HR-PraxisPfeil Symbol nach rechtsOrganisationsentwicklungPfeil Symbol nach rechtsDie Fluktuationsrate: So berechnest du sie und gehst mit ihr um

Die Fluktuationsrate: So berechnest du sie und gehst mit ihr um

Es ist längst nicht mehr so, dass Angestellte ihren Arbeitgeber:innen ein Berufsleben lang treu bleiben. Tatsächlich ziehen immer öfter auch Mitarbeiter:innen, die grundsätzlich mit ihrem Job zufrieden sind, einen beruflichen Wechsel in Betracht. Die Fluktuationsrate beschäftigt sich damit, wie häufig Mitarbeiter:innen dein Unternehmen verlassen und Neueinstellungen nötig sind.

Was bedeutet eine erhöhte Fluktuation für dein Unternehmen und wie kannst du ihr entgegenwirken?

In diesem Artikel erfährst du, wie du die Fluktuationsrate berechnest, den Wert interpretierst und wie du mit der Fluktuation optimal umgehst, um die Kosten für deine Organisation möglichst gering zu halten.

Inhalt

Was ist die Fluktuationsrate?

Die Fluktuationsrate ist eine statistische Größe, die die Personalbewegung in deinem Unternehmen beschreibt und im Rahmen des HR-Controlling beobachtet wird. Der Wert gibt an, wie viele Mitarbeiter:innen im Verhältnis zur gesamten Belegschaft das Unternehmen verlassen.

Du kannst dir die Fluktuationsrate verschiedener Intervalle anschauen. Ob du dir die Fluktuation monatlich, jährlich oder quartalsweise ansiehst, ist grundsätzlich egal. Doch du solltest bei einem Modell bleiben, ansonsten verlieren die Werte im Vergleich ihre Aussagekraft. Du kannst dir außerdem die Fluktuationsrate einzelner Abteilungen anschauen oder die der gesamten Organisation betrachten.

Tipp: Du solltest neben der allgemeinen Fluktuationsrate insbesondere die Frühfluktuation im Blick behalten. Dieser Recruiting-KPI erfasst, wie viele Neueinstellungen deine Organisation nach nur wenigen Monaten im Betrieb wieder verlassen. Ist die Frühfluktuation außergewöhnlich hoch, kann dies auf Probleme im Recruiting oder im Onboarding hinweisen.

Es gibt drei verschiedene Arten der Fluktuation, die zusammengenommen die Gesamtfluktuation ergeben:

  1. Natürliche Fluktuation (Ruhestand oder Todesfälle)
  2. Unternehmensinterne Fluktuation (Versetzungen)
  3. Unternehmensexterne Fluktuation (Kündigung seitens der Mitarbeiter:innen oder des Unternehmens)

In keinem Unternehmen ist die Personalsituation komplett statisch. Ein gewisses Maß – vor allem an natürlicher und unternehmensinterner – aber auch an unternehmensexterner Fluktuation lässt sich kaum vermeiden und stellt auch kein Problem dar. Doch ist die Fluktuationsrate in einem Bereich oder einem Zeitabschnitt besonders hoch, deutet dies in den meisten Fällen auf Probleme in der Personalbindung hin.

In diesen Fällen solltest du sofort handeln, denn die Mitarbeiter:innen sind der entscheidende Erfolgsfaktor eines Unternehmens. Sind die Mitarbeiter:innen unzufrieden, wirkt sich dies direkt auf die Produktivität deiner Organisation aus und verursacht teils hohe Folgekosten.

Abhängig davon, welches Know-How und welche besonderen Qualifikationen eine Position voraussetzt, verursacht der Verlust von Mitarbeiter:innen hohe Kosten. Zu den indirekten Opportunitätskosten, die dadurch entstehen, dass eine Stelle nicht besetzt ist, addieren sich die Kosten für die Rekrutierung und Einarbeitung der Neueinstellung.

Ist die Personalsituation in einem Bereich besonders unbeständig, können außerdem schnell Wissenslücken aufkommen. Gibt es viele Personalbewegungen in einer Abteilung, kann häufig keine geordnete Übergabe stattfinden. Dann besteht die Gefahr, dass die besonderen Kompetenzen der einzelnen Mitarbeiter:innen aus dem Fokus geraten.

Du solltest dir also die Gründe für die erhöhte Fluktuationsrate genauer ansehen, um gegebenenfalls gegensteuern zu können.

Kündigungsgründe: Das steckt hinter einer hohen Fluktuationsrate

Die Gründe für eine Kündigung sind komplex und unterscheiden sich von Mitarbeiter:in zu Mitarbeiter:in. Nur selten gibt es einen isolierten Auslöser, wenn sich ein:e Mitarbeiter:in entschließt, ein Unternehmen zu verlassen. Daher solltest du dir für das Austrittsgespräch mit den Mitarbeiter:innen genügend Zeit nehmen und die Beweggründe ausscheidender Mitarbeiter:innen genau nachvollziehen.

Das Austrittsgespräch ist eine tolle Chance, Optimierungspotenzial aufzudecken und deine Arbeitgebermarke zu stärken. Hier erfährst du, wie das Offboarding zu einer positiven Erfahrung für deine Mitarbeiter:innen wird und dein Unternehmen weiterbringt.

Die Gründe für eine Kündigung lassen sich in zwei Kategorien aufteilen:

  1. Negative Kündigungsgründe: Die negativen Kündigungsgründe beziehen sich direkt auf das Unternehmen und die Arbeitsatmosphäre. Hierzu zählen fehlende Entwicklungsmöglichkeiten ebenso wie Mobbing am Arbeitsplatz oder ein zu niedriges Gehalt.
  2. Positive Kündigungsgründe: Die positiven Kündigungsgründe liegen außerhalb des Unternehmens. Hier sind Faktoren wie die Familienplanung der Mitarbeiter:innen, der Umzug in eine andere Stadt oder der Schritt in die Selbstständigkeit gemeint.

Wenn sich qualifizierte und produktive Mitarbeiter:innen dazu entschließen, dein Unternehmen zu verlassen, ist dies in jedem Fall schade. Egal, ob dies aus internen oder externen Gründen geschieht. Doch unwichtig ist die Unterscheidung nicht: Liegt ein strukturelles Problem der Arbeitskultur vor, profitierst du davon, die Probleme so schnell wie möglich zu identifizieren und Gegenmaßnahmen einzuleiten.

Die Fluktuationsrate im Branchenvergleich

Um die Fluktuation in deinem Unternehmen nicht nur zu beziffern, sondern auch zu verstehen, solltest du dir zum einen die Entwicklung der Fluktuationsrate über einen längeren Zeitraum ansehen. Zum anderen hilft es dir, deine Werte mit der durchschnittlichen Fluktuationsrate deiner Branche abzugleichen.

Bereiche wie die Land- und Forstwirtschaft und auch die Gastronomie sind stark saisonabhängig, während die Anforderungen an die meisten Mitarbeiter:innen in der Regel eher niedrig sind. Daher liegt es in der Natur der Sache, dass hier auch die Fluktuationsrate mit 70% bis 80% pro Jahr besonders hoch liegt.

In der Landwirtschaft ist beispielsweise in der Erntezeit ein höherer Personalbedarf gegeben als im Rest des Jahres. Daher ist es in diesem Fall sinnvoll, kurzfristig zusätzliche Mitarbeiter:innen einzustellen und sie ebenso kurzfristig wieder zu entlassen, wenn die Ernte vorüber ist.

Auch im Bereich Information und Kommunikation sowie im Dienstleistungsgewerbe ist die Fluktuationsrate erfahrungsgemäß recht hoch. Hier kannst du mit Werten zwischen 40% und 60% pro Jahr rechnen.

In den Branchen Handel, Instandhaltung und Reparatur, Immobilien, Erziehung und Bildung sowie im Sozialwesen ergeben sich Fluktuationsraten von 30% bis 40% pro Jahr.

Im Finanzsektor, dem Bergbau, der Energie- und Wasserversorgung, dem verarbeitenden Gewerbe und dem Gesundheitswesen ist die vergleichsweise niedrig. Hier sind Werte zwischen 15% und 25% die Norm. Mit unter 15% Fluktuation pro Jahr ist die Personalsituation der öffentlichen Verwaltung sowie in der Verteidigung am geringsten. Dies ist vermutlich auf die Verbeamtung in diesen Bereichen und die damit einhergehenden Vorteile zurückzuführen.

Die Fluktuationsraten der einzelnen Abteilungen eines Unternehmens unterscheiden sich ebenfalls. So ist die Fluktuation im Vertrieb mit durchschnittlich 22% pro Jahr am höchsten, während die Fluktuation in den Bereichen IT, Technik, Logistik, Finanzen und HR bei rund 10% jährlich liegt. Im Marketing sowie in der Assistenz der Geschäftsführung liegt die durchschnittliche Fluktuation bei 5% im Jahr.

Die Fluktuationsrate berechnen

Es gibt verschiedene Formeln, die du zur Berechnung der Fluktuationsrate heranziehen kannst. Doch die verschiedenen Formeln arbeiten teilweise mit unterschiedlichen Größen und führen in der Folge auch zu unterschiedlichen Ergebnissen. Du solltest dich daher für eine Formel zur Berechnung der Fluktuationsrate entscheiden und dann im nächsten Zeitraum nicht zu einer anderen wechseln. Die Ergebnisse sind sonst nicht miteinander vergleichbar.

Am geläufigsten ist die Schlüter-Formel. Daher bietet sich diese Berechnungsmethode an, wenn du deine Fluktuationsrate mit den Durchschnittswerten deiner Branche oder anderer Unternehmen vergleichen möchtest.

Die Basisformel

Die Basisformel ist die simpelste Art, die Fluktuationsrate zu berechnen. Dadurch ist sie zwar einfach anzuwenden, aber dafür auch recht ungenau. In diesem Modell werden alle Personalabgänge, die in den Zeitraum fallen, den du betrachten möchtest, im Verhältnis zu dem Personalbestand zu Beginn des Zeitraums herangezogen. Diese Formel lässt allerdings Neuzugänge außen vor und ergibt daher nicht die zuverlässigste Kennzahl.

Fluktuationsrate in % = (Abgänge Personalbestand am Anfang der Periode) 100

Die Schlüter-Formel

Diese Formel wurde von dem Gewerkschafter und SPD-Politiker Helmut Schlüter erfunden. Seine Formel zur Berechnung der Fluktuationsrate ist ein wenig komplexer als die übrigen Herangehensweisen und von daher auch am genauesten.

Fluktuationsrate in % = (Abgänge (Personalbestand am Anfang der Periode + Zugänge)) 100

Die BDA-Formel

Die BDA-Formel wurde von der Bundesvereinigung der Deutschen Arbeitgeberverbände zur Berechnung der Fluktuationsrate aufgestellt. Die Rechnung ist in der Form dieselbe wie die Basisformel. Der Unterschied zwischen beiden Methoden ist die Größe Personalbestand. Während die Basisformel den absoluten Personalbestand zu Beginn der betrachteten Periode nimmt, verwendet die BDA-Formel den durchschnittlichen Personalbestand der Periode. Dieser Wert ergibt sich, wenn du den Personalbestand zu Beginn durch den Personalbestand am Ende der Periode teilst.

Fluktuationsrate in % = (Abgänge durchschnittlicher Personalbestand) 100

Die ZVEI-Formel

Die ZVEI-Formel geht auf den Zentralverband der Elektrotechnischen Industrie zurück. Hier werden die ersetzten Abgänge durch den durchschnittlichen Personalbestand geteilt. Die ersetzten Abgänge ergeben sich aus dieser Rechnung:

Ersetzte Abgänge = Zugänge + Abgänge - (Zugänge - Abgänge) 2

Das Ergebnis verwendest du anschließend für die Berechnung der Fluktuationsrate anhand dieser Formel:

Fluktuationsrate in % = (Ersetzte Abgänge durchschnittlicher Personalbestand) 100

Hohe Fluktuationsrate: Der neue Status Quo?

Die Corona-Pandemie hat in der Arbeitswelt einige Gewissheiten in Frage gestellt. Auf einmal waren Homeoffice und flexible Arbeitszeiten kein Problem mehr und viele Mitarbeiter:innen haben sich klar gemacht, auf was es ihnen bei der Arbeit ankommt.

Das bedeutet auch, dass zahlreiche Arbeitnehmer:innen sich ihres Wertes für ihre Organisation stärker bewusst geworden sind und auf dieser Grundlage einfordern, was ihnen wichtig ist.

Was das für den Arbeitsmarkt bedeutet, lässt sich am Beispiel der USA nachvollziehen: Seit 2021 überrollt eine Welle freiwilliger Kündigungen das Land. Diese sogenannte „Great Resignation” führte allein im Juli 2021 zu über vier Millionen Kündigungen und seitdem wird dieser Höchstwert regelmäßig übertroffen.

Auch in China und Indien kam es zu vergleichbaren Umwälzungen: In China streikten Arbeitnehmer:innen für bessere Arbeitsbedingungen und verließen im Zweifelsfall ihre alten Jobs und in Indien möchten sich mehr als die Hälfte aller Beschäftigten nun beruflich neu erfinden. Dabei legen sie besonders großen Wert auf mehr Flexibilität im Arbeitsalltag.

Bisher ist die Kündigungswelle noch nicht nach Deutschland übergeschwappt, doch eine EY-Studie, die sich 2021 mit dem Thema auseinandergesetzt hat, attestiert auch deutschen Arbeitnehmer:innen einen deutlich größeren Wechselwillen als noch vor der Pandemie.

Die Studie ergab, dass zwar nur 14% der Beschäftigten aktiv nach einem neuen Job suchen, aber beinahe die Hälfte aller Arbeitnehmer:innen durchaus Interesse an einem neuen Arbeitsplatz hätte. Das bedeutet, auch die Mitarbeiter:innen, die grundsätzlich mit ihrer Tätigkeit zufrieden sind, sind deutlich öfter dazu bereit, ein Unternehmen zu verlassen, wenn sich ihnen andere Möglichkeiten bieten.

Heißt das, wir müssen uns in Zukunft an deutlich höhere Fluktuationsraten gewöhnen?

Gegenmaßnahmen: So senkst du die Fluktuationsrate

Auch wenn der Trend zu einer größeren Wechselbereitschaft geht und du eine Erhöhung der Fluktuationsraten in deinem Unternehmen eventuell nicht komplett verhindern kannst, ist es möglich, diesen Effekt mit gezielten Maßnahmen der Organisationsentwicklung abzuschwächen. Denn ist dein Unternehmen als Arbeitgeber:in attraktiver, fällt es den Mitarbeiter:innen umso schwerer, ihren derzeitigen Job aufzugeben.

Um deine Mitarbeiter:innen stärker an deine Organisation zu binden, musst du stärker auf ihre Bedürfnisse eingehen. Dabei solltest du deine Maßnahmen auf die drei Kategorien Entwicklung und individuelle Förderung, Work-Life-Balance und Arbeitsklima ausrichten.

Möchtest du deine Mitarbeiter:innen langfristig in deinem Unternehmen halten, musst du auch sicherstellen, dass sie sich eine Zukunft in deinem Unternehmen vorstellen können. Mache deinen Mitarbeiter:innen klar, dass du sie bei ihren beruflichen Zielsetzungen unterstützt und biete ihnen genügend Möglichkeiten, sich weiterzubilden und ihre Karriere voranzubringen.

Konkrete Maßnahmen können sein:

  • Aufstiegschancen bieten und diese transparent kommunizieren
  • Weiterbildungsbudgets stellen und Coachingangebote machen
  • regelmäßige Feedbackgespräche mit den Führungskräften
  • Übertragung verantwortungsvoller Aufgaben

Indem du deinen Mitarbeiter:innen anbietest, ihre Arbeit so weit wie möglich ihren persönlichen Bedürfnissen und Vorlieben anzupassen, stellst du sicher, dass sie sich nicht irgendwann zwischen privaten und beruflichen Plänen oder Verpflichtungen entscheiden müssen.

So entsteht eine bessere Arbeitsatmosphäre, die jedem und jeder Mitarbeiter:in die Umgebung bietet, in der sie am produktivsten arbeiten können. Zusätzlich gibst du den Beschäftigten so die Möglichkeit, flexibel auf veränderte Umstände in ihrem Privatleben zu reagieren. Ein Mitarbeiter muss sich zum Beispiel um ein pflegebedürftiges Familienmitglied kümmern? Kein Problem: Da er selbst entscheiden kann, wann und von welchem Ort aus er arbeitet, bekommt er beides unter einen Hut.

Weitere Maßnahmen für eine bessere Work-Life-Balance umfassen beispielsweise:

  • Teilzeit-Option bieten
  • Homeoffice ermöglichen und aktiv durch die passende Ausstattung fördern
  • flexible Arbeitszeiten und mobiles Arbeiten anbieten
  • Unterstützung bei der Kinderbetreuung
  • Sabbatical ermöglichen

Du solltest auch dein Möglichstes tun, damit deine Mitarbeiter:innen gerne zur Arbeit kommen. Dieser Aspekt umfasst genauso die ansprechende Gestaltung des Büros, wie die Stärkung der zwischenmenschlichen Beziehungen am Arbeitsplatz oder kleine Aufmerksamkeiten wie kostenloses Obst oder Getränke.

Mit diesen Maßnahmen kannst du Arbeitsatmosphäre verbessern:

  • Teamevents und Teambuilding
  • ansprechendes Büro mit guter Ausstattung und Annehmlichkeit wie Obst, Müsli oder Getränken
  • Zuschuss für das Mittagessen oder die Fahrtkosten

Alle diese Maßnahmen können dir dabei helfen, deine Mitarbeiter:innen stärker an dein Unternehmen zu binden. Doch das wichtigste Werkzeug, um als Arbeitgeber:in attraktiver zu werden beziehungsweise attraktiv zu bleiben ist die richtige Einstellung.

Du solltest eine ehrliche Feedback-Kultur etablieren und deinen Mitarbeiter:innen – insbesonderen denen, die dein Unternehmen verlassen – aktiv zuhören und ihre Wünsche und Vorschläge ernst nehmen.

Bist du bereit, dich als Arbeitgeber:in kontinuierlich weiterzuentwickeln, und bringst deinen Beschäftigten Wertschätzung und Respekt entgegen, fühlen sich die Mitarbeiter:innen gesehen und ernst genommen. Auch dieser Faktor wirkt sich positiv auf deine Employer Brand aus.

Du möchtest herausfinden, welche Maßnahmen für dein Unternehmen die richtigen sind? Durch effektives Retention Management systematisierst du den Ausbau der Mitarbeiterbindung.

So gehst du mit einer konstant hohen Fluktuationsrate um

Nicht nur wegen der zunehmenden Wechselbereitschaft der Arbeitnehmer:innen kann es dazu kommen, dass die Fluktuationsraten in deinem Unternehmen anhaltend auf einem hohen Niveau bleiben.

Auch wenn dein Unternehmen noch sehr jung ist und stark auf die Beschäftigung von Praktikant:innen angewiesen ist, die nur kurzzeitig im Unternehmen bleiben, oder wenn dein Personalbedarf von saisonalen Schwankungen abhängig ist, kommt es zu einer hohen Fluktuation.

Du weißt gar nicht genau, wie hoch dein Personalbedarf eigentlich ist? Hier erfährst du, wie du den Personalbedarf berechnest.

Doch mit den richtigen Recruiting-Maßnahmen kannst du dennoch einen reibungslosen Betrieb sicherstellen und die Kosten für deine Organisation gering halten.

Mithilfe eines Bewerbermanagementsystems hast du immer alle offenen Jobangebote im Blick und kannst so schnell auf einen schwankenden Personalbedarf reagieren. Viele Bewerbermanagementsysteme bieten dir auch die Möglichkeit, direkt über die Software Stellenanzeigen auf verschiedenen kostenfreien und kostenpflichtigen Jobbörsen und Stellenportalen zu verteilen.

Insbesondere kostenlose Jobpostings bieten sich an, wenn du eine Stelle – zum Beispiel einen Praktikumsplatz – immer wieder neu inserierst. Ansonsten summieren sich die Kosten für das Recruiting sehr schnell.

Mit Workwise bist du jeder Personalsituation gewachsen

Über das kostenlose Bewerbermanagementsystem von Workwise kannst du alle deine Jobausschreibungen sowie die eingehenden Bewerbungen verwalten und je nach Bedarf wieder aktivieren oder deaktivieren.

Über unsere Plattform hast du außerdem Zugang zu zahlreichen verschiedenen Recruiting-Kanälen. Über das BMS von Workwise organisierst du dein Recruiting ganz nach deinen Bedürfnissen.

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Veröffentlicht am 19.04.2022, aktualisiert am 14.03.2023