Organisationsentwicklung

SWOT-Analyse für das Personal erstellen – Stärken und Schwächen 2024

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Aktualisiert am 
19.12.2023
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Lea Pietsch
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Damit dein Personal optimal an den Unternehmenszielen arbeiten kann, stellt sich vor allem die Frage: Welche Kriterien muss das Personal überhaupt erfüllen, um diese Ziele zu erreichen?

Die SWOT-Analyse ist ein praktisches Tool, um genau diese Kriterien zu finden, ob bei der Personalsuche oder um Talente an dein Unternehmen zu binden.

Wir zeigen dir hier, was die SWOT-Analyse für Personal ist und wie du sie durchführen kannst, damit deine Personalstrategie bestens auf deine Unternehmensziele abgestimmt ist.

SWOT-Analyse Personal: Definition und Nutzen für die Personalstrategie

Die SWOT-Analyse ist ein Planungs-Tool, mit dem du Stärken und Schwächen deines Unternehmens analysieren kannst und gleichzeitig die Chancen und Risiken im Blick hast. SWOT steht für Strengths (Stärken), Weaknesses (Schwächen), Opportunities (Chancen) und Threats (Risiken).

Das Ziel der SWOT-Analyse ist es, die Ziele und Strategien deines Unternehmens an das Unternehmensumfeld anzupassen.

SWOT-Analyse: Definition und Elemente

Die SWOT-Analyse muss nicht das gesamte Unternehmen abbilden, sie kann auch für einzelne Abteilungen, wie die Personalabteilung, durchgeführt werden. Trotzdem sollten die langfristigen Unternehmensziele dabei immer als Leitfaden dienen.

Wenn du die SWOT-Analyse beispielsweise in der Personalplanung verwendest, ist das Ziel, die Strategie an die geplante Absatzmenge anzupassen. Gleichzeitig wägst du interne und externe Faktoren, wie Fluktuationen und wirtschaftliche Entwicklungen, dagegen ab.

Erfahre jetzt alles Wichtige, was du über die Personalplanung wissen musst.

Elemente der SWOT-Analyse für Personal mit Beispielen

Hinter den SWOT-Elementen selber stecken lediglich die Informationen, die festgehalten werden. Die tatsächliche Analyse folgt anschließend. Zudem lassen sich die Bausteine der SWOT-Analyse in interne und externe Elemente unterteilen. Während die Stärken und Schwächen auf interne Prozesse ausgelegt sind, beziehen die Chancen und Risiken externen Faktoren mit ein. Hier sind nochmal alle Elemente mit Beispielen im Überblick:

Stärken

Die Stärken bilden alle positiven, materiellen und immateriellen Eigenschaften, über die dein Unternehmen Kontrolle hat, ab. Das heißt, die internen Prozesse, die aktuell gut funktionieren.

<div class="blog_primary-box"><p>Zu den Stärken deiner Personalstrategie können die folgenden Faktoren gehören: Eine erfolgreiche <a href="https://hire.workwise.io/hr-praxis/employer-branding/employer-branding" target="_blank">Employer Branding</a> Strategie oder eine starke <a href="https://hire.workwise.io/hr-praxis/employer-branding/mitarbeiterbindung" target="_blank">Personalbindung</a>,</p></div>

Schwächen

Die Schwächen zeigen interne Eigenschaften, über die dein Unternehmen die Kontrolle hat, aber die dein Unternehmen davon abhalten, gesetzte Ziele zu erreichen. Also interne Prozesse, die aktuell nicht gut funktionieren.

Eine schlechte Reputation deines Unternehmens auf dem Bewerbermarkt, Angebote, die nicht den erhofften Effekt auf Mitarbeiter:innen haben, oder auch ein Mangel an Fortbildungsmöglichkeiten für das Personal können Schwachstellen deiner Personalstrategie sein.

Chancen

Chancen beschäftigen sich mit externen Faktoren, die außerhalb deiner Kontrolle liegen, aber Prozesse für dein Unternehmensziel zukünftig optimieren können.

Durch externe Faktoren können neue Chancen entstehen: Neue Technologien können Personal-Prozesse automatisieren und optimieren. Neue Arbeitsgesetze bieten gegebenenfalls die Möglichkeit, durch den Wandel zu neuen Arbeitsformen, die Attraktivität als Arbeitgeber zu steigern.

Risiken

Risiken bezeichnen externe Faktoren die außerhalb deiner Kontrolle liegen und die deine Unternehmensziele bedrohen. Heißt, alle Dinge die in Zukunft schiefgehen könnten.

Externe Faktoren bergen auch Risiken: 1. Striktere Arbeitsgesetze können dafür sorgen, dass du Zusatzangebote nicht mehr anbieten darfst und dadurch noch größere Schwierigkeiten hast, dein Personal an dein Unternehmen zu binden. 2. Fachkräftemängel können dazu führen, dass vereinzelte Positionen gar nicht oder suboptimal besetzt sind.

So analysierst du die Stärken und Schwächen deiner Personalstrategie

Die SWOT-Analyse ist mitunter ein so beliebtes Tool, weil sie eine klare Struktur hat, die ganz leicht befolgt werden kann. Und trotzdem kann sie ganz flexible auf jegliche Bereiche angewendet werden.

1. Entscheide, welche Informationen gesammelt werden sollen und wodurch. Finde geeignete Quellen und sammle die relevanten Informationen.

Du kannst zum Beispiel interne Faktoren durch Mitarbeiterbefragungen herausarbeiten und externe Faktoren, indem du aktuelle regionale Arbeitsmarktdaten beziehst, oder in Austausch mit anderen Unternehmen gehst.

2. Halte die Ergebnisse fest:

  • Betrachte die Stärken deines Unternehmens: Welche Vorteile und Werteversprechen bietet dein Unternehmen, die andere nicht haben? Beispielsweise Aufstiegsmöglichkeiten, Unternehmenskultur, Fachkunde und Fortbildungsangebote.
  • Untersuche die Schwächen deines Unternehmens: Welche Prozesse deiner Personalstrategie haben Optimierungsbedarf oder müssen eliminiert werden? Zum Beispiel Budget-Einschränkungen, hohe Mitarbeiter:innen Fluktuationsraten, hoher bürokratischer Aufwand.
  • Suche nach neuen Chancen: Von welchen Chancen und Trends profitiert deine Personalstrategie? Wie zum Beispiel Umstrukturierung des Recruiting-Prozesses, Digitalisierungsmöglichkeiten, Expansion.
  • Verstehe die möglichen Risiken: Welche externen Faktoren können deinen Fortschritt erschweren? Beispielsweise Mitarbeiter an Konkurrenz verlieren, neue Konkurrenten, Verlust an Marktanteilen.

3. Identifiziere die wichtigsten Probleme und finde strategische Lösungen.

Diskutiere diese mit deinen Kolleg:innen und haltet die Ergebnisse fest. Entscheidet daraufhin, welche Handlungen am wichtigsten sind um eure Unternehmensziele und -werte zu erreichen.

SWOT-Analyse: Stärken und Schwächen Analyse
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Wie du die SWOT-Analyse zur Personalstrategie umwandelst

Eine Auflistung aller Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken ist zwar eine gute Übersicht über die Lage deines Unternehmens, aber um daraus eine Strategie abzuleiten, musst du noch einen Schritt weitergehen. Dieser Schritt nennt sich TOWS-Analyse. Die TOWS-Analyse verbindet alle Elemente der SWOT-Analyse miteinander. Es werden immer 2 Elemente gemeinsam betrachtet, um dann daraus umsetzbare Strategien zu formen.

SWOT-Analyse: Stärken und Schwächen Analyse

Beantworte die folgenden Fragen, um realisierbare Strategien zu entwickeln:

  1. Stärken-Chancen Strategien (SO): Welche Stärken des Unternehmens können genutzt werden, um die gefundenen Chancen zu maximieren?
  2. Stärken-Risiken Strategien (ST): Wie kannst du die Stärken des Unternehmens nutzen, um die gefundenen Risiken zu minimieren?
  3. Schwächen-Chancen Strategien (WO): Welche Handlungen kannst du ausführen, um die Schwächen deines Unternehmens mithilfe der gefundenen Chancen zu minimieren?
  4. Schwächen-Risiken Strategien (WT): Wie kannst du die Schwächen deines Unternehmens minimieren, um die gefundenen Risiken zu vermeiden?
Wenn du beispielsweise herausfindest, dass dein Personal zusätzlichen Angeboten wie Teamevents oder gratis Getränke vermisst, kannst du neue Maßnahmen für das Personalmarketing finden, um Mitarbeiter:innen langfristig an dein Unternehmen zu binden.

SWOT-Analyse Personal: So setzt du die Ergebnisse um

Wenn du die SWOT-Analyse abgeschlossen hast, gewinnst du einen tiefgründigen Blick in die aktuelle Lage deiner Personalstrategie und erhältst gleichzeitig eine Liste an Strategien, die du einsetzen kannst, um diese zu optimieren.

Diese Strategien gilt es nun einzusetzen. Unterteile die langfristigen Pläne am besten in Teilschritte, damit es einfacher und übersichtlicher ist sie umzusetzen. Speicher die Ergebnisse deiner SWOT-Analyse ab, um sie immer griffbereit zu haben und sie als Basis für zukünftige Entscheidungen zu nutzen.

Durch die SWOT-Analyse gewinnst du neben den strategischen Plänen auch die folgenden Vorteile:

  • Stärkerer Fokus: Du und dein Team erarbeitet gemeinsam die kurzfristigen und langfristigen Ziele und könnt dadurch besser an einem Strang ziehen.
  • Strategische Anpassung: Dadurch, dass alle an den gleichen Zielen arbeiten, fällt es leichter, Strategien zusammen auszubauen.
  • Identifikation von versteckten Elementen: Es ist sehr wahrscheinlich, dass du durch die SWOT-Analyse sowohl Stärken als auch Risiken aufdeckst, über die du dir vorher noch nicht bewusst warst. Diese Informationen werden dir dabei helfen, versteckte Stärken besser einzusetzen und versteckte Risiken zu vermeiden, um deine Personalstrategie zu optimieren.

Nach der SWOT-Analyse für Personal ist der erste Schritt zur Optimierung schon mal getan: Du hast dein Unternehmen in das Unternehmensumfeld eingeordnet, Stärken und Schwächen erkannt und Chancen und Risiken festgehalten.

Nach der Auswertung hast du daraus passende Strategien herausgearbeitet, die deine Personalstrategie an dein Unternehmensziel anpassen. Diese gilt es nun umzusetzen. Behalte dabei immer den aktuellen Zustand deines Unternehmens und deiner Personalstrategie im Auge und passe sie an Umweltfaktoren und Fortschritte an.

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Was ist eine SWOT-Analyse für Personal?
Wie erstelle ich eine SWOT-Analyse für Personal?
Warum sollte ich eine SWOT-Analyse für Personal anwenden?
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