Ausgabenmanagement: Ein guter Überblick ist entscheidend

In Unternehmen fallen täglich Ausgaben an, die nicht nur bezahlt, sondern auch ordnungsgemäß verbucht werden müssen. Ein gut organisiertes, automatisiertes Ausgabenmanagement sorgt für einen Überblick über sämtliche Geschäftsausgaben in Echtzeit und liefert damit die Grundlage für unternehmerische Entscheidungen.

Das Thema Ausgabenmanagement ist somit für nahezu alle Abteilungen im Unternehmen relevant – insbesondere auch für den HR-Bereich. Alles, was du über Ausgabenmanagement und passende Tools dafür wissen musst, erklärt dir unser Gastautor Oliver Staub von der Business-Banking-Plattform Penta in diesem Beitrag.

<div class="blog_primary-box"><p><strong>Achtung:</strong> Penta wurde im Herbst 2022 von dem französischen Banking-Startup Quonto übernommen, um unter diesem Namen die führende Finanzlösung für Europa zu bilden. Deswegen haben wir die Verlinkungen in diesem Artikel angepasst.</p></div><hr class="blog_horizontal-ruler"/>

Ein Gastbeitrag von Oliver Staub<hr class="blog_horizontal-ruler"/>

Was bedeutet Ausgabenmanagement?

Das Managen von Geschäftsausgaben ist eine der anspruchsvollsten Aufgaben in Unternehmen:

• Welche Waren, Rohstoffe oder Materialien kauft man wo ein?
• Passt eine Ausgabe ins Budget?
• Wie zahlt man seine Rechnungen?
• Wie rechnet man die unterschiedlichen Ausgaben ab?
• Wie geht man mit den Belegen um?
• Wie sieht es aktuell mit den Finanzen des Unternehmens aus?

Um hier den Überblick zu behalten, müssen alle Ausgaben, die ein Unternehmen tätigt, sauber dokumentiert werden. Zum einen spielt hier die Nachvollziehbarkeit eine Rolle. Am Ende eines Geschäftsjahres muss jede Ausgabe im Rahmen der Steuererklärung belegt werden. Aber nicht nur die Frage, wie viel Geld von wem zu welchem Zweck ausgegeben wurde, ist hier relevant. Beim Ausgabenmanagement geht es auch darum, zu analysieren, ob Ausgaben sich auch tatsächlich lohnen, ob Gelder gewinnbringend eingesetzt wurden und wo ein Unternehmen vielleicht noch Kosten einsparen kann.

<div class="blog_primary-box"><p>Kurz: Das Ausgabenmanagement hilft Unternehmen, Kosten, Geschäftsausgaben, Spesen und Prozesse besser zu verwalten mit dem Ziel, den Verwaltungsaufwand zu reduzieren, bisher ungenutzte Einsparpotenziale durch die Auswertung von Daten zu identifizieren und Beschaffungsprozesse zu optimieren, um so letztendlich Zeit und Geld zu sparen.</p></div>

Welche Relevanz hat das Ausgabenmanagement für Unternehmen?

Um fundierte Entscheidungen treffen zu können, brauchen Unternehmen den Überblick über ihre Finanzen – unabhängig davon, ob sie gerade erst gegründet wurden oder sich bereits am Markt etabliert haben.

Während die Ausgaben bei neugegründeten oder kleinen Unternehmen noch recht überschaubar sind und häufig auch von nur einer Person – dem Inhaber – vorgenommen werden, verlieren Unternehmen mit zunehmender Größe schnell den Überblick. Die Zahl der Ausgaben steigt und sie werden von unterschiedlichen Mitarbeitenden aus verschiedenen Abteilungen getätigt. Jetzt kommt es darauf an, jeden ausgegebenen Euro in Echtzeit zu erfassen und zu analysieren, ob er gewinnbringend eingesetzt wurde.

Warum ist das Ausgabenmanagement für HR-Verantwortliche relevant?

Denkt man an Ausgaben, kommen einem als Erstes der Einkauf, die Buchhaltung und das Controlling in den Sinn. In der Praxis sind aber nahezu alle Abteilungen, Bereiche und auch Mitarbeitende in ein gut organisiertes Ausgabenmanagement eingebunden. So zum Beispiel der Bereich Human Resources, kurz HR. Die Analyse der Daten unterstützt bei der Personalplanung sowie der Personalbeschaffung. So können beispielsweise Prozesse im Reise- und Spesenmanagement sowie der Mitarbeiterbeschaffung automatisiert oder die Ausgaben für externe Mitarbeitende leichter verwaltet werden.

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Welche Vorteile hat der Einsatz eines Ausgabenmanagement-Tools?

In der IT oder im Marketing sind digitale Lösungen, die die Zusammenarbeit erleichtern und Prozesse im Unternehmen vereinfachen, längst gang und gäbe. Diese Vorteile können Unternehmen auch nutzen, um ihre Geschäftsausgaben zu dokumentieren und zu analysieren. Es gibt zahlreiche Softwareanbieter, die mit ihren Lösungen für das Ausgabenmanagement dabei helfen, die Beschaffungs-, Vertrags- und Einkaufsprozesse sowie die Prozesse zur Verwaltung von Lieferanten, Rechnungen und Zahlungen zu digitalisieren und zu einem einfachen, durchdachten Prozess zusammenzufassen. Eine Alternative zu einer solchen Software ist ein digitales Geschäftskonto, das mit zahlreichen nützlichen Zusatzfunktionen das Ausgabenmanagement in Unternehmen unterstützt.

Welche Funktionen sollte eine Lösung für das Ausgabenmanagement haben?

Ein gutes Ausgabenmanagement umfasst unterschiedliche Funktionen, die Unternehmen dabei helfen, den Überblick über ihre Geschäftsausgaben zu behalten, Ausgaben zu dokumentieren und zu analysieren. Zudem trägt es dazu bei, Prozesse zu automatisieren und zu optimieren, um so letztendlich Aufwand und Kosten zu sparen.

✔ Ausgabenanalyse: Wie hoch sind die Ausgaben und wofür wurden die Gelder ausgegeben? Diese Fragen beantworten Statistik-Tools und übersichtliche Dashboards. Voraussetzung dafür ist, dass Ausgaben entsprechend kategorisiert werden. Mithilfe individueller Kategorien können Ausgaben gekennzeichnet und so bestimmten Teams, Budgets oder Kostenstellen zugeordnet werden.

✔ Eigene Mitarbeiterkarten: Mit eigenen Karten für Mitarbeiter können Prozesse wie die Auslagenerstattung oder die Reisebuchung deutlich vereinfacht werden. So kann jeder Mitarbeitende, der über eine eigene Karte verfügt, eigenständig Ausgaben tätigen. Die Ausgaben sind der Karte zuordenbar und können zudem ebenfalls kategorisiert werden. Die Belege zu den Ausgaben werden einfach digitalisiert und der entsprechenden Buchung beigefügt. Auf diese Weise werden Erstattungsprozesse überflüssig, was sowohl die Buchhaltung als auch die Mitarbeitenden entlastet.

✔ Budgets verwalten: Eine einfache Lösung, Budgets im Rahmen des Ausgabenmanagements zu verwalten, bietet beispielsweise das Online Geschäftskonto von Qonto. Mithilfe eigener Karten erhalten Mitarbeitende Zugriff auf ihr Budget. Die Höhe ihrer Ausgaben können dabei mit individuellen Zahlungslimits begrenzt werden. Mithilfe von Unterkonten können zudem unterschiedliche Zahlungsströme voneinander getrennt werden. Das Geschäftskonto wird auf diese Weise quasi der Organisationsstruktur des Unternehmens angepasst.

✔ Volle Kostenkontrolle: Entscheider:innen erhalten alle Einsichten, die sie zur Steuerung der Unternehmensausgaben brauchen. Kosten können jederzeit transparent nachvollzogen werden. Informationen über Ausgaben stehen in Echtzeit zur Verfügung und liefern Entscheider:innen den Überblick über sämtliche Geschäftsausgaben.

✔ Automatisierte Buchhaltung: Über eine Software, die mit dem Geschäftskonto verbunden ist, werden alle Ausgaben mit der Buchhaltung synchronisiert und dadurch der gesamte Buchhaltungsprozess insgesamt deutlich vereinfacht.

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