Was tun, wenn mehr Arbeit ansteht als deine Beschäftigten bewältigen können? Oder wenn Prozesse automatisiert werden und sich die Abteilungen plötzlich um die Aufträge reißen?

Unternehmen entwickeln sich immer schneller und müssen flexibel auf Veränderungen reagieren. Das Problem: In die Zukunft blicken kann niemand.

Damit du zukünftigen Trends und Entwicklungen trotzdem auf Augenhöhe begegnen kannst, ist eine strategische Personalplanung wichtig. Worauf du achten musst, erfährst du in diesem Artikel.

Mit Workwise reagierst du flexibel auf kurzfristige Änderungen in deiner Personalplanung. Informier dich jetzt.

How To: Personalbedarf berechnen!

Du hast keine Zeit, einen langen Artikel zu lesen?

In diesem Video erklärt dir Lisa, wie du deinen Personalbedarf berechnest und warum das so wichtig ist:

Die Excel-Vorlage für deine Personalplanung findest du hier.

Definition: Was ist Personalplanung?

<div class="blog_primary-box"><p>Die Personalplanung sorgt dafür, dass der <strong>Bedarf an Beschäftigten eines Unternehmens immer optimal gedeckt</strong> ist – weder bleibt Arbeit liegen, noch langweilen sich deine Teammitglieder.</p></div>

Dazu gehört auch, das Knowhow deiner Beschäftigten durch Fort- und Weiterbildungen auf dem aktuellsten Stand zu halten.

Auch die HR-Abteilung sollte strategisch aufgebaut werden. Hier erfährst du, wie die Struktur einer effektiven Personalabteilung aussieht.

Organisatorisch fällt die Personalplanung in den Aufgabenbereich des Human Resources Management und ist zentraler Bestandteil der Unternehmensplanung. Es werden kurz-, mittel- und langfristige Personalfragen beantwortet und passende Maßnahmen ergriffen, damit das Unternehmen wirtschaftlich arbeitet.

Externe und interne Einflussfaktoren der Personalplanung

Deine Personalplanung hängt von verschiedenen Faktoren ab. Externe Einflussfaktoren können meistens nicht beeinflusst werden. Beispiele dafür sind die wirtschaftliche Entwicklung, politische Veränderungen, rechtliche Bedingungen, der demographische Wandel oder das technologische Umfeld.

Was aber die internen Einflussfaktoren betrifft – hier hast du die Möglichkeit an Schrauben zu drehen.

Die geplante Absatzmenge hat zum Beispiel Einfluss darauf, wie viel Personal du einsetzen musst, um dein Ziel zu erreichen. Weitere interne Einflussfaktoren sind Fluktuation, Fehlzeiten und Pensionierung. Danach bestimmt sich, wie viel Ersatzpersonal du benötigst.

Ziele der Personalplanung

Hauptziel der Personalplanung ist es, einen idealen personellen Zustand zu erreichen, der sowohl die Unternehmensziele als auch die Mitarbeiterzufriedenheit wahrt. Da sich dieser Soll-Zustand mit dem Unternehmen mitentwickelt und laufend verändert, müssen auch die Maßnahmen stetig angepasst und neu geplant werden.

Wenn das gelingt, arbeiten nicht nur einzelne Mitarbeitende effizienter, sondern das gesamte Unternehmen.

„Aus meiner jahrelangen Erfahrung im Bereich Personalplanung habe ich gelernt, dass die Mitarbeitenden die wichtigste Ressource im gesamten Prozess sind. Unternehmen profitieren bei der Integration der Mitarbeitenden in den Planungsprozess von gesteigerter Motivation und weniger Personalausfällen oder Unzufriedenheit.”^{– Michael Emaschow, Gründer & Geschäftsführer}^Papershift

Konkrete Ziele der Personalplanung leiten sich zum großen Teil aus dem Bedarf der einzelnen Abteilungen ab. Die genaue Zielsetzung wird zusammen mit den Abteilungsleitern und Geschäftsführern definiert.

Die Leitfragen sind hier:

Wie viel Personal und welche Qualifikationen sind nötig?
Welche Art Unternehmenskultur soll herrschen?
Wie soll sich die demographische Struktur entwickeln?
Welche Positionen sollen besetzt werden?
Setzt du eher auf langfristiges Personal oder eine hohe Fluktuation?

Was passiert ohne Personalplanung?

Folgende Vorteile ergeben sich aus der Personalplanung:

Das Unternehmen läuft effizienter.
Es ist früh klar, wo Personal fehlt und entsprechend früh kann etwas dagegen getan werden.
Genauso ist früh klar, wo sich Teammitglieder fortbilden müssen.
Die Personalkosten werden optimiert.

Was passieren kann, wenn du dich nicht um die Personalplanung in deinem Unternehmen kümmerst:

Ziele können nicht erreicht werden, weil nicht genügend Mitarbeiter:innen zur Verfügung stehen, um die notwendigen Aufgaben zu erledigen.
Es können hohe Kosten entstehen, dadurch dass schnell neue Arbeitskräfte eingestellt werden müssen, um die Aufgabenlast zu schaffen.
Durch falsche (oder keine) Personalplanung kann es auch passieren, dass du zu viele Arbeitskräfte beschäftigst. Wenn so etwas öfter passiert und du deine Angestellten entlassen musst, verlierst du das Vertrauen deiner Mitarbeiter:innen und es wird schwieriger, diese lange in deinem Unternehmen zu halten.
Fehlende Personalentwicklung kann deinem Employer Branding schaden. Jobsuchende wollen in ihrem Unternehmen nicht nur herausgefordert, sondern auch gefördert und weiterentwickelt werden. Fehlt dieser Aspekt, kann es schwierig werden, neue Talente für dein Unternehmen zu gewinnen.

HR-Organisation? Spare Zeit, indem du sie dir richtig einteilst und Zeitfresser identifizierst. So hast du auch genug Kapazität frühzeitig in deine Personalplanung zu starten:

Aufgaben der strategischen Personalplanung

Alle Aufgaben der Personalplanung sind darauf ausgerichtet, den aktuellen und den voraussichtlichen Personalbestand zu optimieren. Sie orientieren sich am Unternehmensziel, entsprechend setzt jedes Unternehmen einen anderen Schwerpunkt.

Dabei arbeitet die Personalabteilung sowohl mit der Geschäftsführung als auch mit den Fachabteilungen zusammen.

<div class="blog_primary-box"><p>Personalplanung lässt sich in drei unterschiedliche Bereiche einteilen:</p><ul><li><strong>Strategische Planung</strong>: Langfristige Ziele – also mehr als fünf Jahre – stehen im Vordergrund.</li><li><strong>Taktische Planung</strong>: Betrachtet werden mittelfristige Ziele – zwischen einem bis fünf Jahre.</li><li><strong>Operative Planung</strong>: Im Fokus stehen kurzfristige Ziele – alles unter einem Jahr.</li></ul></div>

Aber wie funktioniert Personalplanung?

Die strategische Personalplanung beurteilt den Ist-Zustand und leitet die nötigen Schritte ein, um den Soll-Zustand zu erreichen. Du organisierst Schulungen für Beschäftigte, betreibst Recruiting oder setzt vorhandenes Personal frei.

Um diese Ziele und Aufgaben zu verfolgen, gliedert sich die Personalplanung in mehrere Teilbereiche:

Personalbestandsplanung
Personalbedarfsplanung
Personalbeschaffung
Personalfreisetzungsplanung
Personaleinsatzplanung
Personalentwicklung
Personalkosten

Zum Erreichen dieser Ziele bietet es sich an, Recruitment Analytics einzusetzen. Warum? Finde es heraus!

<div class="blog_primary-box"><p><strong>Welche Rechte hat der Betriebsrat bei der Personalplanung?</strong></p><p>Du musst den Betriebsrat über deine Personalplanung frühzeitig informieren. Und zwar bevor du Maßnahmen unternimmst, sodass der Betriebsrat die Möglichkeit hat, Bedenken loszuwerden (falls es solche gibt).</p><p>Der Betriebsrat hat außerdem das Recht, Vorschläge für die Personalplanung machen.</p><p>Nachlesen kannst du diese Regelungen im Betriebsverfassungsgesetz: <a href="https://www.gesetze-im-internet.de/betrvg/__92.html" target="_blank">§ 92 BetrVG</a></p></div>

Trage deine Personalplanung in die Excel-Vorlage ein [Download]

Plane vorausschauend und nutze unsere Excel-Vorlage für die Erstellung deiner Personalplanung sowie Hiring-Plans:

Personalbestandsplanung

Die strategische Personalplanung setzt bei der Personalbestandsplanung an: Wie sieht es jetzt in deinem Unternehmen aus?

Hier spiegeln sich ganz allgemeine Fragen wider:

Wie viele Mitarbeitenden arbeiten insgesamt im Unternehmen?
Wie viele Mitarbeitenden arbeiten in den einzelnen Abteilungen?
Wie hoch ist der Altersdurchschnitt?
Welche Beschäftigungsverhältnisse sind vertreten (z.B. Festanstellungen, Praktika, Werkstudierendenstellen)?

Der Ist-Zustand ist eine wichtige Grundlage, damit du den Personalbedarf besser planen kannst. Ausgehend davon weißt du genau, an welchen Schrauben du drehen musst, um die Ziele zu erreichen.

Personalbedarfsplanung

In der Bedarfsplanung analysierst du den Soll-Zustand deines Unternehmens:

Wie viele Mitarbeiter:innen werden in sechs Monaten, einem Jahr oder fünf Jahren in den einzelnen Bereichen gebraucht. Und was müssen sie können, damit immer genug Arbeitskräfte bereitstehen, um die Unternehmensziele zu erreichen?

Also: Was musst du beachten?

Quantität: Wie viel Personal benötigst du?
Qualität: Welche Fähigkeiten und Qualifikationen sollen deine Angestellten haben?
Zeit und Ort: Wann und wo benötigst du Personal?

Ja, du musst ein bisschen schätzen, um diese Fragen zu beantworten. Gerade Abgänge lassen sich nicht immer exakt vorhersagen und je länger der Planungszeitraum ist, desto schwieriger wird es. Daher wird in diesem Fall meist mit Erfahrungswerten und festgelegten Raten gearbeitet.

<div class="blog_primary-box">Übrigens: Stellst du nicht rechtzeitig neue Mitarbeiter:innen ein, <b>kostet dich das wertvollen Umsatz</b>. Mehr Infos zur Berechnung der Opportunitätskosten findest du <a href="https://hire.workwise.io/hr-praxis/organisationsentwicklung/opportunitaetskosten-berechnen" target="_blank">hier.</a></div>

Wie kannst du jetzt mit deinen Schätzungen den Personalbedarf berechnen? Das zeigen wir dir hier: Personalbedarf berechnen – In nur 3 Schritten

Personalbeschaffung

Ergibt die Personalbedarfsplanung, dass du mehr Mitarbeitende brauchst, geht es an die Personalbeschaffung.

Diese wird oft auch als Personalrekrutierung, Personalgewinnung, Recruiting oder, falls du auch digital suchst, Online-Recruiting bezeichnet. Freie Stellen kannst du extern oder intern neu besetzen.

Die interne Neubesetzung von Arbeitsplätzen mit geeignetem Personal ist meist günstiger und kurzfristig realisierbar. Aber deine Auswahl ist in diesem Fall natürlich auch eingeschränkt und möglicherweise fehlt es dann am anderen Ende.

In diesem Fall wirst du außerhalb des Unternehmens nach neuen Mitarbeitenden suchen müssen (vielleicht sogar auch außerhalb Deutschlands). Zur Personalbeschaffung gehört daher der gesamte Recruting-Prozess: Anforderungsprofil und Stellenangebot erstellen, geeignete Bewerber:innen identifizieren, diese an das Unternehmen zu binden und einarbeiten.

Als Übergangslösung bietet sich die Arbeitnehmerüberlassung an. Bei dieser kannst du dir Leiharbeitnehmer:innen für einen befristeten Zeitraum „ausleihen“.

Während der oder die Leiharbeitnehmer:in beschäftigt ist, gewinnst du Zeit, um geeignete Bewerber:innen zu finden.

Übrigens: Durch On-Site-Management kannst du ganz einfach deine Leiharbeiter:innen von einem Personaldienstleister managen lassen und kannst dich währenddessen um andere Aufgaben kümmern.

Das alles klingt einfacher, als es letztlich ist. Heutzutage kämpfen nicht mehr die Jobsuchenden um Angebote, sondern die Unternehmen um Bewerber:innen. Ein Stellenangebot auf der Webseite zu veröffentlichen reicht selten aus. Stattdessen ist die Suche nach passenden Menschen für offene Jobangebote komplexer denn je.

Aus diesem Grund beschäftigen sich viele Personalabteilungen heutzutage mit den Themen Arbeitgeberattraktivität und Active Sourcing.

<a class="blog_button-secondary" href="https://hire.workwise.io/hr-praxis/personalsuche/personalbeschaffung" target="_blank">Mehr zum Thema Personalbeschaffung findest du hier</a>

Personalfreisetzungsplanung

Kein leichtes Thema, aber auch eine Personalfreisetzung kann nötig sein. Werden Prozesse automatisiert, Abteilungen umstrukturiert oder bleiben Aufträge aus, hast du möglicherweise mehr Personal, als du brauchst. Die Personalfreisetzungsplanung bereitet dich auf so eine Situation vor.

Die offensichtliche Lösung ist offensichtlich unangenehm und es gibt Alternativen, um Personalüberdeckung zu kompensieren:

interner Positionswechsel
die Arbeitszeit verkürzen
Überstunden abbauen
Kurzarbeit anmelden
Frühverrentung

Manchmal gibt es aber keine andere Möglichkeit, als Mitarbeitenden zu kündigen. Worauf du dabei achten musst, erfährst du in unserem Artikel zum Thema Kündigung. Eine vorausschauende Personalplanung hilft dir, das zu vermeiden, indem es gar nicht erst zu einem Personalüberhang kommt.

Personaleinsatzplanung

In der Einsatzplanung werden die Mitarbeitenden entsprechend ihrer Fähigkeiten verteilt und eingesetzt. Die Personaleinsatzplanung schätzt anhand unternehmerischer Vorgaben die erforderlichen Kapazitäten ein und sorgt dafür, dass jeder Abteilung stets genügend Mitarbeitende mit passenden Qualifikationen zur Verfügung stehen.

Keine leichte Aufgabe, da die anfallende Arbeit in den meisten Unternehmen nicht konstant bleibt:

Kundenansturm im Einzelhandel
Bettenbelegung im Krankenhaus
Anrufaufkommen im Call Center
schwankende Auftragsmenge in der Industrie
beliebte Urlaubszeiten

Du siehst, Arbeitsspitzen gibt es je nach Betrieb innerhalb eines Tages, einer Woche und/oder eines Jahres.

Um solche Schwankungen abfangen zu können, setzt sich die Einsatzplanung auch mit verschiedenen Arbeitszeitmodellen auseinander und wählt das passendste aus. So können für diese Fälle beispielsweise flexible Arbeitszeiten für Unternehmen interessant sein.

Die Berufserfahrung der Beschäftigten und altersbedingte Einschränkungen werden ebenso im Auge behalten.

Aber auch das wars noch nicht. Die Personaleinsatzplanung beachtet zudem Gesetze, tarifliche sowie betriebliche Vereinbarungen und orientiert sich an individuellen Kriterien, wie Arbeitszeitwünschen.

Personaleinsatzplanung: Software

Um dir die Planung noch einfacher zu machen, gibt es für die Personaleinsatzplanung sogar spezielle Software. Mit einer Software zur Arbeitszeiterfassung kannst du zum Beispiel Dienstpläne oder eine Übersicht über alle Schichten deiner Angestellten erstellen.

Es gibt unzählige Softwareanwendungen (auch kostenlose), die dir dein Leben erleichtern können.

Einige Beispiele:

Übrigens: Die Arbeitszeiterfassung in deinem Unternehmen kannst du ganz einfach mit Excel umsetzen.

Personalentwicklung

Aufgaben und Anforderungen verändern sich stetig. Und deine Mitarbeitenden sollen immer passend qualifiziert sein.

Die strategische Personalplanung umfasst somit nicht nur die Ausbildung neuer Mitarbeiter:innen, sondern auch die Weiterbildung bestehender Teammitglieder auf fachlicher und persönlicher Ebene.

Das beginnt bereits mit dem richtigen Auswahlprozess – wer unmotivierte Bewerber:innen einstellt, braucht sich nicht wundern, wenn sie nichts lernen wollen.

Berufsbegleitende Weiterbildung erfolgt je nach vorhandenen Ressourcen und Anforderungen firmenintern oder in externen Schulungen. Durch Job Enrichment kannst du deine Angestellten zum Beispiel langsam an neue, verantwortungsvollere Aufgaben heranführen.

Externe spezialisierte Fachkräfte und Schulungseinrichtungen sind nicht automatisch die bessere Lösung. Stattdessen solltest du schauen, welche Fähigkeiten schon im Team vorhanden sind und wie du dieses Wissen anderen zugänglich machen kannst.

Dazu eignen sich beispielsweise Learning Meetings, in denen sich Mitarbeitende über fachliche Themen und neu errungenes Wissen austauschen können.

Oder du stellst Ressourcen bereit, die deine Mitarbeitenden nach Belieben nutzen können: Bau eine Bibliothek mit Fachbüchern auf, mach ihnen Tools wie Udemy und Blinkist zugänglich. Dank der Digitalisierung sind die Möglichkeiten hier nahezu unbegrenzt.

Personalentwicklung ist eine Möglichkeit, gerade im technologischen Wandel flexibel auf neue Prozesse und Aufgaben zu reagieren. Welche Methoden es gibt und was du dabei beachten musst erfährst du hier: Personalentwicklung – Definition, Maßnahmen und Analyse.

Personalkosten

Weißt du spontan, wie viel alle Beschäftigten deines Unternehmens kosten – nur so ungefähr?

Das Personal ist eine der höchsten Kostenstellen eines Unternehmens. Grob lassen sich die Kosten pro Mitarbeitenden in direkte Personalkosten und indirekte Personalkosten unterteilen.

Was fällt unter die direkten Personalkosten?

Alles, was eben direkt mit dem oder der Beschäftigten zu tun hat:

Ganz klar: monatliches Bruttogehalt
Beiträge zur Sozialversicherung: Kranken-, Pflege-, Renten-, Arbeitslosen- und Unfallversicherung
Boni: Gewinnbeteiligung, Urlaubs- und Weihnachtsgeld, 13. Gehalt
Beiträge zur Berufsgenossenschaft
Fort- und Weiterbildungskosten
Reise- und Bewirtungskosten
Lohnfortzahlung im Krankheitsfall

Was fällt unter die indirekten Personalkosten?

Indirekte Kosten sind etwas schwieriger zu definieren, weil sie sich manchmal verstecken und zwischen einzelnen Stellen deutlich variieren können.

Zum Beispiel bekommen (wahrscheinlich) nicht alle Mitarbeiter:innen einen Firmenwagen. Und wurden neue Beschäftigte über Talent Sourcing gefunden, hat das eventuell einige Stunden der Recruiting-Abteilung gekostet.

Deswegen ist unsere Liste nicht vollständig, gibt dir aber eine Idee davon, wo sich zusätzliche Kosten verstecken können:

Kosten für Arbeitsmaterialien: z.B. PC, Schreibtisch und Handy
Miete und Nebenkosten für das Büro
Firmenwagen
Mitarbeiterkosten von HR & Recruiting

Individuelle Personalplanung

Was im Großen gilt, gilt auch im Kleinen – hier betrifft es dann eben einzelne Mitarbeitende. Drei wesentliche Aspekte sind die Einarbeitungsphase, die Karriereplanung und die Nachfolgeplanung.

Onboarding-Prozess

Die individuelle Personalplanung fängt beim richtigen Onboarding-Prozess an. In dieser Zeit prägst du neue Teammitglieder und kannst Grundsteine für ihre Entwicklung legen. Je besser das Onboarding strukturiert ist, desto schneller können sich neue und bestehende Beschäftigte wieder ihren Aufgaben widmen.

Karriereplanung

Mitarbeitende bleiben selten in ein und derselben Position. Aufgaben verändern sich, Beförderungen stehen an oder sie haben sich langsam in einen ganz anderen Bereich entwickelt.

Wichtig ist es, darüber zu sprechen. Wohin soll es gehen und welche Fähigkeiten sind dafür notwendig? Gemeinsam könnt ihr festlegen, wie ihr dort hinkommt.

Nachfolgeplanung

Was passiert, wenn jemand das Unternehmen verlässt, wird gerne vergessen. Bis es dann so weit ist. Durch Kündigungsfristen lässt sich die Übergabe in der Regel zumindest einige Wochen im Voraus planen. Hier geht es vor allem darum, wie das Expertenwissen der Person gesichert werden kann.

Es sollte auf jeden Fall eine detaillierte Übergabe mit schriftlichem Protokoll erfolgen. Das kann mit dir passieren oder mit dem Team, welches sich erstmal um die übrig bleibenden Aufgaben kümmern sollen.

Im besten Fall gibt es schon eine Nachfolge und ihr plant eine zeitliche Überschneidung beider Mitarbeitenden ein. So kann die ausscheidende Person die neue einlernen und das Knowhow weitergeben.

Rechtliche Aspekte und Einschränkungen

Arbeitgeber:innen sind ihren Mitarbeitenden gegenüber verpflichtet, gesetzliche Vorgaben einzuhalten. Gerade in Deutschland wirkt sich das unter anderem durch Gesetze zu Arbeitsschutz und Arbeitszeit auch auf die Personalplanung aus.

Daher ist es wichtig, dass sich die Mitarbeiterplanung auch an rechtlichen Aspekten orientiert. Bestimmungen zu Arbeitszeit, Arbeitnehmermitbestimmung oder Kündigungsschutz sollten in deine Pläne und Ziele einfließen.

Außer Arbeitsschutzgesetz und Betriebsverfassungsgesetz gilt es sich mit Details im Arbeitszeitgesetz und Kündigungsschutzgesetz vertraut zu machen und unter anderem das Mutterschutzgesetz sowie das Arbeitnehmerüberlassungsgesetz zu beachten.

Durch diese Vorgaben bist du als Unternehmen zwar in deiner Handlungsfreiheit eingeschränkt. Du gewinnst aber dadurch, dass deine Mitarbeitenden eine hohe Stabilität genießen und sich dies in einer guten Arbeitsatmosphäre äußert.

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Zukunftssicheres Planen

Langfristige, strategische Personalplanung in kleinen und mittleren Unternehmen ist mit organisatorischem Aufwand verbunden. Vor allem zu Beginn kann sich die Arbeit an planerischen Vorkehrungen recht Ressourcen intensiv auswirken.

Die Einführung einer Mitarbeiterplanung stellt eine sichere Investition für die Zukunft dar. Auf einem Arbeitsmarkt, dessen Bedarf an qualifizierten Arbeitskräften stetig zunimmt, ist vorausschauendes Handeln wichtig.

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Was versteht man unter Personalplanung?

Was ist wichtig bei der Personalplanung?

Warum ist Personalplanung wichtig?

Was ist die Aufgabe der Personaleinsatzplanung?