Onboarding: Konzept zur Einarbeitung neuer Mitarbeiter:innen

So wichtig wie neue Talente für ein Unternehmen sind, so aufwändig ist die Suche nach ihnen. Ärgerlich, wenn das Arbeitsverhältnis dann nicht mal die Probezeit übersteht. Daher ist in der Onboardingphase die Integration in das neue Umfeld, das Team und die Unternehmenskultur entscheidend, wenn es um die Motivation, Produktivität und weitere Entwicklung geht.

Was gutes Onboarding bringt, in welchen Phasen es abläuft und wie du neue Mitarbeiter:innen erfolgreich einarbeiten kannst, zeigen wir dir in unserem Einarbeitungsplan. Natürlich erfährst du auch, was du auf jeden Fall vermeiden solltest.

Was ist Onboarding?

Onboarding beschreibt die Phase, in der ein neues Teammitglied ins Unternehmen integriert wird. Der Begriff stammt aus dem Englischen und steht kurz für “taking on board” – du holst also wortwörtlich neue Mitarbeiter:innen an Bord.

Der Onboarding-Prozess ist wichtig, damit neue Mitarbeiter:innen sich schneller im Unternehmen zurechtfinden und sorgt für eine optimale Einarbeitung, damit sie sozial im Team ankommen, wertgeschätzt werden, sich fachlich sicher fühlen und sich mit dem Unternehmen identifizieren. Wer sich angenommen und gut aufgehoben fühlt, ist motivierter, produktiver und bleibt länger dabei.

Das Einarbeitungskonzept wird meist im Rahmen der Personalplanung von der Personalabteilung gemeinsam mit der jeweiligen Fachabteilung ausgearbeitet. Dazu bietet es sich an, einen standardisierten Einarbeitungsplan zu erstellen, der jedoch flexibel auf die Bedürfnisse der einzelnen Abteilungen abgestimmt werden kann. Dabei gilt es, typische Probleme zu vermeiden, beispielsweise dass keine Ansprechperson ernannt ist, kein Arbeitsplatz vorhanden ist oder der Anschluss zu den Kolleg:innen auf der Strecke bleibt.

Damit ist die Einarbeitungsphase auch noch Teil der Candidate Experience – und je besser die ist, desto attraktiver ist das Unternehmen auch für weitere Bewerber:innen.

Was bezweckst du mit dem Onboarding?

Du willst, dass sich Talente bei dir wohlfühlen und möglichst lange bleiben. Kehrt ein neues Teammitglied dir schon nach kurzer Zeit den Rücken, kostet dich das Geld: Es fehlt eine Arbeitskraft und du musst dich um die erneute Mitarbeitersuche kümmern. Um eine Stelle zu besetzen, fallen bis zu 30 Prozent des jährlichen Gehalts für die Position an. Wenn neue Mitarbeiter:innen innerhalb des ersten Jahres kündigen, wird es schwierig, diese Investition zurückzubekommen.

Vom ersten Tag muss daher alles stimmen, damit Neue ihr Bestes geben. Es reicht nicht, sie an ihren Platz zu setzen und zu bezahlen.

Das zeigt auch die Candidate Journey Studie von metaHR. Dabei wurden 773 Kandidat:innen zu ihren Erfahrungen in der Einarbeitungsphase befragt. Nur etwas mehr als die Hälfte hat Prozess und Aufgaben ausreichend erklärt bekommen. Nicht einmal die Hälfte hatte mit dem Vorgesetzten ein Gespräch über Erwartungen und Ziele. Und nur 58 % haben am ersten Tag einen fertig eingerichteten Arbeitsplatz vorgefunden.

Dabei solltest du bedenken, dass sich Unternehmen unterscheiden und jedes seine Besonderheiten hat: Software, Prozesse, Teamstruktur und Hierarchien, Arbeitszeit und sogar die Mittagspause – alles ist anders. Und alles muss ein neues Teammitglied erstmal kennenlernen und sich daran gewöhnen.

Du siehst, die Einarbeitung neuer Mitarbeiter:innen beschränkt sich nicht nur darauf, dass der Neue weiß, was er tun soll und das auch kann. Stattdessen findet das Onboarding auf drei Ebenen statt:

Fachliches Onboarding

Das neue Teammitglied wird entsprechend seiner Fähigkeiten eingesetzt. Es ist mit den Aufgaben nicht überfordert, aber auch nicht unterfordert. Es weiß, was es zu tun hat, an wen es sich bei Fragen wenden kann und wird durch Vorgesetzte und Kolleg:innen gefördert.

Soziales Onboarding

Der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin wird ins Team integriert. Das fängt bei der Mittagspause an und hört bei Teamevents auf. Er oder sie wird zu einem vollwertigen Teammitglied und von Vorgesetzten und Kolleg:innen geschätzt.

Kulturelles Onboarding

Das neue Teammitglied kann sich mit dem Unternehmen identifizieren. Es geht vor allem um das große Warum: Warum tut das Unternehmen, was es tut? Er steht voll dahinter und weiß, welchen Beitrag er leistet.

Einarbeitungszeit: Wie lange dauert die Einarbeitung neuer Mitarbeiter:innen?

Der Onboarding-Prozess beginnt mit der Vertragsunterschrift und endet meist mit der Probezeit, also nach etwa sechs Monaten. Du willst natürlich, dass dein neues Teammitglied möglichst schnell möglichst viel Leistung erbringt.

Das ist aber selten im Interesse der Neuen, denn wer von Anfang an gestresst und überfordert ist, denkt schneller daran, wieder zu kündigen. Dabei lässt sich beides sehr leicht miteinander verbinden.

Erstelle einen Einarbeitungsplan. Ein System mit standardisierten Abläufen hilft dir, Zeit zu sparen und beantwortet alle Fragen des neuen Teammitglieds.

Dazu eignet sich beispielsweise eine interne Wissensdatenbank mit Leitfäden und Checklisten, die mit jeder neuen Einstellung verbessert werden kann. Auch Videos können sich hervorragend eignen, um das Team vorzustellen, die Räumlichkeiten zu zeigen oder wichtige Prozesse zu erklären.

Ein gutes Onboarding-Programm hat viele positive Effekte auf neue Mitarbeiter:innen, die sich von Anfang an auch im Unternehmen bezahlt machen:

• Die Neuen sind schneller voll einsatzbereit
• Sie fühlen sich motiviert und zufrieden
• Sie freuen sich darauf, lange im Unternehmen zu bleiben
• Sie bringen sich selbst und ihr Wissen ein
• Sie sind loyal
• ...Und empfehlen dich als Arbeitgeber:in gerne weiter

Onboarding Phasen – So gehst du systematisch vor

Die Einarbeitung neuer Mitarbeiter:innen lässt sich grob in drei Phasen unterteilen:

Vorbereitungsphase

Ist der Vertrag unterschrieben, gehts für dich so richtig los. In dieser Phase bereitest du das neue Teammitglied, das Team und dich selbst auf den ersten Arbeitstag vor, damit alles glatt läuft.

Vor dem ersten Arbeitstag

Noch bevor der erste Arbeitstag des zukünftigen Teammitglieds beginnt, solltest du losen Kontakt mit ihm halten und ihn, wenn möglich, auf Teamevents, Mitarbeiterveranstaltungen oder zu anderen Gelegenheiten einladen, bei denen er seine zukünftigen Kolleg:innen kennenlernen kann.

Auf der Suche nach einer Wohnung und Kinderbetreuung? Auch bei sowas kannst du als Arbeitgeber:in im Voraus Unterstützung anbieten und zeigst damit, dass du auf die individuelle Situation des neuen Teammitglieds eingehst.

In der Fachabteilung müssen verschiedene Vorkehrungen vor dem ersten Arbeitstag getroffen werden.

Dazu gehört es,

• den Arbeitsplatz einzurichten (Schreibtisch, PC, Telefon, E-Mail-Adresse, Anmeldung im System und Zugangsdaten, Schlüsselübergabe vorbereiten …),
• zukünftige Kolleg:innen und Beteiligte zu informieren,
• offene Fragen zu klären (z.B. Personalfragebogen),
• einen Einarbeitungsplan für den ersten Tag und die nächsten Wochen zu erstellen,
• Dresscode und Arbeitszeiten abzuklären,
• einen Kollegen oder eine Kollegin als Pat:in/Mentor:in zu ernennen (Mitarbeiter:innen mit gleicher Hierarchiestufe und Aufgabenbereich eignen sich am besten) und
• dem neuen Teammitglied Informationen rund um das Unternehmen zuzusenden (Firmenbroschüre, Arbeitsbereich, Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten …).

Einen Einarbeitungsplan zu erstellen ist eine sinnvolle Investition, die den Onboarding-Prozess sowohl für dich, das neue Teammitglied als auch die Kolleg:innen aus der Fachabteilung erleichtert.

Für das unternehmenseigene Onboarding-Konzept gibt es viele Aspekte, die du im Einarbeitungsplan für neue Mitarbeitende beachten solltest. In unserer Einarbeitungsplan-Checkliste findest du alle wichtigen Punkte fürs Onboarding.

Orientierungsphase

Diese Phase beginnt mit dem ersten Arbeitstag und dauert etwa die ersten drei Monate. In dieser Zeit soll das neue Teammitglied mit seinem zukünftigen Aufgabenbereich vertraut gemacht werden und das Unternehmen, Kolleg:innen und Prozesse kennenlernen.

Der erste Arbeitstag

Der erste Arbeitstag ist der ideale Zeitpunkt, um:

• das Teammitglied zu begrüßen
• ihm seinen zukünftigen Kolleg:innen vorzustellen
• ihn seinem Paten oder seine Patin zuzuweisen
• ihm seinen Arbeitsplatz zu zeigen
• ein kleines, passendes Willkommensgeschenk zu platzieren
• administrative Dinge zu klären
• in Aufgaben und Tools einzuweisen
• zu erklären, wo Leitfäden und wichtige Infos zu finden sind

Die Begrüßung sollte persönlich erfolgen. Dafür bieten sich neben dem altbekannten Händeschütteln auch individuelle Begrüßungsschreiben für neue Mitarbeiter:innen an. Bei großen Unternehmen sollte die Vorstellung neuer Mitarbeiter:innen bei Kollegen zusätzlich per Mail erfolgen.

Um dem neuen Mitarbeitenden ein wenig Orientierung zu geben, kannst du mit ihm den Einarbeitungsplan besprechen und ihm die kommenden Schritte erklären. In unserem Einarbeitungsplan Muster siehst du, wie so etwas aussehen kann.

Woran oft nicht gedacht wird, was aber auch zum (sozialen) Onboarding gehört: den neuen Mitarbeitenden zum Mittagessen mitzunehmen. Idealerweise macht das der Pate oder die Patin. Die perfekte Möglichkeit, die neuen Kolleg:innen kennenzulernen und sich über Dinge fernab der Arbeit auszutauschen.

Die erste Arbeitswoche

Die erste Arbeitswoche ist quasi ein verlängerter erster Arbeitstag. In der ersten Arbeitswoche im Onboarding ist außerdem wichtig:  

• eine Tour durch das Bürogebäude
• ein wöchentliches Meeting zwischen neuen Mitarbeiter:innen und Manager:innen
• größeren Überblick über Dienstleistungen und Produkte geben
• weiterführende Einarbeitung in Aufgabenbereiche und Tools
• das Feedback-Gespräch

Das Feedback-Gespräch am Ende der ersten Woche ist besonders wichtig. Meist findet das Gespräch mit dem HR-Manager oder der HR-Managerin und dem oder der Vorgesetzten aus der Fachabteilung statt. Fragen dieser Art solltest du an das Teammitglied adressieren:

• Hat ihn etwas gestört oder besonders gefallen?
• Wie hat er selbst den Onboarding-Prozess wahrgenommen?
• Gibt es konkrete Probleme mit den Tools oder den Aufgaben oder administrative Probleme?
• Was war die bisher größte Herausforderung?
• Welche zukünftigen Erwartungen hat der neue Mitarbeiter an seinen Arbeitsplatz?

Das erste Feedback-Gespräch bietet auch gleich die Möglichkeit, dem neuen Mitarbeitenden deine Wertschätzung zu zeigen. Hat er gezeigt, dass er delegierte Aufgaben schnell und sicher umsetzt, zeigt er ein gutes Verständnis für Tools und Bedeutung seiner Aufgaben und fügt er sich schnell in das Team ein? Dann sag ihm das im Feedback-Gespräch. Wertschätzung und Belohnung sind sowohl für bestehende Mitarbeiter:innen als auch für Neulinge ein wichtiges Element der Mitarbeiterzufriedenheit.

In den darauffolgenden Wochen verschiebt sich der Fokus immer stärker auf die Integration in das Team, die Arbeitsabläufe, Prozesse und Kund:innen kennenzulernen. Regelmäßige Leistungsbeurteilungen und Coaching-Sessions mit dem oder der Vorgesetzten helfen dabei, die Zusammenarbeit stetig zu verbessern und das volle Potenzial des Teammitglieds zu entfalten.

Integrationsphase

Diese Phase endet für gewöhnlich sechs Monate nach dem ersten Arbeitstag, dauert manchmal aber auch ein ganzes Jahr. Der neue Mitarbeitende soll immer mehr in das Unternehmen integriert werden, Aufgaben bearbeiten und Projekte selbständig umsetzen.

• Gemeinsame Einführungsveranstaltungen, Workshops, Informationstage
• Teamintegration durch aktive Teambildung
• Wissensaustausch
• Mitarbeit in Arbeitsgruppen und Projekten
• Fortbildungsangebote
• Feedbackgespräche
• In die Strategie und Unternehmensziele einbeziehen

Feedbackgespräche, Wissensaustausch in sowie außerhalb der Fachabteilung, gemeinsame Einführungsveranstaltungen, Workshops und Informationstage sind besonders in den ersten drei Monaten für die Integration neuer Mitarbeiter:innen wichtig.

Du möchtest deinen neuen Onboarding-Prozess direkt ausprobieren, hast aber mit deiner Stellenbeschreibung Probleme? Dann haben wir hier einige Stellenbeschreibung Muster für dich.

Onboarding – Das solltest du vermeiden

Letztlich alles, was einen unprofessionellen Eindruck vermittelt und wodurch sich das neue Teammitglied weder wertgeschätzt noch respektvoll behandelt fühlt.

Oder anders gesagt: Das Gegenteil von dem, was du bis hierhin gelesen hast.

Frage dich einfach selbst, worauf du am ersten Arbeitstag verzichten kannst. Und obwohl vieles davon eigentlich offensichtlich ist, kommt es oft vor, dass neue Mitarbeiter:innen mit ihrer Einarbeitung unzufrieden sind.

Typische Versäumnisse sind:

• am Empfang weiß niemand, dass überhaupt ein neues Teammitglied kommt und wohin er soll
• keine Begrüßung neuer Mitarbeiter:innen durch den oder die Vorgesetzten oder die Personalabteilung
• Arbeitsplatz und -materialien (PC, Zugangsdaten ...) müssen erst noch organisiert werden
• Kolleg:innen fühlen sich nicht verantwortlich und überlassen den Neuen sich selbst
• die Einarbeitung verzögert sich um mehrere Tage

Passiert einer dieser Punkte, hängt das neue Teammitglied ganz schön in der Luft und weiß nicht, was er machen soll. Innerlich schließt es vermutlich schon mit der Stelle ab oder nimmt sich vor, nur das Nötigste zu tun. Damit verschenkst du viel Potenzial oder musst dich gegebenenfalls schon bald wieder auf die Suche nach neuen Mitarbeiter:innen machen.

Fazit

Onboarding hat viele Vorteile: Durch die optimale Einarbeitung sind neue Mitarbeiter:innen zufriedener und motivierter, sodass sie schneller Leistung erbringen. Zudem werden sie auch langfristig im Unternehmen bleiben, wenn sie sich gut aufgenommen und wertgeschätzt fühlt. Unsicherheit verfliegt und die Kündigungsrate sinkt.

Achte auf einen gelungenen Onboarding-Prozess, denn diese Faktoren wirken sich maßgeblich auf die Leistung und Auslastung der Ressourcen des gesamten Unternehmens aus. Dieser beginnt am ersten Arbeitstag, denn der erste Eindruck ist sehr wichtig, und endet nach vielen Wochen oder Monaten. Nach spätestens einem Jahr ist das neue Teammitglied vollständig in das Unternehmen integriert.

Um Mitarbeiter:innen darüber hinaus ans Unternehmen zu binden, stehen dir viele Möglichkeiten offen. Mitarbeiterbindung oder auch das Retention Management ist eine wichtige Maßnahme. Worauf du dich konzentrieren solltest, findest du in unserem Artikel heraus:

<a class="blog_button-primary" href="https://hire.workwise.io/hr-praxis/employer-branding/mitarbeiterbindung">So bindest du Mitarbeiter:innen an dein Unternehmen</a>