Employee Self Service – Definition, Vorteile und Nachteile

Die Nachfrage nach Employee Self Service Systemen steigt immer weiter. Doch was kann ein solches System für dein Unternehmen tun? Inwieweit hilft es, Personalaufwand einzusparen?

In diesem Artikel erfährst du, was ein Employee Self Service System ist, welche Vorteile es für dich und dein Unternehmen haben kann und welche Voraussetzungen bei der Einführung notwendig sind.

Employee Self Service Definition: Was bedeutet ESS?

Bei Employee Self Service (ESS) handelt es sich um eine mobile Anwendung oder ein webbasiertes Anwenderprogramm, mit der Mitarbeitende ihre personenbezogenen Daten selbst verwalten können. Employee Self Service (ESS) ist also eine Art Selbstbedienung – oder Selbstverwaltung.

Neben Employee Self Service Systemen kommen fast immer auch Manager Self Service Systeme (MSS) zum Einsatz. Hierbei handelt es sich um spezielle Anwendungen für Führungskräfte, in denen beispielsweise Reisen der Mitarbeitenden genehmigt und Personalbedarf geplant sowie Arbeitszeiten betrachtet werden können.

Durch die Kombination aus Employee Self Service und Manager Self Service Systemen werden die Führungskräfte in alle personalwirtschaftlichen Prozesse eingebunden.

Employee Self Service Portal: Die wichtigsten ESS Funktionen

Ein Employee Self Service Portal stellt dir und deinen Mitarbeitenden verschiedene Funktionen zur Verfügung. Insbesondere Mitarbeitende haben unabhängig von den Anwesenheitszeiten der Personalabteilung die Möglichkeit, eigene Abwesenheit, Personaldaten sowie Urlaub einzusehen und zu aktualisieren.

Zu den wichtigsten Funktionen eines Employee Self Service Systems gehören:

• Persönliche Daten aktualisieren und eigene Daten einsehen
• Anträge stellen (z.B. Urlaubsanträge)
• Anwesenheiten einsehen
• Abwesenheiten verwalten (inklusive Krankmeldungen und Urlaubszeiten)
• Ansprechpersonen finden
• Schulungen buchen oder stornieren
• Mitarbeitende suchen
• Beurteilungen einholen

Jetzt weißt du, was ein Employee Self Service System kann – aber welche Vorteile hat das für dich?

Employee Self Service: Die Vor- und Nachteile

Grundsätzlich hat die Verwendung eines Employee Self Service Systems in den meisten Fällen einen positiven Einfluss auf das ganze Unternehmen sowie die unternehmensinternen Prozesse. Doch eine erfolgreiche Umsetzung von Employee Self Service (ESS) hängt von verschiedenen Faktoren ab und muss je nach Unternehmen unterschiedlich in Betracht gezogen werden. Die Verwendung eines Employee Self Service Systems bietet dir also sowohl Vorteile als auch Nachteile.

Die Vorteile von Employee Self Service

• Win-Win-Situation: Ein Employee Self Service System stellt eine Win-Win-Situation für die Unternehmen sowie die Mitarbeitenden dar. In dem jeweiligen Unternehmen wird die Buchhaltungs- und Personalabteilung entlastet, da viele Prozesse automatisiert werden und deine Mitarbeitenden viele Angaben selbst aktualisieren können, die bisher an die Personalabteilung weitergegeben werden mussten. Zudem wird die Eigenverantwortung von Mitarbeitenden gefördert.
• Kürzere Kommunikationswege: Die Daten der Mitarbeitenden sind in Echtzeit verfügbar und können leicht und effektiv von jedem selbst aktualisiert und ergänzt werden. Dies erleichtert die Arbeit für alle Mitarbeitenden und ermöglicht reibungslose Prozesse. So können beispielsweise alle Mitglieder eines Teams im Kalender einsehen, welche Kollegen an- oder abwesend oder sogar im Urlaub sind.
• Zeit- und Kostenersparnis: Diese Form der Datenerfassung – sollte sie richtig eingesetzt werden – stellt aufgrund des geringeren Verwaltungsaufwands und somit Zeitersparnis auch eine in vielen Fällen bedeutende Kostenersparnis für das Unternehmen dar. Es kann sich also durchaus lohnen, ein Employee Self Service System zu etablieren.
• Autonomie: Die Mitarbeitenden haben zu jeder Uhrzeit und an jedem Wochentag die Möglichkeit, ihre jeweiligen Daten selbstständig einzutragen und zu ändern. Die eingetragenen Daten stehen außerdem rund um die Uhr für die Mitarbeitenden sowie Administrator:innen im Employee Self Service System zur Einsicht zur Verfügung. Für die Akzeptanz eines Employee Self Service Systems durch die Mitarbeitenden ist dieser Mehrwert essenziell.
• Transparenz: Die Verwendung von Employee Self Service führt zu einem hohen Grad an Offenheit und somit einer erhöhten Transparenz. Es stärkt somit die Vertrauensbasis zwischen den Mitarbeitenden und dem Unternehmen und trägt damit auch langfristig zu einem erfolgreichen Employer Branding bei.

Die Nachteile von Employee Self Service

• Rentabilität: Du solltest vor der Anschaffung eines Employee Self Service Systems bedenken, dass sich diese Systeme zum Teil erst ab einer bestimmten Unternehmensgröße rentieren. Insbesondere kleinere Unternehmen müssen oft verstärkt darauf achten, wie viel Geld ausgegeben wird – sei es für eine HR-Software oder für Personalkosten. Daher muss jedes kleinere Unternehmen im speziellen abwägen, ob sich die Anschaffung eines Employee Self Service Systems lohnt – vor allem in Anbetracht der Tatsache, das in kleinen und mittelständischen Unternehmen meist nur wenige Personen für Personalfragen verantwortlich sind und somit unter Umständen nur wenig Zeit und Kosten gespart werden können.
• Zugangsvoraussetzungen: Um auf ein Employee Self Service Portal zugreifen zu können, ist eine Internetverbindung notwendig. Gibt es in einem Unternehmen Arbeitsplätze, die nicht mit einem Laptop oder PC ausgestattet sind – wie zum Beispiel in der Industrieproduktion –, musst du auf anderem Wege sicherstellen, dass alle Beschäftigten Zugang zu der erforderlichen Hardware haben. Die meisten Employee Self Service Portale sind zwar auch über Smartphones verfügbar, aber du solltest trotzdem nicht einfach davon ausgehen, dass jeder Mitarbeitende eines besitzt.
• Balance zwischen Usability und Sicherheit: Über das Employee Self Service Portal werden sensible Daten, wie zum Beispiel Gehaltsinformationen, gepflegt. Auf der einen Seite muss das Employee Self Service System also hohen Sicherheitsanforderungen gerecht werden. Doch auf der anderen Seite muss es möglichst einfach zu bedienen sein, damit alle Mitarbeitenden ohne Probleme und ohne eine lange Einarbeitungsphase damit arbeiten können.

Voraussetzungen: Employee Self Service in kleinen und mittleren Unternehmen

Ein Employee Self Service System kann durchaus Teil einer größeren HR-Software sein und geht oft Hand in Hand mit der Digitalisierung im HR. Die Anschaffung ist selbstverständlich mit Kosten verbunden, die sich jedoch abhängig von der Größe des Unternehmens langfristig einsparen lassen – etwa durch die Automatisierung von Prozessen.

Was du bei der Anschaffung einer HR-Software im Mittelstand beachten solltest, erfährst du hier.

Für die Einführung eines reibungslos funktionierenden Employee Self Service Systems sind von unternehmerischer Seite vor allem zwei Fragen zu beantworten: Welche Anforderungen bestehen von der HR-Abteilung des Unternehmens? Wurde das Tool von den Verantwortlichen deines Unternehmens getestet und verstanden?

Das zu implementierende Employee Self Service System sollte anwenderfreundlich und, wenn möglich, auch auf mobilen Endgeräten bedienbar sein.

Für das Unternehmen ist eine Anschaffung nur dann vorteilhaft, wenn du die Mitarbeitenden von dem Employee Self Service System überzeugen konntest und sie dieses annehmen.

Zudem sollte insbesondere in der Übergangsphase oder bei der ersten Nutzung, aber auch danach, Unterstützung von Seiten des Unternehmens oder über den Support der Anbietenden zugesichert werden. Dies trägt zu einer gesunden Arbeitsatmosphäre bei und erleichtert die Arbeit der HR-Abteilung sowie die Nutzung des Employee Self Service Systems.

Eine Anschaffung kann eher nicht sinnvoll sein, wenn die Mitarbeitenden die Verwendung des Employee Self Service Systems verweigern oder dieses nicht ausreichend nutzen, da dadurch unnötige Kosten und Mehraufwand für die HR-Abteilung entstehen.

Employee Self Service und Datenschutz

Ein besonderes Augenmerk solltest du bei der Einführung eines Employee Self Service Systems auf den Datenschutz legen. Die vertraulichen und persönlichen Daten der Mitarbeitenden müssen geschützt und die Mitarbeitenden von diesem Schutz auch überzeugt werden.

Der Datenschutz ist also eine der Grundvoraussetzungen für die Verwendung eines Employee Self Service Systems. Da es sich um personenbezogene Daten handelt, unterliegen diese der EU-Datenschutzverordnung DSGVO. Du solltest darauf achten, dass dein ausgewähltes Employee Self Service System DSGVO-konform ist.

Tipps für die Einführung von Employee Self Service (ESS)

Damit der Übergang zu einem Employee Self Service System möglichst reibungslos verlaufen kann, lohnt es sich, bei der Einführung des ESS Portals besonders sorgfältig vorzugehen.

Hier haben wir ein paar Tipps für die Einführung des Employee Self Service Systems gesammelt:

✔ Überzeuge die Mitarbeitenden von Employee Self Service: Damit Employee Self Service funktioniert, bist du auf das Engagement der Mitarbeitenden angewiesen. Daher solltest du schon vorab sicherstellen, dass sie auch hinter dem Projekt stehen. Nutze hierfür Argumente, die die Mitarbeiter:innen direkt interessieren. Du kannst beispielsweise die Zeitersparnis bei der Bearbeitung von Urlaubsanträgen anführen.

✔ Wähle das Employee Self Service Portal mit Bedacht: Es gibt viele verschiedene Anbieter:innen für Employee Self Service Systeme. Um das Angebot zu finden, dass am besten zu deinem Unternehmen passt, kannst du vorab Demo-Versionen oder kostenfreie Testphasen in Anspruch nehmen. So bekommst du ein besseres Gefühl für das ESS Portal.

✔ Achte bei der Auswahl des Employee Self Service Systems auf die Leistungen des Kundenservice: Diesem Kriterium solltest du besondere Aufmerksamkeit schenken. Es ist essenziell, dass sich alle Mitarbeiter:innen mit dem Employee Self Service System wohlfühlen und es regelmäßig verwenden. Daher solltest du darauf achten, dass der Kundenservice möglichst umfassend ist und deine Angestellten ihn mit ihren Fragen direkt kontaktieren können. Ansonsten kann es passieren, dass der Aufwand für die Personalabteilung nicht geringer sondern sogar größer wird.

✔ Hilf deinen Mitarbeiter:innen bei der Eingewöhnung: Du solltest die Mitarbeitenden mit der Einführung von Employee Self Service nicht allein lassen. Wenn du beispielsweise einen Workshop veranstaltest, in dem alle wichtigen Funktionen des Employee Self Service Systems gemeinsam erlernt werden, kannst du sichergehen, dass niemand wegen fehlender Vorkenntnisse ausgeschlossen wird.

Mehr Zeit für das Recruiting

Ist in deinem Unternehmen erst einmal Employee Self Service erfolgreich eingeführt, hast du in der Personalabteilung gleich viel mehr Zeit für andere Tätigkeiten – wie beispielsweise die Personalverwaltung und das Recruiting.

Um dein Recruiting so effizient wie möglich zu gestalten, solltest du ein Bewerbermanagementsystem nutzen. Mit einem Bewerbermanagementsystem organisierst du Bewerbungen zentral, behältst den Überblick über alle laufenden Prozesse, koordinierst die Kommunikation mit Bewerber:innen und stimmst dich mit Kolleg:innen ab.

Mit dem kostenlosen Bewerbermanagementsystem von Workwise steht dir beim erfolgreichen Recruiting nichts mehr im Weg!

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