Für eine erfolgreiche Personalbedarfsplanung ist es deswegen hilfreich zu wissen, wie viel dich eine Nichteinstellung kostet und wie wichtig es für dich ist, schnell ein passendes neues Teammitglied zu finden.

Damit du dich nicht mit komplizierten Formeln rumschlagen musst, haben wir alle wichtigen Infos für dich zusammengefasst und erklären dir die Berechnung der Opportunitätskosten anhand eines Beispiel genauer.

Definition: Was sind Opportunitätskosten?

Opportunitätskosten bezeichnen den entgangenen Nutzen, welcher durch die Nichtbesetzung einer Stelle entsteht. Ein neues Teammitglied bringt dem Unternehmen neue Manpower und hilft bei der Umsetzung von Unternehmenszielen. Stellst du also nicht rechtzeitig neue Mitarbeiter:innen ein, obwohl im Unternehmen Bedarf besteht, so entstehen Opportunitätskosten.

Opportunitätskosten, auch als Alternativkosten oder Verzichtskosten bezeichnet, sind nur eine kalkulatorische Größe. Das heißt, sie machen sich nicht als tatsächliche Kosten bemerkbar, sondern stehen sozusagen stellvertretend für den entgangenen Umsatz oder Gewinn, der durch das fehlende Teammitglied verursacht wird.

Kommt dir das bekannt vor? Durch den aktuell herrschenden Fachkräftemangel dauert es in Deutschland im Schnitt über ein halbes Jahr, bis eine wichtige Stelle, beispielsweise eine Ingenieursstelle, besetzt wird. Das ist ein langer Zeitraum, in dem sowohl hohe Recruiting-Kosten anfallen, als auch notwendige Aufgaben nicht erledigt werden – oder mit Überstunden, Zeitarbeit und Co abgedeckt werden müssen.

<div class="blog_primary-box"><p>Opportunitätskosten spielen nicht nur im Personal eine Rolle, sondern auch an anderen Stellen im Unternehmen – beispielsweise bei der Entscheidung zur Herstellung eines Produkts. Auch hier zeigt die Berechnung der Opportunitätskosten auf, wie viel die Entscheidung für die Alternative (Hier: das Produkt <b>nicht</b> zu produzieren) das Unternehmen kosten würde.</p></div>

Was bringt dir die Berechnung der Opportunitätskosten?

Entscheidungen im Unternehmen sollten stets gut durchdacht und analysiert werden, bevor sie getroffen werden. Nur so kannst du sicherstellen, dass alle Komponenten berücksichtigt werden und du effizient und im Sinne der Unternehmensziele handelst.

Die Opportunitätskosten einer unbesetzten Stelle zu bestimmen, ist eine stark unterschätzte Strategie, um herauszufinden, wie dringend du eine Stelle im Unternehmen besetzen musst und damit wichtig für deine Personalplanung.

Daran wiederum kannst du deinen Recruiting-Prozess anpassen und dir bei Bedarf Hilfe durch einen Recruiting-Service, wie den von Workwise, holen. Denn: Je länger ein Recruiting-Prozess dauert, desto kostenintensiver ist er und desto mehr Verlust machst du.

Auch mit der Einstellung neuer Mitarbeiter:innen sind Kosten verbunden, welche berücksichtigt werden sollten. Wenn du dir nicht sicher bist, ob sich die Einstellung eines neuen Teammitglieds überhaupt rentiert, solltest du dir im Vorhinein über alle anfallenden Kosten klar werden und sie gegen den zu erwartenden Nutzen abwägen.

Auf dieser Basis kannst du Entscheidungen mit einem guten Gefühl treffen und weißt, dass du dein Unternehmen damit voranbringst.

Die Formel: So berechnest du die Opportunitätskosten für die Nichtbesetzung einer Stelle

Die Opportunitätskosten einer unbesetzten Stelle ermittelst du nach folgendem Prinzip: Die anfallenden Mitarbeiterkosten werden dem Nutzen – also dem Beitrag des Teammitglieds zum Unternehmensumsatz – gegenübergestellt. Dazu müssen die Kosten zunächst richtig eingeschätzt werden und anschließend mit der passenden Formel kombiniert werden.

1. Mitarbeiterkosten berechnen

Für ein neues Teammitglied fallen verschiedene direkte und indirekte Kosten an. Indem du diese addierst, kannst du die monatlich anfallenden Kosten für ein Teammitglied bestimmen:

Fixkosten pro Monat:

Lohnkosten: Bruttolohn, Sozialversicherungen (ca. 17% des Bruttolohns), Sonderzahlungen
Administrationskosten: Lohnbuchhaltung, Versicherungen ...
IT-Kosten: Software, E-Mail-Infrastruktur, PC-Support ...
Einarbeitungs- und Weiterbildungskosten
Führungskosten
Versorgung: Z.B. Kaffee, Wasser und Snacks
Reinigung und Instandhaltung des Arbeitsplatzes, Toiletten, Küche
Büroraummiete
Stromkosten
...

2. Wirkungsfaktor bestimmen

Der Wirkungsfaktor gibt an, wie stark ein Teammitglied zum Umsatz beiträgt, sei es durch Übernehmen von Planungsprozessen oder der direkten Generierung von Umsatz.

Den durchschnittlichen Wirkungsfaktor eines Teammitglieds, mit welchem es zum Unternehmensumsatz beiträgt, kannst du mit folgenden Formeln bestimmen:

Zunächst berechnest du den Beitrag eines Mitarbeiters bzw. einer Mitarbeiterin zum monatlichen Umsatz:

monatlicher Umsatz pro Mitarbeiter:in = Umsatz pro Monat / Mitarbeiteranzahl

Anschließend kannst du daraus den Wirkungsfaktor ableiten:

Wirkungsfaktor = monatlicher Umsatz pro Mitarbeiter:in / monatliche Fixkosten pro Mitarbeiter:in

Da einige Mitarbeiter:innen mehr, andere wiederum weniger zum Umsatz beitragen und sich auch die Fixkosten pro Mitarbeiter:in voneinander unterscheiden, wird der Faktor häufig geschätzt: Je nach Wachstumsstrategie des Unternehmens liegt er meist zwischen 1 und 3. Es gilt: Je wichtiger der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin für dich ist bzw. je mehr er oder sie zum Umsatz beitragen kann, desto höher ist der Wirkungsfaktor.

Ein Wirkungsfaktor < 1 kann beispielsweise dann vorkommen, wenn ein Unternehmen stark auf Investments aufbaut oder das Unternehmen viele Mitarbeiter:innen beschäftigt, aber wenig Umsatz macht. Besitzt ein Unternehmen wenig Mitarbeiter:innen und generiert trotzdem einen sehr hohen Umsatz, so kann der Wirkungsfaktor eines Teammitglieds auch höher als 3 liegen.

3. Opportunitätskosten berechnen

Um letztendlich die Verzichtskosten einer unbesetzten Stelle zu bestimmen, werden die Fixkosten des Teammitglieds vom Umsatz abgezogen, den es erwirtschaften würde. Dazu kannst du die Parameter in folgende Formel einsetzen:

(Wirkungsfaktor-1) * Fixkosten pro Monat / Ø Arbeitstage pro Monat = Opportunitätskosten pro Tag

Info: Den Wirkungsfaktor musst du an dieser Stelle minus 1 rechnen, damit sich die Berechnung nicht auf den Umsatz, sondern auf Gewinn des einzelnen Teammitglieds bezieht. Du willst schließlich wissen, wieviel Ertrag dir mit Abzug aller Fixkosten am Ende entgeht.

Da du jetzt ausgerechnet hast, wie viel Verlust die unbesetzte Stelle für dich pro Tag bedeutet, kannst du diesen Betrag auf die Anzahl der Tage hochrechnen, in denen die Stelle unbesetzt ist:

Opportunitätskosten pro Tag * Tage Recruiting-Zeit = Opportunitätskosten

4. Recruiting-Kosten berechnen

Bedenke außerdem: Zusätzlich zu den Verzichtskosten, die die unbesetzte Stelle verursacht, kommen auch noch Kosten für das Recruiting hinzu. Je länger die Mitarbeitersuche erfolglos bleibt, desto höher liegen die Ausgaben für:

Recruiter:in (Arbeitszeit für Stellenausschreibung, Screening, Gespräche, Verwaltung ...)
Stellenanzeigen schalten
HR Software, bspw. Bewerbermanagementsystem
Active Sourcing Lizenzen
Personalberatungen oder -agenturen
Fahrtkosten von Bewerber:innen
Auswahlprozess: bspw. Assessment Center
…

Auch diese Kosten solltest du also hochrechnen und zu deinen Opportunitätskosten addieren. Etwas einfacher geht das, indem du dein gesamtes Recruiting-Budget durch die Anzahl der offenen Stellen teilst, die du besetzen willst. Wie du die Cost-per-Hire genau berechnest, kannst du hier nachlesen.

Beispielrechnung

Im Folgenden werden wir dir die Formel anhand einer Beispielrechnung noch etwas näher bringen.

In unserem Beispiel sucht ein Unternehmen eine:n neue:n Marketing Manager:in und ist bereits seit 4 Monaten erfolglos auf der Suche.

Berechnung der Fixkosten

Zur Berechnung der monatlichen Fixkosten betrachten wir folgende anfallende Kosten, die für das neue Teammitglied angefallen wären :

Monatliches Gehalt: 4.000 € Brutto
Sozialversicherungen: 700 €
Administrationskosten: 50 €
IT-Kosten: 150 €
Einarbeitungs- und Weiterbildungskosten: 100 €
Führungskosten: 200 €
Versorgung: 50 €
Reinigung und Instandhaltung: 50 €
Büroraummiete: 100€
Stromkosten: 30 €

= 5.430 € Fixkosten pro Monat

Berechnung des Wirkungsfaktors

Im Unternehmen sind 50 Mitarbeiter:innen beschäftigt, der monatliche Umsatz beträgt 500.000 €. Damit ergibt sich ein durchschnittlicher monatlicher Umsatz pro Mitarbeiter:

500.000 € Umsatz / 50 Mitarbeiter:innen = 10.000 € monatlicher Umsatz pro Mitarbeiter:in

Der durchschnittliche Wirkungsfaktor beträgt damit:

10.000 € Umsatz pro Mitarbeiter:in / 5.430 € Fixkosten pro Mitarbeiter:in = 1,84

Berechnung der Opportunitätskosten

Um jetzt Opportunitätskosten der unbesetzten Stelle zu berechnen, setzen wir einfach alle Infos in die entsprechende Formel ein. Wichtig ist hierbei, dass die beiden Zahlen in der Klammer zuerst miteinander verrechnet werden:

(1,84-1)* 5.430 € / 22 = 207,3 € Opportunitätskosten pro Tag

Da die Stelle bereits seit 4 Monaten unbesetzt ist, ergibt sich (mit durchschnittlich 22 Arbeitstagen pro Monaten) eine Recruiting-Zeit von 88 Tagen.

207,3 € * 88 Tage = 18.242,4 € Opportunitätskosten

Berechnung der Recruiting-Kosten

Recruiting-Budget 100.000 € / 20 offene Stellen = 5.000 € Recruiting-Kosten

Dauert der Recruiting-Prozess länger an, wie hier im Beispiel 4 Monate, so steigen die Recruiting-Kosten für die jeweilige Stelle stetig an und liegen damit im Normalfall über dem durchschnittlichen Cost-per-Hire.

Das bedeutet, dass die Opportunitätskosten der nicht besetzten Stelle dem Unternehmen bereits nach 4 Monaten beinahe 20 Tausend Euro betragen – zuzüglich der 5.000 Euro Kosten, die in dieser Zeit für das Recruiting angefallen sind.

<div class="blog_primary-box">
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<p>Es wird deutlich: Sobald die Notwendigkeit einer neuen Stelle besteht, sollte schnellstmöglich ein neues Teammitglied gefunden werden. </p>
<p>Denn: Ein schneller und effizienter Recruiting-Prozess spart dir nicht nur eine Menge Aufwand und Zeit, <b>sondern auch Kosten</b>. Denn du senkst dadurch nicht nur die Verzichtskosten, sondern sparst auch an Recruiting-Kosten – je länger die Stelle ausgeschrieben ist und je mehr <a href="https://hire.workwise.io/hr-praxis/personalauswahl/bewerbungsgespraech-fuehren" target="_blank">Bewerbungsgespräche</a> du führen musst, desto höher fallen diese Kosten aus. </p>
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