Dein Unternehmen läuft so gut, dass dir die Arbeit langsam über den Kopf wächst? Dann wird es Zeit für eine helfende Hand, denn mit den Kunden wächst auch das Team. Wie du Unterstützung einstellst, lernst du hier.

Wer darf Mitarbeiter einstellen?

Grundsätzlich darf jedes Unternehmen Mitarbeiter einstellen. Hierfür muss allerdings die Betriebsnummer vorliegen. Diese Nummer benötigst du, um deine Mitarbeiter bei der Sozialversicherung anzumelden. Darüber hinaus wird die Betriebsnummer für Beschäftigtenstatistiken verwendet. Daher musst du sie zwangsläufig beantragen – selbst wenn du lediglich geringfügig Beschäftigte einstellen willst, die nicht sozialversicherungspflichtig sind.

Deine Betriebsnummer kannst du kostenfrei bei dem Betriebsnummern-Service (BNS) der Bundesagentur für Arbeit beantragen. Dabei ist es egal, ob du den Antrag per E-Mail, Fax, Post, online oder telefonisch stellst. Dein Antrag sollte dann innerhalb von 3 Werktagen bearbeitet werden.

Um eine Betriebsnummer zu beantragen und Mitarbeiter einzustellen, sind folgende Angaben erforderlich:

Name, Adresse und Kontaktdaten des Unternehmens
Der wirtschaftliche Schwerpunkt des Unternehmens
Ansprechperson für die Bundesagentur im Unternehmen
Angaben zur Betriebsstätte

Sobald sich die Adresse, der Inhaber oder die Inhaberin oder der wirtschaftliche Schwerpunkt des Unternehmens ändert, bist du verpflichtet, dies dem Betriebsnummern-Service zu melden.

Als Kleingewerbe oder Einzelunternehmen Mitarbeiter einstellen

Auch Selbstständige können Mitarbeiter einstellen. Du solltest allerdings einige Punkte bedenken, bevor du diesen Schritt gehst, und im Hinterkopf behalten, dass du ebenfalls eine Betriebsnummer benötigst.

Bei der Entscheidung für oder gegen die Einstellung von Mitarbeitern macht es eventuell einen Unterschied, ob du als Gewerbetreibende:r oder als Freiberufler:in arbeitest – denn wenn du als Freiberufler:in Mitarbeiter einstellst, steht eventuell das Kriterium der Eigenständigkeit in Frage und du könntest deinen Status verlieren.

Zu den freien Berufen zählen in erster Linie künstlerische, wissenschaftliche oder erzieherische Tätigkeiten, die selbstständig, eigenverantwortlich und leitend ausgeübt werden. Freiberufler:innen haben dabei den Vorteil, dass sie von der Gewerbesteuer befreit sind.

Außerdem solltest du abwägen, ob sich der Aufwand für dich wirklich lohnt. Wenn du Mitarbeiter einstellst, kommen – je nach Anstellungsart – einige Kosten auf dich zu. Außerdem musst du dich um die Mitarbeiter-Anmeldung sowie regelmäßig um die Gehaltsabrechnung kümmern.

Es könnte also sein, dass es sich für dich eher rentiert, die Unterstützung externer Dienstleister:innen in Anspruch zu nehmen und beispielsweise deine Buchhaltung von einer darauf spezialisierten Firma erledigen zu lassen.

Mitarbeiter einstellen – Was du vorab bedenken solltest

Wenn dein Unternehmen bereit ist für den nächsten großen Schritt und du Mitarbeiter einstellen möchtest, solltest du dir vorher über einige Punkte Gedanken machen.

Mitarbeiter einstellen bedeutet auch, Verantwortung zu übernehmen. Daher ist es wichtig, dass du dich vorab mit den Verpflichtungen als Arbeitgeber:in auseinandersetzt. Du solltest erst mit der Mitarbeitersuche beginnen, wenn du dir darüber im Klaren bist, in welchem Umfang du Unterstützung brauchst und Mitarbeiter:innen Sicherheit bieten kannst.

Diese Aspekte solltest du bedenken:

Welche Anstellungsart ist die Richtige?

Wenn du Mitarbeiter einstellen willst, kannst du zwischen verschiedenen Anstellungsarten wählen.

Brauchst du jemanden, der dich jeden Tag tatkräftig unterstützt oder ist eine Aushilfe für die anfallende Arbeit ausreichend? Neben dem Zeitfaktor bringen die verschiedenen Anstellungsarten auch verschiedene Kosten mit sich.

Vollzeit: Eine Vollzeitkraft bietet dir volle Unterstützung mit einem Umfang von 40 Stunden pro Woche auf hohem fachlichen Niveau. Bei einer Vollzeitkraft kommen Lohnnebenkosten im Umfang von circa 20 Prozent des Bruttogehalts auf dich zu.

Bevor deine Vollzeitkraft mit anpacken kann, muss der Arbeitsvertrag aufgesetzt werden.

Teilzeit: Als Teilzeitbeschäftigung gilt alles, was weniger Arbeitszeit als eine Vollzeitbeschäftigung umfasst – dazu zählen also alle Mitarbeiter, die weniger als 40 Stunden pro Woche arbeiten.Auf dich als Arbeitgeber:in kommen jedoch prozentual dieselben Lohnnebenkosten zu wie bei einer Vollzeitkraft.

Wie sieht eigentlich der Arbeitsvertrag für eine Teilzeitbeschäftigung aus?

Werkstudent:in: Die Arbeitszeit von Werkstudent:innen ist gesetzlich auf 20 Stunden pro Woche beschränkt. Wenn du einen Werkstudenten oder eine Werkstudentin einstellst, hast du weniger Lohnnebenkosten als bei anderen Anstellungsarten. Für einen Werkstudenten bzw. eine Werkstudentin musst du keine Sozialversicherungsbeiträge in die Kranken-, Pflege-, und Arbeitslosenversicherung zahlen. Lediglich die Beiträge für die Rentenversicherung kommen auf dich zu. Diese teilst du dir 1:1 mit den Werkstudent:innen und jeder von euch zahlt 9,3% des Bruttogehalts (Stand 2023).

Du möchtest Werkstudent:innen beschäftigen? Hier findest du ein Muster für den Werkstudentenvertrag

Midijob: Midijobber erhalten ein monatliches Gehalt von 538,01 Euro bis 2.000 Euro. Midijobber befinden sich im sogenannten „Übergangsbereich” (vor 2019: „Gleitzone") von einem versicherungsfreien zu einem versicherungspflichtigen Beschäftigungsverhältnis. Die Lohnnebenkosten für Midijobber:innen hängen von der Höhe des jeweiligen Gehalts ab.

Hier erfährst du, wie du einen Arbeitsvertrag für Midijobber aufsetzt.

Minijob: Als Minijobber gelten geringfügig Beschäftigte (538-Euro-Jobber) und kurzfristig Beschäftigte. Geringfügig Beschäftigte verdienen im Monat maximal 538 Euro. Bei dem aktuellen Mindestlohn von 12,41 Euro pro Stunde arbeiten geringfügig Beschäftigte also maximal 43,3 Stunden pro Monat in deinem Unternehmen. Ein kurzfristiges Beschäftigungsverhältnis darf nicht länger 70 Arbeitstage andauern. Wenn diese Grenze eingehalten wird, dann entstehen für dich keine Lohnnebenkosten in Form von Sozialversicherungsbeiträgen.

Alles über den Arbeitsvertrag für Minijobber erfährst du hier.

Praktikum: Praktikant:innen unterstützen dich für die Zeit ihres Praktikums in demzeitlichen Umfang einer Festanstellung. Ein:e Praktikant:in bringt zwar wenig fachliches Wissen mit, bereitet dir aber auch wenige Kosten und kann längerfristig gesehen ein:e wertvolle:r Mitarbeiter:in werden.Zu unterscheiden sind Pflichtpraktika, die nicht entlohnt werden müssen, und freiwillige Praktika, die erst ab einer Praktikumsdauer von über 3 Monaten vergütet werden müssen.

Hier geht es ausführlicher darum, was du wissen musst, wenn du Pratikant:innen einstellen möchtest.

Welche Kosten entstehen, wenn du Mitarbeiter einstellst?

Die Kosten für die Einstellung der Mitarbeiter: Das Anmelden und Einstellen der Mitarbeiter an sich kostet dich nichts außer etwas Zeit. Wenn dir die Formalitäten bei der Mitarbeiter-Einstellung zu aufwändig sind, kannst du diese Aufgabe auch an eine:n Steuerberater:in abgeben. Das kostet dich vielleicht etwas, jedoch sparst du dir auf diese Weise Zeit – was dadurch im Nachhinein ebenfalls Kosten spart.
Die Kosten nach der Einstellung der Mitarbeiter: Neben dem Lohn deiner Mitarbeiter:innen kommen die monatlichen Versicherungsbeiträge auf dich zu. Darunter fallen die Arbeitgeberbeiträge zur Renten-, Kranken- sowie Arbeitslosenversicherung. Diese sind abhängig von der Anstellungsart.
Die Kosten der Einstellung von Mitarbeitern abfedern: Es gibt verschiedene Förderprogramme der Bundesagentur für Arbeit, für die Einstellung förderungsbedürftiger Arbeitnehmer:innen. Du bekommst beispielsweise einen Eingliederungszuschuss, wenn dein:e neue:r Mitarbeiter:in 50 Jahre oder älter ist, du eine behinderte oder schwerbehinderte Person einstellst oder Langzeitarbeitslosen den Weg zurück in den Beruf ermöglichst. Es gibt aber beispielsweise auch Förderprogramme für die Einstiegsqualifizierungen Jugendlicher.

Befristet oder unbefristet Mitarbeiter einstellen?

Wenn du noch nicht weißt, ob der Bedarf einer zusätzlichen Arbeitskraft von Dauer sein wird, kannst du einen befristeten Arbeitsvertrag verfassen.

Das Gesetz für Teilzeitarbeit und befristete Arbeitsverträge sieht eine Befristung des Arbeitsvertrags von bis zu 2 Jahren als zulässig an. Das gilt allerdings nur, wenn zwischen dir und den Mitarbeitern vorher noch kein Arbeitsverhältnis bestanden hat. Eine Nebenbeschäftigung während der Schul- oder Studienzeit sowie das Verhältnis während der Ausbildung gelten hierbei nicht als Arbeitsverhältnis.

Wenn ein Arbeitsvertrag länger als 2 Jahre befristet sein soll, dann muss die Befristung durch einen sachlichen Grund gerechtfertigt werden.

Als sachliche Begründung gelten:

Einstellung als Vertretung – beispielsweise bei Krankheit oder Schwangerschaft
Während eines zeitlich begrenzten Projekts, das zusätzliche Arbeitskraft erfordert
Vertrag auf Probe (maximal 6 Monate)
Es handelt sich um die erste Beschäftigung nach einer Ausbildung oder einem Studium

Checkliste – Hast du alle Unterlagen für die Einstellung und Anmeldung der Mitarbeiter?

Wenn du deinen passenden Mitarbeiter oder deine passende Mitarbeiterin gefunden hast, musst du ihn oder sie jetzt nur noch anmelden.

Um eine:n Mitarbeiter:in ordnungsgemäß anzumelden, bedarf es verschiedener Unterlagen. Damit du nichts vergisst – hier alles auf einen Blick:

Deine Betriebsnummer
Persönliche Daten wie Adresse, Geburtsdatum oder Kontaktdaten
Die Rentenversicherungsnummer der Person
Die Mitgliedsbescheinigung der jeweiligen Krankenkasse
Die Steueridentifikationsnummer (Steuer-ID) der Person
Die Sozialversicherungsnummer der Person
Die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) deines neuen Mitarbeiters oder der neuen Mitarbeiterin (nicht bei Minijobbern oder pauschal besteuerten Arbeitnehmer:innen)

<div class="blog_primary-box"><p><strong>Tipp:</strong> Die persönlichen Daten, die Rentenversicherungs-, die Steueridentifikations-, und die Sozialversicherungsnummer deines neuen Mitarbeiters oder deiner neuen Mitarbeiterin erfasst du am besten über einen <a href="https://hire.workwise.io/hr-praxis/arbeitsrecht/personalfragebogen" target="_blank">Personalfragebogen</a>.</p></div>

Und falls vorhanden oder benötigt:

Die Urlaubsbescheinigung des letzten Arbeitgebers oder der letzten Arbeitgeberin, um zu wissen, wie viel Urlaub dieses Jahr noch übrig ist
Bei Arbeitnehmer:innen aus dem Ausland: die Arbeits- und Aufenthaltsgenehmigung
Bei schwerer Behinderung: Schwerbehindertenausweis
Branchenspezifische Nachweise (z.B. Fahrerlaubnis bei der Anstellung als Busfahrer:in oder Gesundheitsbescheinigung bei Pflegeberufen)
Nachweise über Zusatzqualifikationen (z.B. Staplerschein)

<div class="blog_primary-box"><p><strong>Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag?</strong></p><p>Ein Tarifvertrag wird zwischen Arbeitgebervertreter:innen und Arbeitnehmervertreter:innen geschlossen. Er ist abhängig von der jeweiligen Branche.</p><p>Ein Tarifvertrag regelt die Arbeitsbedingungen deiner neuen Mitarbeiter:innen, stellt also <strong>verpflichtende Regeln auf, beispielsweise zum Urlaubsanspruch, zu Kündigungsfristen und zum Gehalt.</strong></p><p>Wenn du und deine neuen Arbeitnehmer:innen also gewerkschaftlich organisiert seid, ist jeder zwischen euch geschlossene Arbeitsvertrag an den jeweiligen Tarifvertrag gebunden.</p><p>Dabei kannst du die Regeln ausschließlich zu Gunsten der Arbeitnehmer:innen ändern.</p></div>

Meldepflichten – Wo musst du deine Mitarbeiter anmelden?

Eine regelkonforme Mitarbeiter-Anmeldung ist unerlässlich. Verschiedene Ämter müssen benachrichtigt werden, was Zeit und Nerven kostet.

Damit du einen kühlen Kopf bewahren kannst, haben wir hier alles für dich zusammengefasst:

Sozialversicherung

Die Anmeldung zur Sozialversicherung erfolgt über die jeweilige Krankenkasse. Seit dem 1. Januar 2023 bist du als Arbeitgeber:in in der Verantwortung, die Versicherungsnummer über dein Entgeltabrechnungsprogramm bei der Datenstelle der Rentenversicherung (DSRV) abzurufen. Dieses Verfahren ist für Arbeitgeber:innen verpflichtend.

Nur wenn keine Versicherungsnummer zurückgemeldet werden kann, müssen deine Arbeitnehmer:innen ihren Versicherungsnummernachweis (früher Sozialversicherungsausweis) vorlegen. Wurde noch gar keine Versicherungsnummer vergeben, musst du als Arbeitgeber:in die Vergabe einer Versicherungsnummer über das Meldeverfahren anstoßen.

Den Versicherungsnummernachweis gibt es seit dem 1. Januar 2023 und er löst den Sozialversicherungsausweis ab. Alle bisher ausgestellten Sozialversicherungsausweise bleiben jedoch weiterhin gültig. Diese Neuerung ist für dich also nur bei der Einstellung und Anmeldung von neuen Mitarbeiter:innen wichtig.

<div class="blog_primary-box"><p><strong>Tipp:</strong> Nicht jede Anstellungsart fordert Sozialversicherungsbeiträge. Wenn du dir unsicher bist, kannst du einfach bei der Krankenkasse deiner neuen Mitarbeiter:innen nachfragen, ob du sie anmelden musst.</p></div>

Berufsgenossenschaft

Deine künftigen Mitarbeiter:innen müssen auch bei der Berufsgenossenschaft gemeldet werden, um die Mitgliedschaft für die gesetzliche Unfallversicherung zu erreichen.

Finanzamt

Um zu erfahren, wie hoch die Lohnsteuer ausfallen wird, musst du wissen, in welcher Steuerklasse sich dein:e Arbeitnehmer:in befindet. Dafür wird dein:e Mitarbeiter:in über das Programm ELSTER oder über deine eigene Lohnabrechnungssoftware beim Finanzamt für das ELStAM-Verfahren angemeldet.

Durch das ELStAM-Verfahren kannst du die Lohnsteuerabzugsmerkmale deines Arbeitnehmers oder deiner Arbeitnehmerin elektronisch bei der Finanzverwaltung abrufen.

<div class="blog_primary-box"><strong>Achtung:</strong> Wenn dein Unternehmen mit <strong>Lebensmitteln</strong> umgeht – also sie herstellt, verarbeitet oder verkauft – müssen deine Mitarbeiter:innen außerdem beim Gesundheitsamt gemeldet werden. Dafür ist eine <strong>Unbedenklichkeitsbescheinigung</strong> nötig, die von einem Amtsarzt ausgestellt werden muss.</div>

Mitarbeiter einstellen – Ablauf in der Übersicht

Damit du nicht den Überblick verlierst, haben wir hier noch einmal den Ablauf der Mitarbeiter-Einstellung aufgelistet:

1. Hast du eine Betriebsnummer?

Wenn du einen Mitarbeiter einstellen möchtest, unterliegst du einer Meldepflicht gegenüber der Krankenkasse. Damit du dieser Meldepflicht nachkommen kannst, benötigst du eine Betriebsnummer. Du kannst deine Betriebsnummer online bei der Bundesagentur für Arbeit beantragen.

2. Hast du alle Unterlagen deines neuen Mitarbeiters oder deiner neuen Mitarbeiterin parat?

Du benötigst unter anderem die Kontaktdaten, die Steueridentifikationsnummer sowie die Mitgliedsbescheinigung der jeweiligen Krankenkasse der oder des neuen Mitarbeiters.

3. Wie setze ich einen Arbeitsvertrag auf?

Wenn du dich für eine Anstellungsart und für ein befristetes oder unbefristetes Arbeitsverhältnis entschieden hast, kannst du den Arbeitsvertrag aufsetzen. Beachte dabei mögliche Vorschriften des Tarifvertrages.

4. Wie melde ich meinen Mitarbeiter an?

Bei diesen Stellen musst du deine neuen Mitarbeiter anmelden:

Krankenkasse (Sozialversicherung)
Berufsgenossenschaft (Unfallversicherung)
Finanzamt (Lohnsteuer)
ggf. Gesundheitsamt (wenn dein Unternehmen Lebensmittel herstellt, verarbeitet oder verkauft)

5. Wie beantrage ich gegebenenfalls Fördergeld?

Es gibt verschiedene Förderprogramme, die die Kosten für die Einstellung bestimmter Mitarbeiter:innen abfedern. Nutze die Fördermöglichkeiten, die für dich in Frage kommen.

Mitarbeiter im Ausland rekrutieren und einstellen

Du kannst im Inland keine passenden Mitarbeiter finden? Dann schau dich doch im Ausland um. Der Aufwand dafür ist zu groß? Mit dem Gedanken bist du nicht allein – allerdings stimmt das nicht ganz:

Durch das digitale Zeitalter ist es heute kaum noch ein Problem, Leute im Ausland beziehungsweise aus dem Ausland zu beschäftigen.

Wir zeigen dir, wie du ohne Probleme ausländische Mitarbeiter einstellen kannst.

Freelancer remote beschäftigen

Das Wort Freelancer ist nicht so einfach ins Deutsche zu übersetzen: Viele benutzen das Wort „Freiberufler” dafür, was aber nicht ganz zutreffend ist.

Im Gegensatz zu Freiberufler:innen, sind Freelancer nicht an einen Arbeitsvertrag gebunden. Sie sind selbstständig und werden von mindesten einem Arbeitgeber bzw. einer Arbeitgeberin für einzelne Projekte engagiert.

Da also kein normales Arbeitsverhältnis besteht, musst du keine Sozialversicherungsbeiträge oder Ähnliches zahlen. Für die Steuern sind die Freelancer ebenfalls selbst verantwortlich.

Mit remote ist gemeint, dass sich die Arbeitnehmer:innen nicht vor Ort – also nicht in deinem Büro – befinden. Die Freelancer arbeiten also remote (zu deutsch: entfernt) vom eigentlichen Arbeitsplatz.

Die Bezahlung der Freelancer kann pro Stunde oder pauschal für die Dauer eines Projekts veranschlagt werden.

Freelancer eignen sich also gut für einzelne Projekte. Dabei macht es keinen Unterschied, ob er oder sie im In- oder Ausland arbeitet – durch die moderne Technik stellt Entfernung kein Problem mehr dar.

Ausländische Mitarbeiter einstellen

Tools wie Skype und Hangouts vereinfachen die Kommunikation und durch Englischkenntnisse ist auch eine Sprachbarriere häufig kein Problem mehr. Um Mitarbeiter aus dem Ausland einzustellen, benötigst du ihre Arbeitserlaubnis und Aufenthaltsgenehmigung.

Der Rest der Anmeldung läuft genauso ab wie bei inländischen Arbeitnehmer:innen.

Niederlassung im Ausland

Falls bereits eine Niederlassung im Ausland besteht, kannst du dort jemanden beauftragen, der sich mit der Akquise von Mitarbeiter:innen beschäftigt.

Die Recruiter:innen müssen sich bei der Einstellung von neuen Mitarbeiter:innen dann an die Regeln des jeweiligen Landes halten, auch wenn sich der Aufgabenbereich auf die Arbeit im Gründungsland bezieht.

Entwicklerteam engagieren

Softwareentwickler zu finden, ist bekanntlich eine nicht zu unterschätzende Aufgabe – zu wenige Absolvent:innen und eine zu große Nachfrage aufgrund des digitalen Zeitalters machen die Suche zu einer echten Herausforderung.

Wenn du im Inland keine finden kannst, schau dich im Ausland um: Unternehmen wie Coda Tech oder Mobilunity haben sich darauf spezialisiert, Teams zusammenzustellen, die remote an deiner Software arbeiten.

Dafür wird den Teams im Ausland ein Arbeitsplatz geboten, von dem aus sie für dich arbeiten können.

Du engagierst also einfach ein solches Team und verlierst keine Zeit mit der Suche nach passendem IT-Personal im Inland – ausgeprägte fachliche Englischkenntnisse sind bei dieser Methode übrigens ein großes Muss.

Mit Workwise neue Mitarbeiter einstellen

Du brauchst dringend Unterstützung, hast aber noch keine neuen Mitarbeiter:innen gefunden?

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Wie kann ich einen Mitarbeiter einstellen?

Was muss ich beachten, wenn ich einen Mitarbeiter einstelle?

Wie viel kostet es, jemanden einzustellen?