Die Digitalisierung schreitet unaufhaltsam voran und hat längst auch den Arbeitsalltag erobert. Von Video-Meetings bis zur automatisierten Logistik: Die Möglichkeiten sind vielfältig und bieten große Vorteile. Zum Unterschreiben nutzen viele Unternehmen aber immer noch Stift und Papier. Dabei spielen häufig rechtliche Bedenken eine Rolle, die sich aber meist als unbegründet herausstellen.

Unser Gastautor Luc Lippuner vom E-Signatur-Anbieter Skribble erklärt dir, wie du digitale Unterschriften für dich nutzen kannst – sicher und rechtsgültig.

Ein Gastbeitrag von Luc Lippuner <hr class="blog_horizontal-ruler"/>

Was genau ist eine digitale Unterschrift?

Der Begriff „Digitale Unterschrift" steht für verschiedene Arten und Wege, ein Dokument digital zu unterschreiben – vom schnellen Schriftzug auf dem Tablet des Postboten bis hin zur kryptografisch gesicherten Signatur. Digitale Unterschriften lassen sich von überall erstellen, egal, ob vom Homeoffice oder der Dienstreise aus, was sie besonders für Unternehmen attraktiv macht.

Wenn du eine rechtsgültige Unterschrift erstellen möchtest, solltest du etwas Hintergrundwissen haben und Folgendes genau unterscheiden können: Aus rechtlicher Sicht gibt es drei verschiedene Standards bei der digitalen Unterschrift (im Gesetz übrigens „elektronische Signatur“ genannt):

Das Bild einer eingescannten Unterschrift gilt zum Beispiel als einfache Form der EES, eine kryptografisch gesicherte Signatur mit Signaturzertifikat ist in der Regel eine FES oder QES. Der höchste Standard ist die QES: Sie kann die handschriftliche Unterschrift ersetzen.

<div class="blog_primary-box"><p><strong>Key Takeaway:</strong> Damit die elektronische Signatur auch wirklich rechtsgültig ist, solltest du für jedes Dokument den passenden Standard wählen. Für eine Geheimhaltungsvereinbarung genügt zum Beispiel eine EES. Du möchtest einen Kreditvertrag (Konsumentenkredit) digital unterschreiben? Dann benötigst du in Deutschland den höchsten E-Signatur-Standard, die QES.</p></div>

Digitale Unterschriften kannst du fast immer verwenden

In den meisten Fällen ist aber jede Art der digitalen Unterschrift rechtsgültig. Denn für fast alle Verträge trifft die „Formfreiheit“ zu. Das bedeutet, das Gesetz schreibt nicht vor, in welcher Art und Weise die beiden Vertragsparteien ihr Einverständnis erteilen. Theoretisch würde ein „Daumen hoch“ auf Facebook reichen und erst recht eine digitale Unterschrift mit Kryptographie und Zertifikat – egal ob EES, FES oder QES.

Nur in seltenen Fällen gibt es eine gesetzlich vorgeschriebene Form, z. B. die sogenannte Schriftform. Diese Dokumente solltest du im Auge behalten, denn bei Schriftform ist als digitale Unterschrift allein die QES zugelassen.

<div class="blog_primary-box"><p><strong>Info:</strong> In Deutschland gilt die Formfreiheit grundsätzlich auch für <a href="https://hire.workwise.io/hr-praxis/arbeitsrecht/arbeitsvertrag" target="_blank">Arbeitsverträge</a>. Das bedeutet, auch mündlich geschlossene Arbeitsverträge sind gültig. Allerdings haben Mitarbeiter:innen das Recht auf die anschließende schriftliche Fixierung des Vertrags.</p><p>Laut dem <a href="https://www.gesetze-im-internet.de/tzbfg/BJNR196610000.html" target="_blank">Teilzeit- oder Befristungsgesetz</a> ist <strong>bei befristeten Anstellungsverhältnissen ein Arbeitsvertrag in Schriftform erforderlich</strong>. Demnach ist ein mündlich geschlossener Arbeitsvertrag immer unbefristet.</p></div>

Es gibt vereinzelte Dokumente, bei denen die elektronische Form explizit untersagt ist, beispielsweise das Dienstzeugnis. Das musst du leider weiterhin eigenhändig auf Papier unterschreiben.

Digitale Unterschriften erstellen: So geht’s

Zunächst musst du entscheiden, welchen E-Signatur-Standard du benötigst: einfache, fortgeschrittene oder qualifizierte elektronische Signatur? Davon hängt es dann ab, wie du beim digitalen Unterschreiben vorgehst.

Bei der EES gibt es keine speziellen Vorgaben im Gesetz und dementsprechend leicht ist es, sie zu erstellen. Hier reichen beispielsweise schon eine eingescannte Unterschrift, eine E-Mail-Signatur oder der Schriftzug am Tablet – die Hauptsache ist, dass der Name in irgendeiner Form erkennbar ist. Gewisse E-Signatur-Anbieter offerieren aber auch sichere Formen der EES, welche mit Zertifikat erstellt und kryptografisch verschlüsselt werden – z.B. Skribble.

Du möchtest wissen, wie du eine einfache digitale Unterschrift mit Word erstellst?

Die FES muss diverse gesetzliche Vorschriften erfüllen. Beispielsweise muss es möglich sein, sie eindeutig der Person, welche unterzeichnet hat, zuzuordnen. Um das zu erreichen, kommen bestimmte Technologien zum Einsatz, z. B. die sogenannte Public Key Infrastructure. Das klingt komplizierter als es ist: Im Grunde handelt es sich bei PKIen um Echtheitszertifikate für digitale Unterschriften. Wenn du mit der FES unterschreiben möchtest, kannst du dich an einen Anbietenden für E-Signaturen wenden. Das Unterschreiben selbst geht dann in wenigen Klicks.

Für die QES gelten die strengsten Vorschriften. Es ist auch die technisch komplexeste Signatur, die nicht alle Anbieter offerieren. Hier musst du dich vor dem Unterschreiben zweifelsfrei identifizieren. Das geht zum Beispiel per Video-Call oder Bankkonto. Genau wie bei der FES benötigst du auch für die QES die Dienste eines E-Signatur-Anbieters. Dort musst du dich anmelden und kannst dann mit wenigen Klicks die QES erstellen.

So wählst du den passenden E-Signatur-Standard

Aber woher weiß man nun, welcher E-Signatur-Standard der richtige ist? Hier ist es wichtig zu wissen, dass sich die E-Signatur-Standards nicht nur hinsichtlich ihrer Rechtsgültigkeit unterscheiden – sondern auch in ihrer Beweiskraft. Das bedeutet, dass sie als unterschiedlich starker Beweis gelten, wenn es zu einem Gerichtsprozess kommen sollte: Die QES stellt den maximalen Beweis dar, die EES hingegen nur einen schwachen.

Insgesamt musst du dir also zwei Fragen stellen, um den richtigen E-Signatur-Standard zu finden:

Rechtsgültigkeit: Gibt es für das betreffende Dokumente per Gesetz eine Formvorschrift?
Beweiskraft: Wie groß ist das Risiko, dass es zu einem Gerichtsprozess kommt (z. B. in Haftungsfragen)?

Aus diesen beiden Fragen ergeben sich drei Anwendungsfälle:

Formfreie Dokumente mit niedrigem Haftungsrisiko, zum Beispiel Informationsschreiben und interne Bekanntmachungen: Hier eignet sich die einfache elektronische Signatur (EES).
Formfreie Dokumente mit erhöhtem Haftungsrisiko, zum Beispiel ein Mietvertrag oder ein Kaufvertrag: Hier eignet sich die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) oder – je nach Höhe der Haftungssumme – sogar die qualifizierte elektronische Signatur (QES).
Dokumente mit verpflichtender Schriftform, zum Beispiel der Konsumkreditvertrag oder das nachvertragliche Wettbewerbsverbot: Hier eignet sich nur die qualifizierte elektronische Signatur (QES).

<div class="blog_primary-box"><p><strong>Tipp:</strong> Selbstverständlich darfst du die QES auch für jeden anderen Vertrag verwenden, um auf Nummer Sicher zu gehen. Wenn du dir hier unsicher bist, lass dich am besten juristisch beraten.</p></div>

Workflows vereinfachen mit der digitalen Unterschrift

Die Digitalisierung hat längst auch im Recruiting Fahrt aufgenommen. Technische Lösungen im HR-Bereich vereinfachen die Arbeit auf vielen Ebenen. Auch die digitale Unterschrift bietet hier viele Möglichkeiten. Seit 2014 sind die Rahmenbedingungen für ihre Nutzung genau geregelt und klar definiert, sodass dem rechtsgültigen digitalen Unterschreiben nichts mehr im Wege steht. Ob Kreditvertrag, Mietvertrag, Arbeitsvertrag oder Bonusvereinbarungen: Verträge lassen sich nun in wenigen Klicks abschließen, ganz ohne Stift, Drucker und Papier. Für Unternehmen bedeutet das Kostenersparnis und mehr Effizienz – durch schlankere Workflows und schnellere Abschlüsse.