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Recruiting-Prozess: Definition, Phasen und Maßnahmen

Gute und motivierte Mitarbeiter:innen tragen zum Erfolg eines Unternehmens bei, das ist klar und wird auch in Studien immer wieder gezeigt. Doch diese Mitarbeiter:innen zu finden, ist gar nicht so einfach. Mit dem richtigen Recruiting-Prozess wird die Mitarbeitersuche jedoch einfacher.

Aber welche verschiedenen Recruiting-Maßnahmen gibt es? Und was ist sinnvoll?

Wie du den gesamten Prozess gestaltest und aufbaust, erfährst du hier.

Inhalt

Definition: Was ist ein Recruiting-Prozess?

Im Recruiting geht es um die Personalbeschaffung. Konkret geht es darum, die Angestellten zu finden, die optimal zu den Stellenanforderungen und zum Unternehmen passen.

Grundsätzlich hat der Recruiting-Prozess verschiedene Phasen: die Ansprache der Kandidat:innen, die Auswahl und letztendlich die Einstellung. Mit Recruiting-Maßnahmen werden vor allem konkrete Methoden und Instrumente gemeint, also beispielsweise Stellenanzeigen. Genauso kann es sich bei Recruiting-Maßnahmen aber auch um grundlegende Konzepte und Prozesse handeln, beispielsweise die Definition der Zielgruppe oder Planung der Candidate Journey.

Nur mit den richtigen Mitarbeiter:innen kann das Unternehmen weiter wachsen. Und um diese zu bekommen, sollte auch der Recruiting-Prozess stimmen. Außerdem sind die Kosten und der personelle Aufwand bei einem optimierten Recruiting-Prozess so gering wie möglich.

Recruiting oder E-Recruiting?

Das Recruiting besteht in der Regel aus verschiedenen Maßnahmen – offline und online. Daneben gibt es aber auch noch das sogenannte E-Recruiting. In diesem Teilbereich wird der komplette Prozess, bis der neue Angestellte im Unternehmen anfängt, digital gestaltet. Online-Jobbörsen, Social Media und Bewerbermanagementsysteme sind dabei ein Muss.

Finde heraus, auf was du beim Online-Recruiting achten musst und wie es funktioniert.

Recruiting-Prozess: Der typische Ablauf

Bis der passende Kandidat oder die passende Kandidatin gefunden ist, müssen einige Phasen der Personalbeschaffung durchlaufen werden. Der Recruiting-Prozess besteht in der Regel aus mehreren Phasen: Die Anforderungsanalyse, die Formulierung und Veröffentlichung der Stellenanzeige, die Sichtung der Unterlagen und danach die Auswahl, Einstellung und das Onboarding des neuen Teammitglieds.

1. Analyse der Anforderungen: Bevor Kandidat:innen gesucht werden können, müssen die Mitarbeiter:innen in der HR-Abteilung wissen, wen sie überhaupt suchen. Daher besteht der erste Schritt darin, ein möglichst genaues Anforderungsprofil zu erstellen. Was müssen Kandidat:innen können? Was sind die Aufgaben, die zukünftig zu erledigen sind? In welcher Abteilung wird die neue Arbeitskraft eingesetzt? Kurz: In diesem Schritt musst du so viele Informationen wie möglich sammeln. Daher bietet es sich an, mit den jeweiligen Mitarbeiter:innen aus den Abteilungen zu sprechen. Diese wissen am besten, was Bewerber:innen können sollten.

2. Formulierung der Stellenanzeige: Sind die Informationen da, geht es daran, ein konkretes Stellenangebot zu schreiben. Das ist allerdings gar nicht so einfach, wie es vielleicht zunächst klingt. Die Anzeige muss nämlich sowohl alle wichtigen Punkte beinhalten, darf auf der anderen Seite die Kandidat:innen aber nicht langweilen, weil offensichtliche Dinge erwähnt werden. Wie du die perfekte Stellenanzeige schreibst, kannst du auch bei uns hier nachlesen.

3. Veröffentlichung der Stellenanzeige: In diesem Schritt wird die Stellenanzeige auf verschiedenen Kanälen, zum Beispiel der Webseite, Jobbörsen oder in sozialen Netzwerken, veröffentlicht. Die Auswahl der Kanäle hängt von der Zielgruppe ab. Hilfestellung, wie du die richtigen Recruting-Kanäle für dich findest, findest du hier.

4. Sichtung der Unterlagen: Wenn die Recruiting-Maßnahmen erfolgreich waren und sich viele Kandidat:innen beworben haben, geht es im nächsten Schritt um die Auswahl der interessantesten Kandidat:innen. In dieser Phase werden daher die Bewerbungsunterlagen der verschiedenen Kandidat:innen gesichtet und sortiert. Dieser Teil des Recruiting-Prozesses wird auch als Screening bezeichnet. Tipp: Ein Bewerbermanagementsystem kann dir dabei helfen, den Überblick über deine Bewerbungen zu halten.

5. Auswahl der Kandidat:innen: Mit den aussichtsreichsten Bewerber:innen werden Gespräche geführt, Probetage oder Assessment Center veranstaltet. Auf diese Weise kannst du Bewerber:innen finden, die alle Anforderungen bestmöglich erfüllen.

6. Einstellung der besten Kandidat:innen: Wer besonders überzeugen konnte, bekommt ein Jobangebot. Hin und wieder kann es in dieser Phase auch zu einer Verhandlung über das Einstiegsgehalt kommen – auch das gehört zum Recruiting-Prozess. Sind sich beide Seiten einig, wird der Arbeitsvertrag unterzeichnet.

Alles was du wissen solltest, bevor du ein neues Teammitglied einstellst findest du hier: Mitarbeiter:innen einstellen und anmelden: Kosten und Checkliste

7. Eingliederung ins Unternehmen: Der Recruiting-Prozess ist mit der Unterschrift unter den Arbeitsvertrag natürlich noch nicht abgeschlossen. Damit sich neue Teammitglieder gut integrieren und im Unternehmen wohlfühlen können, muss das Onboarding stimmen. Das soll den Teammitgliedern den Start erleichtern und so dazu beitragen, dass sie möglichst lange im Unternehmen bleiben. Logisch, denn kündigen neue Mitarbeitende noch in der Probezeit, muss der gesamte Recruiting-Prozess noch einmal von vorne gestartet werden.

Interne Recruiting-Maßnahmen

Bei internen Recruiting-Maßnahmen wird die offene Stelle mit bereits beschäftigten Mitarbeiter:innen besetzt. Das hat den Vorteil, dass die Kenntnisse und Fähigkeiten des Teammitglieds dem Unternehmen schon bekannt sind. Auf der anderen Seite wird aber eine andere Stelle frei, die unter Umständen neu besetzt werden muss.

Interne Stellenausschreibung

Talente werden hier zunächst über interne Kanäle gesucht. Zu diesem Zweck wird die Stellenausschreibung im Intranet und am Schwarzen Brett ausgeschrieben. Der Vorteil: Du hast keine hohen Kosten, da du die Stellenbeschreibung nicht auf Jobbörsen veröffentlichen musst. Vielleicht findet sich in deinem Unternehmen schon die perfekte Besetzung? Als Alternative können Mitarbeiter:innen die Jobbeschreibung an Bekannte weitergeben und so weitere mögliche Kandidat:innen ansprechen.

Mitarbeiterempfehlungen

Diese Recruiting-Maßnahmen geht in eine ähnliche Richtung wie die bereits angesprochene interne Ausschreibung. Es gibt jedoch einen Unterschied: Die Mitarbeiter:innen werben neue Teammitglieder und bekommen zum Dank eine Prämie. Somit wird der Anreiz für interne Mitarbeiter:innen noch größer, geeignete Bekannte auf das Stellenangebot hinzuweisen.

Personalentwicklung

Eine andere Option ist die Weiterentwicklung von Mitarbeiter:innen. Bei dieser Maßnahme gibt es eine ganze Reihe unterschiedlicher Optionen, wie Mitarbeiter:innen für eine andere Stelle qualifiziert werden können. Statt Kandidat:innen also außerhalb des Unternehmens zu suchen, bekommt ein aktuelles Teammitglied die Chance, sich auf einer neuen Position zu beweisen.

Unternehmen, die diese Recruiting-Maßnahme geschickt einsetzen, können sich über ein motiviertes und produktives Teammitglied freuen und sich Teile des Recruiting-Prozesses sparen. Wie das funktioniert? Zum Beispiel durch Job Enrichment.

Versetzung von Mitarbeiter:innen

Auch diese Maßnahme ist denkbar, wenn die Personallücke kurzfristig geschlossen werden soll. Die Versetzung funktioniert dabei – im Gegensatz zu der Personalentwicklung – ohne Weiterqualifizierung des Teammitglieds. Vielmehr weiß die Personalabteilung, dass der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin die Voraussetzungen der offenen Stelle erfüllt und setzt ihn oder sie kurzerhand dort ein. Allerdings solltest du das niemals ohne die Zustimmung der Betreffenden oder zumindest ohne mit ihnen zu reden, tun. Haben Mitarbeiter:innen nämlich das Gefühl, dass über ihren Kopf hinweg entschieden wurde, kann das schnell zu Frust führen – und das willst du in jedem Fall vermeiden.

Externe Recruiting-Maßnahmen

Einige der bisher genannten Recruiting-Maßnahmen haben den Nachteil, dass dabei keine neuen Mitarbeiter:innen gefunden werden. Soll das Unternehmen aber wachsen, werden vermutlich auch externe Kandidat:innen benötigt. Das heißt: Es muss außerhalb des Unternehmens gesucht werden. Dafür eignen sich entsprechend externe Recruiting-Maßnahmen.

Talentpool

Praktikant:innen, die sich besonders hervorgetan haben oder interessante Bewerber:innen, für die es leider keine passende Stelle gab, können in einer Datenbank gespeichert werden. So schaffst du deinen persönlichen Talentpool, der irgendwann sehr nützlich sein kann. Nämlich dann, wenn du weitere Mitarbeiter:innen suchst. Anstatt den kompletten Recruiting-Prozess von vorne zu durchlaufen, kannst du in dem Pool nachsehen, ob du den passenden Kandidaten oder die passende Kandidatin schon kennst.

Employer Branding

Employer Branding bedeutet nicht aktiv nach Mitarbeiter:innen zu suchen, sondern an dem Unternehmensbild zu arbeiten. Unternehmen, die bekannt und beliebt sind, bekommen mehr Bewerbungen. Versuche deshalb, Jobsuchende mit deiner Unternehmenskultur oder Benefits in deinem Unternehmen zu überzeugen.

Netzwerkpflege

Kontakte sind das A und O. Wenn du gut vernetzt bist, werden dich mit etwas Glück deine Kontakte weiterempfehlen. Die Reichweite, die du durch viele Kontakte aufbauen kannst, solltest du nicht unterschätzen. Wenn du ein Stellenangebot zum Beispiel auf deinem Social Media Account postest, kannst du so eine Menge potenzielle Kandidat:innen erreichen. Finden sich in deinem Netzwerk Führungspersönlichkeiten und andere gut vernetzte Personen, kannst du zusätzlich deren Netzwerk nutzen, um mögliche Arbeitskräfte zu finden.

Initiativbewerbung

Gutes Employer Branding und Netzwerkpflege trägt letzten Endes auch dazu bei, dass du mehr Initiativbewerbungen erhältst. Das ist für die HR-Abteilung natürlich besonders erfreulich. Kandidat:innen, die sich ohne konkretes Stellenangebot bei einem Unternehmen bewerben, passen sehr wahrscheinlich gut zu der Unternehmenskultur. Denn diese haben sich nicht für eine Jobbeschreibung begeistert, sondern für dein Unternehmen. Das sind gute Voraussetzungen für eine motivierte und langfristige Zusammenarbeit.

Stellenanzeige

Der Klassiker unter den Post and Pray-Recruiting-Maßnahmen. In sozialen Netzwerken, Jobbörsen, der eigenen Karriereseite und anderen vielversprechenden Webseiten, wird die Stellenanzeige gepostet. Dann heißt es warten, bis sich die Kandidaten darauf bewerben und die restlichen Phasen des Bewerbungsprozesses beginnen können.

Active Sourcing

Beim Active Sourcing wird die Personalabteilung etwas aktiver und sucht nach den passenden Kandidat:innen, statt nur eine Stellenanzeige zu schalten. In der Regel funktioniert das über berufliche Netzwerke wie Xing und LinkedIn am besten, kann aber auch analog auf Karrieremessen oder anderen Veranstaltungen versucht werden.

Headhunter

Wenn die eigene HR-Abteilung nicht mehr weiterkommt, kannst du einen Headhunter einschalten. Diese Personen sind darauf spezialisiert, passende Kandidat:innen bei anderen Unternehmen zu finden und abzuwerben. In der Regel eignen sich Headhunter dann, wenn spezialisierte Führungspositionen besetzt werden müssen.

Überblick: Die wichtigsten Recruiting Kanäle

Nicht jeder Kanal passt zu jedem Unternehmen und jeder Situation. Erfahre hier, welche Recruiting-Kanäle es noch gibt und wie du herausfindest, ob sie zu dir passen.

Tipps für erfolgreiche Recruiting-Maßnahmen

Zielgruppe definieren: Je nachdem welche Position du besetzen willst, ist nicht jede Recruiting-Maßnahme ist sinnvoll. Wenn du weißt, wen du suchst, kannst du die weiteren Maßnahmen anpassen. Daher macht es Sinn, im Vorfeld Candidate Personas zu erstellen. Bist du auf der Suche nach Azubis oder Werkstudent:innen, kannst du dein Jobangebot bei lokalen Bildungseinrichtungen veröffentlichen. Fach- und Führungskräfte findest du gegebenenfalls eher bei der nächsten Fachmesse oder in beruflichen Netzwerken wie LinkedIn.

Bewerbungsprozess einfach halten: Geh regelmäßig euren Bewerbungsprozess von vorne bis hinten durch und überlege dabei, was verbessert werden kann. Je einfacher er ist, desto besser für alle Beteiligten. Daher sind zentrale Fragen: Was ist mittlerweile überflüssig geworden? Wer muss beteiligt sein? Was lässt sich automatisieren?

Schnelle und transparente Kommunikation: Immer wieder mogeln sich Bewerbungen in dein Postfach statt in euer Bewerbungsportal? Die Bewerber:innen überhäufen dich mit Fragen, ob ihre Bewerbung angekommen ist und wann sie mit einer Antwort rechnen können? Das Wichtigste: Antworte freundlich und vor allem zeitnah. Am besten du hälst deine Bewerber:innen immer auf dem Laufenden, sodass diese alle erforderlichen Informationen für die nächsten Schritte haben. Mit einer respektvollen und transparenten Kommunikation erinnern sich Bewerber:innen positiv an das Unternehmen – auch bei einer Absage.

Vergiss Perfektion: „Perfekt“ schränkt die Auswahl viel zu sehr ein. Überlege dir, welche Must-haves in der Stelle gefordert sind und denke daran: In Zeiten der Digitalisierung und Automatisierung sind Cultural Fit und der Wille, Neues zu lernen, oft wichtigere Fähigkeiten als detailliertes Fachwissen.

Recruiting-Prozess an die Zeit anpassen: Bewerber:innen möchten, dass der Bewerbungsprozess schnell und unkompliziert abläuft. Immer mehr Kandidat:innen verwenden ihr Smartphone zur Suche nach einem neuen Job. Laut einer Studie der Uni Bamberg bewerben sich mehr als ein Viertel der Kandidat:innen häufig über ihr Smartphone. Mobile Recruiting kann daher helfen, um die Kandidat:innen am richtigen Touchpoint zu erreichen und somit die Bewerberzahl zu erhöhen.

Fazit: HR-Prozesse vereinfachen und standardisieren

Der Recruiting-Prozess spielt eine wichtige Rolle, um freie Stellen zügig und passend zu besetzen. Dabei wird zwischen verschiedenen Phasen unterschieden, die von der Analyse der Anforderungen bis zum Onboarding der neuen Mitarbeiter:innen reichen.

Ein klar definierter Prozess schafft Strukturen, die sowohl dem Unternehmen als auch den Bewerber:innen helfen.

Workwise unterstützt dich im kompletten Recruiting-Prozess und findet die passenden Mitarbeiter:innen für dein Unternehmen. Das Ganze geschieht komplett erfolgsbasiert. Nachdem du uns die Anforderungen an die Stelle mitgeteilt hast, optimieren wir die Stellenanzeige für Suchmaschinen und schalten sie auf den relevantesten unserer Kanäle. So stellen wir sicher, dass dein Jobangebot auch die richtige Zielgruppe anspricht.

Um das Bewerbermanagement zu vereinfachen, findest du alle Bewerbungen in der Bewerberübersicht in deinem Account. Dort kannst du mit dem Kandidat:innen direkt in Kontakt treten, einen Termin vereinbaren und auch im Videochat kennenlernen.

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Veröffentlicht am 25.02.2020, aktualisiert am 14.01.2022

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