Schlüsselübergabeprotokoll für Mitarbeiter:innen – Infos & kostenlose Vorlage

Zu einem erfolgreichen Onboarding neuer Mitarbeiter:innen in deinem Unternehmen gehört auch eine protokollierte Schlüsselübergabe.

Egal ob es sich dabei um den Schlüssel für das Büro, zum Ladengeschäft oder den Autoschlüssel handelt – ein Protokoll regelt genau, wer wann welche Schlüssel erhalten hat, und kann so zukünftigen Unklarheiten vorbeugen.

Kostenlose Vorlage für das Schlüsselübergabeprotokoll zum Download

Formlose Schlüsselübergabe oder doch das Formblatt? – Unkomplizierter als ein formloses Schreiben ist die Verwendung eines Formblatts, auf welchem alle wichtigen Vorgaben enthalten sind und diese nur noch ausgefüllt werden müssen.

Unseren Vordruck kannst du dir einfach als PDF und Word-Datei herunterladen und direkt ausfüllen oder als Vorlage für dein eigenes Protokoll verwenden:

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Wozu überhaupt ein Schlüsselübergabeprotokoll?

Bei der Einstellung neuer Mitarbeiter:innen müssen viele Dinge beachtet werden. Ein Übergabeprotokoll für den (Büro-)Schlüssel stellt dabei zwar nur eine Kleinigkeit dar, sollte jedoch trotzdem sauber und ordentlich geregelt werden.

Dazu gehört es auch, die Schlüsselübergabe schriftlich zu protokollieren, um dich rechtlich abzusichern.

Bekommt der Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin einen Firmenschlüssel, so wird ihm dieser nur auf Zeit überlassen. Sobald das Unternehmen einen Herausgabeanspruch geltend macht, muss von Seiten des Beschäftigten eine Schlüsselrückgabe erfolgen – und dies nicht nur nach einer Kündigung, sondern über das gesamte Beschäftigungsverhältnis hinweg.

Das Schlüsselübergabeprotokoll bestätigt nicht nur die Übergabe, sondern regelt meist auch, wer im Fall von Verlust oder Beschädigung des Schlüssels die Verantwortung trägt.

<div class="blog_primary-box"><p><strong>Wichtig:</strong> Ein Schlüsselübergabeprotokoll sollte nicht nur für (klassische) Schlüssel angefertigt werden, sondern ebenfalls für Chipkarten und Zugangscodes, welche als Schlüssel fungieren.</p></div>

Rechtliche Grundlagen – Wer haftet bei Verlust oder Beschädigung des Schlüssels?

Wird bei Aushändigung des Schlüssels keine Vereinbarung zwischen Arbeitnehmer:innen und Unternehmen getroffen, so gelten folgende Regelungen:

• Bei grober Fahrlässigkeit von Seiten des oder der Beschäftigten haftet diese:r für den Verlust oder die Beschädigung des Schlüssels in vollem Umfang. Grobe Fahrlässigkeit liegt zum Beispiel dann vor, wenn Arbeitnehmer:innen den Schlüssel unbeaufsichtigt an einem ungeschützten Ort liegen lassen und der Schlüssel daraufhin verloren geht.
• Bei mittlerer Fahrlässigkeit haften die Arbeitnehmer:innen anteilig und beteiligen sich an den Kosten der Schadensbeseitigung. Versendet der oder die Beschäftigte beispielsweise den Schlüssel in einem Briefumschlag per Einschreiben und dieser geht daraufhin verloren, so liegt kein Vorsatz oder grobes Verschulden vor – sicherer wäre jedoch eine persönliche Übergabe des Schlüssels.
• Bei leichter Fahrlässigkeit beteiligt sich der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin nur dann an den Kosten, wenn der Schaden nicht durch die betriebliche Versicherung abgedeckt ist. Bei leichter Fahrlässigkeit wird die Sorgfaltspflicht nur geringfügig verletzt. Das ist zum Beispiel der Fall, wenn der Schlüssel sich im Auto befindet und dieses Auto gestohlen wird.

Um der Entstehung von Unklarheiten vorzubeugen, ist es sinnvoll, wenn du die Beschäftigten durch einen entsprechenden Vermerk im Schlüsselübergabeprotokoll auf ihre Haftpflicht hinweist.

Übrigens: Eine Ausnahme besteht bei Arbeitnehmer:innen im öffentlichen Dienst. Diese haften für einen Schlüsselverlust nur bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit, da dies im Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes entsprechend geregelt ist. Auch in anderen Tarifverträgen kann eine solche Regelung festgehalten sein.

Schlüsselübergabeprotokoll: Das muss drin stehen

Wie sieht ein Protokoll für die Schlüsselübergabe aus und was muss drin stehen, um bei der Übergabe auf der sicheren Seite zu sein?

Rechtlich gesehen gibt es keine einheitliche Regelung, wie ein solches Protokoll auszusehen hat. Im Prinzip reicht also auch ein formloses Schreiben mit der Unterzeichnung beider Parteien aus. Damit jegliche Unklarheiten vermieden werden, sollte das Protokoll aber folgende Aspekte enthalten:

• Name und Anschrift des Unternehmens
• Name und Wohnort des Arbeitnehmers oder der Arbeitnehmerin
• Bezeichnung / Nummer des Schlüssels oder der Schlüssel
• Anzahl der Schlüssel
• Hinweis auf Haftpflicht der Mitarbeiter:innen
• Bestätigung der Schlüsselübergabe mit Unterschrift beider Parteien

Schlüsselrückgabe regeln

Um Unklarheiten bezüglich der Rückgabe des Schlüssels vom Mitarbeiter oder der Mitarbeiterin an das Unternehmen zu vermeiden, ist es sinnvoll, hierzu ebenfalls einen Vermerk auf dem Schlüsselübergabeprotokoll einzufügen.

Dabei können Vereinbarungen über den Zeitpunkt und den Ort (zum Beispiel eine bestimmte Abteilung) festgehalten werden.

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