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Recruiting Prozess: Definition, Phasen und Maßnahmen

Gute und motivierte Mitarbeiter:innen tragen zum Erfolg eines Unternehmens bei, das ist klar und wird auch in Studien immer wieder gezeigt. Doch diese Mitarbeiter:innen zu finden, ist gar nicht so einfach. Mit dem richtigen Recruiting Prozess wird die Mitarbeitersuche jedoch einfacher.

Aber welche verschiedenen Recruiting Maßnahmen gibt es? Und was ist sinnvoll?

Wie du den gesamten Prozess gestaltest und aufbaust, erfährst du hier.

Inhalt

Definition: Was ist ein Recruiting Prozess?

Im Recruiting geht es natürlich um die Personalbeschaffung. Konkret also darum, die Angestellten zu finden, die optimal zu den Stellenanforderungen und zum Unternehmen passen.

Oft werden mit Recruiting Maßnahmen vor allem konkrete Methoden und Instrumente gemeint, also beispielsweise Stellenanzeigen. Genauso kann es sich bei Recruiting Maßnahmen aber auch um grundlegende Konzepte und Prozesse handeln, beispielsweise die Definition der Zielgruppe oder Planung der Candidate Journey.

Personalrecruiting sichert damit den wirtschaftlichen Erfolg eines Unternehmens. Denn nur mit motivierten und gut ausgebildeten Mitarbeiter:innen kann das Unternehmen weiter wachsen. Die Wichtigkeit von passenden Mitarbeiter:innen kann also gar nicht überschätzt werden. Und um die zu bekommen, sollte auch der Recruiting Prozess stimmen.

Recruiting und E-Recruiting

Das Recruiting an sich besteht dabei in der Regel aus verschiedenen Maßnahmen – offline wie online. Daneben gibt es aber auch noch den Zweig des sogenannten E-Recruiting. In diesem Teilbereich wird der komplette Prozess, bis der neue Angestellte im Unternehmen anfängt, digital gestaltet und nachgehalten.

Wie sieht ein Recruiting Prozess aus?

Es ist natürlich klar, dass einiges an Vorarbeit dazu gehört, bis der beste Kandidat oder Kandidatin für die jeweilige Position gefunden ist. Aus diesem Grund sollte der Recruiting Prozess in verschiedene Phasen eingeteilt werden:

  • Analyse der Anforderungen: Bevor Kandidat:innen gesucht werden kann, müssen die Mitarbeiter in der HR-Abteilung wissen, wen sie überhaupt suchen. Daher besteht der erste Schritt darin, ein möglichst genaues Anforderungsprofil zu erstellen. Was müssen Kandidat:innen können? Was sind die Aufgaben, die er zukünftig zu erledigen hat? In welcher Abteilung wird er eingesetzt? An welcher Stelle ist er im Organigramm angesiedelt. Kurzum: In diesem Schritt musst du so viele Informationen wie möglich sammeln. Daher bietet es sich an, mit den jeweiligen Mitarbeiter:innen aus den Abteilungen zu sprechen. Diese können häufig guten Input liefern, worauf im Recruiting Prozess besonders geachtet werden soll.
  • Formulierung der Stellenanzeige: Sind die Informationen da, geht es daran, ein konkretes Stellenangebot zu schreiben. Das ist allerdings gar nicht so einfach, wie es vielleicht zunächst klingt. Die Anzeige muss nämlich sowohl alle wichtigen Punkte beinhalten, darf auf der anderen Seite die Kandidat:innen aber nicht langweilen, weil offensichtliche Dinge erwähnt werden. Wie du die perfekte Stellenanzeige schreibst, kannst du auch bei uns hier nachlesen.
  • Veröffentlichung der Stellenanzeige: In diesem Schritt wird die Stellenanzeige auf verschiedenen Kanälen, wie zum Beispiel der Webseite, Jobbörsen oder in sozialen Netzwerken, veröffentlicht. Die Auswahl der Kanäle hängt von der Zielgruppe ab. Hilfestellung, wie du die richtigen Recruting Kanäle für dich findest, findest du hier.
  • Sichtung der Unterlagen: Wenn die Recruiting Maßnahmen zu einem Erfolg geführt und sich viele Kandidat:innen beworben haben, geht es im nächsten Schritt um die Auswahl der interessantesten Kandidat:innen. In dieser Phase werden daher die Bewerbungsunterlagen der verschiedenen Kandidat:innen gesichtet und sortiert. Dieser Teil des Recruiting Prozesses wird auch als Screening bezeichnet.
  • Auswahl des passenden Kandidaten oder Kandidatin: Mit den aussichtsreichsten Bewerber:innen werden Gespräche geführt oder gar Assessment Center veranstaltet. Auf diese Weise kannst du Bewerber:innen finden, die alle Anforderungen bestmöglich erfüllen.
  • Einstellung der besten Kandidaten: Wer besonders überzeugen konnte, bekommt ein Jobangebot. Hin und wieder kann es in dieser Phase auch zu einer Verhandlung über das Einstiegsgehalt kommen – auch das gehört zum Recruiting Prozess. Sind sich beide Seiten einig, wird der Arbeitsvertrag unterzeichnet.
  • Eingliederung ins Unternehmen: Der Recruiting Prozess ist mit der Unterschrift unter den Arbeitsvertrag natürlich noch nicht abgeschlossen. Damit sich neue Teammitglieder gut integrieren und im Unternehmen wohlfühlen können, muss das Onboarding stimmen. Das soll den Teammitgliedern den Start erleichtern und so dazu beitragen, dass sie möglichst lange im Unternehmen bleiben. Logisch, denn kündigen neue Mitarbeitende noch in der Probezeit, muss der gesamte Recruiting Prozess noch einmal von vorne gestartet werden.

Recruiting Prozess: Beispiele für interne und externe Aktionen

Wie oben bereits angedeutet, lässt sich die konkrete Suche nach passenden Kandidat:innen auf unterschiedliche Weise angehen und strukturieren. Aber auch die Recruiting Maßnahmen an sich lassen sich unterteilen und zwischen internen Recruiting Maßnahmen und externen Recruiting Maßnahmen unterscheiden.

Interne Recruiting Maßnahmen

Bei internen Recruiting Maßnahmen wird die offene Stelle mit bereits bestehenden Mitarbeiter:innen besetzt. Das hat den Vorteil, dass die Kenntnisse und Fähigkeiten des Teammitglieds dem Unternehmen schon bekannt sind. Auf der anderen Seite wird aber eine andere Stelle frei, die unter Umständen dann neu besetzt werden muss.

  • Interne Stellenausschreibung: Dabei wird der passende Kandidat oder Kandidatin zunächst über interne Kanäle gesucht. Zu diesem Zweck wird die Stellenausschreibung zunächst im Intranet, am Schwarzen Brett und/oder dem Mitarbeitermagazin ausgeschrieben. Die Idee dahinter: Mitarbeiter:innen übernehmen zum Teil die Aufgaben der HR-Abteilung. Sie sollen im Freundes- und Bekanntenkreis nach einem neuen Mitarbeiter:innen suchen. Das hat gleich mehrere Vorteile für das Unternehmen: Die Mitarbeiter:innen wissen genau, was neue Kolleg:innen können und leisten müssen. Sie kennen außerdem das Unternehmen und können somit aus erster Hand berichten, wie die tägliche Arbeit abläuft. Außerdem soll die Bindung des neuen Teammitglieds an der Unternehmen gestärkt werden. Denn wer bereits gute Kontakte unter den Kolleg:innen hat, kündigt eben nicht so schnell.
  • Mitarbeiterempfehlungen: Diese Recruiting Maßnahmen gehen in eine ähnliche Richtung wie die bereits angesprochene interne Ausschreibung. Es gibt jedoch einen Unterschied: Die Mitarbeiter:innen werben neue Teammitglieder und bekommen zum Dank eine Prämie. Somit wird der Anreiz für interne Mitarbeiter:innen noch größer, einen geeigneten Bekannten auf das Stellenangebot hinzuweisen.
  • Personalentwicklung: Eine andere Option ist die Weiterentwicklung von Mitarbeiter:innen. Bei dieser Maßnahme gibt es eine ganze Reihe unterschiedlicher Optionen, wie Mitarbeiter:innen für eine andere Stelle qualifiziert werden können. Statt Kandidat:innen also außerhalb des Unternehmens zu suchen, bekommt ein aktuelles Teammitglied die Chance, sich auf einer neuen Position zu beweisen. Unternehmen, die diese Recruiting Maßnahme geschickt einsetzen, können sich über ein motiviertes und produktives Teammitglied freuen und sich Teile des Recruiting Prozesses sparen.
  • Versetzung von Mitarbeiter:innen: Auch diese Maßnahme ist denkbar, wenn die Personallücke kurzfristig geschlossen werden soll. Die Versetzung funktioniert dabei – im Gegensatz zu der Personalentwicklung – ohne Weiterqualifizierung des Teammitglieds. Vielmehr weiß die Personalabteilung, dass der betreffende Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin die Voraussetzungen der offenen Stelle erfüllt – und setzt ihn oder sie kurzerhand dort ein. Allerdings solltest du das niemals ohne die Zustimmung der Betreffenden oder zumindest ohne mit ihnen zu reden, tun. Haben Mitarbeiter:innen nämlich das Gefühl, dass über ihren Kopf hinweg entschieden wurde, kann das schnell zu Frust führen – und das willst du in jedem Fall vermeiden.

Die Recruiting Maßnahmen drei und vier haben den Nachteil, dass dabei keine neuen Mitarbeiter:innen gefunden werden. Soll das Unternehmen aber wachsen, werden vermutlich auch externe Kandidat:innen benötigt. Dafür eignen sich entsprechend externe Recruiting Maßnahmen.

Externe Recruiting Maßnahmen

Wenn außerhalb des Unternehmens nach neuen Beschäftigten gesucht wird, haben die HR-Mitarbeiter ebenfalls mehrere Optionen. Die externen Maßnahmen lassen sich dabei in passive und aktive Recruiting Maßnahmen aufteilen:

Passive Recruiting Maßnahmen:

  • Talentpool: Praktikant:innen, die sich besonders hervorgetan hat oder interessante Bewerber:innen, für den es leider keine passende Stelle gab, gehören in eine Datenbank und schaffen so einen Talentpool, der dir irgendwann sehr nützlich sein kann. Nämlich dann, wenn du neue Mitarbeiter:innen suchst. Anstatt den kompletten Recruiting Prozess von vorne zu durchlaufen, solltest du in dem Pool nachsehen, ob du den passenden Kandidaten oder die passende Kandidatin vielleicht schon kennst.
  • Employer Branding: Unternehmen, die bekannt und beliebt sind, bekommen besonders viele Bewerbungen. Daher gehört zu den passiven Recruiting Maßnahmen, an dem Unternehmensbild zu arbeiten. Oder anders ausgedrückt, Employer Branding zu betreiben. Denn wenn dein Unternehmen besonders spannend ist, wirst du auch auf dem umkämpften Fachkräftemarkt schneller passende Bewerber:innen finden.
  • Netzwerkpflege: Kontakte sind das A und O. Wenn du also gut vernetzt bist, werden dich mit etwas Glück deine Kontakte weiterempfehlen. Aber allein schon die Reichweite, die du durch viele Kontakte aufbauen kannst, solltest du nicht unterschätzen. Wenn du ein Stellenangebot postest, kannst du mit vielen Kontakten exponentiell mehr potenzielle Kandidat:innen erreichen, als mit weniger Kontakten. Ein gutes Netzwerk hat eben eine Menge Vorteile.
  • Initiativbewerbung: Gutes Employer Branding und Netzwerkpflege trägt letzten Endes aber auch dazu bei, dass du mehr Initiativbewerbungen erhältst. Das ist für die HR-Abteilung natürlich besonders erfreulich. Denn Kandidat:innen, die sich ohne konkretes Stellenangebot bei einem Unternehmen bewerben, möchten unbedingt dort arbeiten. Das sind gute Voraussetzungen für eine motivierte und langfristige Zusammenarbeit.

Aktive Recruiting Maßnahmen:

  • Stellenanzeige: Der Klassiker unter den Post and Pray-Recruiting Maßnahmen. In sozialen Netzwerken, Jobbörsen, der eigenen Karriereseite und anderen vielversprechenden Webseiten, wird die Stellenanzeige gepostet. Dann heißt es warten, bis sich die Kandidaten darauf bewerben und die restlichen Phasen des Bewerbungsprozesses beginnen können.
  • Active Sourcing: Beim Active Sourcing wird die Personalabteilung etwas aktiver und sucht nach den passenden Kandidat:innen, statt „nur“ eine Stellenanzeige zu schalten. In der Regel funktioniert das über berufliche Netzwerke wie Xing und LinkedIn am besten, kann aber auch analog auf Karrieremessen oder anderen Veranstaltungen versucht werden.
  • Headhunter: Wenn die eigene HR-Abteilung nicht mehr weiterkommt, kannst du einen Headhunter einschalten. Diese Personen sind darauf spezialisiert, passende Kandidat:innen bei anderen Unternehmen zu finden und abzuwerben. In der Regel eignen sich Headhunter dann, wenn spezialisierte Führungspositionen besetzt werden müssen.

Allgemeine Recruiting Maßnahmen

Wie anfangs erwähnt, gehören auch grundlegende Überlegungen zu den Recruiting Maßnahmen. Dabei solltest du folgende Punkte im Hinterkopf behalten:

  • Zielgruppe definieren: Wenn du weißt, wen du suchst, kannst du die weiteren Maßnahmen anpassen. Daher macht es Sinn, im Vorfeld Candidate Personas zu erstellen. Bist du auf der Suche nach Azubis oder Werkstudent:innen, kannst du dein Jobangebot bei lokalen Bildungseinrichtungen veröffentlichen. Fach- und Führungskräfte findest du gegebenenfalls eher bei der nächsten Fachmesse oder in beruflichen Netzwerken wie LinkedIn.
  • Bewerbungsprozess einfach halten: Geh regelmäßig euren Bewerbungsprozess von vorne bis hinten durch und überlege dabei, was verbessert werden kann. Je einfacher er ist, desto besser für alle Beteiligten. Daher sind zentrale Fragen: Was ist mittlerweile überflüssig geworden? Wer muss beteiligt sein? Was lässt sich automatisieren?
  • Respektvolle Kommunikation: Immer wieder mogeln sich Bewerbungen in dein Postfach statt in euer Bewerbungsportal? Die Bewerber:innen überhäufen dich mit Fragen, ob ihre Bewerbung angekommen ist und wann sie mit einer Antwort rechnen können? Das kann nerven. Wichtig ist, trotzdem freundlich und zeitnah zu antworten. Mit einer respektvollen Kommunikation erinnern sich Bewerber:innen positiv an das Unternehmen – auch bei einer Absage.
  • Vergiss Perfektion: Wir sagen im Titel bewusst „Finde die passenden Mitarbeiter“. „Perfekt“ schränkt die Auswahl auch viel zu sehr ein. Überlege dir, welche Must-haves in der Stelle gefordert sind und denke daran: In Zeiten der Digitalisierung und Automatisierung sind Cultural Fit und der Wille, Neues zu lernen, oft wichtigere Fähigkeiten als detailliertes Fachwissen.
  • Recruiting Prozess an die Zeit anpassen: Bewerber:innen möchten, dass der Bewerbungsprozess schnell und unkompliziert abläuft. Immer mehr Kandidat:innen verwenden ihr Smartphone zur Suche nach einem neuen Job. Mobile Recruiting kann daher helfen, um die Kandidat:innen am richtigen Touchpoint zu erreichen und somit die Bewerberzahl zu erhöhen.

Fazit: Recruiting Prozess vereinfachen und standardisieren

Der Recruiting Prozess spielt eine wichtige Rolle, um freie Stellen zügig und passend zu besetzen. Dabei wird zwischen verschiedenen Phasen unterschieden, die von der Analyse der Anforderungen bis zum Onboarding der neuen Mitarbeiter:innen reichen.

Ein klar definierter Prozess schafft Strukturen, die sowohl dem Unternehmen als auch den Bewerbern helfen. So sind Kandidaten für dich besser vergleichbar – gleichzeitig schätzen sie zeitnahes Feedback und ehrliche Kommunikation.

Workwise unterstützt dich im kompletten Recruiting Prozess und findet die passenden Mitarbeiter:innen für dein Unternehmen. Das Ganze geschieht komplett erfolgsbasiert. Nachdem du uns die Anforderungen an die Stelle mitgeteilt hast, optimieren wir die Stellenanzeige für Suchmaschinen und schalten sie auf den relevantesten unserer über 1.000 Kanäle. So stellen wir sicher, dass dein Jobangebot auch die richtige Zielgruppe anspricht.

Um das Bewerbermanagement zu vereinfachen, findest du alle Bewerbungen in der Bewerberübersicht in deinem Account. Dort kannst du mit dem Kandidat:innen direkt in Kontakt treten, einen Termin vereinbaren und auch im Videochat kennenlernen.

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Veröffentlicht am 25.02.2020, aktualisiert am 04.05.2021

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