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Lea Pietsch

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Rollenbeschreibung: Inhalte und Vorlage

Rollenbeschreibungen, Stellenbeschreibungen und Anforderungsprofile, damit musst du dich als Recruiter täglich befassen. Aber wann nutzt du was?

Während Stellenbeschreibungen noch eher unflexibel sind und nur konkrete Aufgaben von den Bewerbern fordern, können durch Rollenbeschreibungen Tätigkeiten dynamischer ausgelegt werden und vor allem schneller angepasst werden, was in der heutigen Zeit besonders wichtig ist.

Das Anforderungsprofil ist währenddessen ein Teil der Rollenbeschreibung. Wie genau diese Bestandteile aussehen sollen und was es damit auf sich hat, erfährst du in diesem Artikel.

Inhalt

Rollendefinition im Unternehmen

Der Begriff der Rolle stammt ursprünglich aus der Soziologie und beschreibt alle Erwartungen, die andere Personen an den oder die Rolleninhaber:in stellen.

Mitarbeiter:innen in einem Unternehmen haben in der Regel mehrere verschiedene Rollen. So können Beschäftigte zum Beispiel gleichzeitig dafür verantwortlich sein, ihr Team zu koordinieren und eigene inhaltliche Ziele zu verwirklichen.

Die verschiedenen Rollen, die die Mitarbeiter:innen erfüllen sollten, ergeben sich zum einen aus den unterschiedlichen Gruppen, an denen sie teilhaben. Zum anderen kommt es auch vor, dass Mitarbeitende verschiedene Rollen innerhalb einer Gruppe übernehmen. Sind diese Rollen mit gegenläufigen Erwartungen an die Person verbunden, entsteht ein Rollenkonflikt.

Für Mitarbeiter:innen kann es hilfreich sein, sich nicht nur mit ihren konkreten Aufgaben, sondern auch mit ihren unterschiedlichen Rollen in regelmäßigen Abständen auseinanderzusetzen. So kann Rollenkonflikten vorgebeugt und die eigene berufliche Entwicklung besser geplant werden.

Schon bei der Suche nach neuen Teammitgliedern kann es sinnvoll sein, eine Rollendefinition als Grundlage zu verwenden. Insbesondere wenn es sich um ein junges Unternehmen handelt, in dem die Prozesse und Strukturen der Zusammenarbeit noch nicht gefestigt sind, ist dies eine gute Methode. Denn es ist eventuell einfacher, die grundsätzlichen Erwartungen an eine Neueinstellung zu formulieren, als eine detaillierte Beschreibung des Tätigkeitsbereichs.

Was ist eine Rollenbeschreibung?

Rollenbeschreibung oder Stellenbeschreibung, womit solltest du neue Mitarbeiter von deinem Unternehmen überzeugen? Ist das nicht im Grunde sowieso das Gleiche? Die Antwort lautet: Nein, es gibt einen Unterschied zwischen den beiden Beschreibungen.

Die Stellenbeschreibung gibt Auskunft über die Aufgaben, Ziele und Verantwortungsbereiche einer Stelle. Außerdem wird dabei oft auch auf die Kompetenzen eingegangen, die für die Stelle gefordert sind.

Eine Rollenbeschreibung macht grundsätzlich erstmal das Gleiche, es gibt jedoch einen großen Unterschied: Bei der Stellenbeschreibung wird nur auf genau diese eine Stelle, also ein spezifischer Aufgabenbereich mit den dazugehörigen Kompetenzen und konkreten Tätigkeiten, eingegangen.

Mit der Rollenbeschreibung können die Tätigkeiten, die der Mitarbeiter ausführen soll, dynamischer ausgelegt werden. Der Mitarbeiter hat hier mehr Gestaltungsspielraum in Bezug darauf, wie er seine Ziele erreichen will und was genau für Aufgaben damit verbunden sind.

Tätigkeiten werden also nicht explizit aufgelistet, sondern eher ein Verständnis des Aufgabenbereiches, um welches der Mitarbeiter sich kümmern soll

Durch die Rollenbeschreibung wird nicht ein Mitarbeiter an diese eine Stelle und die damit verbundene Aufgabe angepasst. Sondern es wird jemand gesucht, der Verantwortung in einem bestimmten Bereich übernimmt und selbstständig auf ein Ziel hinarbeitet.

Was genau in einer Stellenbeschreibung stehen sollte? Hier findest alle Infos zu der perfekten Stellenanzeige mit Mustern für verschiedene Stellenbeschreibungen.

Wieso die Rollenbeschreibung?

Marktbedingungen ändern sich ständig und damit auch die verfügbaren und vor allem benötigten Stellen. Unsere moderne Arbeitswelt braucht in vielen Bereichen Mitarbeiter, die selbstständig handeln und sich mit neuen Lösungen und Methoden beschäftigen.

Gerade in Start-ups oder kleineren Unternehmen gibt es oft Stellen, die sich schnell in ihren Anforderungen verändern. Die Kundenbedürfnisse ändern sich, Ideen werden verworfen, neue Probleme tauchen auf und damit auch neue Lösungen, die bei der Stellenausschreibung noch nicht bekannt waren. So verändern sich ständig die Aufgabenbereiche.

Es bringt deshalb nichts, einen Mitarbeiter mit einer vorher genau definierten Stellenbeschreibung zu suchen, wenn diese Stelle nach ein paar Monaten ganz anders aussieht. Um die Stellenbeschreibungen immer auf dem Laufenden zu halten, bedarf es eine Menge Aufwand.

Oder stell dir vor, es gibt für die Fertigstellung eines Projektes eine andere, neue Herangehensweise, die effektiver und gewinnbringender für dein Unternehmen wäre. Dein Mitarbeiter macht aber nur genau das, wofür er auch eingestellt wurde – was eben in der Stellenanzeige stand.

Durch die Rollenbeschreibung kannst du das Aufgabenfeld der Mitarbeiter ebenso angeben, aber flexibler. Das heißt, dein Mitarbeiter weiß, was seine Ziele sind, welche Aufgaben er hat und welche seine Verantwortungsbereiche sind. Aber es werden keine konkreten Tätigkeiten vorgeschrieben. So kannst du auch stärker auf die Suche nach zum Unternehmen passenden Persönlichkeiten gehen.

Wobei also eine Stelle eine eher starre und feste Beschreibung einer oder mehrerer Tätigkeiten darstellt, kannst du mit der Rollenbeschreibung viel flexibler auf die sich ändernde Arbeitswelt eingehen.

Rollen können sein:

  • Projektleiter
  • Teamleiter
  • Python-Entwickler
  • Personalleiter

AKV: Aufgaben, Kompetenzen, Verantwortung

Für die AVK-Matrix werden die Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten einer Person oder einer Rolle definiert. Wenn diese drei Punkte schonmal definiert sind, lässt sich später die Rollenbeschreibung leichter anfertigen.

AKV Matrix: Aufgaben, Kompetenzen, Verantwortlichkeiten

Aufgaben: Dabei werden alle Aufgaben, die die Person erfüllen soll aufgeführt.

Zum Beispiel: Projekt planen, Koordination des Teams

Kompetenzen (Befugnisse): Gemeint sind hiermit nicht Kompetenzen im Sinne einer Fähigkeit, wie Durchsetzungsvermögen oder Kommunikationsstärke. Sondern hier sollen die Befugnisse, die eine Person zur Erfüllung der Aufgaben benötigt, definiert werden.

Zum Beispiel: Prioritäten bestimmen, Unterschriftsvollmacht bis Betrag X

Verantwortlichkeiten: Wofür ist die Person fachlich verantwortlich?

Zum Beispiel: Kostenüberwachung, Termineinhaltung

Inhalte einer Rollenbeschreibung

Am Wichtigsten: Konkrete Tätigkeitsbeschreibungen sind bei der Rollenbeschreibung zu vermeiden.

Folgende Punkte sollten abgedeckt werden:

  • die Bezeichnung der Rolle
  • die Zielsetzung des Unternehmens
  • die Verantwortung des Mitarbeiters
  • die Kernaufgaben
  • überfachliche Kompetenzen des Mitarbeiters
  • fachliche Kenntnisse und Kompetenzen

Die Beschreibung der persönlichen und fachlichen Kompetenzen nennt man auch Anforderungsprofil.

Hier findest du noch mehr Infos zu dem Thema und eine ausführliche Anleitung zum Erstellen eines Anforderungsprofils

Rollenbeschreibung: Vorlage

Nimm gerne unsere Vorlage mit Beispiele zu einer Rollenbeschreibung und überlege dir, wie die passende Rollenbeschreibung für deine offene Position aussieht.

Rollenbeschreibung – zur Vollansicht

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Veröffentlicht am 28.04.2021, aktualisiert am 30.09.2022

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