Personalentwicklung: Definition, Maßnahmen und Analyse [2023]

Will ein Unternehmen erfolgreich sein, führt kaum ein Weg an der Personalentwicklung vorbei. Die Anforderungen an Mitarbeiter:innen in einem Unternehmen wandeln sich stetig: Neue Technologien verändern Prozesse, mit einem Unternehmen wachsen auch die Aufgaben und Innovation braucht Knowhow.

Um selbst auf Änderungen flexibel reagieren zu können, sollten daher Unternehmen die eigenen Mitarbeiter:innen für die Zukunft wappnen.

Aber was genau verbirgt sich hinter dem Begriff, welche verschiedenen Optionen gibt es und vor allem: Woher weißt du, ob die Maßnahmen erfolgreich waren? Die Antworten auf deine Fragen gibt es hier.

Personalentwicklung: Was versteht man darunter?

Personalentwicklung (PE, Mitarbeiterentwicklung oder auch Upskilling), ist ein klassischer Bereich innerhalb der Human Resources und gehört damit zum Alltag der Personalabteilung. Das Ziel ist es, Mitarbeiter:innen bestmöglich in verschiedenen Bereichen und nach ihren individuellen Fähigkeiten zu fördern und weiterzubilden. In diesem Sinne hat Personalentwicklung gleich mehrere Vorteile:

• Motivation der Mitarbeiter:innen steigt: Angestellte, die von ihrem Arbeitgeber oder ihrer Arbeitgeberin gefördert werden, sind zufriedener – das zeigt sich nicht nur an einer höheren Motivation, sondern wirkt sich auch positiv auf die Produktivität aus.
• Mitarbeiter:innen werden enger an das Unternehmen gebunden: Die Identifikation mit dem Unternehmen steigt, wodurch die Wechselwilligkeit abnimmt.
• Das Unternehmen bleibt wettbewerbsfähig: Gut ausgebildete Mitarbeiter:innen sind der Schlüssel zu wirtschaftlichem Erfolg. Arbeitgeber:innen, die ihre Arbeitnehmer:innen mit gezielten Maßnahmen fördern, können sich besser am Markt behaupten.

Die Maßnahmen, die in der Personalentwicklung ergriffen werden können, setzen an verschiedenen Punkten an.

Welche Formen der Personalentwicklung gibt es?

Die strategische Personalentwicklung

Die Form der strategischen Personalentwicklung hat das große Ganze im Blick. Hier geht es nicht allein darum, den einzelnen Angestellten entsprechend seiner Fähig- und Fertigkeiten bestmöglich zu fördern, sondern die Zusammenarbeit im Team zu optimieren. Es ist schließlich kein Geheimnis, dass aus Teamwork mitunter die besten Ideen entstehen.

Außerdem werden die Maßnahmen der strategischen Personalentwicklung auf die Unternehmensziele abgestimmt. Die strategische PE dient somit dazu, die verschiedenen Einzelaktionen zu einem umfassenden Konzept zusammenzuführen.

Idealerweise setzt die strategische Personalentwicklung damit schon an, bevor es zu einem Ungleichgewicht im Unternehmen oder zu einem konkreten Bedarf bei den Mitarbeiter:innen kommt. Zum Wesen der Strategie gehört ja gerade, dass sie vorausschauend ist – und genau so soll es mit den Bildungsmaßnahmen für die Mitarbeiter:innen sein.

Operative Personalentwicklung

Die operative Personalentwicklung ist gewissermaßen der Gegenpart zur strategischen PE. Während diese nämlich langfristige Ziele im Blick hat, geht es bei der operativen Mitarbeiterentwicklung eher um kurzfristige Angelegenheiten.

Die zentrale Frage lautet: Was kann an konkreten, zeitlich eng umfassten Aktionen unternommen werden, damit ein Problem behoben wird? Operative PE ist also zum Beispiel immer dann gefragt, wenn es einen konkreten Bedarf an Mitarbeiter:innen gibt, der kurzfristig gedeckt werden muss.

Lebenszyklusorientierte Personalentwicklung

Der Ausdruck lebenszyklusorientierte PE ist vielleicht etwas irreführend. Denn es geht nicht um einen Lebenszyklus im engeren Sinne, sondern eher um Maßnahmen, die an die Betriebszugehörigkeit und Berufserfahrung des Angestellten angepasst sind.

Laufbahnbezogene Personalentwicklung, ein Begriff, der neben der lebenszyklusorientierten PE ebenfalls genutzt wird, ist daher treffender.

Diese Maßnahmen sollen so gestaltet sein, dass sich die Mitarbeiter:innen während ihrer gesamten Betriebszugehörigkeit im Unternehmen wohlfühlen. Daher müssen die Aktionen und Weiterbildungen ständig evaluiert und an die konkrete Situation angepasst werden.

Denn Mitarbeiter:innen, die gerade erst im Unternehmen angefangen haben, haben andere Bedürfnisse als langjährige Mitarbeiter:innen. Aber auch Angestellte, die gleich lang im Unternehmen beschäftigt sind, haben unter Umständen ganz unterschiedliche Ansprüche an eine gelungene Personalentwicklung.

Agile Personalentwicklung

Die agile PE verfolgt einen etwas anderen Ansatz, als die bisher beschriebenen Konzepte zur Mitarbeiterentwicklung. Natürlich geht es auch bei dieser Form der Personalentwicklung darum, Mitarbeiter:innen das nötige Rüstzeug für ein erfolgreiches Arbeiten an die Hand zu geben.

Die Rolle der Personalabteilung wandelt sich aber bei dieser HR-Maßnahme. Es geht nun nicht mehr darum, ein bestimmtes Fortbildungsangebot für den Angestellten zu entwerfen. Die Personalabteilung hat in der agilen Entwicklung eher eine unterstützende Rolle. Sie berät Mitarbeiter:innen und liefert die nötigen Informationen, damit diese sich gezielt und selbstbestimmt weiter qualifizieren können.

Was sind die Aufgaben und Ziele der Personalentwicklung?

Personalentwicklung allgemein kann sich an zwei Bereichen ausrichten, die sich gegenseitig positiv beeinflussen:

Am Unternehmen: Maßnahmen der Personalentwicklung, die sich am Unternehmen orientieren, haben beispielsweise das Unternehmen als Marke im Blick. Employer Branding wird gerade am heiß umkämpften Fach- und Führungskräftemarkt immer wichtiger. Wer hier Mitarbeiter:innen überzeugen möchte, muss ihnen etwas bieten. Personalentwicklung ist dafür eine Möglichkeit.

<div class="blog_primary-box"><p>Auf der anderen Seite muss die Mitarbeiterentwicklung aber auch den Bedarf an qualifiziertem Personal im Blick behalten. Die Ziele der Personalentwicklung sind also konkret: Wenn du heute schon weißt, dass du im nächsten Jahr mehrere Mitarbeiter:innen benötigst, die bestimmte Aufgaben ausführen müssen, kannst du schon jetzt deine Angestellten in die richtige Richtung entwickeln. Das schaffst du, indem du sie mit der passenden Weiterbildung förderst. Mehr dazu in unserem Artikel zum Thema <a href="https://hire.workwise.io/hr-praxis/organisationsentwicklung/personalplanung" target="_blank">Personalplanung</a>.</p></div>

Am individuellen Teammitglied: Um die Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern und als Arbeitgeber:in attraktiv zu bleiben, kann die Personalentwicklung ein wichtiger Faktor sein. Arbeitnehmer:innen können sich weiterbilden und an ihren Kompetenzen arbeiten, sodass sie bessere Karriereaussichten haben. Was natürlich auch dir als Unternehmer:in zugutekommt.

Die Bedarfsanalyse: Was wird gebraucht?

Stellt sich die Frage, woran sich die Planung der Personalentwicklung ausrichten sollte. Natürlich zum einen am individuellen Angestellten und seinen Wünschen, auf der anderen Seite aber auch daran, was im Unternehmen in Zukunft gebraucht wird: Bedarfsanalyse lautet hier das Stichwort.

Die Mitarbeiter:in der Personalabteilung müssen dazu klare Ziele definieren. Folgende Leitfragen können dabei helfen:

• Welche Ziele verfolgt das Unternehmen in den nächsten Jahren? Sind beispielsweise Expansionen in Märkte geplant, die spezielles Knowhow erfordern (Fremdsprachenkenntnisse, interkulturelle Kompetenzen …)?
• Wie soll das Unternehmen am Markt auftreten? Auch hier spielt das Employer Branding eine Rolle. Und damit auch die Frage, welches Image nach außen kommuniziert werden soll, um bestimmte Mitarbeiter zu finden und zu binden.

Methoden der Personalentwicklung: Welche Instrumente und Maßnahmen gibt es?

Die Instrumente, die in der Personalentwicklung genutzt werden, können sich beispielsweise daran orientieren, wo die Maßnahme stattfindet. Daraus ergeben sich drei verschiedene Instrumente:

• On the job: Personalentwicklungen dieser Art werden direkt am Arbeitsplatz abgehalten. Der (zukünftige) Angestellte lernt dabei also direkt und unmittelbar, was bei dem konkreten Job zu tun ist.
• Near the job: Auch diese Personalentwicklung findet direkt im Unternehmen statt, allerdings nicht an dem Arbeitsplatz, den das Teammitglied später im Idealfall innehaben wird. Bei diesen Maßnahmen werden Mitarbeiter:innen zum Beispiel in speziellen Schulungs- oder Besprechungsräumen vor Ort im Unternehmen weitergebildet.
• Off the job: Hiermit sind Maßnahmen gemeint, die in räumlicher Trennung zum Unternehmen stattfinden. Abendschule oder Fernstudium zählen dazu. Für dich als Arbeitgeber:in könnte dieses Instrument den Nachteil haben, dass die Inhalte der Weiterbildung zunächst auf den konkreten Arbeitsplatz übertragen werden müssen. Außerdem kann die Personalentwicklung dabei nicht so spezifisch auf dein Unternehmen ausgerichtet sein, wie es bei einem Training on the job der Fall ist.

Man kann sich aber auch einen anderen Ansatzpunkt suchen und die Maßnahmen an der aktuellen Karrierephase des Mitarbeiter:in ausrichten. Dann hast du folgende Instrumente zur Auswahl:

<ul><li><strong>Before the job:</strong> Diese Aktionen richten sich an das Talent Management und damit an Arbeitnehmer:innen, die gerade erst in den Beruf starten. <a href="https://hire.workwise.io/hr-praxis/personalentwicklung/trainee-programm-gestalten" target="_blank">Trainee-Programme</a> oder auch Formen des berufsbegleitenden Studiums bieten sich hier an, um Mitarbeiter:innen so zu entwickeln, dass sie für die konkreten Aufgaben im späten Job gewappnet sind.</li><li><strong>Along the job:</strong> Arbeitnehmer:innen, die schon fest im Unternehmen sind, werden durch diese Maßnahmen gefördert. Natürlich gibt es auch hierbei verschiedene Optionen: <ul><li><strong>Job Enlargement / Job Enrichment: </strong>Dabei wird der Arbeitsplatz des Angestellten so verändert, dass er weitere Kompetenzen erlernen kann. Mit Job Enlargement / <a href="https://hire.workwise.io/hr-praxis/personalentwicklung/job-enrichment" target="_blank">Job Enrichment</a> kannst du deine Personalplanung entlasten und die Mitarbeiterbindung im Unternehmen stärken.</li><li><strong>Job Rotation:</strong> Mitarbeiter:innen lernen während ihrer Arbeitszeit andere Bereiche/Arbeitsplätze kennen und erwerben so weitere Qualifikationen. Dabei gibt es verschiedene Formen von Job Rotation. Projektarbeit: Bei abteilungsübergreifender Arbeit können die Mitarbeiter:innen neue Einblicke sammeln. <a href="https://hire.workwise.io/hr-praxis/personalentwicklung/coaching-in-der-personalentwicklung" target="_blank">Coaching</a>/Mentoring: Hierbei bekommen die Angestellten konkrete Hilfestellung bei individuellen Fragen und Problemen. Übrigens: Coaching eignet sich nicht nur für Führungskräfte.</li></ul></li><li><strong>Off the job:</strong> Auch Mitarbeiter:innen, die das Unternehmen verlassen, können mit Personalentwicklungsmaßnahmen gefördert werden. Das ist zum Beispiel dann eine gute Option, wenn Arbeitnehmer:innen betriebsbedingt gekündigt werden. Bietest du ihnen in diesem Fall eine individuelle und gezielte Förderung für einen neuen Job an, wird die <a href="https://hire.workwise.io/hr-praxis/arbeitsrecht/kuendigung-arbeitgeber" target="_blank">Kündigung</a> unter Umständen besser ablaufen.</li></ul><div class="blog_primary-box"><p><strong>Förderung bei Kündigung:</strong> Wieso Mitarbeiter:innen fördern, die das Unternehmen verlassen? Auch wenn es keinen direkten wirtschaftlichen Mehrwert hat, kann es trotzdem sinnvoll sein: Es wirkt sich positiv auf das Arbeitgeberimage aus, ihr einigt euch gegebenenfalls schneller bei einem <a href="https://hire.workwise.io/hr-praxis/arbeitsrecht/aufhebungsvertrag-arbeitgeber" target="_blank">Aufhebungsvertrag</a> und eine mögliche spätere Zusammenarbeit ist nicht vorbelastet.</p></div>

Evaluation und Kennzahlen: Wie messe ich den Erfolg der Maßnahmen?

Personalentwicklung ist eine Investition, daher solltest du auch schauen, dass sich das lohnt. Um herauszufinden, ob sich die verschiedenen Maßnahmen gelohnt haben, gehört eine Erfolgskontrolle unbedingt dazu.

Dabei können qualitative und quantitative Parameter betrachtet werden:

Quantitative Parameter

• Kosten-Leistungsverhältnis: Stehen die Kosten und damit auch die aufgewendete Arbeitszeit des Angestellten in einem vertretbaren Verhältnis zum Ertrag?
• Fluktuationsrate: Mitarbeiter:innen, die regelmäßig, individuell und gezielt gefördert werden, sind zufriedener. Je zufriedener, desto seltener wird der Job gewechselt. Weiter- und Fortbildungen wirken sich daher auch auf die Fluktuation im Unternehmen aus.
• Umsatzentwicklung: Wenn die Maßnahmen erfolgreich umgesetzt wurden, sollten die Mitarbeiter:innen motivierter an die Arbeit gehen. Das zeigt sich in der Regel auch in einer gesteigerten Produktivität und damit auch gesteigertem Umsatz.
• Rekrutierungskosten: Statt Führungskräfte neu einzustellen, kannst du auch Mitarbeiter:innen dorthin entwickeln. Das ist in der Regel günstiger, als ein kompletter Recruitingprozess.

Qualitative Parameter

• Feedback der Mitarbeiter:innen: Du solltest einen Eindruck davon bekommen, wie die Mitarbeiter die Maßnahme beurteilen und wie zufrieden sie mit der Umsetzung waren.
• Beurteilung der Coaches: Hier bekommst du einen relativ objektiven Blick auf die Maßnahmen. Der Coach sollte dir mitteilen können, ob die Schulung oder das Coaching das gebracht hat, was er sich zum Ziel gesetzt hat.

Für die Analyse deiner quantitativen und qualitativen Parameter ist Recruitment Analytics entscheidend. In unserem Artikel Recruitment Analytics – Vorgehensweise & Vorteile [inkl. Excel-Tabelle] erfährst du mehr.

Übrigens: Personalentwicklung ist auch nach dieser Evaluation nicht abgeschlossen. Wer es richtig gut machen möchte, betrachtet die Maßnahmen als einen immer wiederkehrenden Kreislauf: Auf die Bedarfsanalyse folgt die Planung der Ziele und der dafür geeigneten Maßnahmen, die dann umgesetzt und überprüft werden. Unternehmen, die stetig daran arbeiten, diese Phasen bestmöglich umzusetzen, haben langfristig den meisten Erfolg.

Weiterbildungen fördern lassen

Personalentwicklung in Form der Weiterbildung muss nicht zwangsläufig aus der eigenen, bzw. der Tasche des Unternehmens bezahlt werden. Es gibt eine Vielzahl an Fördermöglichkeiten, die teilweise bundesweit, teilweise spezifisch für die verschiedenen Bundesländer angeboten werden. Die folgenden von uns aufgelisteten Förderungsprogramme, sind lediglich eine Auswahl und erschöpfen die Liste der Förderdatenbank nicht.

Bundesweite Förderungsprogramme

1. Fachkräfte sichern: Weiterbilden und Gleichstellung fördern: Das Förderprogramm des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales ermöglicht es Unternehmen Weiterbildungsmaßnahmen ihrer Mitarbeitenden fördern zu lassen. Diese Weiterbildungsmaßnahmen sollten sich mit der Sicherung von Fachkräften und der Förderung der Gleichstellung von Männern und Frauen befassen. Eine Förderung von bis zu 70 Prozent der Ausgaben ist möglich. Einen Überblick über das Förderprogramm liefert der Flyer der Initiative Fachkräfte sichern.

Bundeslandspezifische Förderungsprogramme

1. Nordrhein-Westfalen - Bildungsscheck NRW: Das Förderprogramm des Ministeriums für Arbeit, Gesundheit und Soziales des Landes Nordrhein-Westfalen (MAGS NRW) ermöglicht die Förderung von Weiterbildungen zur beruflichen Qualifizierung und Vermittlung von Fachkompetenzen oder Schlüsselqualifikationen. Förderungsberechtigt sind nicht nur Beschäftigte, Selbstständige und Berufsrückkehrende, die in NRW arbeiten, sondern auch Unternehmen mit bis zu 249 sozialversicherungspflichtig Beschäftigten und Sitz oder Arbeitsstätte in NRW. Die Förderungssumme ist auf 50% der Weiterbildungskosten, bzw. maximal 500 Euro beschränkt. Detaillierte Informationen liefert die Seite des MAGS NRW.
2. Bremen - Besondere Förderungsgrundsätze "Qualifikationsniveau Beschäftigter im Erwachsenenalter verbessern": Das Beschäftigungspolitische Aktionsprogramm (BAP) der Senatorin für Wissenschaft, Arbeit und Europa in Bremen bietet besondere Förderungssätze für die Weiterbildung von an- und ungelernten Erwachsenen ab 25 Jahren, die zum Ziel haben, das Qualifikationsniveau von Beschäftigten anzuheben. Hierbei sind bspw. auch Bemühungen, die zur Anerkennung von im Ausland erworbenen Abschlüssen führen inbegriffen.
3. Rheinland-Pfalz - Aus-und Weiterbildungskredit RLP: Das Förderungsprogramm der Investitions- und Strukturbank Rheinland Pfalz bietet Förderungsgelder von Aus- und Weiterbildungsmaßnahmen, die zur Sicherung und Schaffung von Ausbildungs- und Arbeitsplätzen beitragen. Hierbei handelt es sich um ein Darlehen, dass eine Höhe von 2 Millionen Euro betragen kann.

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