Interne Kommunikation verbessern & Non-Desktop-Mitarbeitende erreichen

Im Gastbeitrag gibt Benedikt Ilg, CEO von Flip – einer Mitarbeiter-App für die interne Kommunikation – seine eigenen Erfahrungswerte wieder. Er identifiziert fünf ausschlaggebende Faktoren, mit denen du deine interne Kommunikation auf ein neues Level heben kannst und so auch alle operativen Mitarbeitenden erreichen kannst.

Wieso hier eine Herausforderung entsteht?

Das vergangene Jahr hat gezeigt, dass ein fehlender Kommunikationskanal sowohl im Privaten als auch im Arbeitsleben fatale Folgen hat. Digitale Plattformen, Messenger und Videokonferenzen haben den persönlichen Kontakt, den Schulbesuch oder den Tratsch an der Kaffeemaschine ersetzt. Für viele veränderte sich das Arbeitsleben grundlegend. Wagt man einen Blick in die Produktionshallen, in den Handel oder in das Gesundheitswesen, wird jedoch schnell deutlich: Hier ist alles beim Alten.

Dabei sollte das vergangene Jahr als Weckruf genügt haben. Die Digitalisierung, der Einzug von New Work und das immer flexiblere Arbeitsleben verlangen nach einer angepassten Unternehmenskultur. Unternehmen stehen vor der Herausforderung, eine standortunabhängige Belegschaft und operative Mitarbeitende zu einer Gemeinschaft zu verbinden und so eine langfristige Einbindung aller Beschäftigten zu gewährleisten.

Wie das funktionieren kann? Mit Kommunikation.

Ein funktionierendes internes Kommunikationskonzept wird zur Schlüsselressource für Unternehmen, um die Einbindung der operativen Mitarbeitenden voranzutreiben. Denn gerade sie waren bisher völlig vom Informations- und Kommunikationsprozess des Unternehmens abgeschnitten, da ihr primäres Kommunikationsmittel stets das analoge Schwarze Brett gewesen ist.

Meist sind sich Unternehmen gar nicht bewusst, wie vielschichtig und vor allem bedeutend das Wissen der operativen Mitarbeitenden ist und was die Inklusion der Beschäftigten für ein enormes Potenzial entfalten kann. Unternehmen müssen sich deshalb damit auseinandersetzen, wie auch operativen Mitarbeitenden eine Stimme gegeben werden kann.

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Ein Gastbeitrag von Benedikt Ilg<hr class="blog_horizontal-ruler"/>

Interne Kommunikation verbessern – Status Quo

An erster Stelle steht eine umfassende Analyse des Ist-Zustandes, bei der verschiedene Faktoren beleuchtet werden sollten. Die Zielgruppe muss identifiziert und verstanden werden. Besonders interessant ist dabei, welche Rolle die Kommunikation mit Kolleg:innen und anderen Abteilungen oder auch Standorten spielt.

Hieraus ergibt sich die Frage: Wer kommuniziert mit wem und wie oft?

Speziell welche Schwierigkeiten bei diesem Austausch entstehen könnten und ob überhaupt alle Mitarbeitenden die Chance haben, sich intern auszutauschen und zu vernetzen, ist Grundlage des ersten Schrittes in Richtung verbesserte interne Kommunikation.

Nach der Analyse der Ausgangslage sollte die Auswahl an bestehenden Kommunikationskanälen überprüft werden. Oftmals bieten Unternehmen eine Bandbreite an Kommunikationsanwendungen an, die zum Teil nur sporadisch von der Belegschaft genutzt werden.

Es sollte hinterfragt werden, welche Kommunikationskanäle tatsächlich notwendig sind und welche Kanäle von der Belegschaft angenommen wurden. Gleichzeitig muss geprüft werden, ob alle Beschäftigten einen gleichberechtigten Zugang zu den ausgewählten Kommunikationsmitteln haben.

Meistens fällt hier bereits auf, dass vor allem operative Mitarbeitende digitale Anwendungen aufgrund ihrer Komplexität nicht nutzen.

Bedürfnisse und Anforderungen von operativen Mitarbeitenden

Im zweiten Schritt sollte daher die bestehende Kommunikation mit den Anforderungen und Erwartungen aller Belegschaftsgruppen verglichen werden. Vor allem in Unternehmen mit einer Belegschaft, die einerseits feste Desktop-Arbeitsplätze hat und andererseits im operativen Bereich arbeitet, kann davon ausgegangen werden, dass mit verschiedenen Kommunikationskanäle gearbeitet werden muss.

Deshalb ist ein weiterer Meilenstein in Richtung solides Kommunikationskonzept das Eintauchen in die Erwartungen der jeweiligen Zielgruppe.  

<div class="blog_primary-box"><p><strong>Ein Beispiel</strong>: Uwe aus der Produktionshalle B möchte sich noch einmal informieren, wie man kurzfristig Urlaub einreichen kann. Das Social Intranet findet er unübersichtlich und er versteht auch gar nicht, wieso nicht direkt auf der Startseite Informationen zum Urlaubsantrag verfügbar sind.</p><p>Das Ergebnis ist, dass er frustriert das Intranet schließt und sein Problem nicht lösen konnte.</p></div>

Anforderungen und Erwartungen spielen deshalb eine sehr große Rolle. Kommunikationsanwendungen für operative Mitarbeitende sollten also vor allem einfach intuitiv und mobil sein, um auch von weniger technikaffinen Beschäftigten genutzt werden zu können. Ein analoges Schwarzes Brett oder ein kompliziertes und vielschichtiges Social Intranet werden dem nicht gerecht. Gefragt sind Lösungen wie Mitarbeiter-Apps, die bekannten Anwendungen aus dem privaten Leben ähneln und somit besonders durch Intuitivität punkten.

Inhalte mit Mehrwert

Ein weiteres grundlegendes Problem, weshalb sich vor allem operative Mitarbeitende nicht in den Kommunikationsprozess des Unternehmens integriert fühlen, liegt darin, dass die Kommunikationsanwendungen meist keine oder wenige für sie relevanten Informationen enthalten.

Dieses Problem haben auch verschiedene Kommunikationsexperten im Rahmen einer Studie zur internen Kommunikation der School for Communication and Management in Berlin erkannt, denn 39,3% geben an, dass die Relevanz der Themen im jeweiligen Kommunikationskanal für die Zielgruppe noch nicht ausreicht und eine stärkere Fokussierung erfolgen muss.

Die Inhalte müssen einen Mehrwert schaffen, damit Mitarbeitende dazu ermutigt werden, die Kommunikationsanwendung zu nutzen. Daher darf jeder Mitarbeitende nur mit jenen Informationen bespielt werden, die auch relevant für die eigene Arbeit sind.

Ein personalisierter Newsfeed oder Gruppenchats, in denen die Beschäftigten je nach Abteilung und Standort zugewiesen werden, ist eine Möglichkeit, um dies zu realisieren.

Besonders interessant sind dabei persönliche Inhalte wie Erfahrungen aus dem Arbeitsalltag, Erfolgsgeschichten aber auch Lösungsansätze für bestehende Probleme. Auch aktuelle Themen zu Tagesgeschehen, Onboarding-Tipps und Speisepläne können geteilt werden.

Interne Kommunikation verbessern durch einen aktiven Austausch

Mit angepassten Inhalten ist es jedoch bei einer ganzheitlichen Verbesserung der internen Kommunikation nicht getan.

Kommunikation ist ein multidirektionaler Prozess. Dies bedeutet, sie darf nicht nur Top-Down sondern muss auch Bottom-Up stattfinden dürfen. Mitarbeitende, die gut informiert sind, wissen, was das Unternehmen beschäftigt.

Oftmals geht Wissen, das sich durch jahrelange Arbeit angeeignet wurde, verloren, da es für andere nicht zugänglich gemacht wurde.

Die Devise lautet daher: Zuhören, Kommunizieren, Verstehen.

Mitarbeitende haben oft die besten Ideen und innovativsten Ansätze, um das Unternehmen weiterzuentwickeln und zu verbessern. Zusätzlich sollten Sorgen und Ängste der Beschäftigten ernst genommen und in einem aktiven Austausch Lösungen für mögliche Probleme gefunden werden.

Dadurch kann einem Vertrauensverlust vorgebeugt und mögliche Unsicherheiten vermieden werden. Denn der Schlüssel zur Einbindung von operativen Mitarbeitenden ist die Einbindung ihrer Bedürfnisse und Sorgen sowie die Möglichkeit, aktiv mitbestimmen zu dürfen.

In der HR-Praxis von Workwise findest du außerdem weitere Tipps, Instrumente und Maßnahmen zur Mitarbeiterbindung.

Kommunikation verbessern und damit messbar machen

Ist die interne Kommunikation erst einmal am Laufen, so kommt sicherlich die Frage vom Management, was das alles nun bringt. Dabei ist es ganz einfach, die interne Kommunikation messbar zu machen und damit anhand von Zahlen, Daten und Fakten zu visualisieren, welche Effekte die Kommunikation auf den Erfolg des Unternehmens hat.

So kann man zum Beispiel auf eine quantitative Messung zurückgreifen. Diese erlaubt es, die Anzahl der Aufrufe von einzelnen Beiträgen, die Anzahl der Likes und Kommentare, aber auch geposteten Beiträge der Mitarbeitenden zu ermitteln.

Feststehen sollte, dass die interne Kommunikation wie jeder weitere Prozess im Unternehmen konstant hinterfragt werden muss. Dabei spielt das Feedback der Beschäftigten, aber auch die qualitative und quantitative Analyse der einzelnen Kommunikationskanäle eine entscheidende Rolle.

Erfolgreiche Einbindung von Non-Desktop-Mitarbeitenden

Durch die Anpassung der internen Kommunikation werden operative Mitarbeitende bereits auf natürliche Weise besser in das Unternehmen mit eingebunden. Wurden sie bisher bei der Einführung von neuen Kommunikationsanwendungen vergessen, ist es nun Zeit, ihre Bedürfnisse in den Vordergrund zu rücken und Kanäle einzuführen, die unkompliziert, mobil und einfach zu nutzen sind.

Mit einem gut durchdachten internen Kommunikationskonzept, übergreifenden Informationen sowie der Möglichkeit, sich auszutauschen, schaffst du eine Verbindung unter Ihren Mitarbeitenden und zwischen Mitarbeitenden und dem Unternehmen.

Auf diese Weise wird das „Wir-Gefühl“ gestärkt. Sämtliche Angestellte, egal ob im Büro oder der Produktion tätig, fühlen sich gehört und integriert, was sich nicht nur positiv auf deren Motivation auswirkt, sondern auch deren Sicherheitsbedürfnis befriedigt.

Operative Mitarbeitende, die sich integriert fühlen, haben weniger das Bedürfnis, sich nach neuen Arbeitgeber:innen umzusehen. Dadurch können Unternehmen, die sämtliche Mitarbeitende einbeziehen und auf Verbundenheit setzen, gestärkt in Richtung digitaler Wandel blicken.

Mit relevanten Inhalten, einem offenen Ohr für Sorgen und Ängste und der Möglichkeit, Feedback zu geben, steht der Einbindung der operativen Belegschaft demnach nichts mehr im Weg.

Die eigenen Mitarbeitenden und ihre Bedürfnisse in den Fokus stellen?

Darum geht es auch im Gastbeitrag des Experten Andreas Reiter, Mitgründer der Ofelos Gesundheitskonzepte.

Er verrät uns, wieso die klassische betriebliche Gesundheitsförderung neu gedacht werden muss und wie du dich in Zukunft für die Gesundheit deiner Mitarbeiter:innen einsetzen kannst

<a class="blog_button-primary" href="https://hire.workwise.io/blog/betriebliche-gesundheitsfoerderung-ofelos">Zum Gastbeitrag und den Tipps zur Gesundheitsförderung im Homeoffice </a>