anbieten. Für das E-Recruiting werden meistens Bewerbermanagementsysteme verwendet, es gibt aber auch Unternehmen die eine ganzheitliche HR-Lösung anbieten.

In unserer Toolbox findest du einige Anbietende im Vergleich

Wir haben bereits erwähnt, dass verschiedene Tools verschiedene Anforderungen abdecken. Bei der Auswahl einer Software solltest du deswegen die folgenden Dinge beachten:

  1. Ausführliche Anforderungsliste: Wie schon bei der Entscheidung, welche Prozesse du überhaupt durch E-Recruiting unterstützen möchtest, hilft dir die Liste deiner individuellen Anforderungen bei der Auswahl der passenden Software. Denn dadurch kannst du deine Anforderungen direkt mit den Angeboten verschiedener Anbietende vergleichen und das System finden, das am besten zu deiner Recruiting-Strategie passt. Außerdem stoßt du bei der Recherche mit Sicherheit auf Lösungen, die du noch gar nicht in Betracht gezogen hast, aber trotzdem sehr nützlich für dich sind.
  2. Anbietende kontaktieren: Es ist nicht immer einfach aus den Zeilen von Homepages zu lesen, ob das System tatsächlich deine Anforderungen erfüllt. Wenn du dir schon bewusst bist, was du suchst, kontaktiere die Anbietende am besten direkt und stelle zielgerichtete Fragen zu deren Angebot. Auf diesem Weg findest du am effizientesten heraus, was du erwarten kannst und was nicht.
  3. Testversionen nutzen: Du musst dich nicht sofort auf eine Software festlegen. Viele Anbietende bieten eine Testversion an, damit du erst mal austesten kannst, ob das System zu deinem Recruitingprozess passt.

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Veröffentlicht am 04.01.2022, aktualisiert am 08.12.2022

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