Job Rotation: Definition und Umsetzung 2023 [mit Praxisbeispiel]

Personelle Engpässe, vorhersehbar oder nicht, kommen in jedem Unternehmen vor. Ob Urlaub, plötzliche Kündigungen oder Krankheitsfälle, das zu kompensieren, kann schwierig sein. Job Rotation ist eine Möglichkeit deine Mitarbeiter:innen in die Teamrollen und Aufgaben anderer Abteilungen schlüpfen zu lassen. Damit sorgst du dafür, dass dein Personal auch andere Aufgaben erfüllen kann und flexibler einsetzbar ist. Außerdem wirkst du damit der Monotonie von immer wiederkehrenden Aufgaben entgegen und steigerst die Produktivität deines Personals. Hier findest du alles, was du über Job Rotation wissen musst, von der Definition bis zur Umsetzung. Damit das Ganze noch anschaulicher wird, haben wir auch Praxisbeispiele für dich mitgebracht.

Job Rotation Definition: Worum geht es und was ist das Ziel?

Job Rotation ist eine Art der Arbeitsorganisation. Der Begriff beschreibt den systematischen Wechsel der Aufgaben und Funktionen von Mitarbeiter:innen innerhalb der Organisation. Das heißt, Mitarbeiter:innen wechseln regelmäßig ihre Position. Dabei erwarten sie sowohl Aufgaben mit gleicher Anforderungsstufe als auch neue Aufgaben mit höherer Anforderungsstufe.

Meistens ist der Wechsel zeitlich begrenzt, sodass das Personal irgendwann wieder zu den ursprünglichen Aufgaben zurückkehrt. Deswegen ist Job Rotation auch von der Beförderung zu unterscheiden.

Das Ziel von Job Rotation ist es, Mitarbeiter:innen mit anderen Aufgaben bekannt zu machen. Denn das ermöglicht dir zum einen im Bedarfsfall entstandene Lücken mit trainierten Mitarbeiter:innen auffüllen zu können und zum anderen, dass dein Personal neue Aufgaben entdecken kann und durch die Abwechslung motivierter und zufriedener ist.

Job Rotation anwenden: Deswegen lohnt sich Job Rotation

Durch Job Rotation können deine Mitarbeiter:innen nicht nur im Bedarfsfall neue Aufgaben erfüllen, sondern haben generell einen besseren Überblick über die Prozesse deines Unternehmens und können sich in diese besser einbringen. Das hat großes Potenzial dein Unternehmen zu bereichern, denn dadurch entstehen neue Blickwinkel, die ohne Job Rotation wahrscheinlich nicht zustande gekommen wären.

Die neuen Aufgaben und der frische Wind sind aber auch eine große Bereicherung für dein Personal. Neue Aufgaben wirken der Monotonie entgegen, die eintritt, wenn die eigentlichen Aufgaben zur Routine werden. Du kannst die Konzentration deines Personals also nicht nur durch Pausen aufrecht halten, sondern auch durch Job Rotation.

Es ist jedoch nicht Sinn der Sache, deine Mitarbeiter:innen wahllos in irgendwelche Abteilungen zu stecken, die gar nicht zu ihnen passen. Ability Management ist eine Möglichkeit im Auge zu behalten, welche Fähigkeiten deine Mitarbeiter:innen haben und wo diese am besten eingesetzt werden können.

In diesem ausführlichen Artikel erfährst du, was Ability Management ist und wie du es einsetzen kannst.

Job Rotation Arten: So kannst du Job Rotation umsetzen

Es gibt zwei verschiedene Modelle, mit denen du Job Rotation umsetzen kannst. Damit die Umsetzung so reibungslos wie möglich gelingt, solltest du generell bei der Job Rotation auf ein paar Dinge achten.

• Kommunikation: Deine Mitarbeiter:innen müssen wissen, dass nicht nur du, sondern auch sie von Job Rotation profitieren. Deswegen musst du offen und transparent mit ihnen darüber sprechen. Trefft die Entscheidungen gemeinsam, denn sonst könnte Job Rotation schnell als zusätzliche Last oder gar als Strafe wahrgenommen werden.
• Zielsetzung: Macht euch im Voraus bewusst, welche Ziele ihr verfolgt und dokumentiert diese. Dazu gehören ein Zeitplan, Erwartungen und Inhalte. Damit stellst du sicher, dass du und dein:e Mitarbeiter:in die gleiche Vorstellung habt und auf das gleiche Ziel hinarbeitet.
• Mentor: Neue Aufgaben zu bewältigen ist einfacher und effektiver, wenn man eine Ansprechperson zur Seite hat. Lege deswegen eine geeignete Person fest, die verantwortlich für die Kollegin oder den Kollegen ist und Fragen zu den neuen Aufgaben klären kann.
• Feedback: von den Mitarbeiter:innen über den Job Rotation Prozess hilft dir dabei, besser auf die Bedürfnisse von ihnen eingehen zu können und den Prozess fortlaufend zu verbessern. Sprecht darüber, ob die geplanten Ziele umgesetzt werden, was besonders gut funktioniert und wo noch Verbesserungsbedarf besteht. Damit senkst du die Gefahr, dass Job Rotation lediglich Zeit verschwendet und hast direkt im Blick, welche Talente in deinen Mitarbeiter:innen stecken und wie du sie am besten einsetzen kannst.

Wie schon erwähnt kannst du Job Rotation über zwei Ebenen durchführen. Als Job Enrichment oder als Job Enlargement.

Job Enrichment

Job Enrichment heißt auf Deutsch so viel wie Arbeitsbereicherung und bezeichnet die vertikale Umstrukturierung. Gemeint ist damit, dass Mitarbeiter:innen neue Aufgaben zugewiesen bekommen, die anspruchsvoller sind als die bisherigen. Diese Maßnahme zur Personalentwicklung wird durch Weiterbildungen und Kurse begleitet, sodass dein Team neue Fähigkeiten erlernen und anschließend Aufgaben mit mehr Verantwortung übernehmen kann.

Job Enrichment ist ein gutes Instrument um Mitarbeiter:innen Schritt für Schritt auf Rollen mit mehr Verantwortung vorzubereiten. Dein Personal wird bei Beförderungen also nicht mehr ins kalte Wasser geschmissen, sondern im angemessenen Tempo und mit genug Spielraum an die benötigten Qualifikationen herangeführt.

Praxisbeispiel

• Einer Mitarbeiterin im Einzelhandel können neben dem Ausführen ihrer eigenen Aufgaben in Zukunft auch die Aufgaben der Kolleg:innen der Abteilung zuteilen und dafür sorgen, dass diese richtig umgesetzt werden.
• In der Social Media Abteilung kann die Mitarbeiterin, die bisher vorgegebene Themen ausformuliert hat, in Zukunft aktiv bei der Redaktionsplanung mithelfen und entscheiden, welche Themen künftig behandelt werden sollen.
• In der Buchhaltung kann die bisherige Anlagebuchhalterin zukünftig zusätzlich dabei helfen, mit Unterstützung der Wirtschaftsprüfung den Jahresabschluss vorzubereiten.

Hier findest du einen ausführlichen Artikel zu Job Enrichment.

Job Enlargement

Job Enlargement heißt auf Deutsch so viel wie Arbeitserweiterung und bezeichnet die horizontale Umstrukturierung. Das heißt, Mitarbeiter:innen bekommen weitere Aufgaben zugewiesen, die das gleiche Anforderungsniveau der bisherigen Aufgaben besitzen. Diese Aufgaben benötigen keine neuen Fähigkeiten.

Job Enlargement eignet sich deswegen sehr gut, um Personallücken zu kompensieren, denn Mitarbeiter:innen können flexibler in anderen Abteilungen eingesetzt werden, wenn ihnen die Arbeitsabläufe bekannt sind.

Praxisbeispiel

• Im Einzelhandel können Mitarbeiter:innen, die Regale einräumen, auch Kassieren lernen und zu Stoßzeiten eingesetzt werden.
• In der Produktion können Mitarbeiter:innen am Fließband neben der Qualitätskontrolle auch die Verpackung der Artikel übernehmen.
• Mitarbeiter:innen der HR-Abteilung können neben den Personalmanagement Aufgaben durch Job Enlargement beispielsweise die Planung von Teamevents übernehmen.

Job Rotation Vor- und Nachteile

Obwohl Job Rotation besonders für die Bereicherung von Personal und Unternehmen eingesetzt wird, bringt die Methode trotzdem Vorteile wie Nachteile mit sich. Hier findest du eine Übersicht über die bekanntesten:

Nachteile

• Hoher Planungsaufwand
• Bisher selten in Unternehmen umgesetzt
• Nicht für alle Mitarbeiter:innen geeignet, denn manche Personen bevorzugen Aufgaben, mit denen sie vertraut sind.
• Nicht unbegrenzt einsetzbar, das trifft vor allem auf Bereiche zu, die eine gründliche Ausbildung benötigen. Deine Sales Mitarbeiter:innen sind beispielsweise wahrscheinlich nicht unbedingt für das Backend Development deiner Website geeignet (Ausnahmen bestätigen natürlich die Regel).

Vorteile

• Fähigkeiten und Kompetenzen werden erweitert
• Mitarbeiter:innen sind flexibler einsetzbar
• Personelle Engpässe können mit vorhandenem Personal kompensiert werden
• Verständnis für andere Abteilungen und Fachbereiche wird ausgebaut
• Monotonie durch Ausführen der gleichen, immer wiederkehrenden Aufgaben wird gebrochen

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