5 Tipps für ein erfolgreiches Onboarding deiner neuen Mitarbeitenden

Das Onboarding neuer Mitarbeitenden ist eine der wichtigsten und anspruchsvollsten Aufgaben, die Manager:innen oder Personalverantwortliche übernehmen können. Wenn das Onboarding gut durchgeführt wird, legt es den Grundstein für eine erfolgreiche und langfristige Tätigkeit im Unternehmen.

Es ist die Zeit, in der

• Beziehungen geknüpft werden,
• Erwartungen festgelegt werden
• und die anfängliche Begeisterung entweder wächst oder verloren geht.

Macht man jedoch zu viele Fehler, kann es sein, dass neue Mitarbeitende auf der Strecke bleiben, bevor sie überhaupt angefangen haben.

Unser Gastautor Alexander Heinle von der HR Onboarding Software Zavvy zeigt dir die häufigsten Fehler beim Onboarding auf - und gibt dir hilfreiche Tipps für einen gelungenen Start.

<hr class="blog_horizontal-ruler"/>

Ein Gastbeitrag von Alexander Heinle    <hr class="blog_horizontal-ruler"/>

6 häufige Onboarding-Fehler

Die Bedeutung eines guten Onboarding-Prozesses sollte nicht unterschätzt werden. Er trägt nicht nur dazu bei, dass sich neue Mitarbeitende willkommen fühlen, sondern dass Unternehmen auf lange Sicht auch Zeit und Geld sparen können. Wenn Mitarbeitende vorzeitig gehen, entsteht eine Lücke, die gefüllt werden muss.

Laut Definition ist das Onboarding der Prozess der Eingliederung neuer Mitarbeitenden in das Unternehmen. Dazu gehört alles vom ersten Kontakt mit dem Unternehmen bis zur Integration in das Team. Außerdem erhalten sie die Informationen und Werkzeuge, die sie brauchen, um ihre Arbeit effektiv zu erledigen. Folglich spielt das Onboarding eine entscheidende Rolle bei der Bindung von Mitarbeitenden und reduziert die Fluktuation.

Du möchtest mehr über das Thema Fluktuation herausfinden? Die Fluktuationsrate: So berechnest du sie und gehst mit ihr um.

Aber: Nur 12% der Mitarbeitenden finden, dass ihr Arbeitgebender einen guten Onboarding-Prozess hat. Im Folgenden findest du sechs häufige Fehler beim Onboarding und wie du sie vermeiden kannst:

Fehler Nr. 1: Mangelnde Struktur

Einer der häufigsten Fehler beim Onboarding ist ein Mangel an Struktur. Ohne einen dokumentierten Onboarding-Plan, der alle Aufgaben und Interessensgruppen umfasst, kann es leicht passieren, dass wichtige Aspekte vernachlässigt werden. Das kann dazu führen, dass die Einarbeitung neuer Mitarbeitenden unorganisiert und unübersichtlich ist.

Darüber hinaus kann es auch zu Frustration und Unmut unter den Teammitgliedern führen, welche die Aufgabe haben, den neuen Teammitgliedern zu helfen. Die Lösung besteht darin, einen klaren und präzisen Einarbeitungsplan zu erstellen, der alle Aspekte des Prozesses abdeckt.

Dieser sollte folgende Aspekte enthalten:

✔ Zeitplan

✔ Aufgaben

✔ Verantwortliche

Fehler Nr. 2: Die Preboarding-Phase auslassen

Unterschätze niemals den ersten Eindruck.

Kurz gesagt ist das Preboarding die Zeit, bevor neue Mitarbeitende den Job antreten. Dein Onboarding-Plan sollte also mehrere Wochen vor dem Start im Unternehmen beginnen. Eine gut durchdachte Preboarding-Phase stärkt deine Arbeitgebermarke und wie du dich in der Öffentlichkeit präsentierst. Außerdem kannst du so sicherstellen, dass neue Mitarbeitende vor dem ersten Arbeitstag alle Informationen erhalten, die sie brauchen, um von Anfang an auf Erfolgskurs zu starten.

Fehler Nr. 3: Nicht genug (oder auch zu viele) Informationen

Ein weiterer Fehler ist es, neuen Mitarbeitenden nicht genügend (oder auch zu viele) Informationen zu geben. Das kann zu Verwirrung und Frustration führen, besonders wenn sie nicht alle Informationen haben, die sie brauchen, um ihre Arbeit effektiv zu erledigen.

Wenn du andererseits zu viele Informationen auf einmal zur Verfügung stellst, können sie überwältigend und schwer zu verarbeiten sein. Es kommt darauf an, ein Gleichgewicht zu finden und neue Mitarbeitende mit den Informationen zu versorgen, die sie zum richtigen Zeitpunkt brauchen.

Fehler Nr. 4: Kurzfristiges Denken

Ebenso fatal kann es sein, sich auf die kurzfristige Perspektive (Tage oder Wochen) statt auf die langfristige (drei Monate oder mehr) zu konzentrieren.

Das passiert oft, wenn Unternehmen versuchen, zu viel in die ersten Tage oder Wochen der Beschäftigung zu packen. Es führt dazu, dass neue Mitarbeitende das Gefühl haben, dass ihnen nicht die Zeit oder der Raum gegeben wird, um zu lernen und in ihre neue Rolle hineinzuwachsen.

Um dies zu vermeiden, ist es wichtig, sich auf die langfristige Perspektive zu konzentrieren. Neue Teammitglieder sollten Zeit bekommen, um sich langsam in die Unternehmenskultur einzufügen. Außerdem sollten sie die Möglichkeit haben, ihre Aufgaben mit der Zeit zu erweitern.

Fehler Nr. 5: Keine spezifischen Ziele setzen

Ein weiterer häufiger Fehler ist, keine spezifischen Ziele für neue Mitarbeitende zu setzen. Das kann passieren, wenn Unternehmen davon ausgehen, dass neue Mitarbeitende die Dinge schon selbst herausfinden werden.

Dies führt zu mangelnder Motivation und Unsicherheiten über Aufgaben und Verantwortlichkeiten. Um dies zu vermeiden, ist es wichtig, von Anfang an klare und realistische Erwartungen zu stellen.

Neue Mitarbeitende sollten wissen, was von ihnen in Bezug auf

• Arbeitsleistung,
• Anwesenheit
• und Verhalten

erwartet wird.

Fehler Nr. 6: Versäumnis der Nachbereitung

Ein häufiger Fehler beim Onboarding besteht darin, dass neue Teammitglieder nach den ersten Tagen oder Wochen im Unternehmen nicht weiter betreut werden.

Um zu vermeiden, dass sich diese isoliert und nicht unterstützt fühlen, ist es wichtig, einen Nachfolgeplan zu erstellen, der regelmäßige Besprechungen mit den neuen Beschäftigten vorsieht. Diese Gespräche sollen dazu dienen, Fragen zu beantworten, Feedback zu ihren Leistungen zu geben und ihnen zu helfen, sich an ihre neue Rolle zu gewöhnen.

So geht's besser: 5 Tipps für einen gelungenen Start

Das Onboarding ist sowohl für Unternehmen als auch für Mitarbeitende ein wichtiger Prozess. Es legt den Grundstein für die Beziehung zwischen Arbeitgebenden und Arbeitnehmenden und kann sich darauf auswirken, ob neue Mitarbeitende in ihrer neuen Rolle erfolgreich sind oder nicht.

Hier sind einige effektive Tipps für ein optimales Onboarding-Erlebnis:

Tipp 1: Unterschätze nicht, wie vorteilhaft ein gutes Preboarding sein kann

Ein großartiges Onboarding-Erlebnis entsteht nicht einfach so.

Es bedarf einer sorgfältigen Planung und Durchführung, damit sich deine neuen Beschäftigten willkommen, engagiert und auf den Erfolg vorbereitet fühlen. Das Preboarding ist der erste Schritt, um ein optimales Onboarding-Erlebnis zu schaffen. Dies ist deine Chance, einen bleibenden ersten Eindruck zu hinterlassen. Begeistere deine neuen Kolleg:innen, bevor sie überhaupt anfangen. Gib ihnen das Gefühl, vorbereitet zu sein, und nimm ihnen die natürliche Aufregung. Diese Phase ist eine gute Gelegenheit, eine starke Arbeitgebermarke aufzubauen.

Erfahre in diesem Artikel mehr über Employer Branding und den Weg zu einer attraktiven Arbeitgebermarke.

Tipp 2: Eine Struktur festlegen

Es muss nicht kompliziert sein, die Einarbeitung neuer Mitarbeitenden optimal zu gestalten. Eine einfache Möglichkeit, dein Team auf Erfolgskurs zu bringen, besteht darin, eine Struktur festzulegen, an die sich alle halten sollten. So fühlen sich neue Mitarbeitende wohler und sind weniger überfordert, wenn sie sich auf ihre neue Rolle einstellen.

Du kannst das Onboarding noch weiter anpassen, indem du es nach Teams differenzierst. Wenn du dir die Zeit nimmst, die Einarbeitung individuell zu gestalten, kannst du sicherstellen, dass sich neue Mitarbeitende gut vorbereitet und unterstützt fühlen, wenn sie ihren Weg in deinem Unternehmen beginnen.

Tipp 3: Sich wiederholende oder administrative Aufgaben automatisieren

Durch die Automatisierung von sich wiederholenden oder administrativen Tätigkeiten kannst du dich auf die menschliche Interaktion und die Optimierung des Onboarding-Prozesses konzentrieren.

Mithilfe von Vorlagen aus einer Onboarding- oder HR-App wie Zavvy kannst du einen strukturierten Prozess und einen ausgeklügelten Workflow erstellen, der allen Beteiligten das Leben erleichtert. Durch die Automatisierung des Onboarding-Prozesses kann dein Unternehmen Zeit und Geld sparen und gleichzeitig sicherstellen, dass deine neuen Teammitglieder den bestmöglichen Start ins Berufsleben haben und vom ersten Tag an voll durchstarten können.

Tipp 4: Spezifische Ziele setzen

Dokumentiere den gesamten Einführungsprozess in einem transparenten Einführungsplan. So wissen alle neuen Teammitglieder, was am ersten Arbeitstag oder nach 7, 30, 60 und 90 Tagen geleistet werden sollte.

Es ist wichtig, dass sich alle Beteiligten über die Erwartungen im Klaren sind.

• Wie sieht Erfolg aus?
• Welche Leistungen sind zu erbringen?
• Wann werden Kontrollen stattfinden?

Wenn du diese Erwartungen frühzeitig festlegst, kannst du Missverständnisse vermeiden und sicherstellen, dass alle Beteiligten von Anfang an auf derselben Seite stehen.

Tipp 5: Regelmäßiges Feedback sammeln

Tausche dich während des gesamten Onboarding-Prozesses regelmäßig mit allen Beteiligten aus. Neue Mitarbeitende brauchen Zeit, um zu berichten, wie es ihnen geht, und um Hilfe zu bitten. Automatisierte Erinnerungen können dir helfen, den Überblick zu behalten.

Außerdem kann ein regelmäßiger Austausch mit den neuen Mitarbeitenden während des gesamten Prozesses dazu beitragen, dass sie sich unterstützt fühlen und sicherstellen, dass sie auf dem richtigen Weg sind.

Fazit

Beim Onboarding neuer Mitarbeitenden gibt es einige häufige Fehler, die du vermeiden solltest. Dazu gehören insbesondere:

• mangelnde Struktur,
• kurzfristiges Denken,
• das Versäumnis, konkrete Ziele zu setzen
• und das Versäumnis, nachzufassen.

Die Erstellung eines klaren und präzisen Onboarding-Plans ist daher ein wichtiger Schritt, um diese häufigen Fehler zu vermeiden. Wenn du diese Tipps befolgst, kannst du häufige Schwächen beim Onboarding vermeiden und deine neuen Teammitglieder von Anfang an auf Erfolgskurs bringen.