Personalverwaltung ist eine der wichtigsten Aufgaben in einem Unternehmen: Eine gute Kommunikation mit deinen Mitarbeiter:innen, fehlerfreie Prozesse und eine Übersicht über deine Angestellten führen zu dem Erfolg deines Unternehmens.

In diesem Artikel erfährst du, wie dir die Digitalisierung bei der Personalverwaltung helfen kann und welche Software du dazu nutzen kannst.

Was ist Personalverwaltung? Definition und Ziele

Zur Personalverwaltung gehören die administrativen Aufgaben des Personalwesens. Das heißt: Abläufe rund um die Mitarbeiter:innen in einem Unternehmen werden organisiert.

Mit einer gut funktionierenden Personalverwaltung wird auch die Mitarbeiterzufriedenheit unterstützt: Mitarbeiter:innen die sich gut aufgehoben und gefördert fühlen, sind auch loyaler gegenüber dem Unternehmen und arbeiten produktiver.

Übrigens: Mithilfe von Software kann die Personalverwaltung online unterstützt und optimiert werden.

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Selmas Erfolgsgeheimnis: Erst HR-Groundwork, dann Employer Branding

Als HR Lead begleitet Selma das Mannheimer Startup SNOCKS von „Haben eigentlich alle, die hier sitzen, einen Arbeitsvertrag?” bis zu einer der bekanntesten Employer Brands im Netz.

Entscheidend ist, was dazwischen passiert.

Und das ist zunächst einmal: „rudimentäre Groundwork.”

Denn du „kannst du so viel Employer Branding machen und LinkedIn-Posts schreiben, wie du willst” – wenn nichts dahinter steckt, bringt dir die beste Employer-Branding-Kampagne nichts.

Workwise-Gründer und Podcast-Host Martin hat euch Selma ans Mikrofon geholt und sie nach ihrem HR-ABC gefragt:

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Personalverwaltung: Aufgaben

Die Aufgaben der Personalverwaltung gliedern sich in verschiedene Bereiche:

Beschaffung: z.B. Verwaltung der Bewerbungsunterlagen
Einsatz: z.B. Arbeitsverträge erstellen
Entlohnung: z.B. Lohn- und Gehaltszahlungen
Betreuung: z.B. Sicherstellen des Arbeitsschutzes
Entwicklung: z.B. Bearbeitung von Anträgen, wie Fortbildungen
Freistellung: z.B. Erfassen von Kündigungen

Personalmanagement Software & Vergleich

Mit einer Personalmanagement Software oder auch einem Talent Management System lassen sich einige Prozesse vereinfachen. Zum Beispiel:

Digitale Personalakten
Automatisierte Datenübertragung an Behörden

Außerdem sparst du durch die digitale Unterstützung Zeit: Dinge, die normalerweise deine Mitarbeiter:innen selbst ausführen müssen, können so durch eine Software automatisch abgearbeitet werden. Dein Personal hat dadurch mehr Zeit für andere Aufgaben.

Einige Software Anbieter:innen haben wir hier für dich aufgelistet:

Workwise bietet dir neben einer kostenlosen Bewerbermanagement Software noch viele weitere Vorteile.

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Als Alternative kannst du deine Personalverwaltung auch mit Excel bewältigen. Dazu musst du allerdings sehr ordentlich arbeiten, da es sonst schnell unübersichtlich werden kann. Wie du deine Zeiterfassung mit Excel bewerkstelligen kannst, kannst du hier nachlesen: Arbeitszeiterfassung mit Excel [Vorlage als Download]

Nutzt du eine Software für deine Personalverwaltung, musst du dir in den meisten Fällen auch keine Gedanken um den Datenschutz machen, da dieser von vielen Anbietenden garantiert wird.

Personalverwaltungssoftware: Datenschutz

Geht es um personenbezogene Daten muss mit besonderer Vorsicht gearbeitet werden. In der Personalverwaltung müssen Informationen, wie Namen, Anschrift und auch Kontodaten von Mitarbeiter:innen verarbeitet werden.

Dabei muss besonders auf die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) geachtet werden.

Obwohl der Datenschutz bei der meisten Personalmanagement Software garantiert wird, solltest du unbedingt vorher nochmal überprüfen, ob auch bei deinem Produkt eine Datenschutz-Zertifizierung vorhanden ist.

Das muss laut der DSGVO für personenbezogene Daten gewährleistet werden:

Daten müssen rechtmäßig und transparent verarbeitet werden.
Daten dürfen nur für festgelegte, eindeutige Zwecke erhoben werden.
Nur Daten, die auch wirklich für den Zweck benötigt werden, dürfen verarbeitet werden.
Daten müssen gelöscht oder berichtigt werden, wenn diese unrichtig sind.
Daten dürfen nur so lange gespeichert werden, wie diese benötigt werden.
Daten müssen geschützt werden, sodass keine unrechtmäßige Verarbeitung stattfinden kann.

Personalverwaltung: Tipps zur Umsetzung

1. Nutze Software für deine Personalverwaltung.

Software kann dir dabei helfen, schneller und effizienter zu arbeiten. Außerdem hast du mit einer digitalen Lösung einen besseren Überblick über deine Prozesse und kannst bestimmte Informationen und Daten einfacher finden.

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2. Führe Employee Self Service ein.

Employee Self Service ermöglicht deinen Mitarbeiter:innen selbstständig ihre Daten zu verwalten. Deine Personalabteilung wird so entlastet und außerdem förderst du die Eigenverantwortung deiner Mitarbeitenden.

3. Achte auf den Datenschutz.

Nutzt du eine Software, stelle sicher, dass der Datenschutz gewährleistet ist. Möchtest du deine Personalverwaltung – oder Teile davon – ohne Software bewerkstelligen, solltest du sicher gehen, dass du alle Regelungen der DSGVO einhältst. Ziehe hierzu am besten die Rechtsabteilung deines Unternehmens hinzu, um auf der sicheren Seite zu sein.

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