Homeoffice oder Büro: Die Arbeit nach der Pandemie

Homeoffice und flexible Arbeitszeiten waren lange eher Ausnahme als Regel. Durch die Pandemie mussten Unternehmen und auch Angestellte lernen umzudenken – und das hat oft erstaunlich gut funktionert

Doch was ist der aktuelle „Normalzustand“? Was wünschen sich Arbeitnehmende und wie lässt sich jetzt mit dem Wegfall der Homeoffice-Pflicht seit dem 19. März 2022 umgehen?

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Ein Bericht von Melanie Rakhman    <hr class="blog_horizontal-ruler"/>

Wie hat sich unsere Arbeitswelt während Corona verändert?

Auch wenn schon lange über Konzepte wie New Work und die Digitalisierung gesprochen wurde – so richtig gelebt wurden diese vor Corona zum großen Teil nicht. Aber durch die Notwendigkeit von Homeoffice und durch die Homeoffice-Pflicht in Bereichen, wo es möglich ist, blieb für viele Unternehmen keine andere Wahl.

Die grundlegenden Änderungen in unserer Arbeitswelt durch die Pandemie waren:

• Homeoffice statt Büro
• Videokonferenzen statt persönliche Treffen
• flexiblere Arbeitszeiten
• Digitalisierung von Prozessen

Heute ist Homeoffice die Normalität, aber bleibt dieses Modell auch nach der Pandemie?

Das zeigt sich jetzt, denn seit dem 19. März ist die Homeoffice-Pflicht neben vielen anderen Regelungen offiziell weggefallen. Unternehmen haben jetzt die Wahl, wie sie damit umgehen und ob sie Beschäftigte wieder vor Ort ins Büro holen oder eben nicht.

Warum (nicht) Homeoffice?

Von welchen Vorteilen profitierst du, wenn das Team im Homeoffice arbeitet:

• Zeitersparnis: Der Weg zum Büro kann auch schonmal ein bis zwei Stunden dauern. Im Homeoffice sparen sich die Angestellten den Weg und können die gewonnene Zeit, die sie nicht im Auto oder Zug verbringen, sinnvoller nutzen. Was das bedeutet? Mitarbeiter:innen starten im Zweifelsfall weniger gestresst in den Tag und können ihre Aufgaben während der Arbeitszeit entspannt und konzentriert angehen.
• Umweltfreundlich: Weniger Angestellte fahren ins Büro. Das heißt, es sind auch weniger Autos auf den Straßen unterwegs. Das wiederum bedeutet weniger CO2-Ausstoß, der durch die Geschäftstätigkeit deines Unternehmens verursacht wird. Klimaneutralität oder klimafreundliches Wirtschaften ist Mitarbeitenden und Jobsuchenden heute besonders wichtig und kann ein ausschlaggebender Faktor bei der Mitarbeitenden-Bindung und im Recruiting sein.
• Flexible Tagesgestaltung: Die typischen Arbeitszeiten sind mit Homeoffice passé. Deine Angestellten können sich ihre Zeit frei einteilen. Natürlich müssen Deadlines eingehalten werden, aber wann genau die Arbeit erledigt wird – ob das jetzt 8 Uhr morgens oder 7 Uhr abends ist – ist je nach Bereich oft nicht von Relevanz. Einzige Ausnahme: Wenn Meetings anstehen, oder deine Angestellten mit Kund:innen zu tun haben, müssen die Arbeitszeiten geregelt sein.

Finde heraus, warum flexible Arbeitszeiten nicht nur für deine Angestellten interessant sind.

Die Vorteile klingen soweit logisch. Warum ist Homeoffice trotzdem vielleicht keine Lösung für immer?

• Work-Life-Balance: Gerade wenn Angestellte nicht alleine wohnen, sondern vielleicht Kinder zuhause sind, kann es schwierig sein, sich voll und ganz auf die Arbeit zu fokussieren. Das Privatleben und die Arbeit verschmelzen und es kann passieren, dass keine klaren Grenzen mehr bestehen. Im Büro ist das ganze einfacher zu handhaben: Die Zeit im Büro wird mit arbeiten verbracht, danach ist Freizeit angesagt. In der Regel wissen deine Angestellten aber selbst am besten, wie und wo ihnen diese Trennung gelingt. Kommen sie also aufgrund der verschwimmenden Grenzen lieber ins Büro, hast du jetzt mit dem Wegfall der Homeoffice-Pflicht wieder die Möglichkeit.
• Persönlicher Kontakt: Was mit einer Belegschaft im Homeoffice ebenfalls eine Herausforderung darstellt, ist der zwischenmenschliche Kontakt. Im Büro haben Angestellte die Möglichkeit, sich auf dem Flur, vor der Kaffeemaschine, auf dem Weg ins Meeting oder in der Mittagspause auszutauschen. Im Homeoffice bleiben diese persönlichen Gespräche meist auf der Strecke. Hier solltest du Möglichkeiten und Orte schaffen, die einen Austausch ermöglichen. Zum Beispiel kannst du dein Team ermutigen sich immer zwei Minuten vor Meeting-Beginn in die Videokonferenz einzuwählen, um vorab noch ein wenig persönlichen Austausch zu bieten.
• Gesundheit: Damit meinen wir nicht nur die physische, sondern auch die psychische Gesundheit. Unter Homeoffice können Arbeitnehmer:innen trotz der vielen Vorteilen auch leiden: Fehlende Ausstattung fürs Homeoffice (zum Beispiel keine ergonomischen Möbel), kann zu schlechter Haltung führen. Außerdem kann es passieren, dass deinen Angestellten Bewegung und frische Luft fehlen, die sie vielleicht durch ihren Arbeitsweg gehabt hätten. Auch die Psyche kann unter langer Isolierung und Homeoffice leiden. Fehlender Kontakt zu Mitm

Wie du dich für die Gesundheit deiner Angestellten einsetzen kannst? Wir haben mit Expert:innen gesprochen um dich über die Betriebliche Gesundheitsförderung im Homeoffice zu informieren. So kannst du deine Mitarbeiter:innen im Homeoffice unterstützen.

Was kommt jetzt?

Über die Hälfte der Angestellten im Homeoffice möchten nach Corona weiterhin von Zuhause arbeiten. Das allerdings nicht jeden Tag. Die meisten können sich vorstellen zwei bis drei Tage in der Woche im Homeoffice zu arbeiten.

Allerdings gibt es auch Arbeitnehmer:innen, die sich vorstellen können komplett im Homeoffice zu bleiben und solche, die lieber jeden Tag ins Büro möchten.

Was sagen Unternehmen dazu? Wird Homeoffice wirklich ein Teil unserer Arbeitswelt sein?

Die Umfrage der IHK Berlin hat gezeigt, dass fast die Hälfte der befragten Unternehmen planen, nach der Pandemie eine hybride Lösung anzustreben. Die Unternehmen, die angegeben haben, zur Präsenzkultur zurückzukehren, haben als Grund dafür den persönlichen Kontakt genannt, der entweder nicht durch Technologie kompensiert werden könnte oder von Angestellten selbst erwünscht sei.

Die Zwangspause fürs Büro hat gezeigt, was wirklich wichtig ist, um produktiv arbeiten zu können und warum ein Büro nicht komplett wegzudenken ist: Hier steht die Zusammenarbeit und der Austausch von Angestellten im Fokus.

Aber wann wird im Büro gearbeitet und wann im Homeoffice oder in Coworking-Spaces?

Das Büro wird nicht mehr nur gewählt, weil es keine andere Option gibt, sondern weil sich deine Angestellten bewusst dafür entscheiden, im Büro zu arbeiten, da die Arbeit dort echte Vorteile für sie bringt.

Wichtig ist jetzt vor allem mit dem Wegfall der Homeoffice-Pflicht und einer allgemeinen Sorge unter den Arbeitnehmer:innen, die die Flexibilität schätzen, nicht für Unmut zu sorgen.

Laut einer Umfrage des IT-Unternehmens Cisco und des Marktforschungs-Start-ups Civey im März 2022 würden 45% der Befragten ihren Job radikal verändern, damit sie dauerhaft von zuhause arbeiten können – 13% der Befragten sogar die Suche nach einem neuen Job auf sich nehmen.

Als HR-Team ist es jetzt entscheidend, die Geschäftsführung entsprechend zu beraten und sinnvolle, transparente Lösungen und Strukturen zu schaffen. Denn die Verluste und negativen Auswirkungen auf die Mitarbeitendenbindung wird langfristige Folgen haben.

Damit empfehlen wir nicht die Ermöglichung von Homeoffice per sé. Aber ganz dringend eine gut überlegte Vorgehensweise und Strategie mit der Flexibilitätseinschränkungen jetzt klar begründet werden und nur durchgeführt, wenn das wirklich nötig ist.

Eine weitere Methode ist, Mitarbeitende zu motivieren, wieder vor Ort zu arbeiten, wenn das das Anliegen ist. Das geht beispielsweise über die passende Arbeitsplatzgestaltung.

Arbeitsplatz anpassen – So sehen die Büros der Zukunft aus

Das Büro wird nicht verschwinden, sondern seine Funktion ändern: In vielen Fällen wird es ein Ort zum Austauschen und zum Zusammenarbeiten. Gleichzeitig wird das Büro stärker auf Gesundheitsthemen ausgerichtet.

Das spiegelt sich in den Anforderungen der Unternehmen an Büroflächen wieder. So hat eine Expertenbefragung der Rock Capital Group aus München unter 80 Gewerbeimmobilienmakler:innen ergeben, dass die Umsetzung von Hygienekonzepten, die Luftqualität vor Ort, Möglichkeit für Rückzugsorte und eine gesunde Verpflegung in den Fokus rücken.

Im Folgenden haben wir verschiedene Möglichkeiten zusammengetragen, wie dein Büro in Zukunft organisiert werden kann und Tipps zur Gestaltung von deinen Räumlichkeiten gesammelt:

Rotieren: Eine Möglichkeit, die Angestellten zwischen Büro und Homeoffice zu organisieren, wenn aufgrund der aktuell hohen Fallzahlen Sorge für Engpässe und Ausfälle besteht, ist die Rotation der anwesenden Angestellten. So können sich Mitarbeiter:innen den Platz im Büro aufteilen: Die eine Woche ist Team A im Büro, die andere Woche Team B. So bietet sich die Möglichkeit für jedes Team trotzdem regelmäßig die Büroräumlichkeiten nutzen zu können.

Flexible Arbeitsplätze: Kosten senken und das Büro verkleinern – so hat nicht mehr jede:r seinen oder ihren eigenen Arbeitsplatz. Stattdessen gibt es Flächen für verschiedene Abteilungen, wo Schreibtische flexibel genutzt werden können. Eine andere Möglichkeit ist es, Arbeitsplätze zu „vermieten“. Angestellte können zum Beispiel online (in einer Tabelle oder ähnlichem) eintragen, wann sie einen Arbeitsplatz im Büro nutzen möchten und diesen für den Zeitraum blocken.

Bereiche für gemeinsames Arbeiten: Durch die Verbindung von Homeoffice und Büro sind insgesamt weniger Arbeitsplätze nötig. Dieser gewonnene Platz kann für Bereiche genutzt werden, in denen gemeinsam an Projekten gearbeitet, diskutiert und Austausch stattfinden kann.

Rückzugsorte: Einzelbüros werden in Zukunft bei der Büroplanung nicht mehr im Vordergrund stehen. Um trotzdem konzentriert arbeiten oder einfach mal abschalten zu können sowie neue Energie für die nächsten Aufgaben zu sammeln, sind Rückzugsorte daher besonders wichtig.

Distanz: Die Distanz, die während Corona eingehalten werden muss, soll auch danach teilweise bestehen bleiben. Mehr Raum bietet auch gleichzeitig eine angenehmere Atmosphäre für Angestellte. Gemeinschaftsbereiche, Rückzugsorte und Arbeitsplätze sollten räumlich voneinander getrennt werden, um andere bei der Arbeit nicht zu stören.

Wohlfühlfaktor: Pflanzen, das richtige Licht, ergonomische Möbel und Sofas bieten Raum für Kreativität und Entspannung und verbessern das allgemeine Wohlbefinden deines Teams.

Für mehr Tipps für kreative Büroraumlösungen lies dir unseren Artikel zu Büroorganisation durch.

Möglichkeiten und Herausforderungen der flexiblen Arbeitsmodelle

Die Vorteile, die Homeoffice bietet , haben einen positiven Einfluss auf deine Employer Brand und die Zufrieden heit deiner Mitarbeiter:innen. Dies hilft dir wiederum später dabei, neue Teammitglieder zu finden und einzustellen.

Die Nachteile, die durch Homeoffice entstehen können, können durch Mischformen von flexiblen Arbeitsmodellen aufgehoben werden.

Der fehlende persönliche Kontakt ist so nicht mehr fester Bestandteil des Arbeitsalltags. Deine Angestellten können sich selbst dafür entscheiden, sich im Büro zu treffen, in Coworking-Spaces mit anderen Arbeitnehmer:innen Seite an Seite zu arbeiten oder zuhause zu bleiben und sich nur über Video und Telefon mit anderen auszutauschen.

Bei plötzlichen Ausfällen oder aufkommenden Erkrankungen bleibt dein Team viel eher zuhause, wenn Homeoffice allgemein geregelt und kein Sonderfall ist.

Herausforderungen:

Damit die Arbeit wirklich so effizient wie möglich ist und deine Angestellten keine nervigen Wartezeiten, technischen Probleme oder zu hohen organisatorischen Aufwand haben, solltest du dich um einige Dinge kümmern – wenn nicht schon in den letzten zwei Jahren passiert:

• Mitarbeiter:innen müssen fürs Homeoffice ausgestattet werden. Das heißt, du solltest Laptops, Bildschirme, Headsets und gegebenenfalls sogar Schreibtische und Stühle für deine Angestellten organisieren, falls du die Möglichkeit von Remote Work in deinem Unternehmen nach dem Wegfall der Homeoffice-Pflicht beibehalten möchtest.
• Coworking-Spaces müssen organisiert oder angemietet werden. Wenn deinen Angestellten die Möglichkeit bieten möchtest von Coworking-Spaces zu arbeiten, solltest du daran denken, entweder selbst Örtlichkeiten ausfindig zu machen und diese gegebenenfalls bereits zu reservieren oder mindestens die Kosten zu übernehmen.
• Die Zusammenarbeit zwischen Personen im Büro und Zuhause muss organisiert werden. Falls du flexible Arbeitsmodelle in deinem Unternehmen umsetzen möchtest, muss dir auch klar sein, dass Angestellte von unterschiedlichen Orten aus jederzeit zusammenarbeiten müssen. Auch die, die im Büro sind, müssen sich eventuell mit Angestellten von Zuhause austauschen. Dafür solltest du in deinem Büro zum Beispiel Meetingräume mit Kamera, Mikro und Bildschirm ausstatten.
• Durchsetzen einer Homeoffice-Kultur: Auch wenn in den letzten zwei Jahren viel Arbeit im Homeoffice stattgefunden hat, kann es sein, dass manche noch daran festhalten, dass jetzt wieder alles zur „Normalität“ zurückkehrt. Uns ist bewusst, dass es für viele ein heikles Thema ist und auch zur Herausforderung vor allem für Führungskräfte werden kann. Anstatt aus Gründen der erschwerten Kontrolle und Messbarkeit deiner Mitarbeiter:innen wieder ins Büro zurückzukehren, lohnt es sich hier die Führungskräfte dahingehend zu unterstützen. Wie gelingt eine gute Mitarbeitendenführung aus dem Homeoffice oder „ins Homeoffice“ hinein. Als HR-Team hier Probleme zu erkennen, ist enorm wichtig. Ansonsten können leicht Strukturen entstehen, in denen Homeoffice generell erlaubt, aber nicht gern gesehen wird. Solch eine Semi-Flexibilität und Entgegenkommen oder auch Unterschiede zwischen Teams und einzelnen Teammitgliedern können einen wesentlich höheren Schaden anrichten, als eine sinnvolle und transparente Umsetzung einer vielleicht weniger flexiblen Lösung.

Fazit

Sehr wahrscheinlich werden in Zukunft vor allem flexible Lösungen die Arbeitswelt bestimmen. Wir glauben zwar nicht, dass in allen Bereichen der komplette Verzicht auf Büros und Anwesenheit von Teammitgliedern sinnvoll und umsetzbar ist, aber es werden viele Arbeiten dank der Digitalisierung nicht mehr vom Büro aus stattfinden müssen, sondern im Homeoffice bearbeitet werden können.

Dies gilt es, jetzt zu erkennen und zum Vorteil von Unternehmen, Arbeitnehmenden umzusetzen und in eine langfristige Regelung zu gießen.

<a class="blog_button-primary" href="https://hire.workwise.io/hr-praxis/organisationsentwicklung/homeoffice-regelung">Zu den Regelungen und dem Muster zur Zusatzvereinbarung für das Homeoffice</a>