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Recruiting-Prozess: Definition, Phasen und Optimierung

Gute und motivierte Mitarbeiter:innen tragen maßgeblich zum Erfolg eines Unternehmens bei. Doch diese Mitarbeiter:innen zu finden, ist gar nicht so einfach. Mit dem richtigen Recruiting-Prozess wird die Mitarbeitersuche allerdings einfacher.

Wie du einen effizienten Recruiting-Prozess gestaltest und aufbaust, erfährst du hier.

Inhalt

Definition: Was ist ein Recruiting-Prozess?

Im Recruiting geht es um die Personalbeschaffung. Die Aufgabe der Recruiter:innen ist es, eine freie Position mit genau den Menschen zu füllen, die optimal zum Unternehmen passen.

Doch was genau passiert zwischen dem neu entstandenen Personalbedarf und der erfolgreichen Einstellung eines neuen Teammitglieds? Grundsätzlich unterteilt sich dieser Recruiting-Prozess in verschiedene Phasen: die Ansprache der Kandidat:innen, die Auswahl und letztendlich die Einstellung.

In jeder Phase des Recruiting-Prozesses können unterschiedliche Recruiting-Maßnahmen eingesetzt werden, um möglichst viele geeignete Bewerber:innen zu konvertieren. Das bedeutet, aus Interessent:innen, die sich die Karriereseite angesehen haben, werden beispielsweise aktive Bewerber:innen, die ihre Daten in das BewerbungsformularT eintragen.

Du möchtest genau wissen, wie du Bewerber:innen konvertiert? Dann solltest du dich mit dem Recruiting-Funnel auseinandersetzen.

Nur mit den richtigen Mitarbeiter:innen kann ein Unternehmen weiter wachsen. Und um diese erfolgreich einzustellen, muss auch der Recruiting-Prozess stimmen und eine positive andidate Journey bieten.

Außerdem kannst du dir die einzelnen Schritte des Recruiting-Prozesses genauer anschauen, um herauszufinden, an welchen Stellen du Zeit und Kosten sparen kannst.

Wie läuft der Recruiting-Prozess ab?

Bis der passende Kandidat oder die passende Kandidatin gefunden ist, durchläuft der Recruiting-Prozess 7 Phasen. Dabei stellt jeder Schritt die Recruiter:innen vor andere Herausforderungen. Damit du dich besser orientieren kannst und genau weißt, worauf du in den einzelnen Phasen des Recruiting-Prozesses achten solltest, haben wir hier eine Übersicht erstellt:

  1. Analyse der Anforderungen: Bevor Kandidat:innen gesucht werden können, müssen die Mitarbeiter:innen in der HR-Abteilung wissen, wen sie überhaupt suchen. Daher besteht der erste Schritt darin, ein Anforderungsprofil zu erstellen. Was müssen Kandidat:innen können? Was sind die Aufgaben, die zukünftig zu erledigen sind? In welcher Abteilung wird die neue Arbeitskraft eingesetzt? Kurz: In diesem Schritt musst du so viele Informationen wie möglich sammeln. Daher bietet es sich an, mit den jeweiligen Mitarbeiter:innen aus den Abteilungen zu sprechen. Diese wissen am besten, was die Bewerber:innen können sollten.
  2. Formulierung der Stellenanzeige: Sind die Informationen da, geht es daran, ein konkretes Stellenangebot zu schreiben. Es ist allerdings gar nicht so einfach, eine perfekte Stellenanzeige zu verfassen. Die Stellenbeschreibung muss beispielsweise zwar alle wichtigen Informationen beinhalten, darf dabei aber nicht zu überladen wirken – denn das schreckt potenzielle Bewerber:innen ab.
  3. Veröffentlichung der Stellenanzeige: In diesem Schritt wird die Stellenanzeige auf verschiedenen Kanälen, zum Beispiel der Unternehmenswebseite, Jobbörsen oder in sozialen Netzwerken, veröffentlicht. Die Auswahl der Recruiting-Kanäle hängt von deiner Zielgruppe ab. Du solltest bei diesem Schritt auch das Recruiting-Budget im Auge behalten. Möchtest du viele verschiedene Jobbörsen zur gleichen Zeit nutzen, kannst du auf Multiposting zurückgreifen und so Kosten sparen.
  4. Sichtung der Unterlagen: Wenn die Recruiting-Maßnahmen erfolgreich waren und du viele Kandidat:innen erreichen konntest, geht es im nächsten Schritt um die Auswahl der interessantesten Kandidat:innen. In dieser Phase des Recruiting-Prozesses werden daher die Bewerbungsunterlagen der verschiedenen Kandidat:innen gesichtet und sortiert. Dieser Teil des Recruiting-Prozesses wird auch als Screening bezeichnet. Tipp: Ein Bewerbermanagementsystem kann dir dabei helfen, den Überblick über deine Bewerbungen zu behalten.
  5. Auswahl der Kandidat:innen: Hast du die vielversprechendsten Bewerber:innen identifiziert, lädst du sie zu einem Vorstellungsgespräch ein. Je nachdem wie viele Mitarbeiter:innen zum Hiring Team gehören, besteht diese Phase aus mehreren Schritten. Vielleicht folgt in deinem Unternehmen auf das erste Bewerbungsgespräch ein zweites, fachliches Interview oder ein Probetag. Wenn du sehr viele Bewerbungen erhältst, kann es hilfreich sein, ein Assessment Center zu veranstalten.
  6. Einstellung der besten Kandidat:innen: Wer besonders überzeugen konnte, bekommt ein Jobangebot. Hin und wieder kann es in dieser Phase auch zu einer Verhandlung über das Einstiegsgehalt kommen – auch das gehört zum Recruiting-Prozess. Sind sich beide Seiten einig, wird der Arbeitsvertrag unterzeichnet.
  7. Eingliederung ins Unternehmen: Der Recruiting-Prozess ist mit der Unterschrift unter den Arbeitsvertrag natürlich noch nicht abgeschlossen. Damit sich neue Teammitglieder gut integrieren und im Unternehmen wohlfühlen können, muss das Onboarding stimmen. Das soll den Teammitgliedern den Start erleichtern und so dazu beitragen, dass sie möglichst lange im Unternehmen bleiben. Logisch, denn kündigen neue Mitarbeitende noch in der Probezeit, muss der gesamte Recruiting-Prozess noch einmal von vorne gestartet werden.
Alles was du wissen solltest, bevor du ein neues Teammitglied einstellst findest du hier: Mitarbeiter:innen einstellen und anmelden: Kosten und Checkliste

Der interne Recruiting-Prozess

In manchen Fällen ist es sinnvoller, freie Positionen mit bestehenden Mitarbeiter:innen zu besetzen, anstatt neue Kolleg:innen einzustellen. Wenn du beispielsweise eine Führungsposition oder eine fachlich sehr anspruchsvolle Stelle besetzen möchtest, kann der Recruiting-Prozess sehr langwierig ausfallen. Nutzt du stattdessen Upskilling, um bestehende Mitarbeiter:innen zu befähigen, die neue Position zu füllen, kommst du eventuell schneller ans Ziel. Du solltest allerdings bedenken, dass dann die ehemalige Stelle des betreffenden Mitarbeiters oder der Mitarbeiterin neu besetzt werden muss.

Der interne Recruiting-Prozess ähnelt zwar dem Ablauf des normalen Vorgehens, aber ein paar Besonderheiten gibt es durchaus zu beachten:

  1. Definition der Anforderungen: Zu Beginn des internen Recruiting-Prozesses müssen die Anforderungen an die ausgeschriebene Stelle analysiert werden – nicht anders als bei dem externen Recruiting-Prozess. Vielleicht fällt dir oder deinen Kolleg:innen in der Fachabteilung auch gleich ein:e Mitarbeiter:in ein, der oder die gut zu diesem Anforderungsprofil passt. Falls nicht, muss auch hier eine Stellenausschreibung vorbereitet werden.
  2. Interne Stellenausschreibung: Im Gegensatz zum externen Recruiting-Prozess muss die Stellenausschreibung nicht auf verschiedenen Jobbörsen oder anderen Recruiting-Kanälen verbreitet werden. Es genügt, das Jobangebot zum Beispiel im Intranet oder am schwarzen Brett des Unternehmens zu platzieren. Der Vorteil: Die Kosten fallen wesentlich geringer aus und gleichzeitig erhältst du nur Bewerbungen von Kandidat:innen, die erwiesenermaßen zum Unternehmen passen. Vielleicht findet sich in deinem Unternehmen schon die perfekte Besetzung? Als Alternative können Mitarbeiter:innen die Jobbeschreibung an Bekannte weitergeben und so weitere mögliche Kandidat:innen ansprechen.
  3. Mitarbeiterempfehlungen: Finden sich unter den Beschäftigten keine passenden Kandidat:innen für die offene Stelle oder möchtest du den Pool an Bewerber:innen vergrößern, kannst du die Mitarbeiter:innen animieren, die Stelle ihrem Bekanntenkreis vorzuschlagen. Um den Angestellten einen größeren Anreiz zu bieten, selbst neue Mitarbeiter:innen zu werben, kannst du ihnen zum Dank eine Prämie geben.
  4. Personalentwicklung: Hast du unter den bestehenden Mitarbeiter:innen ein:e Kandidat:in gefunden, die gut zu der ausgeschriebenen Stelle passt, musst du sicherstellen, dass die Person auf ihre neue Position vorbereitet wird. Je nachdem ob es sich um eine seniorigere Stelle oder eine Position handelt, die spezielle Skills voraussetzt, solltest du den Mitarbeiter:innen die nötigen Weiterbildungsmöglichkeiten bieten. Du solltest die Entwicklungsziele mit den betreffenden Mitarbeiter:innen absprechen und gemeinsam mit ihnen einen Plan aufstellen, um diese Ziele zu erreichen.
  5. Versetzung von Mitarbeiter:innen: Auch die Versetzung von Mitarbeiter:innen kann Teil des internen Recruiting-Prozesses sein. Dies ist eine gute Methode, um eine Personallücke kurzfristig zu schließen. Die Versetzung funktioniert dabei – im Gegensatz zu der Personalentwicklung – ohne Weiterqualifizierung des Teammitglieds. Vielmehr weiß die Personalabteilung, dass der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin die Voraussetzungen der offenen Stelle erfüllt und setzt ihn oder sie kurzerhand dort ein. Allerdings solltest du das niemals ohne die Zustimmung der Betreffenden oder zumindest ohne mit ihnen zu reden, tun.
Wie bereitest du eine:n Mitarbeiter:in auf eine höhere Position vor? Eine Möglichkeit besteht darin, nach dem Prinzip von Job Enrichment vorzugehen.

E-Recruiting: Der digitale Recruiting-Prozess

Das Recruiting besteht in der Regel aus verschiedenen Maßnahmen – offline und online. Daneben gibt es aber auch noch das sogenannte E-Recruiting. In diesem Teilbereich wird der komplette Recruiting-Prozess, bis das neue Teammitglied im Unternehmen anfängt, digital gestaltet. Viele Unternehmen setzen auf digitale Tools, um den Recruiting-Prozess zu optimieren und die Personalsuche effizienter zu gestalten:

Finde heraus, auf was du beim Online-Recruiting achten musst und wie es funktioniert.
  1. Veröffentlichung von Stellenanzeigen: Beim digitalen Recruiting-Prozess werden die Stellenanzeigen auf verschiedenen Online-Jobbörsen verteilt. Auch Social Media Recruiting ist eine bewährte Methode, um online Bewerber:innen zu finden.
  2. Active Sourcing: Die direkte Ansprache passender Kandidat:innen wird durch Online-Recruiting stark vereinfacht. Über soziale Netzwerke, wie zum Beispiel Linkedin oder Xing, kannst du wichtige Informationen zu den potenziellen Kandidat:innen einsehen und sie unkompliziert kontaktieren.
  3. Verwaltung: Auch beim Sortieren der eingehenden Bewerbungsunterlagen kannst du neue Technologien zu Hilfe nehmen. Du kannst beispielsweise CV Parsing anwenden, um die Lebensläufe automatisch nach bestimmten Filtern zu sortieren.
  4. Kommunikation: Für einen digitalen Recruiting-Prozess benötigst du die passenden Tools und Softwarelösungen. Ein Bewerbermanagementsystem ist beispielsweise gut geeignet, um schnell und effizient mit den Bewerber:innen zu kommunizieren und Termine zu vereinbaren.
  5. Verträge: Wenn du der oder dem Kandidat:in am Ende des Recruiting-Prozesses ein Jobangebot machst, müssen die Kandidat:innen für die Vertragsunterzeichnung nicht unbedingt ins Büro kommen. Ihr könnt stattdessen digitale Tools wie Adobe Sign nutzen, um rechtsgültige Unterschriften zu leisten – egal wo ihr euch aufhaltet.

Tipps für einen erfolgreichen Recruiting-Prozess

Zielgruppe definieren: Je nachdem welche Position du besetzen willst, ist nicht jede Recruiting-Maßnahme ist sinnvoll. Wenn du weißt, wen du suchst, kannst du die weiteren Maßnahmen anpassen. Daher macht es Sinn, im Vorfeld Candidate Personas zu erstellen. Bist du auf der Suche nach Azubis oder Werkstudent:innen, kannst du dein Jobangebot bei lokalen Bildungseinrichtungen veröffentlichen. Fach- und Führungskräfte findest du gegebenenfalls eher bei der nächsten Fachmesse oder in beruflichen Netzwerken wie LinkedIn.

Recruiting-Prozess einfach halten: Geh regelmäßig euren Bewerbungsprozess von vorne bis hinten durch und überlege dabei, was verbessert werden kann. Je einfacher er ist, desto besser für alle Beteiligten. Daher sind zentrale Fragen: Was ist mittlerweile überflüssig geworden? Wer muss beteiligt sein? Was lässt sich automatisieren?

Schnelle und transparente Kommunikation: Immer wieder mogeln sich Bewerbungen in dein Postfach statt in euer Bewerbungsportal? Die Bewerber:innen überhäufen dich mit Fragen, ob ihre Bewerbung angekommen ist und wann sie mit einer Antwort rechnen können? Das Wichtigste: Antworte freundlich und vor allem zeitnah. Am besten du hälst deine Bewerber:innen immer auf dem Laufenden, sodass diese alle erforderlichen Informationen für die nächsten Schritte haben. Mit einer respektvollen und transparenten Kommunikation erinnern sich Bewerber:innen positiv an das Unternehmen – auch bei einer Absage.

Vergiss Perfektion: „Perfekt“ schränkt die Auswahl viel zu sehr ein. Überlege dir, welche Must-haves in der Stelle gefordert sind und denke daran: In Zeiten der Digitalisierung und Automatisierung sind Cultural Fit und der Wille, Neues zu lernen, oft wichtigere Fähigkeiten als detailliertes Fachwissen.

Recruiting-Prozess an die Zeit anpassen: Bewerber:innen möchten, dass der Bewerbungsprozess schnell und unkompliziert abläuft. Immer mehr Kandidat:innen verwenden ihr Smartphone zur Suche nach einem neuen Job. Laut einer Studie der Uni Bamberg bewerben sich mehr als ein Viertel der Kandidat:innen häufig über ihr Smartphone. Mobile Recruiting kann daher helfen, um die Kandidat:innen am richtigen Touchpoint zu erreichen und somit die Bewerberzahl zu erhöhen.

Den Recruiting-Prozess optimieren

Der Recruiting-Prozess spielt eine wichtige Rolle, um freie Stellen zügig und passend zu besetzen. Dabei wird zwischen verschiedenen Phasen unterschieden, die von der Analyse der Anforderungen bis zum Onboarding der neuen Mitarbeiter:innen reichen.

Ein klar definierter Prozess schafft Strukturen, die sowohl dem Unternehmen als auch den Bewerber:innen helfen. Die Aufteilung des Recruiting-Prozesses in seine einzelnen Phasen hilft dir außerdem dabei, schnell zu identifizieren, wo es noch Optimierungspotenzial gibt.

Wenn du deinen Recruiting-Prozess effizienter gestalten möchtest, lohnt sich oftmals der Einsatz digitaler Tools. Das kostenlose Bewerbermanagementsystem von Workwise ermöglicht dir beispielsweise, alle deine Bewerbungen an einem Ort zu verwalten und nach deinen Kriterien zu filtern. Entdecke jetzt diese und viele weitere Funktionen des Bewerbermanagementsystems von Workwise.

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FAQ: Die wichtigsten Fragen zum Recruiting-Prozess

Wie lange dauert ein Recruiting-Prozess?

Der Recruiting-Prozess umfasst in der Regel mehrere Wochen. Die Länge des Recruiting-Prozesses wird allerdings von verschiedenen Faktoren beeinflusst. Je nachdem, wie speziell die Anforderungen an die Position sind, welche Recruiting-Kanäle du verwendest oder wie bekannt dein Unternehmen ist, kann der Recruiting-Prozess auch länger oder kürzer ausfallen.

Grundsätzlich solltest du versuchen, den Recruiting-Prozess so kurz wie möglich zu halten. Denn eine unbesetzte Stelle verursacht für ein Unternehmen teils hohe Opportunitätskosten.

Was kostet der Recruiting-Prozess?

Die Kosten, die über den Recruiting-Prozess anfallen, hängen davon ab, wie schwierig es ist, geeignete Kandidat:innen zu erreichen. Um die Kosten für die Besetzung einer Stelle zu ermitteln, musst du die internen und die externen Kosten zusammenzählen.

Zu den internen Recruiting-Kosten zählen:

  • Personalkosten
  • interne Weiterbildungen
  • internes Employer Branding

Zu den externen Kosten zählen:

  • Schaltung von Stellenanzeigen
  • Kosten für Software und Tools
  • externe Services wie zum Beispiel Headhunting

Was macht einen guten Recruiting-Prozess aus?

Ein erfolgreicher Recruiting-Prozess ermöglicht dir, für eine freie Position verlässlich und effizient einen passenden Bewerber oder eine passende Bewerberin zu finden. Er folgt einer klaren Struktur, die planbar und datengetrieben ist.

Ein guter Recruiting-Prozess kommt außerdem den Bedürfnissen der Bewerber:innen entgegen und bietet ihnen eine positive Candidate Experience.

Veröffentlicht am 25.11.2021, aktualisiert am 30.09.2022

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