Hierbei könnten dir Recruiting Chatbots helfen. Sie gehören zu den neuen Recruiting-Trends und bringen die Digitalisierung direkt ins HR. Durch die Kontaktmöglichkeit mit einer Maschine sollen Bewerber:innen Fragen rund um die Uhr beantwortet bekommen.

Wie das funktioniert und welche Vor- und Nachteile Chatbots mit sich bringen? Lies dich hier ein.

Chatbots: Definition und Funktionsweise

Chatbots gehören zu den neuen Recruiting-Trends. Durch eine Chatfunktion, bekommen Jobsuchende die Möglichkeit mit Fragen zum Recruiting den Chatbot zu kontaktieren. Dabei soll weder deine Anwesenheit, noch die eines Teammitglieds notwendig sein. Ziel eines Chatbots ist also die Entlastung von Personaler:innen und ein gleichzeitig ein verbesserter Service für Bewerber:innen. Aber was ist ein Chatbot eigentlich und wie funktioniert er?

Was ist ein Chatbot?

Das Wort chatten kennt heute jeder, doch was ist ein „Chatbot”? Bei einem Chatbot handelt es sich um einen virtuellen Roboter – daher die Abkürzung Bot – mit dem durch Sprache oder Texteingabe kommuniziert werden kann. Um einen Chatbot zu erreichen, wird oft die eigenen Unternehmenswebseite genutzt. Durch ein kleines Pop-up haben Nutzende so die Möglichkeit ihre Fragen zu stellen. Dabei kann das System ohne menschlichen Einfluss auf die Eingabe reagieren. Für einen persönlicheren Eindruck auf die Nutzenden, wird den Chatbots gerne eine menschliche Identität zugewiesen.

In den letzten Jahren gab es immer wieder verschiedene Tests mit Chatbots in vielen verschiedenen Bereichen. Besonders viel Aufmerksamkeit hat 2016 der von Microsoft entwickelte Chatbot Tay bekommen. Dieser sollte sich wie eine Teenagerin auf Twitter verhalten, musste aber bereits nach einem Tag abgeschaltet werden. Nutzende hatten der künstlichen Intelligenz rassistische und gewaltverherrlichende Ansätze vermittelt, wodurch Tay diese imitierte. Microsoft brach das Experiment ab und der Begriff Chatbot bekam einen negativen Beigeschmack.

Sowohl Microsoft als auch andere Unternehmen wurden von diesem Experiment deutlich geprägt. Alle neueren Chatbots weisen heute deutliche Schranken bezüglich vieler Themen auf. Mittlerweile werden Chatbots in einigen Bereichen eingesetzt.

Auch in der Kommunikation mit Kund:innen: Dabei sind die Chatbots deutlich simpler aufgebaut und sollen im Recruiting bei häufigen Fragen oder der Stellensuche weiterhelfen.

Wie funktioniert ein Chatbot?

Der Chatbot ist ein Roboter, der sehr unterschiedlich aufgebaut sein kann. Grundsätzlich haben alle einen Zugriff auf eine Datenbank. Aber auch ein Zugriff zum Internet zur Recherche und künstliche Intelligenz kann genutzt werden. Angepasst wird dies an die Anforderungen, die der Chatbot erfüllen soll.

Die meisten Chatbots führen eine Textanalyse durch und können dadurch wichtige Strukturen und Elemente erkennen. Bestimmte Wörter wie „Stellenanzeige” sind dann Schlüsselwörter, auf die der Chatbot reagiert. In der Datenbank können dann alle geforderten Informationen gesucht werden und die Antwort durch vordefinierte Regeln gebildet werden.

Für komplexere Strukturen verfügen Chatbots gegebenenfalls über eine Schnittstelle zum Internet und künstliche Intelligenz. Dadurch kann der Chatbot auch unbekannte Begriffe suchen und lernen. Die Wahrscheinlichkeit, dass ein Chatbot eine Frage nicht beantworten kann, sinkt dadurch erheblich.

Sollte ein Chatbot einen Begriff oder Schlüsselwort nicht kennen und in vorhandenen Quellen nicht finden kann, bittet er Nutzdende die Frage anders zu formulieren. Dadurch wird verhindert, dass der Chatbot gar nicht mehr antwortet.

Mehr zum Thema spannende Recruiting-Trends 2023 kannst du hier finden.

Vorteile von Chatbots im Recruiting

Auch in Deutschland wächst die Anzahl der Unternehmen, die Chatbots entwickeln und anbieten. Große Unterschiede wirst du bei den Angeboten jedoch noch nicht erkennen. Dabei wird mit folgenden Vorteilen geworben:

24/7 erreichbar: Die meisten Kandidat:innen suchen abends oder am Wochenende nach Jobangeboten. Genau zu diesen Zeiten bist du oder deine Personalabteilung aber nicht erreichbar. Chatbots können auch außerhalb der Öffnungszeiten und unabhängig vom Team wichtige Fragen zu Bewerbungen und offenen Positionen beantworten. Dadurch bekommen die Kandidat:innen schnell und direkt Antworten und müssen nicht warten.
Multitasking: Ein Chatbot kann gleichzeitig mehreren Personen auf ihre Fragen antworten. Normalerweise übernehmen dies mehrere Mitarbeitenden. Der Chatbot schafft das ganz alleine.
Schnelle Antwort: Da Kandidat:innen nun einfach im Chat die Fragen stellen, müssen diese nicht mehr die Karriereseite nach einer Antwort durchforsten. Dabei sparen sie sich Zeit und Nerven und die Chance, dass sie sich bewerben steigt.
Zeit sparen: Da der Chatbot häufige Fragen nun einfach übernimmt, musst du oder deine Personalabteilung Fragen, die sich wiederholen, nicht mehr beantworten. Die eingesparte Zeit könnt ihr nun für wichtigere Aufgaben nutzen.
Offene Kommunikation: Fragen zu Gehalt, Boni und Urlaub stellen Bewerber:innen normalerweise immer erst am Ende. Dabei sind genau dies Faktoren, die häufig Voraussetzung für eine oder auch keine Einstellung sind. Bei Chatbots trauen sich die Kandidat:innen viel schneller, diese Fragen zu stellen. Es fühlt sich anonymer an und eine Maschine erweckt den Eindruck, dass die Fragen die Bewerbung nicht beeinflussen. Dadurch können schneller Bewerber:innen gefunden werden, die mit den Voraussetzungen zufrieden sind.

Bei den Vorteilen geht es um den verbesserten Service, den Jobsuchende nutzen können. Durch besseren Service kann sich Anzahl passender Bewerbungen gesteigert werden und die Time-to-Hire sinkt. Durch den wachsenden Fachkräftemangel könnte ein Chatbot zu einer schnelleren Besetzung führen und sowohl Kosten als auch Zeit sparen.

Es gibt allerdings auch einige Nachteile, die du dir anschauen solltest. Diese findest du im nächsten Abschnitt.

Nachteile von Chatbots im Recruiting

Ein Chatbot muss erst aufgesetzt und mit vielen Informationen „gefüttert“ werden. Das kostet Zeit und Geld, was sich nur für Unternehmen lohnt, die viele sich wiederholende Fragen erhalten. Es kommen aber auch immer wieder Fragen, die ein Chatbot nicht beantworten kann. Somit muss weiterhin ein Mitarbeiter oder Mitarbeiterin zur Verfügung stehen, die dann einspringen können. Dadurch bleiben weiterhin Personalkosten bestehen.

Viel wichtiger ist jedoch, dass das Prinzip der aufgelisteten Vorteile komplett auf der aktiven Nutzung der Chatbots basiert. Die Digital Candidate Journey Studie 2019/2020 zeigt, dass beispielsweise Studierende noch nicht gerne Chatbots nutzen.

Wie in der oberen Abbildung zu erkennen ist, bekam der Chatbot auf einer Skala von 1 (gefällt mir überhaupt nicht) bis 7 (gefällt mir sehr) gerade mal eine 2,34. Er schneidet von allen neuen Kommunikationsmöglichkeiten am schlechtesten ab und hat zusätzlich den wenigsten persönlichen Kontakt. Daraus lässt sich schließen, dass Studierende im Recruitingprozess ein persönlicher Kontakt wichtig ist.

Aber gerade Studierende spiegeln das Zeitalter der Digitalisierung wieder. Wenn also bereits Studierende eher abgeneigt gegenüber Chatbots sind, wie ist das dann bei anderen Bewerber:innen unterschiedlicher Altersgruppen?

Fazit

Chatbots bringen viele Vorteile mit sich und werden künftig an Einfluss im Recruiting gewinnen. Momentan solltest du dir aber überlegen, ob es sich zeitlich und finanziell bereits lohnt, einen Einsatz umzusetzen. Die Vorteile kommen nur bei aktiver Nutzung der Kandidat:innen zum Tragen.

Um herauszufinden, ob Jobsuchende, die deine Karriereseite besuchen einen Chatbot tatsächlich nutzen würden, kannst du dir anschauen, wie viele Rückfragen es aktuell gibt. Aber auch Klickzahlen auf deiner Karriereseiten zu beobachten und zu analysieren, kann aufschlussreich sein.

Geht das alles nicht einfacher?

Ja klar!

Workwise unterstützt dich von Anfang bis Ende im Recruitingprozess. Durch unser Matching-Prinzip bekommst du nur Kandidat:innen, deren Qualifikationen deinen Anforderungen gerecht werden, angezeigt und um Fragen von Kandidat:innen kümmern wir uns. Wir erleichtern also deinen Recruitingprozess und bieten Kandidat:innen den gewünschten persönlichen Kontakt.

<a class="blog_button-primary" href="https://hire.workwise.io/">Probier es doch einfach aus</a>