Mitarbeiterin schwanger: Deine Pflichten als Arbeitgeber

Eine deiner Mitarbeiterinnen erwartet ein Kind? Was dich jetzt erwartet und was du beachten musst, haben wir hier für dich zusammengefasst.

Welche Pflichten kommen auf das Unternehmen zu?

Sobald dir die Schwangerschaft deiner Mitarbeiterin mitgeteilt wurde, gelten für dich verschiedene Regeln:

Gefährdungsbeurteilung

Schon vor der Schwangerschaft sollte eine sogenannte Gefährdungsbeurteilung in deinem Betrieb durchgeführt worden sein. Dieses Dokument informiert über die potenziellen Gefahren in deinem Unternehmen und macht erkennbar, wo Handlungsbedarf besteht.

Eine Gefährdungsbeurteilung sollte keine einmalige Aktion sein. Gerade bei einer Schwangerschaft im Unternehmen muss sie geprüft und aktualisiert werden, um der Schwangeren ein optimales Umfeld schaffen zu können und sie über die Gefahren am Arbeitsplatz zu informieren.

Kündigungsschutz

Während der Schwangerschaft und 4 Monate nach der Entbindung darfst du deiner Mitarbeiterin nicht kündigen – vorausgesetzt du wusstest von der Schwangerschaft deiner Angestellten.

Dieser Kündigungsschutz gilt auch in der Probezeit und bei einer Fehlgeburt nach der 12. Schwangerschaftswoche.

Bei einem befristeten Arbeitsverhältnis endet der Kündigungsschutz allerdings mit dem Ende des Arbeitsverhältnisses – auch wenn sich das Ende des befristeten Arbeitsverhältnisses innerhalb der Schwangerschaft befindet.

Während der Elternzeit darfst du deiner Mitarbeiterin übrigens auch nicht kündigen.

Wenn du deiner Mitarbeiterin gekündigt hast, ohne von der Schwangerschaft zu wissen, hat sie noch 2 Wochen Zeit, dir ihre Schwangerschaft mitzuteilen. Dabei wird deine Kündigung unwirksam und es greifen die Regeln des Kündigungsschutzes.

Fürsorgepflicht

Die schwangere oder stillende Mitarbeiterin muss sich auch während der Arbeit ausruhen können. Daher bist du verpflichtet, ihr am Arbeitsplatz die Möglichkeit zu geben, sich hinzusetzen und hinzulegen.

Dafür eignet sich zum Beispiel eine Liege in ihrem Arbeitsraum oder der Zugang zu einem ruhigen, separaten Zimmer.

Die Schwangere hat außerdem ein Recht darauf, auch während der Arbeitszeit Vorsorgeuntersuchungen wahrzunehmen – und dafür ohne Verdienstausfall freigestellt zu werden. Sie sollte aber versuchen, Termine außerhalb der Arbeitszeiten zu erhalten.

Während der Schwangerschaft deiner Mitarbeiterin bist du auch dazu verpflichtet, ihr Arbeitsumfeld an die Bedürfnisse einer Schwangerschaft anzupassen. Dafür eignen sich wechselnde Tätigkeiten, bei denen die werdende Mutter nicht dauerhaft die gleiche Körperhaltung hat – oder so etwas wie ein höhenverstellbarer Schreibtisch.

Hierfür ziehst du am besten deinen Betriebsarzt heran, um die Umgestaltung des Arbeitsplatzes auf die Bedürfnisse der Schwangeren anzupassen und einem Beschäftigungsverbot vorzubeugen.

Deine Fürsorgepflicht gegenüber deinen Mitarbeitenden umfasst bei der schwangeren Kollegin nun übrigens auch die Regelungen des Mutterschutzgesetzes. Dazu später mehr.

Anmeldung

Sobald du von der Schwangerschaft deiner Mitarbeiterin erfährst, musst du eine Schwangerschaftsmitteilung an die zuständige Behörde senden.

Welche Behörde für dich zuständig ist, erfährst du auf der Seite des Bundesministeriums für Familie, Senioren, Frauen und Jugend.

Eine solche Schwangerschaftsmitteilung kann formlos oder mithilfe eines Vordrucks erstellt werden. Folgende Angaben müssen darin enthalten sein:

• Name, Anschrift und Geburtsdatum der Schwangeren
• voraussichtliches Datum der Entbindung
• Angaben zur Tätigkeit und Art der Entlohnung
• Auskunft über tägliche und wöchentliche Arbeitszeit, die Lage der Arbeitszeiten und die zeitliche Dauer der Ruhephasen

<div class="blog_primary-box"><p>Übrigens: Bei einem <a href="https://hire.workwise.io/hr-praxis/personalauswahl/bewerbungsgespraech-fuehren" target="_blank">Bewerbungsgespräch</a> sind die <strong>Fragen nach einer bestehenden Schwangerschaft oder der Familienplanung unzulässig</strong>. Wenn du sie trotzdem stellst, ist die Bewerberin nicht dazu verpflichtet, wahrheitsgemäß zu antworten.</p><p>Eine Ausnahme gilt hier bei kurzfristigen Beschäftigungen – also wenn du in nächster Zeit für eine kurze Dauer eine Angestellte benötigst. Wenn diese Arbeit eine Gefährdung für Schwangere beinhaltet, ist die Bewerberin verpflichtet, wahrheitsgemäß zu antworten – und nur in diesem Fall darfst du einer Bewerberin aufgrund einer Schwangerschaft absagen.</p></div>

Was ist für deine schwangere Mitarbeiterin verboten?

Deine Angestellte darf keine Überstunden mehr machen, geschweige denn Schichtarbeit zwischen 20 Uhr und 6 Uhr. Arbeit an Sonn- und Feiertagen ist ebenfalls verboten.

Hierbei gelten folgende Ausnahmen:

• Schwangere oder stillende Mütter, die in der Gastronomie tätig sind dürfen bis 22 Uhr tätig sein sowie an Sonn- und Feiertagen arbeiten
• Schwangere Künstlerinnen dürfen bis 23 Uhr auftreten (zum Beispiel Theater und Musikvorstellungen)
• werdende Mütter in der Landwirtschaft dürfen ab 5 Uhr arbeiten
• Schwangere und stillende Mütter, die in Krankenpflegeanstalten oder im Verkehrswesen beschäftigt sind, dürfen auch an Sonn- und Feiertagen arbeiten

Deine Mitarbeiterin darf außerdem keine schweren körperlichen Arbeiten mehr ausführen. Dazu gehören auch Akkord- oder Fließbandarbeiten.

Während der Schwangerschaft darf deine Angestellte darüber hinaus auch keinen gesundheitsgefährdenden Stoffen, Hitze, Strahlen, Nässe, Kälte, Lärm, Dämpfen oder Erschütterungen ausgesetzt sein.

Beschäftigungsverbot

Das ärztliche – oder auch individuelle – Beschäftigungsverbot ist ein Attest, das vom Arzt oder der Ärztin der Schwangeren ausgestellt wurde und ihr die Arbeit aus gesundheitlichen Gründen verbietet. Es wird bei "unverantwortbaren Gefährdungen, die das Mutterschutzgesetz verletzen" ausgestellt.

Auch nach der Geburt kann der Arzt oder die Ärztin der Angestellten ein Beschäftigungsverbot ausstellen. Das ist bei verminderter Leistungsfähigkeit – die auf die Geburt zurückzuführen ist – der Fall und kann bis zum 6. Monat nach der Entbindung geschehen.

Außerdem gibt es noch das betriebliche Beschäftigungsverbot, das von dir ausgesprochen werden kann. Es kommt zum Einsatz, wenn du die „unverantwortbaren Gefährdungen" nicht durch Schutzmaßnahmen ausschließen kannst und nachweislich auch keinen Arbeitsplatzwechseln anbieten kannst.

Nur die Schwangere selbst kann auf dieses Verbot verzichten. Macht sie das, musst du das der zuständigen Aufsichtsbehörde mitteilen.

Es gibt zwei Versionen des Beschäftigungsverbots:

• totales Beschäftigungsverbot: Die Angestellte darf keiner Arbeit nachkommen.
• partielles Beschäftigungsverbot: Die Angestellte darf nur bestimmte Tätigkeiten ausführen oder nur zu bestimmten Zeiten arbeiten.

Den Ausfall deiner Arbeitskraft bekommst du in Form einer Zahlung auf Antrag bei der Krankenkasse deiner Mitarbeiterin wieder zurück.

Erfahre jetzt auf Arbeitrechte.de alles rund um das Thema Beschäftigungsverbot.

Mit welchen Kosten müssen Arbeitgebende rechnen?

Während der Schwangerschaft und vor dem Mutterschutz bezahlst du deiner Mitarbeiterin das volle Gehalt – auch wenn sie aufgrund der Schwangerschaft nicht mehr allen Aufgaben nachkommen kann.

Sobald sie in den Mutterschutz geht, greift die folgende Regelung zum Mutterschaftslohn.

Mutterschaftsgeld

Das Mutterschaftsgeld wird von der Krankenkasse der werdenden Mutter gezahlt – sofern sie gesetzlich versichert ist – und orientiert sich an dem durchschnittlichen Netto-Lohn der letzten 3 Monate, beträgt jedoch maximal 13 € pro Tag. Es wird von der Schwangeren selbst beantragt.

Ist der durchschnittliche Netto-Lohn der letzten 3 Monate höher als 13 € pro Tag, dann stockst du als Arbeitgeber den Betrag auf („Arbeitgeberzuschuss”). Das heißt: Auch einmalige Sonderzahlungen – wie etwa das Weihnachtsgeld – werden mitgerechnet.

Mutterschaftsgeld wird ab dem Beginn des Mutterschutzes gezahlt.

Auf Antrag bei der Krankenversicherung der werdenden Mutter bekommst du diesen Zuschuss wieder zurück.

<div class="blog_primary-box"><p><strong>Beispiel für ein durchschnittliches Nettogehalt von 2.300 € pro Monat:</strong></p><p>Bei 13 € pro Arbeitstag und 20 Werktagen pro Monat berechnet sich ein Kassenbeitrag von 260 € im Monat.</p><p>Für dich bedeutet das: 2.300 € - 260 € = 1.940 € müssen von dir monatlich an die Schwangere gezahlt werden, damit sie keinen finanziellen Nachteil hat.</p></div>

Wie kannst du die fehlende Arbeitskraft ersetzen?

Während des Mutterschutzes und während der Elternzeit kannst du eine befristete oder kurzfristig beschäftigte Arbeitskraft einstellen.

Hier musst du darauf achten, die Befristung mit dem Ende der Elternzeit abzugleichen, da du verpflichtet bist, deine Mitarbeitenden nach der Elternzeit weiter zu beschäftigen.

Mutterschutz

Der Mutterschutz bezeichnet den Zeitraum um die Entbindung, in der eine Mitarbeiterin gesetzlich von der Arbeit freigestellt ist.

Das Mutterschutzgesetz – kurz „MuSchG” – ist aushangpflichtig. Das heißt: Jeder Mitarbeitende muss am Arbeitsplatz Zugang zum Mutterschutzgesetz haben – Und das außerdem auch ohne, dass du es mitbekommst.

<div class="blog_primary-box"><p>Das Mutterschutzgesetz wurde 2019 erneuert. Achte darauf, dass die aktuelle Version in deinem Betrieb vorhanden ist.</p></div>

Wir haben dir hier die wichtigsten Regelungen zum Mutterschutz zusammengefasst:

Entbindung

Der Mutterschutz beginnt 6 Wochen vor dem errechneten Geburtstermin und endet normalerweise 8 Wochen nach der Geburt. Bei Mehrgeburten läuft der Mutterschutz bis 12 Wochen nach der Entbindung.

Wenn das Kind vor dem errechneten Termin auf die Welt, ist aber keine Frühgeburt, dann dauert die Mutterschutzfrist insgesamt trotzdem 14 Wochen. Die Frist endet also nicht schon 8 Wochen nach der Geburt, sondern ein paar Tage später – so viele Tage später, wie das Kind vor dem errechneten Termin auf die Welt gekommen ist.

Bei einer Frühgeburt ändert sich die Regelung: Eine Geburt gilt dann als medizinische Frühgeburt, wenn das Baby bei der Geburt weniger als 2.500 Gramm wiegt oder es vor der vollendeten 37. Schwangerschaftswoche geboren wird.

In diesem Fall besteht der Mutterschutz 12 Wochen nach der Geburt. Damit erhöht sich die gesamte Mutterschutzfrist bei Frühgeburten von 14 Wochen auf 18 Wochen.

Die Mutterschutzfrist endet ebenfalls erst 12 Wochen nach der Geburt, wenn die Mutter Zwillinge, Drillinge oder Mehrlinge geboren hat. Bei Geburten von Kindern mit Behinderung beträgt der Mutterschutz ebenfalls 12 Wochen, wenn die Mitarbeiterin die Verlängerung der Schutzfrist bei ihrer Krankenkasse beantragt.

Gesetzliche Regelungen zur Elternzeit

Während der Elternzeit ist dein:e Mitarbeiter:in pro Kind befristet und unbezahlt bis zu 3 Jahre freigestellt. Der Eingang des Antrags muss von dir bescheinigt werden.

Die Elternzeit kann bei Vätern frühestens mit der Geburt des Kindes und bei Müttern frühestens im Anschluss an den Mutterschutz beginnen. Sie endet spätestens am Tag vor dem 8. Geburtstag des Kindes. Damit müssen deine Mitarbeiter:innen die Elternzeit nicht direkt nach der Geburt nehmen, sondern sie beliebig bis zum zum Tag vor dem 8. Geburtstag des Kindes nehmen.

Während der Elternzeit sind deine Mitarbeiter:innen auf besondere Weise vor Kündigungen geschützt. In den meisten Fällen können sie nach der Elternzeit wieder an ihren alten Arbeitsplatz zurückkehren.

Bei einer Adoption haben die Eltern ebenfalls Anspruch auf Elternzeit, jedoch nicht auf Mutterschutz.

Wer kann Elternzeit nehmen?

Nach dem gesetzlich festgeschriebenen Mutterschutz gehen viele Eltern direkt in Elternzeit.

Eltern müssen allerdings folgende Voraussetzungen erfüllen:

• Sie sind Arbeitnehmerin oder Arbeitnehmer.
• Sie leben mit dem Kind in einem gemeinsamen Haushalt.
• Sie betreuen und erziehen das Kind selbst.
• Während der Elternzeit arbeiten sie entweder gar nicht oder höchstens 30 Stunden pro Woche. Eltern, deren Kinder ab dem 01.09.2021 geboren werden, dürfen bis zu 32 Stunden pro Woche arbeiten.

Elternzeit ist in jedem Arbeitsverhältnis möglich – also zum Beispiel auch bei Teilzeit, bei befristeten Verträgen, bei sogenannten „Mini-Jobs" oder wenn deine Mitarbeiter:innen von zu Hause aus arbeiten.

Anspruch auf Elternzeit besteht für...

• ein leibliches Kind,
• ein leibliches Kind der Ehefrau oder des Ehemannes, der Lebenspartnerin oder des Lebenspartners,
• Kinder, für die eine Vaterschaftsanerkennung oder eine Vaterschaftsfeststellung beantragt wurde, auch wenn über den Antrag noch nicht entschieden wurde,
• ein Pflegekind in Vollzeitpflege,
• ein Adoptivkind, auch wenn das Adoptionsverfahren noch läuft,
• ein Kind, das in einer Regenbogenfamilie aufwächst,
• ein Enkelkind, wenn ein Elternteil des Kindes minderjährig ist oder sich in einer Ausbildung befindet, die vor dem 18. Geburtstag begonnen wurde; in beiden Fällen ist eine Elternzeit nur möglich, wenn beide Eltern des Kindes selbst keine Elternzeit nehmen. Bei Geburten vor dem 1. Juni 2015 geht dies nicht bei jedem Teil der Ausbildung, sondern nur während der letzten beiden Ausbildungsjahre,
• besondere Fällen auch für die Schwester oder den Bruder, die Nichte oder den Neffen, das Enkelkind oder das Urenkelkind. Dies ist zum Beispiel möglich bei schwerer Krankheit, Behinderung oder Tod der Eltern.

Antrag auf Elternzeit

Um Elternzeit nehmen zu können, muss sie erstmal von deinen Mitarbeiter:innen beantragt werden.

Eine E-Mail genügt hier nicht. Der Antrag muss schriftlich und unterschrieben mindestens 7 Wochen vor Beginn der Elternzeit bei dir eingehen.

Ausgenommen davon sind Anträge auf Elternzeit bei einer Adoption und bei einer Frühgeburt – hier müssen auch kurzfristige Anträge angenommen werden.

Bei einer Beantragung der Elternzeit zwischen dem 3. und dem vollendetem 8. Lebensjahr des Kindes gilt eine Frist von 13 Wochen. In dieser Zeit können Eltern 24 Monate Elternzeit nehmen, sofern sie diese nicht schon vorher in Anspruch genommen haben. Ausgenommen sind Geburten vor dem 1. Juli 2015, hier beträgt die Frist 7 Wochen.

Urlaub während der Elternzeit

Während der Elternzeit verfällt der Urlaubsanspruch deiner Mitarbeiter:innen übrigens nicht.

Du hast aber das Recht, den Urlaubsanspruch für Erholungsurlaub für jeden vollen Monat um ein Zwölftel zu kürzen – wenn du das vor Beginn der Elternzeit mitteilst. Das machst du am besten in der Eingangsbestätigung des Antrags auf Elternzeit.

Beispiel: Hat deine Arbeitskraft beispielsweise 24 Tage Urlaub im Jahr, darfst du während der Elternzeit davon jeden vollen Monat 2 Tage abziehen. Für jedes volle Jahr Elternzeit darfst du also den Urlaubsanspruch von einem Jahr abziehen.

Der Resturlaub in Vollzeit verfällt allerdings nicht – und du darfst ihn nicht abziehen. Deine Mitarbeiter:innen können ihn also noch nach der Elternzeit nehmen. Endet das Arbeitsverhältnis während der Elternzeit, dann musst du den Resturlaub ausbezahlen.

Wenn deine Arbeitskraft aber in Teilzeit arbeitet, dann ändert sich durch die Elternzeit normalerweise nichts an dem Urlaubsanspruch. Der Erholungsurlaub wird also nicht gekürzt und der Resturlaub verfällt wie gewohnt. Falls die Teilzeit so gestaltet ist, dass deine Mitarbeiter:innen weniger Tage pro Woche arbeiten, kann der Urlaubsanspruch aber auf die Teilzeit umgerechnet werden.

Beispiel: Deine Arbeitskraft hatte vorher 30 Urlaubstage bei 5 Arbeitstagen pro Woche. Bei einer Verringerung auf 3 Arbeitstage pro Woche besteht also nur noch der Anspruch auf 18 Urlaubstage.

Sonderurlaub während der Elternzeit ist nicht möglich.

Krankheit während der Elternzeit

Krankheit während der Elternzeit hat keine Auswirkung auf den Beginn oder das Ende der Elternzeit.

Denn nach Beginn der Elternzeit gibt es auch keinen Anspruch auf Entgeltfortzahlung. Entgeltfortzahlung während einer Krankheit gibt es normalerweise für 6 Wochen. Wenn deine Mitarbeiter:innen also während der Elternzeit krank werden, beginnen diese 6 Wochen erst, nachdem die Arbeit wieder aufgenommen wurde.

Arbeiten deine Mitarbeiter:innen aber während der Elternzeit in Teilzeit und werden krankgeschrieben, dann bekommen sie die Entgeltfortzahlung in Höhe des Teilzeitgehalts. Es gelten dann dieselben Grundsätze wie vor der Elternzeit.

Wiedereinstieg nach der Elternzeit

Nach der Elternzeit hat deine Mitarbeitenden zudem Anspruch auf eine Wiederanstellung. Allerdings muss dies nicht der alten Arbeitsstelle entsprechen. Hierbei kommt es darauf an, wie weitläufig der Beruf deiner Mitarbeitenden ist und ob an einer anderen Stelle deines Betriebs vielleicht mehr Bedarf besteht.

Das heißt: Du bist verpflichtet, die frühere Stelle des:r Mitarbeiter:in zu überprüfen. Im Idealfall hast du für ihre oder seine Stelle eine befristete oder kurzfristige Anstellung gefunden, die mit der Wiederaufnahme der Arbeit deines Mitarbeiters oder deiner Mitarbeiterin endet.

Zur Not können Mitarbeitende auch befristet an eine andere Stelle versetzt werden.

Wiedereinstieg ins Arbeitsleben als Teilzeitkraft

Vielen Eltern ist es nach der Elternzeit allerdings nicht möglich, ihre Vollzeitstelle wieder anzutreten.

Nach der Elternzeit wollen viele Eltern als Teilzeitkraft wieder in ihren Beruf einzusteigen.

<div class="blog_primary-box"><h4>Übrigens:</h4><p>Deine Mitarbeiter:innen haben alle Anspruch auf Teilzeit, sofern dein Betrieb aus mindestens 15 Personen besteht und der oder die Mitarbeiter:in seit mindestens 6 Monaten bei dir beschäftigt sind.</p><p>Die beanspruchte Teilzeit darf außerdem nicht weniger als 15 Stunden pro Woche und nicht länger als 30 Stunden pro Woche umfassen.</p><p>Näheres dazu findest du in unserem <a href="https://hire.workwise.io/hr-praxis/arbeitsrecht/arbeitsvertrag-teilzeit-muster" target="_blank">Artikel über Teilzeitbeschäftigungen</a>.</p></div>

Der Antrag auf Teilzeit muss 7 Wochen vor Beginn der Teilzeitbeschäftigung beim Unternehmen eingereicht werden.

Stillen während der Arbeitszeit

Eine stillende Mutter hat während ihrer Arbeitszeit Anspruch auf „Stillpausen". Diese Pausen darf sie entweder zwei Mal am Tag für je 30 Minuten in Anspruch nehmen oder einmal am Tag für eine Stunde.

Hierbei darf es nicht zu einem Verdienstausfall kommen.

Was, wenn dein:e Mitarbeiter:in nach der Elternzeit nicht zur Arbeit erscheint?

In diesem Fall musst du deinen Mitarbeiter:in schriftlich auffordern, zur Arbeit zu erscheinen.

Dabei setzt du am besten eine Frist. Erst wenn diese Frist nicht eingehalten wird, hast du das Recht, eine fristlose Kündigung auszusprechen.

Checkliste – Ablauf einer Schwangerschaft in einem Unternehmen

Damit du einen Überblick über den Verlauf einer Schwangerschaft in deinem Unternehmen hast, haben wir dir hier nochmal alles – step by step – zusammengefasst:

1. Mitteilung der Schwangerschaft an dich
2. Aktualisierung der Gefährdungsbeurteilung der Arbeitsstelle und Anpassung der Arbeitsbedingungen
3. Schwangerschaftsmitteilung an die zuständige Behörde
4. Verabschiedung der Kollegin in den Mutterschutz
5. Mutterschutz normalerweise 6 Wochen vor sowie 8 Wochen nach der Entbindung und Gratulation zur Geburt
6. Antrag an Krankenkasse, um deinen Zuschuss zum Mutterschaftsgeld zurückzubekommen
7. Elternzeit bis zu 3 Jahre
8. Wiedereingliederung beispielsweise als Teilzeitkraft

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