Tätigkeitsnachweis: Definition und Muster für Arbeitgeber

Du möchtest wissen, welche Aufgaben deine Mitarbeiter:innen in einem bestimmten Zeitraum erledigt haben? Manchmal ist es wichtig, einen Überblick über erledigte Tätigkeiten zu haben, um dein Unternehmen erfolgreich führen zu können.

Hier haben wir dir alles zusammengestellt, was du über einen Tätigkeitsnachweis wissen solltest.

Was ist ein Tätigkeitsnachweis?

Der Tätigkeitsnachweis beschreibt – wie der Name schon sagt – einen Nachweis über eine erbrachte Tätigkeit. Also eine schriftliche Bestätigung oder Aufzeichnung, dass eine Arbeit geleistet wurde.

Die Form eines Tätigkeitsnachweises ist nicht vorgegeben. Das Einzige, was festgelegt ist: Er muss schriftlich sein.

Es kann sich hierbei also um einen Stundennachweis oder auch um ein Arbeitszeugnis handeln. Wichtig ist nur, dass dabei hervorgeht, dass der Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin angestellt ist und eine gewisse Leistung erbringt.

Deine Angestellten haben sich mit dem Arbeitsvertrag verpflichtet, bestimmte Aufgaben zu erledigen. Und du hast das Recht, zu überprüfen, ob diese auch eingehalten werden. Daher kannst du grundsätzlich jederzeit einen Tätigkeitsnachweis von deinen Mitarbeiter:innen verlangen.

Wozu benötigst du einen Tätigkeitsnachweis?

Mit einem Tätigkeitsnachweis kann die Arbeit deiner Mitarbeiter:innen überprüft werden: Wann wurde eine Aufgabe erledigt, wie viel Zeit hat diese in Anspruch genommen, welche Aufgaben wurden insgesamt bearbeitet?

Je nach Ergebnis können danach Maßnahmen ergriffen werden, um die Effizienz zu steigern oder deine Mitarbeiter:innen zu entlasten.

Aber welche Maßnahmen? Du kannst beispielsweise die Aufgaben anders verteilen, neue Mitarbeiter:innen einstellen oder deine Mitarbeiter:innen brauchen mehr Motivation.

Hier findest du ein paar Tipps, wie du mehr Motivation bei deinen Mitarbeiter:innen schaffen kannst: Mitarbeitermotivation – Der Guide zum Erfolg

Aber nicht nur als Kontrollfunktion kann der Tätigkeitsnachweis dienen. In gewissen Branchen – meistens Dienstleistungen, beispielsweise Handwerker:innen – wird der Tätigkeitsnachweis dafür genutzt, die erbrachten Leistungen aufzuschlüsseln, um damit die Rechnung zu erstellen.

Dadurch kann genau überprüft werden, wie lange für einen Kunden oder eine Kundin gearbeitet wurde und welche Tätigkeiten in Rechnung gestellt werden müssen. Der Kunde oder die Kundin hat ebenso einen Überblick über die geleistete Arbeit und die Kosten für die einzelnen Posten.

Tätigkeitsnachweis – Arbeitsnachweis – Arbeitsbescheinigung

Im Internet kannst du eine Menge an verschiedenen Bescheinigungen für und von der Arbeitsstelle mit unterschiedlichen Bezeichnungen finden. Ist ein Tätigkeitsnachweis und ein Arbeitsnachweis das Gleiche? Und dann gibt es noch die Arbeitsbescheinigung. Wann wird diese benötigt?

Hier findest du einen kleinen Überblick über unterschiedliche Bescheinigungen:

Tätigkeitsnachweis

Eine schriftliche Bestätigung, dass eine Arbeit geleistet wurde. Darin steht, welche Aufgaben erledigt wurden und wie viel Zeit diese in Anspruch genommen haben.

Der Tätigkeitsnachweis dient hauptsächlich zur <span class="blog_marked">Überprüfung der geleisteten Arbeit</span>.

Arbeitsnachweis

Darin sind alle wesentlichen Konditionen eines Arbeitsverhältnisses enthalten. Also:

• Anschrift und Name von Arbeitnehmer und Arbeitgeber
• Anfangszeitpunkt des Arbeitsverhältnisses und eventuell die Dauer
• Arbeitsort
• Beschreibung der Tätigkeiten des Arbeitnehmers
• Höhe des Arbeitsentgelts
• vereinbarte Arbeitszeit und Urlaubstage
• Kündigungsfrist

Der Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin benötigt diesen Bescheid, falls kein schriftlicher Arbeitsvertrag existiert. Er fungiert als <span class="blog_marked">Ersatz für den Arbeitsvertrag</span>.

Arbeitsbescheinigung

Arbeitgeber sind verpflichtet, die Bescheinigung auszustellen. Arbeitnehmer:innen bekommen diese nach Beendigung eines Arbeitsverhältnisses.

Darin steht:

• die Art der Beschäftigung.
• Anfangszeitpunkt und Ende des Arbeitsverhältnisses
• Höhe des Arbeitsentgelts

Die Bescheinigung muss von den Arbeitnehmer:innen bei der Agentur für Arbeit eingereicht werden, <span class="blog_marked">um Arbeitslosengeld beantragen zu können</span>.

Wie sieht ein Tätigkeitsnachweis aus?

Wie schon oben genannt, gibt es keine einheitliche Vorgabe über die Form und den Inhalt des Tätigkeitsnachweises. Das Einzige, was feststeht: Er muss schriftlich festgehalten werden.

Die Tätigkeiten können beispielsweise in einem Excel-Dokument festgehalten werden. Es ist auch möglich, eine spezielle Software dafür anzuwenden oder die Tätigkeiten nur mit Stift und Papier aufzuschreiben.

Allerdings raten wir hier eher zu der digitalen Dokumentation. Diese Form ist normalerweise übersichtlicher, einfacher zu speichern und aufzubewahren.

Was musst du über die digitale Erfassung der Arbeitszeit wissen? Hier findest du eine Vorlage zum Download: Arbeitszeiterfassung mit Excel

Natürlich muss dabei darauf geachtet werden, in welchem Betrieb und für welchen Zweck der Tätigkeitsnachweis erstellt wird. Denn je nachdem, was genau für eine Tätigkeit nachgewiesen werden soll und wofür der Nachweis benötigt wird, können einige Informationen weggelassen werden oder müssen auf jeden Fall enthalten sein.

Dennoch gibt es einige Informationen, die auf jeden Fall in dem Nachweis stehen sollten:

• Name des Mitarbeiters oder der Mitarbeiterin
• Name der Firma
• Zeitraum der betreffenden Tätigkeiten (Woche oder Monat)
• genaues Datum und die Dauer der Tätigkeit
• Beschreibung der Tätigkeit
• Unterschriften von Arbeitnehmer:in und Arbeitgeber (auch digital möglich)

Muster Tätigkeitsnachweis

Tätigkeitsnachweis Muster – zur Vollansicht

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