Was tun, wenn mehr Arbeit ansteht, als deine Beschäftigten bewältigen können? Oder wenn Prozesse automatisiert werden und Abteilungen plötzlich Überkapazitäten haben?

Ohne strukturierte Planung steuerst du dein Unternehmen im Blindflug. Das führt zu teuren Fehlbesetzungen, Überlastung im Team und verpassten Umsatzchancen.

Die strategische Personalplanung löst dieses Problem. Sie stellt sicher, dass du heute und in fünf Jahren die richtigen Talente an Bord hast, um wettbewerbsfähig zu bleiben. In diesem Artikel erfährst du, wie du deinen Bedarf präzise ermittelst und deine HR-Prozesse effizient digitalisierst.

Key Takeaways für Eilige

Definition: Personalplanung sichert die Verfügbarkeit der richtigen Mitarbeitenden zur richtigen Zeit am richtigen Ort.
Nutzen: Sie senkt Personalkosten, steigert die Mitarbeiterzufriedenheit und sichert das Erreichen deiner Geschäftsziele.
Kernbereiche: Von der Bestandsanalyse über die Bedarfsplanung bis zur gezielten Personalentwicklung.
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Definition: Was ist Personalplanung?

<div class="blog_primary-box">Die Personalplanung sorgt dafür, dass der <strong>Bedarf an Beschäftigten eines Unternehmens immer optimal gedeckt</strong> ist – weder bleibt Arbeit liegen, noch langweilen sich deine Teammitglieder.

Dazu gehört auch, das Knowhow deiner Beschäftigten durch Fort- und Weiterbildungen auf dem aktuellsten Stand zu halten.

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Auch die HR-Abteilung sollte strategisch aufgebaut werden. Hier erfährst du, wie die Struktur einer effektiven Personalabteilung aussieht.

Organisatorisch fällt die Personalplanung in den Aufgabenbereich des Human Resource Managements und ist zentraler Bestandteil der Unternehmensplanung. Es werden kurz-, mittel- und langfristige Personalfragen beantwortet und passende Maßnahmen ergriffen, damit das Unternehmen wirtschaftlich arbeitet.

Externe und interne Einflussfaktoren

Deine Personalplanung findet nicht im luftleeren Raum statt. Wir unterscheiden zwei Kategorien:

Externe Faktoren: Diese beeinflussen dich von außen. Dazu zählen die wirtschaftliche Lage, Gesetzesänderungen, der demografische Wandel oder technologische Sprünge (KI).
Interne Faktoren: Hier kannst du aktiv steuern. Deine geplante Absatzmenge, Fluktuationsraten, Fehlzeiten und anstehende Pensionierungen bestimmen, wie viel Personal du wirklich brauchst.

Ziele der Personalplanung

Hauptziel der Personalplanung ist es, einen idealen personellen Zustand zu erreichen, der sowohl die Unternehmensziele als auch die Mitarbeiterzufriedenheit wahrt.

Da sich dieser Soll-Zustand mit dem Unternehmen mitentwickelt und laufend verändert, müssen auch die Maßnahmen stetig angepasst und neu geplant werden. Wenn das gelingt, arbeiten nicht nur einzelne Mitarbeitende effizienter, sondern das gesamte Unternehmen.

„Aus meiner jahrelangen Erfahrung im Bereich Personalplanung habe ich gelernt, dass die Mitarbeitenden die wichtigste Ressource im gesamten Prozess sind. Unternehmen profitieren bei der Integration der Mitarbeitenden in den Planungsprozess von gesteigerter Motivation und weniger Personalausfällen oder Unzufriedenheit.”^{– Michael Emaschow, Gründer & Geschäftsführer}^Papershift

Konkrete Ziele der Personalplanung leiten sich zum großen Teil aus dem Bedarf der einzelnen Abteilungen ab. Die genaue Zielsetzung wird zusammen mit den Abteilungsleiter:innen und der Geschäftsführung definiert.

Die Leitfragen sind hier:

Wie viel Personal und welche Qualifikationen sind nötig?
Welche Art Unternehmenskultur soll herrschen?
Wie soll sich die demografische Struktur entwickeln?
Welche Positionen sollen besetzt werden?
Setzt du eher auf langfristiges Personal oder eine hohe Fluktuation?

Warum ist eine strategische Personalplanung so wichtig?

Eine vorausschauende Personalplanung bringt einige Vorteile mit sich:

Das Unternehmen läuft effizienter.
Es ist früh klar, wo Personal fehlt und entsprechend früh kann etwas dagegen getan werden.
Genauso ist früh klar, wo sich Teammitglieder fortbilden müssen.
Die Personalkosten werden optimiert.

Auf der anderen Seite kann es zu gravierenden Problemen kommen, wenn du die Personalplanung vernachlässigst:

Ziele können nicht erreicht werden: Es sind nicht genügend Mitarbeiter:innen da, um alle notwendigen Aufgaben zu erledigen.
Es können hohe Kosten entstehen: Wenn Stellen kurzfristig gefüllt werden müssen oder deine Lohnkosten zu hoch sind.
Durch falsche (oder keine) Personalplanung kann es auch passieren, dass du zu viele Arbeitskräfte beschäftigst: Eventuell musst du Angestellte entlassen und schädigst deine Employer Brand.
Fehlende Personalentwicklung: Jobsuchende wollen in ihrem Unternehmen oft nicht nur herausgefordert, sondern auch gefördert und weiterentwickelt werden. Fehlt dieser Aspekt, kann es schwierig werden, die Mitarbeiter:innen zu halten und neue Talente für dein Unternehmen zu gewinnen.

Aufgaben der strategischen Personalplanung

Alle Aufgaben der Personalplanung sind darauf ausgerichtet, den aktuellen und den voraussichtlichen Personalbestand zu optimieren. Sie orientieren sich an den Unternehmenszielen. Daher arbeitet die Personalabteilung hier sowohl mit der Geschäftsführung als auch mit den Fachabteilungen zusammen.‍

Personalplanung lässt sich in drei unterschiedliche Bereiche einteilen:

Strategische Planung: Langfristige Ziele – also mehr als fünf Jahre – stehen im Vordergrund.
Taktische Planung: Betrachtet werden mittelfristige Ziele – zwischen einem bis fünf Jahre.
Operative Planung: Im Fokus stehen kurzfristige Ziele – alles unter einem Jahr.

Aber wie funktioniert Personalplanung?

Die strategische Personalplanung beurteilt den Ist-Zustand und leitet die nötigen Schritte ein, um den Soll-Zustand zu erreichen. Du organisierst Schulungen für Beschäftigte, betreibst Recruiting oder setzt vorhandenes Personal frei.

Um diese Aufgaben zu verfolgen und die individuellen Ziele deines Unternehmens zu erreichen, gliedert sich die Personalplanung in mehrere Teilbereiche:

Personalbestandsplanung

Die strategische Personalplanung fängt mit der Personalbestandsplanung an: Wie sieht es jetzt in deinem Unternehmen aus?

Hier spiegeln sich ganz allgemeine Fragen wider:

Wie viele Mitarbeitenden arbeiten insgesamt im Unternehmen?
Wie viele Mitarbeitenden arbeiten in den einzelnen Abteilungen?
Wie hoch ist der Altersdurchschnitt?
Welche Beschäftigungsverhältnisse sind vertreten (z.B. Festanstellungen, Praktika, Werkstudierendenstellen)?

Der Ist-Zustand ist eine wichtige Grundlage, damit du den Personalbedarf besser planen kannst.

Personalbedarfsplanung

In der Personalbedarfsplanung analysierst du den Soll-Zustand deines Unternehmens:

Wie viele Mitarbeiter:innen werden in sechs Monaten, einem Jahr oder fünf Jahren in den einzelnen Bereichen gebraucht. Und was müssen sie können, damit immer genug Arbeitskräfte bereitstehen, um die Unternehmensziele zu erreichen?

Also: Was musst du beachten?

Quantität: Wie viel Personal benötigst du?
Qualität: Welche Fähigkeiten und Qualifikationen sollen deine Angestellten haben?
Zeit und Ort: Wann und wo benötigst du Personal?

Ja, du musst ein bisschen schätzen, um diese Fragen zu beantworten. Gerade Abgänge lassen sich nicht immer exakt vorhersagen und je länger der Planungszeitraum ist, desto schwieriger wird es. Daher wird in diesem Fall meist mit Erfahrungswerten und festgelegten Raten gearbeitet.

<div class="blog_primary-box"><strong>Übrigens:</strong> Stellst du nicht rechtzeitig neue Mitarbeiter:innen ein, <strong>kostet dich das wertvollen Umsatz.</strong> Mehr Infos zur Berechnung der Opportunitätskosten findest du <a href="https://hire.workwise.io/hr-praxis/organisationsentwicklung/opportunitaetskosten-berechnen" target="_blank">hier.</a></div>

How To: Personalbedarf berechnen!

Du hast keine Zeit, einen langen Artikel zu lesen?

In diesem Video erklärt dir Lisa, wie du deinen Personalbedarf berechnest und warum das so wichtig ist:

Personalbeschaffung

Ergibt die Personalbedarfsplanung, dass du mehr Mitarbeitende brauchst, geht es an die Personalbeschaffung.

Diese wird oft auch als Personalrekrutierung, Personalgewinnung, Recruiting oder, falls du digital suchst, Online-Recruiting bezeichnet. Freie Stellen kannst du extern oder intern neu besetzen.

Die interne Neubesetzung von Stellen ist meist günstiger und kurzfristig realisierbar. Aber deine Auswahl ist in diesem Fall natürlich auch eingeschränkt und möglicherweise fehlt es dann am anderen Ende. In diesem Fall wirst du dann auch außerhalb des Unternehmens nach neuen Mitarbeitenden suchen müssen (vielleicht sogar auch außerhalb Deutschlands).

Zur Personalbeschaffung gehört daher der gesamte Recruting-Prozess: Anforderungsprofil und Stellenangebot erstellen, geeignete Bewerber:innen identifizieren, diese einstellen und einarbeiten.

Als Übergangslösung bietet sich die Arbeitnehmerüberlassung an. Bei dieser kannst du dir Leiharbeitnehmer:innen für einen befristeten Zeitraum „ausleihen“. Während der oder die Leiharbeitnehmer:in beschäftigt ist, gewinnst du Zeit, um geeignete Bewerber:innen zu finden.

Übrigens: Durch On-Site-Management kannst du ganz einfach deine Leiharbeiter:innen von einem Personaldienstleister managen lassen und kannst dich währenddessen um andere Aufgaben kümmern.

Das alles klingt einfacher, als es letztlich ist.

Ein Stellenangebot auf der Webseite zu veröffentlichen reicht selten aus, um passende Bewerber:innen zu erreichen. Aus diesem Grund beschäftigen sich viele Personalabteilungen heutzutage mit den Themen Arbeitgeberattraktivität und Active Sourcing.

Personalfreisetzungsplanung

Personalfreisetzung ist kein angenehmes Thema, aber kann nötig sein. Werden Prozesse automatisiert, Abteilungen umstrukturiert oder bleiben Aufträge aus, hast du möglicherweise mehr Personal, als du brauchst.

Die Personalfreisetzungsplanung bereitet dich auf so eine Situation vor.

Diese Möglichkeiten hast du, um mit der Situation umzugehen:

interner Positionswechsel
die Arbeitszeit verkürzen
Überstunden abbauen
Kurzarbeit anmelden
Frühverrentung
Kündigungen

Manchmal gibt keine andere Möglichkeit, als Mitarbeitenden zu kündigen. Worauf du dabei achten musst, erfährst du in unserem Artikel zum Thema Kündigung.

Eine vorausschauende Personalplanung hilft dir, das zu vermeiden, indem es gar nicht erst zu einem Personalüberhang kommt.

Personaleinsatzplanung

In der Einsatzplanung werden die Mitarbeitenden entsprechend ihrer Fähigkeiten verteilt und eingesetzt. Die Personaleinsatzplanung schätzt anhand unternehmerischer Vorgaben die erforderlichen Kapazitäten ein und sorgt dafür, dass jeder Abteilung stets genügend Mitarbeitende mit passenden Qualifikationen zur Verfügung stehen.

Keine leichte Aufgabe, da die anfallende Arbeit in den meisten Unternehmen nicht konstant bleibt. Je nach Branche kann es innerhalb eines Tages, einer Woche und/oder eines Jahres zu Arbeitsspitzen kommen:

Kundenansturm im Einzelhandel
Bettenbelegung im Krankenhaus
Anrufaufkommen im Call Center
schwankende Auftragsmenge in der Industrie
beliebte Urlaubszeiten

Um solche Schwankungen abfangen zu können, setzt sich die Einsatzplanung auch mit verschiedenen Arbeitszeitmodellen auseinander und wählt das passendste aus. So können für diese Fälle beispielsweise flexible Arbeitszeiten für Unternehmen interessant sein.

Die Berufserfahrung der Beschäftigten und altersbedingte Einschränkungen werden ebenso im Auge behalten. Die Personaleinsatzplanung beachtet zudem Gesetze, tarifliche sowie betriebliche Vereinbarungen und orientiert sich an individuellen Kriterien, wie Arbeitszeitwünschen.

Software für die Personaleinsatzplanung

Um dir die Planung einfacher zu machen, gibt es für die Personaleinsatzplanung spezielle HR-Software. Mit einer Software zur Arbeitszeiterfassung kannst du zum Beispiel Dienstpläne oder eine Übersicht über alle Schichten deiner Angestellten erstellen.

Es gibt unzählige Softwareanwendungen (auch kostenlose), die dir dein Leben erleichtern können.

Einige Beispiele:

Übrigens: Die Arbeitszeiterfassung in deinem Unternehmen kannst du auch ganz einfach mit Excel umsetzen.

Personalentwicklung

Aufgaben und Anforderungen verändern sich stetig. Und deine Mitarbeitenden sollen immer passend qualifiziert sein.

Die strategische Personalplanung umfasst somit nicht nur die Ausbildung neuer Mitarbeiter:innen, sondern auch die Weiterbildung bestehender Teammitglieder auf fachlicher und persönlicher Ebene.

Berufsbegleitende Weiterbildung erfolgt je nach vorhandenen Ressourcen und Anforderungen firmenintern oder in externen Schulungen. Durch Job Enrichment kannst du deine Angestellten zum Beispiel langsam an neue, verantwortungsvollere Aufgaben heranführen.

Externe spezialisierte Fachkräfte und Schulungseinrichtungen sind nicht automatisch die bessere Lösung. Stattdessen solltest du schauen, welche Fähigkeiten schon im Team vorhanden sind und wie du dieses Wissen anderen zugänglich machen kannst.

Dazu eignen sich beispielsweise Learning-Meetings, in denen sich Mitarbeitende über fachliche Themen austauschen können. Oder du stellst Ressourcen bereit, die deine Mitarbeitenden nach Belieben nutzen können: Bau eine Bibliothek mit Fachbüchern auf, mach ihnen Tools wie Udemy und Blinkist zugänglich. Dank der Digitalisierung sind die Möglichkeiten hier nahezu unbegrenzt.

Lerne alle Methoden der Personalentwicklung kennen

Personalkosten

Weißt du spontan, wie viel alle Beschäftigten deines Unternehmens kosten – nur so ungefähr?

Das Personal ist eine der höchsten Kostenstellen eines Unternehmens. Grob lassen sich die Kosten pro Mitarbeiter:in in direkte Personalkosten und indirekte Personalkosten unterteilen:

Die direkten Personalkosten:

monatliches Bruttogehalt
Beiträge zur Sozialversicherung: Kranken-, Pflege-, Renten-, Arbeitslosen- und Unfallversicherung
Boni: Gewinnbeteiligung, Urlaubs- und Weihnachtsgeld, 13. Gehalt
Beiträge zur Berufsgenossenschaft
Fort- und Weiterbildungskosten
Reise- und Bewirtungskosten
Lohnfortzahlung im Krankheitsfall

Die indirekten Personalkosten:

Die indirekte Kosten sind etwas schwieriger zu definieren, weil sie sich manchmal verstecken und zwischen verschiedenen Stellen deutlich variieren können. Zum Beispiel bekommen (wahrscheinlich) nicht alle Mitarbeiter:innen einen Firmenwagen.

Und wurden neue Beschäftigte über Talent Sourcing gefunden, hat das eventuell einige Stunden der Recruiting-Abteilung gekostet – auch das zählt zu den indirekten Personalkosten.

Deswegen ist unsere Liste nicht vollständig, gibt dir aber eine Idee davon, wo sich zusätzliche Kosten verstecken können:

Kosten für Arbeitsmaterialien: z.B. PC, Schreibtisch und Handy
Miete und Nebenkosten für das Büro
Firmenwagen
Mitarbeiterkosten von HR & Recruiting

Individuelle Personalplanung

Die Personalplanung betrifft auch die Laufbahn einzelner Mitarbeiter:innen im Unternehmen. Drei wesentliche Aspekte dabei sind die Einarbeitungsphase, die Karriereplanung und die Nachfolgeplanung.

Onboarding-Prozess

Die individuelle Personalplanung fängt beim richtigen Onboarding-Prozess an. In dieser Zeit prägst du neue Teammitglieder und kannst Grundsteine für ihre Entwicklung legen. Je besser das Onboarding strukturiert ist, desto schneller können sich neue und bestehende Beschäftigte wieder ihren Aufgaben widmen.

Karriereplanung

Mitarbeitende bleiben selten über die komplette Dauer ihrer Beschäftigung in ein und derselben Position. Aufgaben verändern sich, Beförderungen stehen an oder sie haben sich langsam in einen ganz anderen Bereich entwickelt.

Wichtig ist es, darüber zu sprechen. Wohin soll es gehen und welche Fähigkeiten sind dafür notwendig? Gemeinsam könnt ihr festlegen, wie ihr dort hinkommt.

Nachfolgeplanung

Was passiert, wenn jemand das Unternehmen verlässt, wird gerne vergessen. Bis es dann so weit ist. Durch Kündigungsfristen lässt sich die Übergabe in der Regel zumindest einige Wochen im Voraus planen. Hier geht es vor allem darum, wie das Wissen der Person gesichert werden kann.

Es sollte auf jeden Fall eine detaillierte Übergabe mit schriftlichem Protokoll erfolgen. Das kann mit dir passieren oder mit dem jeweiligen Team.

Im besten Fall gibt es schon eine Nachfolge und ihr plant eine zeitliche Überschneidung beider Mitarbeiter:innen ein. So kann die ausscheidende Person die neue einlernen und ihr Knowhow weitergeben.

Rechtliche Aspekte und Einschränkungen

Arbeitgeber:innen sind ihren Mitarbeitenden gegenüber verpflichtet, gesetzliche Vorgaben einzuhalten.

Gerade in Deutschland wirkt sich das unter anderem durch Gesetze zu Arbeitsschutz und Arbeitszeit auch auf die Personalplanung aus.

Daher ist es wichtig, dass du bei deiner Personalplanung auch die rechtlichen Aspekte berücksichtigst. Bestimmungen zu Arbeitszeit, Arbeitnehmermitbestimmung oder Kündigungsschutz sollten in deine Pläne und Ziele einfließen.

Außer Arbeitsschutzgesetz und Betriebsverfassungsgesetz gilt es, sich mit den Details im Arbeitszeitgesetz und Kündigungsschutzgesetz vertraut zu machen und unter anderem das Mutterschutzgesetz sowie das Arbeitnehmerüberlassungsgesetz zu beachten.

Fazit: Personalplanung ist die Basis – Workwise ist der Turbo

Eine strategische Personalplanung ist das Fundament für dein langfristiges Wachstum. Sie gibt dir die Sicherheit, auch in dynamischen Zeiten immer die richtigen Talente an Bord zu haben, ohne dein Budget durch Fehlbesetzungen zu belasten.

Doch Planung ist nur der erste Schritt. Die größte Herausforderung für KMU bleibt die Umsetzung: Wie findest du die Fachkräfte, die dein Plan vorsieht?

Hier kommt Workwise ins Spiel. Als dein Recruiting-Partner nehmen wir dir die Komplexität der Personalbeschaffung ab. Während du dich auf die strategische Ausrichtung deines Unternehmens konzentrierst, sorgen wir dafür, dass deine offenen Stellen passend besetzt werden.

Von der ersten Anzeige bis zum strukturierten Bewerbermanagement – wir helfen dir dabei, deine Personalziele schneller und effizienter zu erreichen.

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Was versteht man unter Personalplanung?

Was ist wichtig bei der Personalplanung?

Warum ist Personalplanung wichtig?

Was ist die Aufgabe der Personaleinsatzplanung?