Ein reibungsloser und gut durchdachter Bewerbungsprozess ist für ein erfolgreiches Recruiting essenziell. Denn nur mit einer angenehmen Candidate Journey kannst du Bewerbungen generieren und auch schwer zu besetzende Stellen füllen.

Erfahre jetzt, mit welchen Tipps du deinen Bewerbungsprozess definieren und optimieren kannst, in welche Phasen er grundsätzlich aufgeteilt ist und welche Faktoren bei der Dauer eine Rolle spielen.

Bewerbungsprozess Definition: Alle Infos auf einen Blick

Der Begriff Bewerbungsprozess (englisch: application process) bezieht sich übergreifend auf alle Phasen, die ein Bewerber oder eine Bewerberin durchläuft, wenn er oder sie sich auf eine Position in deinem Unternehmen bewirbt. Für Recruiter:innen zählt dabei auch bereits die Ausschreibung der Stellenanzeige zum Prozess.

Der Bewerbungsprozess ist in klare Phasen aufgeteilt und kann sich über mehrere Wochen ziehen. Im Idealfall solltest du als Recruiter:in den Prozess jedoch so schnell wie möglich abwickeln.

Es lohnt sich für dich enorm, den Bewerbungsprozess in deinem Unternehmen regelmäßig anzuschauen und effizienter zu gestalten – denn lange Wartezeiten können beispielsweise schnell dazu führen, dass gute Bewerber:innen abspringen.

Ist der Bewerbungsprozess in deinem Unternehmen noch gar nicht definiert, dann solltest du dich oder dein Team sich so schnell wie möglich darum kümmern, wenn in eurem Unternehmen viel rekrutiert wird. Denn von klar definierten Prozessen profitieren sowohl du und dein Team als auch die Bewerber:innen und sogar die Candidate Experience kann verbessert werden.

Bewerbungsprozess Ablauf: Die 5 wichtigsten Schritte für Recruiter:innen

Der Ablauf eines Bewerbungsprozesses ist für Recruiter:innen in 5 Phasen unterteilt, die alle zu einer gelungenen Candidate Journey beitragen. Diese ist wichtig, um mehr und passendere Bewerber:innen finden zu können.

Stellenausschreibung

Der Bewerbungsprozess beginnt für dich bereits damit, eine optimale Stellenanzeige zu formulieren. Denn nur, wenn die Stellenbeschreibung auch wirklich zur ausgeschriebenen Stelle passt, können sich passende Bewerber:innen darauf bewerben.

<div class="blog_primary-box"><p><strong>Tipp:</strong> Sei bei der Formulierung der Stellenanzeige so genau, aber auch so kurz wie möglich. Denn je mehr Punkte du hinzufügst, desto wahrscheinlicher ist es, dann Bewerber:innen das Gefühl bekommen, nicht alle Anforderungen zu erfüllen. Konzentriere dich daher auf die Aspekte, die unbedingt sein müssen, und schaue dir dann die Bewerber:innen erstmal genauer an. Vielleicht wirst du positiv überrascht.</p><p><u>Übrigens:</u> Einer <a href="http://gender-qualifizierung.de/die-geschlechtsspezifische-qualifizierung/wenn-frauen-sich-bewerben/" target="_blank">Gender-Studie der Plattform LinkedIn</a> zufolge bewerben sich Frauen tendenziell erst dann, wenn sie nahezu 100% der Anforderungen erfüllen. Bei Männern reichen durchschnittliche bereits 60% Übereinstimmung aus, um eine Bewerbung abzuschicken. Durchschnittlich reicht es allerdings aus, wenn Bewerber:innen nur 58% der Anforderungen erfüllen.</p><p>Auch hier gilt bei der Stellenbeschreibung also: <strong>Weniger (und dafür konkreter) ist mehr.</strong></p></div>

Das musst du in dieser Phase beachten:

Formuliere die Stellenanzeige auf Basis der Stellenausschreibung für die konkrete Stelle und arbeite nur die notwendigen Informationen ein. In der Stellenanzeige solltest du folgende Frage beantworten:

Um welche Stelle geht es genau? Wie ist die Jobbeschreibung?
Welche fachlichen Anforderungen müssen Bewerber:innen erfüllen?
Welche weiteren Anforderungen oder Soft Skills sind für die Stelle notwendig?
Welche Benefits werden den Bewerber:innen geboten?

Versuche dabei, dich möglichst kurz zu fassen und Fließtext zu vermeiden. Verwende lieber übersichtliche Stichpunkte, denn so haben Bewerber:innen direkt alle Informationen auf einen Blick und werden nicht von einem langen Text abgeschreckt.

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Des Weiteren solltest du dir genau überlegen, auf welchen Kanälen du deine Stellenanzeige schlussendlich veröffentlichst, um möglichst viele passende Bewerbungen generieren zu können.

Alle Stellenanzeigen solltest du in jedem Fall auf deiner eigenen Karriereseite veröffentlichen, denn sie bildet die Grundvoraussetzung für ein erfolgreiches Recruiting und gilt bei Bewerber:innen als das Aushängeschild deines Unternehmens.

Aber insbesondere bei kleineren und mittelständischen Unternehmen reicht es oft nicht aus, die Stellenanzeige nur auf der Karriereseite zu veröffentlichen, denn deine Bewerber:innen müssen erst einmal auf dich aufmerksam werden. Überlege dir daher, welche weiteren Kanäle für dich interessant sind.

<div class="blog_primary-box"><p><strong>Tipp:</strong> Vielleicht weißt du schon genau, wo sich deine Zielgruppe aufhält. Falls nicht, solltest du unbedingt deine Zielgruppe definieren, Zeit in eine Analyse investieren und herausfinden: Auf welchen Kanälen ist deine Zielgruppe eigentlich unterwegs?</p><p>So kannst du die Stellenanzeige gezielt auf diesen Kanälen verbreiten und dir langfristig einiges an Zeit und Geld sparen. Denn du erhältst schneller mehr passende Bewerbungen und musst kein Geld für Jobbörsen ausgeben, auf denen deine Zielgruppe gar nicht unterwegs ist.</p><p><strong>Übrigens:</strong> Bei dem Recruiting-Service von Workwise wird dir dieser Schritt abgenommen. Deine Stellenanzeige wird automatisch auf den für deine Zielgruppe relevantesten <a href="https://hire.workwise.io/hr-praxis/personalsuche/recruiting-kanaele" target="_blank">Recruiting-Kanälen</a> vermarktet, um genau den richtigen Bewerber oder die richtige Bewerberin für deine Stelle finden zu können.</p><p>Und das Beste für dich: Es ist absolut risikofrei, denn für dich entstehen erst dann Kosten, wenn du deinen neuen Mitarbeiter oder deine neue Mitarbeiterin eingestellt hast.</p><a class="blog_button-secondary" href="https://hire.workwise.io/recruiting-service">Probiere den Recruiting-Service doch einfach mal aus!</a></div>

Bewerbungseingang

Die zweite Phase des Bewerbungsprozesses ist der Eingang von Bewerbungen. In der Regel geschieht dies heute online – in Form von E-Mails oder auch mithilfe eines ausgefüllten Online-Formulars, bei dem Dokumente wie der Lebenslauf, Referenzen etc. im Anhang mit gesendet werden können.

Das musst du in dieser Phase beachten:

Du solltest es deinen Bewerber:innen möglichst leicht machen, sich zu bewerben. Denn jeder zusätzliche Arbeitsschritt ist eine Hürde, die deine Bewerber:innen davon abhalten kann, ihre Bewerbung abzuschicken.

Möchtest du Bewerbungen per E-Mail erhalten, dann gib in der Stellenanzeige genau an, welche Dokumente du erhalten möchtest. Außerdem solltest du die genaue E-Mail-Adresse hinterlegen, damit Bewerber:innen nicht lange auf die Suche danach gehen müssen.
Arbeitest du mit einem Online-Formular, dann solltest du dies so übersichtlich und klar wie möglich gestalten. Deine erste Priorität sollte sein, ein leicht zu bedienendes Formular zu erstellen und alle unnötigen Abfragen zu vermeiden. Denn wenn die Online-Bewerbung zu lange dauert, das Formular zu kompliziert ist oder es zu Schwierigkeiten beim Upload von Dokumenten kommt, dann brechen Bewerber:innen die Bewerbung schnell ab.

<div class="blog_primary-box"><p><strong>Tipp:</strong> Wenn du mit einer <a href="https://hire.workwise.io/hr-praxis/personalsuche/hr-software" target="_blank">HR-Software</a> arbeitest, die eine <a href="https://hire.workwise.io/hr-praxis/personalauswahl/cv-parsing" target="_blank">CV Parsing</a> Funktion hat, kannst du das zu deinem Vorteil nutzen. Denn diese Funktion sortiert unpassende oder fehlerhafte Bewerbungen automatisch aus.</p></div>

Verwaltung von Bewerber:innen

Nachdem du die ersten Bewerbungen erhalten hast, wird es Zeit, deine Bewerber:innen zu verwalten. Denn eine gute Übersicht über alle Bewerber:innen ist nicht nur zeitsparend, sondern du kannst gezielt die Personen zu einem Bewerbungsgespräch einladen, die du für die Stelle und das Unternehmen besonders interessant findest.

Das musst du in dieser Phase beachten:

Es ist wichtig, die Verwaltung deiner Bewerber:innen so zu gestalten, dass du auf einen Blick alle relevanten Informationen hast: Erfüllen die Bewerber:innen die notwendigen fachlichen Anforderungen? Wie sieht es mit den Soft Skills aus? Haben sie bereits Berufserfahrung?

<div class="blog_primary-box"><p><strong>Tipp: </strong>Du kannst diese Informationen natürlich manuell tracken, ein <a href="https://hire.workwise.io/hr-praxis/organisationsentwicklung/bewerbermanagementsystem" target="_blank">Bewerbermanagementsystem</a> wird dir die Arbeit aber enorm erleichtern und dir einiges an Zeit sparen. Workwise selbst bietet ein Bewerbermanagementsystem, das du komplett kostenlos nutzen kannst. Außerdem wird für jede Bewerbung ein Bewerberscore errechnet, der dir zeigt, wie gut die Bewerbung zu deiner Stellenanzeige passt.</p><a class="blog_button-secondary" href="https://hire.workwise.io/applicant-tracking-system">Probiere das kostenlose Bewerbermanagement jetzt aus!</a></div>

Möchtest du aber erstmal kein Bewerbermanagementsystem verwenden und die Informationen deiner Bewerber:innen lieber manuell tracken, dann haben wir hier eine leicht zu verwendende und übersichtliche Excel-Vorlage für dein Bewerbermanagent für dich:

Auswahl von Bewerber:innen

Die vierte Phase des Bewerbungsprozesses dreht sich ganz um die Auswahl des richtigen Bewerbers oder der richtigen Bewerberin für die jeweilige Stelle. Es gilt, aus den Kandidat:innen, die sich in der engeren Wahl befinden, die Person auszuwählen, die die Position übernehmen soll. Du als Recruiter:in weißt bestimmt, dass das manchmal gar nicht so einfach ist.

Das musst du in dieser Phase beachten:

Du hast verschiedene Möglichkeiten, aus mehreren Bewerbungen die zu identifizieren, die am besten zu der Stelle und deinem Team passt:

Du kannst im Bewerbungsgespräch einen ersten Eindruck gewinnen, welche fachlichen Stärken die Person hat. Auch auf einer persönlichen Ebene kannst du dir ein erstes Bild machen. Wie sieht der Person-Job-Fit aus? Mit einem Bewertungsbogen hast du im Vorstellungsgespräch immer den Überblick.
Nach einem gelungenen Bewerbungsgespräch kannst du die Kandidatin oder den Kandidaten zu einem Probetag einladen. Das Probearbeiten hilft sowohl den Bewerber:innen als auch dir dabei, herauszufinden, wie gut ihr zueinander und die Person zu der ausgeschriebenen Stelle passt.

<div class="blog_primary-box"><p><strong>Tipp:</strong> Versuche, beim Probearbeiten vor Ort oder auch online dein Team zumindest zeitweise mit dabei zu haben. So bekommst du auch von den potenziell zukünftigen Teammitgliedern des Bewerbers oder der Bewerberin eine Einschätzung dazu, wie gut die Person in das Team und zu der Stelle passt. Ganz nach dem Prinzip „Vier Augen (oder auch 12) sehen mehr als nur zwei.”</p></div>

Nach dem Probetag kannst du dir in Absprache mit dem Team überlegen, ob die Person eine Bewerbungszusage oder eine Bewerbungsabsage erhält. Nimm dir für die Überlegung zwar Zeit und gehe gründlich vor, aber versuche dennoch möglichst schnell zu reagieren – insbesondere bei Bewerber:innen, die du und das Team richtig gut finden. Denn je länger du wartest, desto größer wird die Gefahr, dass die Person bei einem anderen Bewerbungsprozess erfolgreich ist und einen Arbeitsvertrag bei einem anderen Unternehmen unterschreibt.

Einstellung und Onboarding

Ist der Arbeitsvertrag unterschrieben, kannst du ein bisschen durchatmen. Aber Achtung: Ein unterschriebener Arbeitsvertrag bedeutet nicht immer, dass deine Bewerber:innen aufhören, nach besseren Jobangeboten zu suchen.

Du solltest also bis zum ersten Arbeitstag am Ball bleiben. Lade das neue Teammitglied in der Übergangsphase bereits zu Team-Events, zu einem Feierabendbier oder auch zu einem Kaffee oder Tee ein. Du kannst auch die zukünftigen Teammitglieder der Person bitten, sich bereits auf LinkedIn und Co. zu vernetzen und ihm bzw. ihr eine Willkommensnachricht zu schicken.

So kannst du die Bindung zwischen dem neuen Mitarbeiter bzw. der neuen Mitarbeiterin und dem Unternehmen bereits vor dem ersten Arbeitstag stärken – und wie es so schön heißt: Die Mitarbeiterbindung ist das Recruiting von morgen.

Das musst du in dieser Phase beachten:

Neben dem Aufbau einer Beziehung zwischen dem neuen Teammitglied und dem Unternehmen solltest du bei der Einstellung auch darauf achten, das Onboarding so problemlos und reibungslos wie möglich zu gestalten – das gilt auch für das Online-Onboarding, sollten Personen bei dir remote starten.

<div class="blog_primary-box"><p><strong>Tipp:</strong> Der erste Eindruck zählt auch beim ersten Arbeitstag. Denn dieses Erlebnis ist vermutlich der Tag, über den dein neues Teammitglied mit den meisten Personen sprechen wird – also eine optimale Gelegenheit, nicht nur die Mitarbeiterbindung, sondern auch das Employer Branding zu stärken. Denn vermittelt die Mitarbeiterin bzw. der Mitarbeiter einen positiven Eindruck des Unternehmens an externe Personen, dann kannst du dich dadurch als attraktiver Arbeitgeber positionieren. Heiße das neue Teammitglied also herzlich willkommen und bereite beispielsweise einen schön dekorierten Schreibtisch mit kleinen Goodies vor.</p></div>

Auch die ersten Wochen im Unternehmen werden für eine erfolgreiche Zusammenarbeit und einen erfolgreichen Start der Mitarbeiter:innen entscheidend sein. Denn die Integration in das neue Umfeld, das Team und die Unternehmenskultur macht viel aus, wenn es um die Motivation, Produktivität und weitere Entwicklung geht.

Es ist daher sinnvoll, einen klaren Onboarding-Prozess zu definieren, um Personen optimal einzuarbeiten. Dieser Prozess sollte auch alle Dokumente umfassen, die das neue Teammitglied für die Einarbeitung benötigt.

Aber Vorsicht: Diese Dokumente unterscheiden sich teilweise, je nachdem, in welcher Abteilung die Person startet. Sprich dich hier also immer mit den jeweiligen Teams sowie den Vorgesetzten ab, um sicherzustellen, dass alle notwendigen Dokumente im Onboarding vorhanden sind.

<div class="blog_primary-box"><p><strong>Tipp:</strong> Du kannst dem neuen Teammitglied einige der Dokumente schon vor dem ersten Arbeitstag zukommen lassen. So kann sich die Person bereits etwas einarbeiten. Schicke aber auf keinen Fall alle relevanten Dokumente, sonst läufst du Gefahr, die Person abzuschrecken.</p></div>

Best Practices im Bewerbungsprozess

Auch im Bewerbungsprozess kannst du von Best Practices und den Erfahrungen anderer Recruiter:innen profitieren. Im Gespräch mit Daniel Rapp, Recruiter bei Hubspot und Podcast-Gast bei dem Recruiting Talk von Workwise, haben wir dir einige seiner Best Practices zusammengestellt:

Best Practices im Ablauf des Bewerbungsprozesses

Daniel schafft es, objektiv, informativ und zeiteffizient zu rekrutieren. Er selbst bezeichnet das Recruiting auch als „das Marketing für die Kultur deines Unternehmens".

Vom Startup bis zum Großkonzern – da können sich viele eine Scheibe von Daniels Prozess bei HubSpot abschneiden, findet Podcast-Host und Workwise-Gründer Martin Trenkle. Aber warum?

Martin hat darauf eine einfache Antwort: „Weil der Prozess objektiv ist, weil er auf die Kandidat:innen eingeht und dadurch Chancengleichheit schafft."

Wie geht Daniel vor? Was würde passieren, wenn Martin sich bei HubSpot bewerben würde? Alle Antworten gibt's im Recruiting Talk:

<a class="blog_button-secondary" href="https://hire.workwise.io/podcast">Entdecke den Workwise Recruiting Talk!</a>

Dauer des Bewerbungsprozesses: Diese 6 Faktoren spielen eine Rolle

Häufig stellt sich die Frage: Wie lange dauert der Bewerbungsprozess? Die Antwort ist einfach: unterschiedlich lang.

In einigen Fällen hast du bereits in ein oder zwei Wochen einen unterschriebenen Arbeitsvertrag auf dem Tisch liegen, in anderen Fällen findet sich selbst nach einigen Monaten noch nicht die richtige Person. Die Dauer des Bewerbungsprozesses ist dabei maßgeblich von 6 Faktoren abhängig:

Der Bereich

Je nach dem Bereich, in dem der Job ausgeschrieben wurde, kann es einfacher oder schwerer sein, die Stelle zu besetzen. Die Dauer des Bewerbungsprozesses wird damit maßgeblich von dem Bereich und den Anforderungen bestimmt.

Suchst du beispielsweise eine:n Account Manager:in (also eine Person, die sich um den Kontakt zu Kund:innen kümmert), dann kann es sein, dass du schnell eine passende Person findest, wenn du auf den richtigen Kanälen suchst.

Suchst du aber beispielsweise nach einem Wirtschaftsinformatiker und damit im IT-Bereich, dann kann es sein, dass der Bewerbungsprozess deutlich länger dauert. Laut einer Studie von Indeed sind 37,6% der ausgeschriebenen Stellen als Wirtschaftsinformatiker länger als 60 Tage online. Dabei dauert es im Durchschnitt 128 Tage (7,1 Monate), IT-Jobs zu besetzen.

Die ausgeschriebene Position

Grundsätzlich gilt: Je höher die Position ist, desto schwerer ist die Stelle zu besetzen. Dies zieht sich durch alle Bereiche.

Suchst du beispielsweise nach einem oder einer Senior Marketing Manager:in, dann musst du deutlich mehr Zeit einplanen, als wenn du eine Stellenanzeige für eine:n Junior Marketing Mannager:in ausschreibst.

Dies liegt daran, dass es weniger Bewerber:innen gibt, die die erforderlichen Qualifikationen, Fähigkeiten und Soft Skills für eine höhere Position und/oder eine Führungskraft mitbringen. Damit ist der Pool an möglichen Kandidat:innen kleiner und die Dauer des Bewerbungsprozesses in der Regel länger.

Die Art des Unternehmens

Die Dauer des Bewerbungsprozesses kann natürlich auch von der Art des Unternehmens abhängen. Bei global agierenden Konzernen gehen beispielsweise tendenziell deutlich mehr Bewerbungen ein, die gesichtet werden müssen.

Wenn du als Recruiter:in 150 Bewerbungen sichten musst, dann dauert dies natürlich deutlich länger als bei nur 5 Bewerbungen – auch mit der Nutzung einer HR-Software oder eines Bewerbermanagementsystems.

Zudem müssen die Bewerbungen auch durch mehrere Entscheidungsebenen gehen und je nach Position sogar mit der Geschäftsleitung abgesprochen werden. Der Bewerbungsprozess kann in solchen Unternehmen daher durchaus ein bis zwei Monate dauern.

Die Größe des Unternehmens

Auch hier gilt eine ungeschriebene Regel: Je kleiner das Unternehmen, desto schneller verläuft der Bewerbungsprozess. Denn in die Entscheidung sind nur wenige Personen involviert und die Personalentscheidung fällt daher in der Regel schnell. So kann die Dauer des Bewerbungsprozesses durchaus kürzer gehalten werden als beispielsweise in größeren Unternehmen.

Die Kenntnisse der Recruiter:innen

Auch die Kenntnisse und Erfahrungen der Recruiter:innen beeinflussen die Dauer des Bewerbungsprozesses. Denn je erfahrener der Recruiter oder die Recruiterin ist, desto schneller kann er oder sie die Bewerbungen sichten. So können die weiteren Phasen des Bewerbungsprozesses schneller eingeleitet werden und der ganze Prozess läuft schneller ab.

Du möchtest mehr Kenntnisse sammeln und deine Kompetenzen erweitern? Dann schau dir an, welche Möglichkeiten du zum Thema Weiterbildung im HR hast.

Die Prozesse

Der Bewerbungsprozess selbst hat natürlich auch einen Einfluss auf die Dauer. Denn je besser er definiert und auf das Unternehmen maßgeschneidert ist, desto schneller kann er umgesetzt werden. Es lohnt sich daher enorm, den Bewerbungsprozess immer wieder zu analysieren und wenn notwendig zu optimieren.

Bewerbungsprozess optimieren: So klappt’s

Um deinen Bewerbungsprozess optimieren zu können, musst du ihn erst einmal ganz genau kennen und analysieren. Versuche, folgende Fragen zu beantworten:

Wie funktionieren die Prozesse aktuell für dich? Wie für dein Team?
Hast du bereits Feedback von Bewerber:innen zum Bewerbungsprozess erhalten? Was haben die Mitarbeiter:innen, die du kürzlich eingestellt hast, zum Bewerbungsprozess zu sagen?
Fallen in deiner Analyse bereits Probleme oder Zahlen auf, die nicht so sind, wie sie sein sollten? Gibt es beispielsweise Stellenanzeigen, die sehr lange online sind? Woran liegt das?

<div class="blog_primary-box"><p><strong>Tipp:</strong> Vereinbare mit allen neu eingestellten Mitarbeiter:innen nach den ersten Wochen einen Termin und befrage sie dazu, wie die den Bewerbungsprozess erlebt haben. Wo kannst du die Prozesse noch verfeinern oder verbessern? Wo sind eventuell sogar Stolpersteine aufgetaucht?</p></div>

Grundsätzlich solltest du versuchen, insbesondere die Candidate Experience zu verbessern und deine Prozesse wo möglich zu automatisieren, um so Zeit zu sparen und die Dauer des Bewerbungsprozesses zu verkürzen.

Mit Recruitment Analytics kannst du deine Recruiting-Prozesse optimieren. Finde jetzt heraus, wie du die Analyse von Daten zu deinem Vorteil nutzen kannst.

Bewerbungsprozess abgeschlossen: Was nun?

Ist der Bewerbungsprozess erst einmal abgeschlossen, dann endet natürlich die Arbeit in der Personalabteilung nicht. Denn mit einem erfolgreich abgeschlossenen Bewerbungsprozess beginnt oft direkt schon der nächste.

Workwise nimmt dir bei deinem Bewerbungsprozess viel Aufwand ab. Denn mit dem kostenlosen Bewerbermanagement hast du immer einen guten Überblick und mit der kostenlosen Karriereseite kannst du deine Unternehmensmarke optimal präsentieren.

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Wie läuft der Bewerbungsprozess ab?

Wie lange dauert der Bewerbungsprozess?

Was macht einen guten Bewerbungsprozess aus?

Wie kann ich den Bewerbungsprozess optimieren?