Neue Herausforderungen in der Arbeitswelt – wie die Corona-Pandemie oder der Fachkräftemangel – erfordern eine HR-Strategie mit einem hohen Maß an Flexibilität und agiler Anpassungsfähigkeit. Unternehmen können neue digitale Lösungen auch im HR-Bereich nutzen und Prozesse des Personalmanagements optimieren.

In manchen Unternehmen ist die digitale Transformation im HR schon längst Fakt. Vor allem Recruiting- und Personalverwaltungsprozesse werden digital unterstützt, doch auch andere HR-Prozesse kannst du durch Digitalisierung effizienter und flexibler gestalten und die Zukunft deines Unternehmens damit maßgeblich positiv beeinflussen.

Wie sieht der aktuelle Stand der HR-Digitalisierung aus und welche konkreten Möglichkeiten hast du, dein HR digital zu gestalten?

Digitalisierung im HR: Der aktuelle Stand

Wir alle haben es mitbekommen: Die Corona-Pandemie hat Unternehmen vor nie gekannte Herausforderungen gestellt und die Auswirkungen der Pandemie sind nach wie vor zu spüren. Nicht nur der Arbeitsalltag, die Umstellung ins Homeoffice und die Kommunikation wurden erschwert – sondern auch Probleme, beispielsweise die Einstellungsstopps oder unternehmensbedingte Layoffs, verstärkten Probleme wie den Fachkräftemangel zunehmend.

Und obwohl die vergangen Jahre, in denen sich nicht nur Unternehmen im Ausnahmezustand befanden, den Eindruck hinterlassen haben, dass die Entwicklung in der digitalen Arbeitswelt zwangsläufig voranschreiten muss und sich dahingehend entwickelt, ist nun abzusehen, dass bei der Digitalisierung noch immer eher Stillstand statt Fortschritt herrscht.

Die Krisen, mit denen sich die deutsche Wirtschaft in den letzten Jahren auseinandersetzen musste, scheinen eher dazu geführt zu haben, dass Digitalisierung in den Hintergrund getreten ist.

Der Digitalisierungsindex, der vom Institut der deutschen Wirtschaft 2020 mitentwickelt wurde und seitdem jährlich fortgeschrieben wird, zeigt, dass die meisten Branchen und Regionen digital stagnieren – obwohl die Digitalisierung in Unternehmen immer wichtiger wird.

Der deutschlandweite Wert des Digitalisierungsindex ist 2022 im Vergleich zum Vorjahr lediglich um einen Punkt auf 108,9 gestiegen. Damit geht die Digitalisierung in Deutschland nach wie vor in einem Schneckentempo voran. Bei dem Index werden 10 verschiedene Kategorien betrachtet – von der technischen Infrastruktur über Prozesse bis hin zu Produkten. In 4 dieser 10 Kategorien ist die Digitalisierung 2022 im Vergleich zum Vorjahr sogar zurückgegangen.

Die Ergebnisse der Studie unterstreichen die große Belastung der Unternehmen in Deutschland, die durch anhaltende Krisen wie die Corona-Pandemie, den Ukraine-Krieg oder die Inflation verursacht wird. So ist es bereits eine gute Nachricht, dass die Digitalisierung in Unternehmen nicht sogar rückläufig ist. Dennoch müssen dringend die Rahmenbedingungen für die Digitalisierung in der Wirtschaft verbessert werden.

Herausforderungen wie der Fachkräftemangel machen zudem deutlich, dass der Bedarf nach einer Optimierung und Digitalisierung insbesondere der HR-Prozesse groß ist und neue Chancen unbedingt genutzt werden sollten. Denn: Je mehr Zeit der Personaler:innen für administrative Aufgaben verwendet wird, desto weniger Zeit bleibt ihnen für die Suche nach qualifiziertem Personal.

<div class="blog_primary-box"><p><strong>Es wird deutlich:</strong> Das Potenzial des digitalen Wandels wird im HR-Bereich noch längst nicht voll ausgeschöpft. Trifft das vielleicht auch auf dich zu? Dann lies dir unbedingt die Chancen und Möglichkeiten der Digitalisierung im HR durch und lass dich von modernen Recruiting- und HR-Lösungen überzeugen.</p></div>

Diese Chancen bietet die Digitalisierung von HR-Prozessen

Der digitale Wandel bietet dem Human Resources Management die Chance, sich neu zu organisieren und Abläufe schneller und effizienter zu gestalten. Das ist für die Zukunftsfähigkeit deines Unternehmens unabdingbar. Die Digitalisierung des Personalmanagements hat dabei viele Vorteile für dein Unternehmen:

Prozessqualität steigern: Vor allem langwierige Prozesse, die besonders anfällig für Fehler sind, kannst du durch Digitalisierung und Automatisierung effizienter und präziser erledigen.
Kosten und Zeitaufwand der Prozesse senken: Administrative Arbeiten, vor allem Routineaufgaben mit Dokumenten und Daten, können dadurch schnell und effizient ablaufen und damit in den Hintergrund rücken.
Mehr Zeit für strategische Aufgaben: Für Personalplanung, Recruiting und Personalentwicklung entsteht mehr Zeit – und das ist notwendig für die Wettbewerbsfähigkeit deines Unternehmens.
Flexibilität: Durch Digitalisierung von HR-Prozessen kannst du flexibel auf Veränderungen und neue Trends eingehen, da Entscheidungsfindungen datenbasiert sehr viel schneller und langfristig effizienter ablaufen.
Angestellte im Ausland beschäftigen: Es entstehen neue Möglichkeiten, dem Fachkräftemangel zu begegnen, indem du nicht ausschließlich Mitarbeiter:innen vor Ort beschäftigst.
Entscheidungshilfe: Durch Datenanalysen kannst du wertvolle Erkenntnisse erlangen und fundierte Personalentscheidungen treffen. Das spielt vor allem im Recruiting eine wichtige Rolle.
Mitarbeiterzufriedenheit und Mitarbeiterbindung: Du kannst du deine Teammitglieder besser an das Unternehmen binden und für eine gute Arbeitsatmosphäre sorgen.

4 Tipps für deine HR-Digitalisierung

Eine digitale HR-Abteilung umzusetzen und dein Personalmanagement möglichst effektiv zu gestalten, ist gar nicht so kompliziert, wie es sich vielleicht zunächst anhört. Alles, was du brauchst, sind ein paar konkrete Tipps – und schon kannst du den Prozess der Digitalisierung deiner HR-Abteilung anstoßen:

Automatisiere HR-Services und HR-Prozesse

Gerade für eine digitale HR-Abteilung ist es wichtig, dass du dir zunächst einmal die Prozesse und Services vornimmst, die im Human Resources deines Unternehmens angewendet werden. Als Personaler:innen und im Recruiting musst du dich durch die Entwicklungen in der Arbeitswelt vor so vielen Erwartungen retten, wie noch nie.

Personaldaten müssen schnell abrufbar und die Akten gut sortiert sein, die Krankschreibung wird nun digital von der Krankenkasse zur Verfügung gestellt oder es schleichen sich Fehler in der Arbeitszeiterfassung ein, die nun – oder vielleicht schon seit einer Weile – digital ist und durch das Urteil des Bundesarbeitsgericht am 13.09.2022 in Deutschland verpflichtend ist (hierbei bezieht sich das Gericht auf das EuGH-Urteil zur Arbeitszeiterfassung aus dem Jahr 2019).

Mit all diesen Fragen wenden sich deine Mitarbeiter:innen an deine HR-Abteilung. Und gleichzeitig müssen deine Personaler:innen noch unzählige administrative Aufgaben erledigen, die ihre Kapazität häufig für eine lange Zeit binden.

Aus diesem Grund ist es elementar, dass in der Personalabteilung durch automatisierte und digitale Prozesse wertvolle Ressourcen geschaffen werden – das Potenzial zur Effizienzsteigerung ist enorm. Schau dir also die bisherigen Prozesse an und überlege dir:

Welche Prozesse sind besonders zeitraubend?
Welche Aufgaben sind immer wiederkehrend?
Welche Abläufe können standardisiert werden? Wie sieht der ideale und effektivste Ablauf aus?

Diese Fragen stellst du dir insbesondere in Bezug auf alle Prozesse, die sich mit der Verwaltung von Personalakten, Dokumenten und Mitarbeiteranträgen beschäftigen.

Dennoch lohnt sich der Einsatz von Technologie für dich, denn wenn technische Tools eines können, dann ist es, Standardprozesse zu beschleunigen und zu automatisieren.

Als Automatisierungsmöglichkeiten hast du beispielsweise die Verwendung eines digitalen Bewerbermanagementsystems, eines Recruiting-Dashboards oder auch die Möglichkeit einer digitale Unterschrift für deine Mitarbeiter:innen und Bewerber:innen.

Welche HR-Ziele möchtest du dir 2023 für die Digitalisierung deiner HR-Abteilung stecken?

Digitalisiere dein Recruiting

Durch den Fachkräftemangel und die Folgen der Corona-Pandemie, die unseren Arbeitsalltag nachhaltig verändert hat, haben sich die Abläufe und Rahmenbedingungen für das Recruiting stark verändert – es bestehen nun ganz neue Aufgaben und Herausforderungen.

Das Social Media Recruiting und das Active Sourcing in den Sozialen Medien wie LinkedIn, Instagram und auch TikTok wird zunehmend wichtiger – insbesondere wenn es darum geht, die junge Generation bzw. die Gen Z zu rekrutieren.

Erfahre jetzt, wie du mehr junge Bewerber:innen überzeugst und das Employer Branding spezifisch für die Gen Z optimieren kannst.

Mit einem digitalen Bewerbungsprozess schaffst du es, die Candidate Experience deiner Bewerber:innen zu verbessern und zu beschleunigen. Denn eine Umfrage von softgarden zeigt, dass 42,5 % der Bewerber:innen ihre Bewerbung wegen einer zu langsamen Reaktion des Unternehmens zurückziehen.

Langsame Reaktion des Unternehmens als Grund für einen Bewerbungsabbruch für 42,5%

Um die passende Kandidat:innen schneller zu identifizieren zu, kannst du zudem digitale Technologien und Daten-Analyse-Tools einsetzen. Verwendest du einen Bewerberscore oder ein Bewerbermanagementsystem, dass die Lebensläufe per CV Parsing einliest, dann kannst du sie deutlich schneller screenen und die passenden Bewerber:innen herausfiltern.

<div class="blog_primary-box"><p><strong>Übrigens:</strong> Das Bewerbwermanagementsystem von Workwise ermöglicht dir effiziente Abläufe im Recruiting inklusive Bewerberscore – außerdem ist es für dich komplett kostenlos und kommt mit einer leistungsstarken, umfangreichen Karriereseite daher.</p><a class="blog_button-secondary" href="https://hire.workwise.io/applicant-tracking-system">Teste jetzt das kostenlose Bewerbermanagementsystem</a></div>

Versuche zudem, deinen Bewerber:innen die Möglichkeit einer digitalen Unterschrift bei Verträgen zu ermöglichen. Dadurch entfernst du eine weitere Hürde im Bewerbungsprozess, die dazu führen kann, dass du potenzielle Mitarbeiter:innen verlierst.

Aber kannst du überhaupt mögliche Mitarbeiter:innen verlieren? Ja, wenn es beispielsweise zu lange dauert, bis der Brief mit dem Vertrag per Post ankam. Bestimmt hast auch du bereits erlebt, dass vielversprechende Bewerber:innen in dem Fall bereits einen anderen Vertrag unterschrieben haben.

Digitalisiere dein Personalmanagement

Neben dem Recruiting von passenden neuen Mitarbeiter:innen, geht es bei der Digitalisierung der HR-Abteilung natürlich auch darum, dein starkes Team, die du bereits hast, in deinem Unternehmen zu halten.

Gerade für die Mitarbeiterbindung der jungen Generationen, die technisch stark und digital autark sind, ist es essenziell, dein Personalmanagement zu digitalisieren. Denn diese Generationen stellen nicht nur die Zukunft der Arbeitswelt dar, sondern bringen durch ihre Kenntnisse in Bezug auf Technologien und Medien auch veränderte Vorstellungen an die Abläufe im Unternehmen und der HR-Abteilung mit.

Außerdem ist es für deine Personaler:innen wichtig, die Kenntnisse und Fähigkeiten der einzelnen Mitarbeiter:innen genau zu kennen, um diese entsprechend fördern und sie für interne Stellen vorschlagen zu können. Das Talentmanagement kann durch digitale Softwarelösungen, durch die Prozesse automatisiert und Abläufe übersichtlich gestaltet werden, transparent und für deine Mitarbeiter:innen nachvollziehbar umgesetzt werden.

Führe E-Learning ein

Auch in der Personalentwicklung solltest du darauf achten, die Prozesse und Aufgaben digital und somit effektiv zu gestalten. E-Learning sowie digitale Lernangebote und Weiterbildungsmöglichkeiten eröffnen deinen Mitarbeiter:innen die Möglichkeit, sich flexibel weiterzubilden – wann und wo sie möchten bzw. Zeit haben.

Online-Seminare und Videos zur Weiterbildung sind in den meisten Fällen jederzeit zugänglich und von überall aus aufrufbar. Durch die Vielfalt an Möglichkeiten, E-Learning umzusetzen, und die Vielzahl an Videos, Podcasts und qualitativ hochwertigen Artikeln, Studien und E-Books, haben deine Teammitglieder zudem die Möglichkeit, sich ganz spezifisch und personalisiert in den Bereichen weiterzubilden, in denen sie ihre Fähigkeiten und Kenntnisse ausbauen möchten – von der Youtube Search Optimization über Data Driven Recruiting bis hin zu Native Advertising, deiner Fantasier sind keine Grenzen gesetzt.

Um die Digitalisierung auch im Weiterbildungsbereich deines Unternehmens zu schaffen, ist es wichtig, dass du bereits frühzeitig klärst, wie ihr beispielsweise damit umgeht, wenn intern nach Zugängen zu bestimmten Tools gefragt wird.

Wie könnt ihr auch die Verwendung des Tools von vielen Teammitgliedern effektiv gestalten, ohne dass jemand blockiert oder die Verwendung des Tools erschwert wird? Wie haben möglichst viele Zugriff auf relevante Weiterbildungsinhalte, ohne sich gegenseitig zu blockieren?

Zudem ist es wichtig, die Frage zu klären, wer tatsächlich steuert, welche Learnings im Unternehmen gemacht werden. Achte darauf, dass nur die Personen, für die das Learning wirklich relevant ist, es auch machen. Und dass gerade die Personen, die beispielsweise mit einem bestimmten Tool arbeiten, hier eine Einführung bzw. ein Learning erhalten.

<div class="blog_primary-box"><p><strong>Tipp:</strong> Stelle deinen Mitarbeiter:innen einen bestimmten Prozentsatz ihrer Arbeitszeit für Learnings zur Verfügung. Dadurch entwickeln sie ihre Fähigkeiten und Kenntnisse weiter, die sie dann in ihre Arbeit stecken können. Du profitierst davon also langfristig.</p></div>

Erfahre jetzt, welche Möglichkeiten es bei der Weiterbildung für Recruiter:innen und HR-Manager:innen gibt.

HR-Digitalisierung: Diese Lösungen stehen dir zur Verfügung

Mittlerweile gibt es für beinahe alle gängigen HR-Prozesse auch eine passende digitale HR-Lösung.

Diese Vielfalt kann ziemlich überfordernd sein: Welches der Tools ist für dein Unternehmen geeignet, um tägliche Prozesse zu optimieren, zu beschleunigen und so Raum für Neues zu schaffen? Fest steht: Digitale HR-Tools haben eine Menge Potenzial – es ist nur schwierig, dieses individuell zu identifizieren und zu nutzen.

Wir haben für dich die wichtigsten HR-Prozesse und ihre Möglichkeiten der Digitalisierung zusammengefasst, damit du besser abschätzen kannst, was davon für dich interessant ist.

Recruiting und Bewerbermanagement

Der Personalbeschaffungsprozess ist eine der wichtigsten Aufgaben des HR-Bereichs – denn neue Mitarbeiter:innen für dein Unternehmen zu finden ist notwendig für den Unternehmenserfolg.

Digitalisiertes Recruiting – wie läuft das ab?

Online-Recruiting fängt bei der Erstellung der Anforderungsanalyse und der Ausschreibung von Stellenanzeigen an. Dass diese Schritte mittlerweile digital ablaufen, ist den meisten Unternehmen bekannt: Online Jobbörsen, Social Media und Features wie das Multiposting von Stellenanzeigen erleichtern die Suche nach passenden Bewerber:innen deutlich. Auch durch Mobile Recruiting kannst du Kandidat:innen auf dich aufmerksam machen. Mit dem Job Import von Workwise kannst du deine Stellenanzeige automatisch hochladen und mithilfe von KI optimieren lassen.
Mit einem Bewerbermanagementsystem kannst du alle Bewerbungen für deine Jobangebote digital und zentral organisieren. Bewerbungen hast du so übersichtlich an einem Ort gespeichert und kannst Termine und Dokumente zentral verwalten. Welche Software am besten zu dir passt? Erfahre mehr in unserem Bewerbermanagementsystem Software Anbietervergleich.
Auch im weiteren Verlauf des Recruiting-Prozesses kannst du – bei Bedarf – digitale Lösungen für dich nutzen. So kannst du beispielsweise ein Online Onboarding anbieten.

Digitales Recruiting bringt neben vielen Chancen für dein Unternehmen auch einige Herausforderungen mit sich. Wie gehst du am besten ein Video-Interview an? Wie kannst du trotz der Distanz eine positive Candidate Experience garantieren? Die besten Tipps und Tricks für digitales Recruiting findest du in unserem E-Book, welches dir kostenlos zum Download zur Verfügung steht:

E-Book zum Download: Digitalisierung im Recruiting

Employer Branding und Mitarbeiterbidung

Auch Maßnahmen für ein positives Employer Branding und eine starke Mitarbeiterbindung können – zumindest teilweise – digital ablaufen. Vor allem wenn der Arbeitsalltag rein remote abläuft, kannst du deinen Angestellten die Vorzüge deines Unternehmens auch online nahebringen. Natürlich sind kostenlose Snacks und eine gute Firmenkantine keine passenden Maßnahmen an dieser Stelle – aber auch rein digital kannst du deinen Mitarbeiter:innen einiges bieten und möglichen Kandidat:innen einen guten Eindruck vermitteln. Bieten kannst du ihnen beispielsweise:

Eine ausgewogene Work-Life-Balance durch flexible Arbeitszeiten
Gute (technische) Ausstattung für Homeoffice: Firmenhandy, Bildschirm, ergonomischer Bürostuhl usw.
Online Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
Ausreichend Kontaktmöglichkeiten wie Videokonferenzen und Austausch über Chatprogramme

Personalverwaltung

Die Aufgaben der Personalverwaltung sind meist eher trockene, administrative Routineaufgaben: Verträge, Meldebescheinigungen und Kündigungen erstellen, Personalakten führen und Mitarbeiteranträge bearbeiten gehören nicht unbedingt zu den Lieblingsbeschäftigungen von Personaler:innen.

Glücklicherweise gibt es gerade für diese zeitfressenden Routinearbeiten jede Menge hilfreiche digitale Möglichkeiten.

Durch automatisierte Prozesse wie der Erstellung von Dokumenten, beispielsweise Zeugnissen, Verträgen und Lohnabrechnungen, werden Personaler:innen entlastet. HR-Tools wie HCM-Systeme (Human Capital Management Systeme) können dafür sorgen, dass diese Routinearbeiten zeiteffizient und fehlerfrei abgearbeitet werden.
Digitale Personalakten ermöglichen es dir, Personaldaten übersichtlich an einem Ort zu speichern.
Auch lassen sich mit HR-Software unkompliziert die Zugriffsrechte festlegen – damit kann der Datenschutz von Personaldaten sichergestellt werden.
Durch Employee Self Service kannst du deine Mitarbeiter:innen in die Personalverwaltung einbinden. Über digitale Tools können die Angestellten in individuell freigeschalteten Bereichen beispielsweise Urlaubsanträge oder ihre Zeiterfassung selbst pflegen.

HR-Softwares gibt es in verschiedenster Ausführung und für viele verschiedene Zwecke. Um dir einen Überblick darüber zu verschaffen, welche Lösung für dein Unternehmen am besten passt, kannst du dir die HR-Softwares im Vergleich anschauen.

Datenanalysen

Gerade was Datenanalysen betrifft, sehen sich Unternehmen oft zahlreichen Herausforderungen gegenübergestellt. Häufig sind fehlende Softwarelösungen der Grund, wieso Unternehmen keine Analysen durchführen können oder die Datenauswertung erschwert ist. Auch heterogene IT-Tools behindern die Datenauswertung, da der zentrale Speicherort fehlt. Datenschutzaspekte werden ebenso von vielen als Risiko betrachtet und sorgen für eine gewisse Skepsis.

Treffen diese Problematiken auf dich zu?

Dann wird es höchste Zeit, dich mit ihnen auseinanderzusetzen. Mithilfe von HR-Controlling und People Analytics Projekten kannst du relevante Daten über deine Angestellten sammeln und damit Entwicklungen und Zusammenhänge im Unternehmen im Blick behalten. Natürlich spielt der Datenschutz an dieser Stelle eine wichtige Rolle: Daten müssen immer zweckgebunden und mit Einverständnis erhoben werden.

Das ist mit der richtigen Software jedoch kein Problem. Mit dem passenden Tool und einer guten Planung sind Datenanalysen gut umsetzbar und bieten deinem Unternehmen viele Vorteile, wie eine gesteigerte Mitarbeiterzufriedenheit und -produktivität.

Mittlerweile gibt es eine Menge spezifischer Tools für Datenanalysen auf dem Markt. Doch auch andere HR-Software, beispielsweise HCM-Systeme, bieten dir durch ihre zentrale Datenspeicherung die Möglichkeit, Datenanalysen durchzuführen.

Erfahre jetzt alles über die Möglichkeiten von People Analytics oder informiere dich über das Personalcontrolling.

Human Capital Management

Mithilfe einer digitalen Software kannst du deine Teammitglieder genau an den Stellen in deinem Unternehmen einsetzen, an denen sie ihr Humankapital – also ihre Fähigkeiten und Kenntnisse – am besten einsetzen können.

Dafür kannst du beispielsweise eine HCM-Software nutzen, die es dir ermöglicht, die Fähigkeiten und Talente deiner Angestellten zu erfassen. Wo können diese im Unternehmen besser eingesetzt werden? Wo sind Weiterentwicklungen notwendig und sinnvoll?

Ein digital organisiertes Human Capital Management nutzt Datenanalysen, mit deren Hilfe du dafür sorgen kannst, zur richtigen Zeit das richtige Teammitglied am richtigen Ort zu haben.

Learning und Development

Auch für die Personalentwicklung gibt es Lösungen, mit denen du das Learning und die Weiterentwicklung deiner Mitarbeiter:innen digital gestalten kannst. Die Personalentwicklung ist ein wichtiger Bestandteil der Arbeit in der Personalabteilung – du solltest sie deshalb auch in Zeiten von Homeoffice nicht außer Acht lassen. Was für Möglichkeiten und Chancen hast du dabei?

Online-Seminare und Video-Lerneinheiten sind eine gute Lösung, deinen Angestellten digitale Weiterentwicklungsmöglichkeiten zur Verfügung zu stellen.
Digitale Lerneinheiten sind dabei flexibel abrufbar und jederzeit zugänglich.
Auch personalisierte Learnings sind möglich, da digitale Angebote individuell genutzt werden können.
Mit digitalen Lerneinheiten kannst du jederzeit flexibel auf Veränderungen reagieren.

HR-Gesamtlösungen

Mit einem All-in-One-HR-Tool kannst du dein gesamtes Personalmanagement zentral über ein System abwickeln. Probleme wie heterogene Datenquellen fallen dabei weg – alle Daten und Prozesse sind zentral in einem Tool organisiert. Eine HR-Gesamtlösung zu nutzen bringt für dein Unternehmen noch andere Vorteile:

Du sparst Kosten, da du nur einen Anbieter auswählen musst
Du sparst Aufwand beim Einlernen für dich und deine Mitarbeiter:innen
Du garantierst eine hohe Übersichtlichkeit
Du garantierst den Datenschutz, da alle Daten zentral verwaltet werden

Es ist jedoch nicht immer sinnvoll, das gleiche Tool für alle HR-Prozesse zu verwenden. Oftmals gibt es für bestimmte Prozesse wie das Recruiting hoch spezialisierte Tools, die für dich einen großen Mehrwert bedeuten können.

Das heißt aber nicht, dass du auf die Verwendung eines HCM-Systems verzichten musst: Mithilfe einer Schnittstelle ist die Datenübertragung von einem System ins andere problemlos möglich.

Du stellst dir die Frage: Bewerbermanagementsystem oder All-in-One-HR-Software? Lerne jetzt, wie du verschiedene Tools miteinander kombinieren kannst.

Digitalisierung im HR: So gehst du mit Herausforderungen um

Die meisten Vorbehalte entstehen – wie so oft – durch Ungewissheit. Wir haben Tipps für dich, wie du mit den gängigsten Vorbehalten umgehen kannst:

Kosten und Aufwand

Klar: Die Einführung eines neue Software-Tools ist mit Kosten und Aufwand verbunden. Oft müssen sich eine Vielzahl von Mitarbeiter:innen an eine neue Herangehensweise gewöhnen und sich mit neuen Tools vertraut machen.

Doch wenn du langfristig denkst, dann wird schnell klar: Der vorübergehende Mehraufwand wird sehr bald durch eine enorme Zeit- und Ressourceneinsparung wieder wettgemacht.

Und nicht zuletzt ist die Digitalisierung im Human Resources die einzige Möglichkeit, up to date und wettbewerbsfähig zu bleiben – auf lange Sicht gesehen lohnt sich die Umstellung also auf jeden Fall.

Verliert HR durch den digitalen Wandel an Menschlichkeit?

Durch die fortschreitende Digitalisierung können viele HR-Prozesse automatisiert werden. Einige Personaler:innen haben jedoch Sorge, dass die Personalabteilung dadurch immer mehr an Menschlichkeit verliert – und stehen der Transformation deshalb skeptisch gegenüber.

Fakt ist jedoch: Der Mensch wird im HR niemals überflüssig sein. Viel eher bietet die Digitalisierung dem Personalmanagement neue Chancen, indem sie mehr Zeit und Ressourcen für wichtige, spannende Aufgabenbereiche ermöglicht.

Es geht also kurz gesagt darum, den trägen, langwierigen Verwaltungskram hinter sich zu lassen – und sich damit auf die wesentlichen Dinge zu konzentrieren. Der Mensch steht dabei noch immer im Mittelpunkt.

Um das zu erreichen, muss sich die Personalabteilung auf die Veränderungen, die durch die Digitalisierung entstehen, einlassen und immer up to date bleiben. Dazu gehört auch das Erlernen neuer Kompetenzen und das Aufbrechen von gewohnten Denkmustern.

Die Sache mit dem Datenschutz

Ein anderes Risiko der Digitalisierung besteht in der Datenschutzproblematik. Durch die Einführung der DSGVO wurden die Vorgaben und Regelungen bezüglich des Umgangs mit Bewerber- und Personaldaten deutlich strenger – daher ist gerade im Recruiting ein DSGVO-konformes Bewerbermanagement wichtig.

Doch auch diese Herausforderung lässt sich mit den richtigen Vorkehrungen in den Griff kriegen. Einen genauen Überblick über den Umgang mit Personaldaten bekommst du in unserem E-Book zur Digitalisierung im Recruiting.

Wie kannst du weiteren Herausforderungen begegnen?

Im Unternehmen ist niemand da, der sich mit der Thematik beschäftigt und sich informiert:

Stelle wenn möglich ein (kleines) Projektteam zusammen oder setze zumindest einen Verantwortlichen für die Umstellungsprozesse fest. Beschäftigt sich jemand intensiv mit dem Thema, dann hast du schnell einen Experten oder eine Expertin, der oder die dich bei allen Fragen sowie der Auswahl von Tools unterstützen kann.

Kein ausreichendes Budget / zu wenig Zeit für eine Umstellung vorhanden:

Führe eine ausgiebige Kosten-Nutzen-Analyse durch und lasse am Ende die Fakten überzeugen: Wo sparst du durch Digitalisierung langfristig Zeit und Aufwand?

Das Management steht der Umstellung kritisch gegenüber:

Mache deinen Vorgesetzten deutlich, wie wichtig und aktuell die Thematik ist. Erkläre anhand von Studien und Beispielen, welche Chancen für das Unternehmen bestehen und mache ihnen die Relevanz für die Wettbewerbsfähigkeit deutlich. Zusätzlich kannst du ihnen durch eine gute und ausführliche Planung die Sorge vor dem „Ungewissen” nehmen.

Du weißt nicht genug über die jeweiligen Tools:

Welche Tools passen zu deinem Unternehmen? Lese dir dazu unseren Anbietervergleich von Bewerbermanagement-Softwares durch oder lass dich individuell beraten. Häufig kannst du Testmöglichkeiten nutzen und Referenzkunden befragen.
Nutze eventuell auch die Zusammenarbeit mit der IT-Abteilung, die dich bei der Auswahl der Tools unterstützen kann.

Fazit: Viel ungenutztes Potenzial

Der technologische Fortschritt schreitet mit einer extrem hohen Geschwindigkeit voran. Umso wichtiger ist es, sich permanent weiterzubilden und auf dem neuesten Stand zu bleiben – sonst besteht die Gefahr, dass man abgehängt wird und die Herausforderungen später umso größer werden.

In Anbetracht der unzähligen Möglichkeiten, die die Digitalisierung für den HR-Bereich mit sich bringt, besteht bei vielen Unternehmen noch Luft nach oben, was die Nutzung dieser Chancen betrifft.

Die Potenziale des digitalen Wandels kannst du für dein Unternehmen voll ausschöpfen und die Möglichkeiten für dich nutzen. Ja – die Einführung von neuen Tools ist zunächst mit Kosten und Aufwand verbunden. Und die Umgewöhnung wird vielleicht erstmal für Unmut bei deinen Teammitgliedern sorgen. Aber grundsätzlich gilt: Wer nicht mit dem Wandel geht, wird irgendwann abgehängt und es spätestens dann bereuen, sich nicht früher damit auseinandergesetzt zu haben.

Übrigens: Vor allem beim digitalen Recruiting kannst du noch mehr Zeit und Ressourcen einsparen, wenn sich Profis um die Suche nach Mitarbeiter:innen kümmern. Workwise findet für dein Unternehmen einfach und schnell neue Talente und kümmert sich um den gesamten Recruitingprozess.

<a class="blog_button-primary" href="https://hire.workwise.io/">Informiere dich jetzt über Workwise</a>